Comment recevoir des notifications d'annulation d'événements Calendly sur Slack et par e-mail (tutoriel)

Avez-vous déjà organisé une réunion dans Calendly, pour finalement découvrir, trop tard, qu'il a été annulé et que personne ne vous a prévenu ? Rien de pire que de se présenter à un appel déjà annulé ! Dans ce guide étape par étape, vous apprendrez à être automatiquement notifié(e) Slack et par l'intermédiaire d' Gmail Dès que quelqu'un annule une réunion sur votre compte Calendly, finies les surprises de dernière minute.

Comment cela vous aide

Cette automatisation vous redonne le contrôle de votre calendrierDès qu'une réunion Calendly est annulée, vous en serez informé instantanément sur votre canal Slack préféré et dans votre boîte de réception. Cela signifie pas de perte de temps, moins de problèmes de planification et des clients et des coéquipiers plus satisfaitsDe plus, toute votre équipe peut rester informée, afin que chacun sache ce qui se passe en temps réel.

Pré-requis :

Pour créer vos propres notifications de réunion annulées Calendly, vous aurez besoin de :

• Un compte Latenode – C’est ici que vous créerez votre automatisation.
• Un compte Calendly – Celui que vous souhaitez suivre pour les événements annulés.
• Un compte Slack – Pour les notifications d’équipe en temps réel.
• Un compte Gmail – Pour envoyer des notifications par e-mail.

Étapes pour envoyer des notifications concernant vos réunions Calendly annulées à Slack et par e-mail

Examinons le processus de création de cette automatisation, étape par étape :

1. Créer un compte Latenode

Si vous n'avez pas encore de compte Latenode, inscrivez-vous ici. Connectez-vous pour commencer.

2. Créer une nouvelle automatisation

Cliquez sur Créer un nouveau scénarioNommez votre flux quelque chose comme « Suivi Calendly 📅🔥 » - les émojis sont toujours les bienvenus pour une identification rapide !

3. Configurer le déclencheur d'annulation d'événement Calendly

Chaque automatisation commence par un déclencheur - l'événement qui indique à Latenode quand exécuter votre flux.

• Cliquez sur Ajouter un nœud.
• Rechercher et sélectionner Calendly.
• Choisissez le Invité annulé (instantané) déclencheur.

Accédez à ses paramètres, connectez votre compte Calendly et suivez les étapes à l'écran. Domaine à l'utilisateur. 

Ensuite, cliquez sur Exécuter une fois et annulez une réunion test dans Calendly pour vous assurer que Latenode reçoit les données nécessaires aux étapes suivantes. Une fois le nœud activé, vous verrez les données de sortie : nom de l'invité, adresse e-mail, etc.

4. Ajouter une étape pour envoyer un message Slack

• Cliquez sur la fonction + en dessous de l'étape de déclenchement.
• Trouvez Bot Slack et choisissez Envoyer un message à une chaîne publique.
• Connectez votre compte Slack (+ Nouvelle authentification), ajoutez un nom à votre bot, puis choisissez le canal dans lequel vous souhaitez que les notifications apparaissent.

Pour votre message, utilisez des champs dynamiques pour personnaliser l'alerte. Par exemple :

AVERTISSEMENT RAPIDE : NOM (COURRIEL) a annulé sa réunion avec vous. Un nouveau lien lui a été envoyé afin qu'il puisse facilement la reprogrammer à sa convenance.

Remplacez les mots TOUT EN MAJUSCULES en insérant des variables à partir du déclencheur Calendly (par exemple, nom et e-mail).

Cliquez sur Exécuter une fois pour vous assurer que cela fonctionne - en cas de succès, vous verrez l'alerte apparaître dans le canal Slack de votre choix.

5. Ajouter une étape pour envoyer une notification par e-mail

• Cliquez sur Ajouter un nœud encore une fois, choisis Gmail, puis Courriel.
• Connectez votre compte Gmail (en cliquant sur Nouvelle authentification).
• Choisissez l'e-mail auquel vous souhaitez envoyer des notifications (par exemple, votre e-mail professionnel)
• Remplissez le Sujet et Les chuchotements de l'e-mail en utilisant les informations de l'étape Calendly, comme vous l'avez fait pour Slack.

Par exemple, votre sujet pourrait être :

Réunion annulée : NOM (COURRIEL)

Et l'organisme pourrait expliquer les détails de l'annulation.

6. Testez votre automatisation Calendly, Slack et e-mail

Avec tout en place, tester chaque nœud Pour exécuter votre automatisation du début à la fin, consultez votre canal Slack et votre messagerie pour vous assurer que les notifications arrivent exactement comme vous le souhaitez.

7. Lancez vos notifications Calendly

Félicitations, l'automatisation du cours est prête ! Cliquez Déployer pour activer votre flux. Désormais, chaque fois qu'un événement Calendly est annulé, vous serez averti sur Slack et par e-mail : finies les mises à jour manquées et les réunions vides et gênantes.

Conclusion

C'est tout ! Grâce à l'automatisation Latenode, vous aurez toujours une longueur d'avance : finies les annulations manquées, finies les pertes de temps. Votre planning reste organisé, votre équipe reste informée et vous restez concentré sur l'essentiel. Essayez d'automatiser d'autres aspects de votre workflow avec Latenode et constatez comme il est facile de tout faire fonctionner sans accroc !