Ordenar archivos en categorías automáticamente

¿Cansado de organizar tus archivos manualmente? Esta plantilla de automatización simplifica el proceso al ordenarlos automáticamente por categorías. Con Google Drive y Hojas de Cálculo de Google, categoriza los archivos eficientemente según su nombre.

1. Escaneo de archivos en Google Drive: La automatización comienza escaneando sus archivos de Google Drive para verificar sus nombres.
2. Verificación de criterios: Según criterios predefinidos (como palabras clave en el nombre del archivo), la automatización determina la categoría de cada archivo. Por ejemplo, los archivos con "Ventas" en el nombre se categorizarán en "Ventas".
3. Categorización: Los archivos se ordenan automáticamente en la categoría "Ventas" o "Existencias".
4. Salida de la hoja de cálculo: Los archivos ordenados se guardan en hojas separadas dentro de una sola hoja de cálculo de Excel en Hojas de cálculo de Google.

Para empezar a usar la plantilla "Ordenar archivos por categorías automáticamente", deberá configurar algunos elementos. Esto garantizará que la automatización pueda acceder a sus archivos y organizarlos correctamente.

• Una cuenta de Google Drive con los archivos que desea ordenar.
• Una cuenta de Hojas de cálculo de Google para almacenar la información de archivos ordenados.

Optimice aún más la gestión de sus archivos adaptando la plantilla "Ordenar archivos por categorías automáticamente" a sus necesidades específicas. Considere ampliar los criterios de categorización más allá de "Ventas" y "Existencias".

Puede adaptar las palabras clave para incluir nombres de proyectos, códigos de clientes o cualquier otro identificador relevante. Este nivel de personalización le permite crear un sistema de organización de archivos altamente personalizado que se adapta perfectamente a su flujo de trabajo.

Esta plantilla ofrece una base flexible; las posibilidades de optimización son realmente infinitas.

¿Cómo decide la plantilla a qué categoría pertenece un archivo?

La plantilla categoriza los archivos según criterios predefinidos, específicamente palabras clave presentes en los nombres de archivo. Por ejemplo, si un nombre de archivo contiene "ventas", la plantilla lo colocará automáticamente en la categoría "Ventas". Esta categorización se gestiona mediante la lógica de automatización, que utiliza las palabras clave especificadas para identificar y ordenar los archivos.

¿Qué necesito para utilizar esta automatización?

Necesitará una cuenta de Google Drive con los archivos que desea ordenar y una cuenta de Hojas de Cálculo de Google. Esta plantilla utiliza estos dos servicios de Google para escanear, categorizar y organizar sus archivos. También debe asignar nombres a sus archivos que permitan a la plantilla identificar las categorías (por ejemplo, usando palabras clave como "ventas" o "acciones").

¿Dónde terminan los archivos ordenados?

Los archivos ordenados se organizan en una hoja de cálculo de Excel en Hojas de Cálculo de Google. La plantilla crea automáticamente hojas separadas dentro de esta hoja de cálculo para cada categoría ("Ventas" y "Existencias" en la configuración predeterminada). Esto facilita el acceso y la gestión de los archivos categorizados.