Como automatizar a manutenção de registros no Airtable a partir de atualizações do Google Drive usando o Latenode

Automatizando a manutenção de registros no Airtable a partir de atualizações do Google Drive

Quer simplificar seus registros no Airtable automatizando atualizações do Google Drive? Neste guia, você aprenderá como criar um cenário no Latenode que atualiza automaticamente uma tabela especificada do Airtable sempre que um novo documento é adicionado ou um documento existente é modificado no Google Drive. Siga adiante para uma maneira fácil de gerenciar seus dados.

Etapa 1: Criando um novo cenário

Para começar, crie um novo cenário no Latenode. Clique no botão para adicionar um novo cenário e dê a ele um nome apropriado para acompanhar. Salve suas alterações imediatamente para evitar perder qualquer progresso. O primeiro nó que você adicionará é um nó de gatilho, que iniciará o cenário.

Etapa 2: Adicionando o nó de gatilho

Clique no botão 'Add Node' e selecione a aba 'Trigger'. Escolha o grupo e o nó relevantes que correspondem aos seus critérios. Para fazer o nó funcionar, você precisa autorizá-lo. Crie uma nova autorização selecionando o serviço necessário. Neste caso, é o Google. Use uma conta existente do Google para conceder todas as permissões necessárias para a plataforma Latenode.

Após a autorização, campos adicionais aparecerão para configurar o nó. Basta selecionar 'My Drive' e clicar em 'Save'. Com o nó de gatilho adicionado, é hora de incorporar um nó de ação para executar a ação desejada após um evento.

Etapa 3: Adicionando um nó de ação

Clique no ponto de conexão direito do nó de gatilho e selecione o grupo apropriado, que no nosso caso é Airtable. Escolha o nó 'Create Single Record'. Este nó também precisa de uma conexão. Crie uma nova conexão escolhendo o método de autorização e na janela pop-up, adicione a base e confirme o acesso.

Depois que a conexão for criada, campos adicionais para configurar o nó aparecerão. Você pode selecionar a base e a tabela específicas onde os registros precisam ser atualizados. Salve essas alterações e dê uma olhada mais de perto na sua tabela Airtable. Aqui está uma tabela de exemplo com colunas para Nome, Usuário, Data e Comentário.

Etapa 4: Configurando o nó de ação

Em seguida, retorne à plataforma Latenode para adicionar os valores correspondentes, que são fornecidos pelo nó de gatilho. Selecione esses valores na janela auxiliar, que está vazia no momento porque o nó de gatilho ainda não foi executado. Execute o nó de gatilho uma vez e aguarde a execução do cenário. Verifique os dados de saída do nó de gatilho para obter informações sobre o arquivo, incluindo seu nome, o usuário que fez as alterações e a data da modificação.

Tente adicionar esses valores ao nó de ação. Na janela auxiliar, clique no campo Nome, onde você verá todos os dados emitidos pelo nó de gatilho. Adicione o nome do documento, nome do usuário, data de modificação e um comentário opcional, como o identificador do documento. Salve suas alterações e execute o cenário mais uma vez para garantir que tudo funcione corretamente.

Etapa 5: Testando e implantando o cenário

Modifique um documento novamente e aguarde a execução do cenário. Se o cenário for executado com sucesso, o nó Airtable deve confirmar a adição de novos registros. Verifique sua tabela Airtable para ver se os detalhes do usuário e do documento foram atualizados conforme o esperado. Para evitar executar o cenário manualmente a cada vez, implante-o clicando no botão "Implementar". Isso habilitará a execução automática sempre que um documento for modificado no Google Drive.

Etapa 6: Adicionando condições

E se você só precisar rastrear alterações em documentos específicos? Vamos adicionar uma condição ao cenário. Abra a janela de configurações de conexão entre os nós e adicione uma condição, como verificar se o nome do documento é 'Doc'. O cenário será executado somente se a condição for verdadeira. Salve essas alterações, reimplante o cenário e teste-o modificando o documento 'Doc'.

Tente editar outro documento que não atenda à condição. Você deve ver que nenhuma nova linha é adicionada à tabela Airtable. Para verificar, confira o histórico de execução dos seus cenários na tabela de histórico. Você notará que apenas o primeiro nó foi executado porque a condição era falsa para o documento editado cujo nome não correspondia a 'Doc'.

Conclusão

Em apenas algumas etapas, você criou um cenário que automatiza a manutenção de registros respondendo a alterações no Google Drive e atualizando uma tabela do Airtable adequadamente. Este exemplo demonstra a flexibilidade do Latenode em lidar com automação complexa com facilidade. Inscreva-se no Latenode hoje mesmo sem precisar de cartão de crédito e comece a criar automações que economizam tempo e dinheiro.