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Das Erstellen von PDFs ist ganz einfach, egal ob Sie am Desktop oder auf dem Handy arbeiten. So geht's:
PDFs bewahren die Formatierung, sind universell kompatibel und bieten Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz. Ob Sie ein Rezept speichern, einen Vertrag teilen oder Aufgaben automatisieren möchten – diese Methoden machen es Ihnen leicht. Lesen Sie weiter für Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jede Plattform.
Das Erstellen einer PDF-Datei auf dem Desktop ist unkompliziert, da sowohl Windows als auch macOS über integrierte Tools zum Generieren von PDFs verfügen. Egal, ob Sie mit Dokumenten, Webseiten oder Bildern arbeiten – Ihr Computer unterstützt Sie dabei.
Microsoft Word bietet eine benutzerfreundliche Möglichkeit zum Konvertieren von Dokumenten in PDFs und bietet Flexibilität sowohl für Windows- als auch für Mac-Benutzer.
Für Windows Benutzer, ist die Konvertierung eines Word-Dokuments in ein PDF ganz einfach mit dem Speichern unter Funktion. Öffnen Sie Ihr Dokument, gehen Sie zu Datei> Speichern unterund wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Dateityp“ "PDF (*.pdf)" [2]. Sie können wählen zwischen "Standard" für höhere Qualität oder "Mindestgröße" für eine kleinere Datei [2].
Klicken Sie vor dem Speichern auf "Optionen" um Ihr PDF anzupassen. So können Sie Seitenbereiche definieren, Kommentare ein- oder ausschließen und weitere Einstellungen nach Ihren Wünschen anpassen. [2]Dies ist besonders nützlich für Geschäftsdokumente, bei denen Sie vor der Freigabe möglicherweise interne Notizen entfernen möchten.
Mac-Benutzer kann einem ähnlichen Prozess folgen. Gehe zu Datei> Speichern unter, geben Sie einen neuen Dateinamen ein und wählen Sie "PDF" unter "Dateiformat" [3]. Dann klick "Export" um Ihr PDF zu erstellen [3].
Wenn Sie Wort Online, der Export in PDF ist genauso einfach. Navigieren Sie zu Datei> Exportieren und wählen Sie entweder "Als PDF herunterladen" für eine saubere Version oder "Als PDF mit Kommentaren herunterladen" Feedback einbeziehen [1]Nach dem Download erscheint die PDF-Datei im Download-Ordner Ihres Browsers [1].
Als Nächstes wollen wir untersuchen, wie macOS mit seiner Druckfunktion die PDF-Erstellung vereinfacht.
macOS bietet eine vielseitige Print-to-PDF-Funktion, die mit nahezu allen Dokumenten, Webseiten und Dateien funktioniert, die den Druck unterstützen. Dies vereinfacht das Erstellen von PDFs in verschiedenen Anwendungen.
Um diese Funktion zu nutzen, öffnen Sie die Datei, die Sie konvertieren möchten, und gehen Sie zu Datei> DruckenKlicken Sie im Druckdialog auf das PDF Schaltfläche in der unteren linken Ecke und wählen Sie "Als PDF speichern" aus dem Dropdown-Menü. Anschließend können Sie Ihrer Datei einen Namen geben und Metadaten wie Tags, Titel, Autor und Schlüsselwörter hinzufügen, um Ihre PDF-Datei übersichtlich und durchsuchbar zu halten.
Für zusätzliche Sicherheit klicken Sie auf "Sicherheitsoptionen" vor dem Speichern ein Passwort festlegen. So bleibt Ihr Dokument vertraulich, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist.
Wenn Sie Safari verwenden und eine Webseite speichern möchten, gibt es eine noch schnellere Methode. Gehen Sie einfach zu Datei > Als PDF exportieren, und die gesamte Seite wird mit ihrem ursprünglichen Layout gespeichert [4].
Sehen wir uns nun an, wie Windows-Benutzer ähnliche Funktionen nutzen können.
Windows 10 und 11 verfügen über die Microsoft Drucken zu PDF Treiber, der die einfache Konvertierung druckbarer Inhalte in PDF ermöglicht. Diese Funktion eignet sich sowohl für einzelne Dateien als auch für Anwendungen.
