Aprobación y archivo de documentos

La automatización de la aprobación y el archivado de documentos optimiza la gestión documental de principio a fin. Simplifica la gestión de documentos, garantizando aprobaciones eficientes y un archivado seguro.

1. Iniciar el proceso: La automatización comienza cuando ejecuta la plantilla.
2. Obtenga un resumen: Con OpenAI ChatGPT, se analiza el documento para generar un resumen. Esto ayuda a los aprobadores a comprender el contenido rápidamente.
3. Solicitar aprobación: Se envía una solicitud de aprobación, incluido el resumen del documento, mediante Gmail.
4. Archivar el documento: Una vez aprobado, el documento se archiva automáticamente en Google Drive, lo que garantiza un almacenamiento seguro.

Para empezar a usar la plantilla de automatización de Aprobación y Archivado de Documentos, necesitará algunas herramientas y cuentas esenciales para garantizar un flujo de trabajo fluido. Esto es lo que necesitará:

• Una cuenta OpenAI.
• Una cuenta de Gmail.
• Una cuenta de Google Drive.

Además de simplificar la gestión documental, esta automatización ofrece ventajas significativas. Ayuda a ahorrar tiempo valioso al automatizar los pasos de aprobación manual y los procesos de archivo.

Además, mejora el cumplimiento normativo al garantizar que todos los documentos se almacenen de forma segura y sean fácilmente accesibles. La automatización también refuerza la seguridad mediante el acceso controlado y el archivado automatizado en Google Drive, lo que protege la información confidencial.

Experimente un enfoque más eficiente, compatible y seguro para la gestión de documentos con esta poderosa plantilla de automatización.

¿Cómo funciona el resumen de documentos impulsado por IA?

Esta plantilla de automatización utiliza ChatGPT de OpenAI para analizar su documento y crear un breve resumen. Este resumen está diseñado para ofrecer a los aprobadores una visión general del contenido del documento, lo que les ayuda a tomar decisiones informadas de forma más eficiente. Les ahorra tiempo al eliminar la necesidad de leer todo el documento antes de aprobarlo.

¿A dónde se envían las solicitudes de aprobación?

Las solicitudes de aprobación, incluido el resumen del documento generado por IA, se envían por Gmail. Esto garantiza que los aprobadores reciban toda la información necesaria directamente en su bandeja de entrada. Pueden revisar el resumen y el documento, y responder directamente desde su correo electrónico, agilizando así el proceso de aprobación.

¿Dónde se archivan los documentos aprobados?

Los documentos aprobados se archivan automáticamente en Google Drive. Esto garantiza un almacenamiento seguro y un fácil acceso para futuras consultas. Puede encontrar y recuperar rápidamente los documentos archivados cuando los necesite, lo que mejora la organización y el cumplimiento normativo.