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Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?

Table des matières
Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?

En bref, la gestion des flux de travail est un ensemble de pratiques et de mĂ©thodes permettant d'optimiser les processus de travail. Son objectif principal est de rĂ©soudre des problèmes spĂ©cifiques grâce Ă  un suivi, une documentation et une rĂ©vision constants des approches adoptĂ©es prĂ©cĂ©demment. En mĂŞme temps, les tâches clĂ©s de la gestion des flux de travail sont d'amĂ©liorer la qualitĂ© des rĂ©sultats, de rĂ©duire les risques associĂ©s aux erreurs, d'augmenter la satisfaction de vos clients et de vos employĂ©s et de minimiser les ressources dĂ©pensĂ©es. En fait, c'est lĂ  que sa valeur commerciale devient claire et essentielle. 
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Ces dernières années, les organisations ont de plus en plus investi dans l'introduction d'outils logiciels pour optimiser leurs approches de flux de travail de gestion. Les statistiques fournies par Rapports de recherche Monde, qui stipule qu'à partir de 2021, la taille du marché mondial des systèmes de gestion des flux de travail augmentera à un TCAC de 26.17 % et atteindra un record de 58600.12 2027 millions USD d'ici XNUMX. Cependant, avant de mettre en œuvre quoi que ce soit, il est essentiel de comprendre pourquoi cela est nécessaire, de quoi vous avez exactement besoin et si c'est vraiment nécessaire, n'est-ce pas ?

C'est pourquoi nous avons décidé de révéler dans cet article les principales dispositions de gestion du workflow, envisagez différentes approches et partagez également les meilleures flux de travail de gestion pratiques. Alors, commençons.

Définition de la gestion du flux de travail

Tout d'abord, examinons le diagramme de flux de travail de gestion des flux de travail. À première vue, cela semble confus et compliqué, mais ce n'est qu'à première vue, en fait tout est assez simple, comprenons-le !

Si vous pensez que le suivi de l'état des processus de travail dans votre entreprise est souvent difficile et que le contrôle sur ceux-ci est insuffisant, c'est une bonne raison de penser à mettre en œuvre gestion du workflow. En particulier, si vous ou vos employés ne savez pas toujours quoi faire ensuite – par exemple, répondre aux e-mails entrants, appeler les clients ou discuter des chaînes d’approvisionnement avec les partenaires – vous en avez certainement besoin. En effet, à mesure que votre entreprise se développe, la liste de ces problèmes s’accumulera et, à un moment donné, il deviendra impossible de prendre le contrôle de la situation.

D’autre part, grâce à l’introduction d’un suivi constant de vos opérations commerciales, à la vérification de leurs performances et à leur optimisation, vous serez en mesure d’éliminer les lacunes existantes et d’atteindre de meilleurs KPI pour toutes les directions clés de votre entreprise.

En même temps, la résolution ponctuelle des problèmes existants ne constitue pas le point final de l'amélioration de vos flux de travail, car ils subissent des changements spécifiques au fil du temps en fonction des nouvelles tendances du marché, des besoins du public, des stratégies des concurrents et de votre plan de mise à l'échelle. Ce qui a bien fonctionné pour améliorer les performances de votre entreprise il y a un an peut devenir inefficace aujourd'hui. Cela signifie qu'une analyse constante de l'efficacité et une adaptation à ces changements externes et internes sont également inévitables.

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Types de flux de travail expliqués

Avant de passer aux meilleures pratiques de gestion du workflow, examinons les types de workflows. Les types généralement acceptés sont les workflows parallèles et séquentiels :

Parallèle

Le premier type implique l’exécution synchrone de parties distinctes d’une tâche globale par des employés dont les compétences ne se chevauchent pas. En termes simples, pendant que l’un des cuisiniers pétrit la pâte à pizza, un autre peut préparer la garniture et un troisième peut travailler sur la sauce. Par conséquent, un tel flux de travail, ayant un seul objectif global – faire une pizza – est divisé en sous-tâches qui peuvent être réparties entre les différents membres de l’équipe. L’optimisation d’un tel flux de travail est généralement obtenue en améliorant la qualité de l’interaction entre ces membres et en simplifiant les tâches assignées à chacun d’eux.