Für einzelne Dateien, verwenden Sie die Rechtsklick-Methode. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie "Drucken", wählen „Microsoft Print to PDF“ als Drucker und klicken Sie auf "Drucken" erneut. Sie werden dann aufgefordert, einen Speicherort auszuwählen.
Für BewerbungenÖffnen Sie die Datei in einem Programm, das das Drucken unterstützt, z. B. Word, Excel, PowerPoint oder einem Webbrowser. Klicken Sie auf "Drucken"Wählen „Microsoft Print to PDF“ als Drucker und speichern Sie die Datei am gewünschten Speicherort.
Wenn Sie das nicht sehen Microsoft Drucken zu PDF Option, müssen Sie sie möglicherweise aktivieren. Suchen Sie nach „Windows-Funktionen ein- oder ausschalten“ Aktivieren Sie im Startmenü das Kontrollkästchen für „Microsoft Print to PDF“und starten Sie Ihren Computer neu.
Bei anhaltenden Problemen können Sie den Drucker manuell hinzufügen. Gehen Sie zu Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner, klicken "Drucker hinzufügen", und wählen Sie „Der gewünschte Drucker ist nicht aufgeführt.“ Von dort wählen Sie „Einen lokalen Drucker oder Netzwerkdrucker mit manuellen Einstellungen hinzufügen“Wählen "DATEI: (In Datei drucken)" als Port und legen Sie „Microsoft Print to PDF“ als Fahrer.
Diese Methoden stellen sicher, dass sowohl Mac- als auch Windows-Benutzer problemlos PDFs erstellen können, unabhängig vom Dateityp oder der Anwendung.
Mobile Geräte haben die PDF-Erstellung unglaublich komfortabel gemacht. Was früher nur am Desktop möglich war, lässt sich nun auch unterwegs erledigen. Sowohl iPhone- als auch Android-Nutzer haben Zugriff auf integrierte Tools, die die Konvertierung von Dokumenten, Webseiten und sogar gescannten Materialien in PDFs vereinfachen.
Mit Safari können Sie jede Webseite ganz einfach in eine PDF-Datei umwandeln, was sich perfekt zum Speichern von Inhalten für die Offline-Verwendung eignet.
Um eine PDF-Datei aus einer Webseite zu erstellen, öffnen Sie die Seite in Safari und tippen Sie auf das Teilen Symbol unten auf dem Bildschirm. Tippen Sie im Share Sheet auf "Optionen" und wählen Sie "PDF" als Format. Dadurch wird eine PDF-Datei erstellt, die das ursprüngliche Layout und die Formatierung der Webseite beibehält.
Sobald die PDF-Datei fertig ist, tippen Sie auf "In Dateien speichern" um es auf Ihrem iPhone zu speichern. Sie können einen Speicherort in der Dateien-App auswählen und der Datei einen eindeutigen Namen geben, damit Sie sie später leichter abrufen können. Diese Methode eignet sich ideal zum Archivieren ganzer Webseiten oder zum Erstellen von Offline-Referenzen. [5].
Es sind keine zusätzlichen Apps oder Abonnements erforderlich und die gespeicherten PDFs bleiben auch ohne Internetverbindung zugänglich.
Die Notizen- und Dateien-Apps auf dem iPhone bieten mehr Flexibilität beim Erstellen von PDFs, egal ob Sie mit vorhandenen Dokumenten arbeiten oder physische Materialien scannen.
Erstellen von PDFs aus Notizen oder Dateien ist ganz einfach über die Druckfunktion. Öffnen Sie die Notizen-App und wählen Sie die zu konvertierende Notiz aus oder suchen Sie das Dokument in der Dateien-App. Tippen Sie auf das Teilen und scrollen Sie nach unten, um auszuwählen "Drucken" [7]. Verwenden Sie im Bildschirm „Druckoptionen“ eine Zwei-Finger-Pinch-Bewegung in der Vorschau, um eine PDF-Datei zu erstellen. Tippen Sie anschließend auf das Teilen Klicken Sie oben rechts erneut auf die Schaltfläche, um die PDF-Datei in Dateien zu speichern, per E-Mail zu versenden oder über eine andere App zu teilen [7].
