Approbation et archivage des documents

L'automatisation de l'approbation et de l'archivage des documents simplifie la gestion de vos documents, du début à la fin. Elle simplifie la gestion de vos documents, garantissant des approbations efficaces et un archivage sécurisé.

1. Démarrer le processus : L'automatisation commence lorsque vous exécutez le modèle.
2. Obtenez un résumé : Grâce à OpenAI ChatGPT, le document est analysé pour générer un résumé. Cela permet aux approbateurs de comprendre rapidement le contenu.
3. Demande d'approbation : Une demande d'approbation, comprenant le résumé du document, est envoyée via Gmail.
4. Archiver le document : Une fois approuvé, le document est automatiquement archivé dans Google Drive, garantissant ainsi un stockage sécurisé.

Pour démarrer avec le modèle d'automatisation d'approbation et d'archivage de documents, vous aurez besoin de quelques outils et comptes essentiels pour garantir le bon déroulement du processus. Voici ce dont vous aurez besoin :

• Un compte OpenAI.
• Un compte Gmail.
• Un compte Google Drive.

Au-delà de la simplification de la gestion documentaire, cette automatisation offre des avantages considérables. Elle permet de gagner un temps précieux en automatisant les étapes d'approbation manuelle et les processus d'archivage.

De plus, elle améliore la conformité en garantissant que tous les documents sont stockés en toute sécurité et facilement accessibles. L'automatisation renforce également la sécurité grâce à un accès contrôlé et à un archivage automatisé dans Google Drive, protégeant ainsi les informations sensibles.

Découvrez une approche plus efficace, conforme et sécurisée de la gestion des documents avec ce puissant modèle d'automatisation.

Comment fonctionne le résumé de document alimenté par l'IA ?

Ce modèle d'automatisation utilise ChatGPT d'OpenAI pour analyser votre document et créer un bref résumé. Ce résumé est conçu pour donner aux approbateurs un aperçu rapide du contenu du document, les aidant ainsi à prendre des décisions éclairées plus efficacement. Il leur fait gagner du temps en leur évitant de lire l'intégralité du document avant de l'approuver.

Où sont envoyées les demandes d'approbation ?

Les demandes d'approbation, y compris le résumé du document généré par l'IA, sont envoyées via Gmail. Les approbateurs reçoivent ainsi toutes les informations nécessaires directement dans leur boîte de réception. Ils peuvent consulter le résumé et le document et répondre directement depuis leur messagerie, simplifiant ainsi le processus d'approbation.

Où sont archivés les documents approuvés ?

Les documents approuvés sont automatiquement archivés dans Google Drive. Cela garantit un stockage sécurisé et un accès facile pour consultation ultérieure. Vous pouvez retrouver et récupérer rapidement vos documents archivés à tout moment, améliorant ainsi votre organisation et votre conformité.