Séquentiel

Le deuxième type consiste à diviser une tâche globale en une chaîne de sous-tâches séquentielles avec des délais fixes. Un seul membre de l'équipe est également responsable de chaque tâche ; cependant, chaque tâche suivante ne peut commencer qu'une fois la précédente terminée. Si nous examinons ce modèle d'organisation du flux de travail à l'aide d'exemples réels, la cuisson du pain est plus adaptée ici : d'abord, un cuisinier mélange les ingrédients dans les bonnes proportions, puis un autre pétrit la pâte, un troisième forme une miche de pain et un quatrième la fait cuire. Tant qu'une certaine étape n'est pas terminée avec succès par un cuisinier, les autres cuisiniers ne peuvent pas passer aux étapes suivantes. En termes de possibilités d'optimisation d'un flux de travail séquentiel, cela peut être réalisé en élargissant les compétences de chaque membre de l'équipe (de sorte que chacun d'eux puisse aider l'autre ou le remplacer complètement en cas de retard).

Type Parallèle Séquentiel
Nombre de tâches >1 1
Gain de temps Grâce à l'exécution synchrone des tâches dans une période donnée, le travail est accéléré En raison de l'impossibilité de démarrer une nouvelle tâche tant que la précédente n'est pas terminée, cette approche peut nécessiter plus de temps
Surmonter les problèmes au sein du processus Les erreurs commises dans une tâche n’affectent généralement pas beaucoup la qualité des autres tâches Faire des erreurs peut retarder considérablement la date d’achèvement du processus
Possibilité d'adoption Certains processus ne peuvent pas être divisés en sous-tâches disjointes Cette approche convient à presque toutes les organisations

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Si vous souhaitez encore plus d’exemples, vous pouvez consulter l’image ci-dessous : elle illustre parfaitement la différence entre les deux types de flux de travail décrits ci-dessus.

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Une variante plus complexe d'un flux de travail sĂ©quentiel est un flux de travail basĂ© sur des règles. Il dĂ©termine les actions Ă  effectuer Ă  chaque nouvelle Ă©tape en fonction des rĂ©sultats de l'Ă©tape prĂ©cĂ©dente. 

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Par exemple, lors de la fabrication du pain, si la pâte n'a pas suffisamment levé lors de l'étape de pétrissage, le cuisinier responsable de cette étape peut assumer les responsabilités de celui qui a réalisé l'étape précédente – notamment préparer un nouveau mélange de levure et l'ajouter à la pâte précédemment préparée.

Lorsque vous choisissez un type de workflow spécifique, vous devez vous fier en premier lieu aux compétences de chacun des membres de votre équipe. S'ils sont tous polyvalents, vous pouvez choisir un type séquentiel. Cela permettra d'identifier et de corriger plus rapidement les lacunes de vos processus. Cependant, la réalisation de la tâche prendra également plus de temps. D'un autre côté, une approche parallélisée peut augmenter la productivité de votre équipe. Cependant, toutes les tâches globales ne peuvent pas être divisées en sous-tâches disjointes.

Composants des flux de travail efficaces

Dans ce paragraphe, nous examinerons la clé flux de travail de gestion composants. Les connaître et comprendre pourquoi ils sont nécessaires vous aidera à prendre des décisions plus éclairées en matière d'optimisation de la gestion.