Scannen von Dokumenten in PDFs ist eine weitere nützliche Funktion in der Notizen-App. Erstellen Sie zunächst eine neue Notiz und tippen Sie auf das Kamerasymbol. Wählen Sie dann "Dokumente scannen" [6]Die App erkennt automatisch die Kanten des Dokuments und erstellt einen klaren Scan. Sie können die Einstellungen jedoch bei Bedarf manuell anpassen. Speichern Sie nach dem Scannen die Datei, öffnen Sie die resultierende PDF-Datei, tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menüsymbol und wählen Sie "Kopie senden" um das PDF per E-Mail oder Druck weiterzugeben oder zu speichern [6].
Android-Nutzer können mit Google Drive ganz einfach PDFs erstellen, insbesondere für Google Docs. Diese Methode lässt sich nahtlos in das Android-Dateisystem und die Google-Tools integrieren.
Um ein Dokument in PDF zu konvertieren, öffnen Sie das Google Text & Tabellen-App und navigieren Sie zu der Datei, die Sie konvertieren möchten. Tippen Sie auf das drei Punkte (Menüsymbol) in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann "Teilen & Exportieren" Wählen Sie im Menü "Als PDF speichern", und das Dokument wird automatisch als PDF auf Ihr Gerät heruntergeladen [8].
Mit diesem Ansatz bleiben Formatierung, Bilder und Layout von Dokumenten, die in Google Docs erstellt oder bearbeitet werden, erhalten. Die PDF-Datei wird im Download-Ordner Ihres Geräts angezeigt und kann geteilt, in den Cloud-Speicher hochgeladen oder mit anderen Apps geöffnet werden.
Diese mobilen Methoden zum Erstellen von PDFs ergänzen herkömmliche Desktop- und Online-Lösungen, die im nächsten Abschnitt behandelt werden.
Das Erstellen von PDFs war noch nie so einfach, dank einer Vielzahl von Online-Tools, die zusätzliche Software überflüssig machen. Diese Lösungen bewältigen Aufgaben vom Exportieren von Dateien in Google Docs bis hin zur Konvertierung anderer Formate in PDFs mithilfe webbasierter Konverter.
Google Docs bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente als PDFs zu speichern. Öffnen Sie Ihre Datei in Google Docs und navigieren Sie dann zu Datei > Herunterladen > PDF-Dokument (.pdf) um es direkt als PDF zu speichern. Alternativ können Sie wählen Datei> Drucken in Browsern wie Chrome oder Safari und wählen Sie vor dem Speichern die Option „Als PDF speichern“ (oder „Als PDF exportieren“). Für diejenigen, die Dateien in Formate konvertieren müssen, die über die von Google Docs unterstützten Formate hinausgehen, können externe Tools wie CloudConvert hilfreich sein.
CloudConvert ist ein vielseitiges Dateikonvertierungstool, das eine Vielzahl von Formaten unterstützt. Egal, ob Sie mit einer einzelnen oder mehreren Dateien arbeiten, der Vorgang ist unkompliziert:
Dieses Tool vereinfacht den Vorgang und ermöglicht die einfache Erstellung von PDFs aus nahezu jedem Dateityp.
Für alle, die PDF-Konvertierungen optimieren möchten, bietet Latenode leistungsstarke Automatisierungsfunktionen. Durch die Integration von CloudConvert in Ihre bestehenden Business-Tools können Sie Workflows für die automatische Dateikonvertierung einrichten. So können Sie beispielsweise einen Prozess erstellen, bei dem E-Mail-Anhänge zur Konvertierung an CloudConvert gesendet und anschließend in Google Drive gespeichert werden. Ein weiteres Beispiel wäre, dass Dropbox Dateien an CloudConvert sendet und Ihr Team über Slack benachrichtigt wird, sobald die PDFs fertig sind. Mit Latenode laufen diese Aufgaben nahtlos im Hintergrund ab. Das spart Ihnen Zeit und Aufwand und sorgt für effiziente und organisierte Workflows.
Das manuelle Erstellen von PDFs kann zeitaufwändig sein, insbesondere bei mehreren Dokumenten. Latenode vereinfacht diesen Prozess durch die Automatisierung der PDF-Generierung und die nahtlose Verbindung Ihrer Apps und Dienste, sodass die Arbeit ohne ständige manuelle Eingaben erledigt wird.
Mit Latenode können Sie Workflows einrichten, die Dateien automatisch in PDFs konvertieren, sobald neue Daten oder Dokumente eingehen. Das spart Zeit und Aufwand. Die Plattform lässt sich mit Tools wie PDF.co und PDFMonkey um Aufgaben wie Dateikonvertierung, Datenextraktion und Dokumenterstellung zu verwalten.
Die Integration von PDF.co mit Latenode ist beispielsweise ganz einfach: Geben Sie Ihren API-Schlüssel ein, wählen Sie Aktionen wie „PDF in Text“ oder „PDF zusammenführen“ und konfigurieren Sie die erforderlichen Parameter. Ähnlich verhält es sich bei der Verwendung von PDFMonkey: Fügen Sie einfach den PDFMonkey-Knoten hinzu, authentifizieren Sie sich mit Ihrem API-Schlüssel, wählen Sie „PDF generieren“ und ordnen Sie die benötigten Daten aus den verbundenen Anwendungen zu.
Hier sind einige Beispiele, wie Latenode PDF-Workflows automatisieren kann:
Sobald der Konvertierungsprozess automatisiert ist, können Sie ihn mit KI-gesteuerten Tools zum Kategorisieren und Weiterleiten von Dokumenten weiter verbessern und so einen optimierten Ansatz für das Dokumentenmanagement bieten.
Latenode geht über die einfache Dateikonvertierung hinaus und integriert KI-gestützte Funktionen für eine intelligentere Dokumentenverarbeitung und -organisation. Mit Zugriff auf über 100 KI-Modelle mit nur einem Abonnement können Sie Workflows erstellen, die Dokumentinhalte analysieren und entsprechende Entscheidungen treffen.
Intelligente Dokumentenverarbeitung Ermöglicht Workflows, die eingehende PDFs analysieren, wichtige Details mithilfe von KI-Modellen extrahieren, Dateien automatisch kategorisieren und an die richtigen Teammitglieder oder Speicherorte weiterleiten. Sie könnten beispielsweise einen Workflow entwickeln, der E-Mail-Anhänge scannt, sie bei Bedarf in PDFs konvertiert und sie in speziellen Google Drive-Ordnern mit entsprechenden Namenskonventionen ablegt.
Inhaltsbasierte Automatisierung geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht Workflows, die auf dem Dokumentinhalt basieren. Zum Beispiel:
Für erweiterte Anforderungen unterstützt Latenode benutzerdefinierten Code und JavaScript-Knoten, sodass Sie maßgeschneiderte Workflows erstellen können. Dank dieser Flexibilität können Sie komplexe Dokumenttransformationen implementieren, spezifische Geschäftsregeln für die PDF-Generierung durchsetzen oder Freigabe-Workflows auf Basis der Dokumentinhaltsanalyse entwickeln.
Mit rechnerbasierten Preisen macht Latenode diese erweiterten Automatisierungsfunktionen zugänglich. Die Tarife beginnen bei 5 US-Dollar pro Monat für 3,000 Ausführungen und skalieren bis zu 147 US-Dollar monatlich für 1.5 Millionen Ausführungen. [10].
Das Erstellen von PDFs muss keine Herausforderung sein. Da mobile Geräte über 55 % des gesamten Webverkehrs ausmachen und Nutzer täglich durchschnittlich fünf Stunden mit ihren Smartphones verbringen, sind zuverlässige Tools zur plattformübergreifenden PDF-Erstellung wichtiger denn je. [13].
Egal, ob Sie die Option „Speichern unter“ von Microsoft Word, die Funktion „Als PDF drucken“ auf Mac und Windows oder die Schaltfläche „Teilen“ von Safari auf dem iPhone verwenden, das Erstellen von PDFs ist unkompliziert und leicht zugänglich. [11]Auf Mobilgeräten sollten PDFs für Übersichtlichkeit, einfache Navigation und effiziente Speicherung mit reduzierter Bildauflösung optimiert werden. [12].
Für Unternehmen und Einzelpersonen, die große Mengen an Dokumenten verarbeiten, können manuelle Methoden jedoch schnell zeitaufwändig werden. Durchschnittlich verbringen Mitarbeiter die Hälfte ihrer Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben wie dem Erstellen oder Aktualisieren von PDF-, Word-Dokumenten und Tabellenkalkulationen, weitere 10 % mit der manuellen Dateneingabe. [15]Diese Ineffizienz unterstreicht den Wert der Automatisierung.