  • EntrĂ©e. Il s'agit de toutes les sources de donnĂ©es et des donnĂ©es elles-mĂŞmes nĂ©cessaires au lancement d'un certain processus. Elles doivent ĂŞtre pertinentes, bien structurĂ©es et capables de soutenir la consolidation si nĂ©cessaire.
  • RĂ©sultats. Il s'agit des donnĂ©es/rĂ©sultats obtenus après l'achèvement d'un processus particulier. Il peut s'agir des services de votre entreprise ou des produits qu'elle fabrique. L'optimisation de ce composant est obtenue en Ă©laborant des normes de qualitĂ© et en les alignant sur les objectifs spĂ©cifiques de votre entreprise.
  • Transformation. Il s'agit des actions entreprises pour convertir un composant d'entrĂ©e en composant de sortie. Pour les optimiser, vous devez choisir le bon type de workflow ou combiner efficacement plusieurs types si possible.
  • Parties prenantes. Il s'agit des personnes qui participent Ă  la transformation, c'est-Ă -dire les employĂ©s, les partenaires, les clients, etc. de votre entreprise. Les interactions et la communication entre elles doivent ĂŞtre rationalisĂ©es, fluides et transparentes.
  • Étapes. Les Ă©tapes constituent la transformation elle-mĂŞme. Il s'agit essentiellement de dĂ©composer la transformation en sous-tâches sĂ©quentielles ou synchrones. La performance de vos parties prenantes dĂ©pendra du bon choix de cette dĂ©composition.
  • Règles et conditions. Il s’agit d’aspects supplĂ©mentaires qui influencent les scĂ©narios auxquels adhèrent les parties prenantes. Ils doivent ĂŞtre clairement documentĂ©s et sans incertitudes.
  • DĂ©clencheurs. Pour chacun des Ă©lĂ©ments susmentionnĂ©s flux de travail de gestion composants, vous pouvez introduire sa liste individuelle de dĂ©clencheurs, en dĂ©terminant dans quelles conditions les donnĂ©es d'entrĂ©e seront utilisĂ©es, quelles parties prenantes seront impliquĂ©es, quelle transformation et ses Ă©tapes/règles seront sĂ©lectionnĂ©es, et quels rĂ©sultats seront obtenus.

Les principaux composants sont clairs, mais ils semblent assez disjoints les uns des autres, n'est-ce pas ? Une façon naturelle de les unir serait d'introduire des solutions qui peuvent les consolider tous, comme Latenode.

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Par exemple, vous pouvez combiner un système CRM, un service de newsletter par e-mail, des messageries commerciales, un système de gestion de projet, des bases de donnĂ©es et bien plus encore qui sont inclus dans l'infrastructure informatique de votre entreprise. Ainsi, vous simplifierez le travail de vos employĂ©s et les guiderez en douceur dans leurs tâches, en tenant compte des facteurs externes qui peuvent influencer le rĂ©sultat final. 

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Avantages de la mise en œuvre de la gestion des flux de travail

Nous avons déjà brièvement parlé des avantages de gestion du workflowDans ce paragraphe, nous allons les révéler plus en détail pour comprendre s'il existe un besoin urgent pour votre entreprise.

  • Fourniture accĂ©lĂ©rĂ©e de produits/services aux consommateurs. Grâce Ă  des opĂ©rations de travail rationalisĂ©es, vos services et produits parviendront aux consommateurs finaux plus rapidement que jamais. 
  • RĂ©duction des coĂ»ts. La mise en Ĺ“uvre de solutions de gestion des processus d'entreprise rĂ©duira les risques liĂ©s aux temps d'arrĂŞt. Ainsi, vos produits/services apparaĂ®tront sur le marchĂ© plus tĂ´t que ceux de vos concurrents.
  • Moins d’erreurs. Le nombre d’erreurs causĂ©es par des facteurs humains peut ĂŞtre rĂ©duit grâce Ă  la documentation des processus mĂ©tier.
  • AmĂ©lioration de la qualitĂ© des services/produits fournis par votre entreprise. La standardisation des scĂ©narios de travail vous permet d'affiner les pratiques utilisĂ©es par vos employĂ©s, ce qui aura un impact positif sur la qualitĂ© de vos produits/services.
  • Augmentation de la satisfaction des parties prenantes. Depuis après flux de travail de gestion Grâce Ă  l'optimisation, les produits/services sont gĂ©nĂ©ralement de meilleure qualitĂ© et livrĂ©s plus rapidement, la satisfaction de tous les participants au processus augmente Ă©galement – ​​tant pour les consommateurs finaux que pour les employĂ©s/partenaires de l'entreprise, qui doivent moins souvent s'occuper de tâches routinières, rĂ©pĂ©titives et gourmandes en ressources.