Latenode bietet eine intelligentere Alternative durch die Automatisierung des gesamten PDF-Erstellungsprozesses. Anstatt Dokumente manuell zu konvertieren, können Sie Workflows einrichten, die Aufgaben von der Dokumentenerstellung bis zur Verteilung übernehmen. Wenn beispielsweise ein HubSpot-Deal die Phase „Abgeschlossen und gewonnen“ erreicht, kann Latenode PDFMonkey automatisch auslösen, um Verträge anhand der Dealdetails zu generieren und diese direkt an HubSpot-Datensätze anzuhängen.
Latenode ist kostengünstig und effizient und berechnet die Kosten nach Verarbeitungszeit – nur 17 US-Dollar für 10,000 Ausführungen mit 5 Knoten. Nutzer loben die Erschwinglichkeit und Zuverlässigkeit:
„Latenode hat Zapier und Make⚡️ ersetzt. Unser Geschäft erfordert, dass wir täglich viele Webhooks versenden, und wir brauchen einen zuverlässigen und günstigen Service – und genau das ist Latenode.“ – Mike Kirshtein, Gründer und Geschäftsführer der Audax Group [9][14].
Unabhängig davon, ob Sie sich bei gelegentlichen Aufgaben auf manuelle Tools verlassen oder sich bei umfangreichen Arbeitsabläufen für die Automatisierung mit Latenode entscheiden, liegt der Schlüssel letztendlich darin, Ihre Strategie zur PDF-Erstellung an Ihren spezifischen Anforderungen auszurichten.
Die richtigen Latenknoten Die Automatisierung der PDF-Erstellung bietet zahlreiche praktische Vorteile und ist damit eine effizientere Lösung als manuelle Methoden. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können Ihre Energie auch auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren. Darüber hinaus minimiert die Automatisierung das Risiko menschlicher Fehler und stellt sicher, dass Ihre PDFs stets konsistent und präzise sind.
Ein herausragendes Merkmal von Latenode ist die nahtlose Integration mit Tools wie Google Docs und Airtable. Dadurch können Sie mühelos Daten aus verschiedenen Quellen abrufen und so PDFs reibungslos und effizient erstellen. Für Unternehmen bedeutet dies eine einfachere Handhabung von Dokumentations-Workflows und die Skalierung von Abläufen ohne zusätzliche Komplexität. Mit Latenode wird die PDF-Erstellung schneller, zuverlässiger und stressfreier.
Um Ihre PDFs unter macOS zu schützen, können Sie sich auf die integrierte Vorschau-App mit Passwortschutz verlassen. Öffnen Sie einfach die PDF-Datei in der Vorschau und navigieren Sie zu Datei> ExportierenWählen Sie die Encrypt und erstellen Sie ein Kennwort. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Personen mit dem Kennwort auf das Dokument zugreifen oder es ändern können.
Für Windows-Benutzer Adobe Acrobat bietet eine zuverlässige Methode zum Sichern von PDFs. Öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat, gehen Sie zu Extras > Schützenund folgen Sie den Anweisungen zum Festlegen eines Kennworts. Sie können auch zusätzliche Einschränkungen anwenden, z. B. das Deaktivieren der Bearbeitung oder des Druckens, um die Kontrolle über Ihr Dokument zu verbessern.
Wenn Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene wünschen, aktivieren Sie Geschützte Ansicht in Adobe Acrobat. Diese Funktion öffnet Dateien in einer sicheren, isolierten Umgebung und reduziert so das Risiko potenzieller Bedrohungen.
Um PDFs für mobile Geräte besser geeignet zu machen, legen Sie Wert auf Klarheit und Einfachheit. Entscheiden Sie sich für eine einspaltiges Layout Vermeiden Sie horizontales Scrollen und verwenden Sie größere Schriftarten, damit der Text auch auf kleineren Bildschirmen lesbar bleibt. Minimieren Sie die Dateigröße, indem Sie Bilder komprimieren und Grafiken mit niedrigerer Auflösung nur verwenden, wenn eine hohe Qualität nicht unbedingt erforderlich ist. Tools wie Adobe Acrobat bieten Optionen zur Optimierung von PDFs, indem sie Bildqualität und Dateigröße effektiv ausbalancieren. Vermeiden Sie außerdem unnötige Elemente wie zusätzliche Seiten oder übergroße Grafiken, um ein schlankeres und benutzerfreundlicheres Dokument zu erstellen.
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