Bonnes pratiques en matière de gestion des flux de travail

Mais comment gĂ©rer efficacement le flux de travail ? Vous vous demandez peut-ĂŞtre. Pour comprendre, examinons les meilleures pratiques en matière de gestion du flux de travail. Nous avons dĂ©jĂ  Ă©voquĂ© ci-dessus l'importance de l'automatisation, qui est rĂ©alisable grâce Ă  la mise en Ĺ“uvre de solutions logicielles spĂ©cialisĂ©es comme Latenode. 

Cependant, il est également essentiel de respecter les principes de base de votre processus de gestion des flux de travail :

  • Analyser en permanence la productivitĂ© et l’efficacitĂ© des processus de travail, ainsi qu’évaluer le nombre d’erreurs et leur importance ;
  • Corriger les lacunes identifiĂ©es au fur et Ă  mesure qu’elles sont dĂ©couvertes et revoir les pratiques et les outils adoptĂ©s prĂ©cĂ©demment ;
  • DĂ©veloppez les compĂ©tences de vos employĂ©s et augmentez leur sensibilisation aux pratiques de gestion des processus de travail ;
  • Introduire des indicateurs (mĂ©triques) transparents et sans ambiguĂŻtĂ© pour Ă©valuer les mesures d’optimisation visant une gestion efficace des flux de travail ;
  • AmĂ©liorer la qualitĂ© de chaque composant des processus de flux de travail ;
  • DĂ©velopper des normes qui dĂ©terminent la qualitĂ© du produit/service final de votre entreprise.

Conclusion

Nous espĂ©rons que nous vous avons aidĂ© Ă  dĂ©terminer l’importance gestion du workflow est pour votre entreprise. Nous vous avons Ă©galement fourni des informations que vous pouvez utiliser comme point de dĂ©part pour optimiser vos opĂ©rations commerciales. 

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En même temps, vous pouvez obtenir des résultats encore meilleurs plus rapidement en introduisant l'application Latenode, l'un des meilleurs systèmes de workflow jamais créés. Avec ses puissantes capacités de visualisation (il s'agit d'une solution sans code), sa facilité d'intégration et sa gestion automatique des erreurs, cet outil de gestion des workflows de processus garantira une interaction transparente entre les services et les applications que vous et vos employés utilisez pour effectuer leurs tâches habituelles. Inscrivez-vous sur Latenode et obtenez l'opportunité de découvrir gratuitement les avantages de ce système de flux de travail.

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QFP

Qu'est-ce que la gestion des workflows ?

Gestion des flux de travail et des processus est l'ensemble des règles, des meilleures pratiques et des approches visant à résoudre les problèmes typiques auxquels la plupart des organisations sont généralement confrontées, tels que la présence d'erreurs dans les opérations de travail, la productivité insuffisante de l'équipe et les coûts élevés de réalisation des tâches de travail. gérer les flux de travail En effet, vous devriez envisager l’introduction d’outils d’automatisation, la mise en œuvre de mesures de performance et de normes de qualité, ainsi que l’amélioration et l’optimisation continues basées sur les analyses résultantes.

Quels sont les deux principaux types de processus de workflow ?

Les deux principaux types de processus de flux de travail sont parallèles (où les membres de l'équipe peuvent terminer leurs tâches de manière synchrone les uns avec les autres) et séquentielles (où aucun des membres de l'équipe ne peut commencer son travail tant que l'étape précédente n'est pas terminée).

Qu'est-ce qu'un système de gestion de flux de travail ?

A système de gestion de flux de travail est une solution numérique visant à automatiser des opérations commerciales spécifiques et à consolider les données et les ressources qui participent à ces opérations. Si vous envisagez d'implémenter un tel système dans votre infrastructure informatique, veuillez consulter l'application Latenode.

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Radzivon Alkhovik
Passionné d'automatisation low-code
May 2, 2024
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