Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?

En bref, la gestion des flux de travail est un ensemble de pratiques et de méthodes permettant d'optimiser les processus de travail. Son objectif principal est de résoudre des problèmes spécifiques grâce à un suivi, une documentation et une révision constants des approches adoptées précédemment. En même temps, les tâches clés de la gestion des flux de travail sont d'améliorer la qualité des résultats, de réduire les risques associés aux erreurs, d'augmenter la satisfaction de vos clients et de vos employés et de minimiser les ressources dépensées. En fait, c'est là que sa valeur commerciale devient claire et essentielle. 
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Ces dernières années, les organisations ont de plus en plus investi dans l'introduction d'outils logiciels pour optimiser leurs approches de flux de travail de gestion. Les statistiques fournies par Rapports de recherche Monde, qui stipule qu'à partir de 2021, la taille du marché mondial des systèmes de gestion des flux de travail augmentera à un TCAC de 26.17 % et atteindra un record de 58600.12 2027 millions USD d'ici XNUMX. Cependant, avant de mettre en œuvre quoi que ce soit, il est essentiel de comprendre pourquoi cela est nécessaire, de quoi vous avez exactement besoin et si c'est vraiment nécessaire, n'est-ce pas ?

C'est pourquoi nous avons décidé de révéler dans cet article les principales dispositions de gestion du workflow, envisagez différentes approches et partagez également les meilleures flux de travail de gestion pratiques. Alors, commençons.

Définition de la gestion du flux de travail

Tout d'abord, examinons le diagramme de flux de travail de gestion des flux de travail. À première vue, cela semble confus et compliqué, mais ce n'est qu'à première vue, en fait tout est assez simple, comprenons-le !

Si vous pensez que le suivi de l'état des processus de travail dans votre entreprise est souvent difficile et que le contrôle sur ceux-ci est insuffisant, c'est une bonne raison de penser à mettre en œuvre gestion du workflow. En particulier, si vous ou vos employés ne savez pas toujours quoi faire ensuite – par exemple, répondre aux e-mails entrants, appeler les clients ou discuter des chaînes d’approvisionnement avec les partenaires – vous en avez certainement besoin. En effet, à mesure que votre entreprise se développe, la liste de ces problèmes s’accumulera et, à un moment donné, il deviendra impossible de prendre le contrôle de la situation.

D’autre part, grâce à l’introduction d’un suivi constant de vos opérations commerciales, à la vérification de leurs performances et à leur optimisation, vous serez en mesure d’éliminer les lacunes existantes et d’atteindre de meilleurs KPI pour toutes les directions clés de votre entreprise.

En même temps, la résolution ponctuelle des problèmes existants ne constitue pas le point final de l'amélioration de vos flux de travail, car ils subissent des changements spécifiques au fil du temps en fonction des nouvelles tendances du marché, des besoins du public, des stratégies des concurrents et de votre plan de mise à l'échelle. Ce qui a bien fonctionné pour améliorer les performances de votre entreprise il y a un an peut devenir inefficace aujourd'hui. Cela signifie qu'une analyse constante de l'efficacité et une adaptation à ces changements externes et internes sont également inévitables.

Types de flux de travail expliqués

Avant de passer aux meilleures pratiques de gestion du workflow, examinons les types de workflows. Les types généralement acceptés sont les workflows parallèles et séquentiels :

Parallèle

Le premier type implique l’exécution synchrone de parties distinctes d’une tâche globale par des employés dont les compétences ne se chevauchent pas. En termes simples, pendant que l’un des cuisiniers pétrit la pâte à pizza, un autre peut préparer la garniture et un troisième peut travailler sur la sauce. Par conséquent, un tel flux de travail, ayant un seul objectif global – faire une pizza – est divisé en sous-tâches qui peuvent être réparties entre les différents membres de l’équipe. L’optimisation d’un tel flux de travail est généralement obtenue en améliorant la qualité de l’interaction entre ces membres et en simplifiant les tâches assignées à chacun d’eux.

Séquentiel

Le deuxième type consiste à diviser une tâche globale en une chaîne de sous-tâches séquentielles avec des délais fixes. Un seul membre de l'équipe est également responsable de chaque tâche ; cependant, chaque tâche suivante ne peut commencer qu'une fois la précédente terminée. Si nous examinons ce modèle d'organisation du flux de travail à l'aide d'exemples réels, la cuisson du pain est plus adaptée ici : d'abord, un cuisinier mélange les ingrédients dans les bonnes proportions, puis un autre pétrit la pâte, un troisième forme une miche de pain et un quatrième la fait cuire. Tant qu'une certaine étape n'est pas terminée avec succès par un cuisinier, les autres cuisiniers ne peuvent pas passer aux étapes suivantes. En termes de possibilités d'optimisation d'un flux de travail séquentiel, cela peut être réalisé en élargissant les compétences de chaque membre de l'équipe (de sorte que chacun d'eux puisse aider l'autre ou le remplacer complètement en cas de retard).

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Si vous souhaitez encore plus d’exemples, vous pouvez consulter l’image ci-dessous : elle illustre parfaitement la différence entre les deux types de flux de travail décrits ci-dessus.

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Une variante plus complexe d'un flux de travail séquentiel est un flux de travail basé sur des règles. Il détermine les actions à effectuer à chaque nouvelle étape en fonction des résultats de l'étape précédente. 

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Par exemple, lors de la fabrication du pain, si la pâte n'a pas suffisamment levé lors de l'étape de pétrissage, le cuisinier responsable de cette étape peut assumer les responsabilités de celui qui a réalisé l'étape précédente – notamment préparer un nouveau mélange de levure et l'ajouter à la pâte précédemment préparée.

Lorsque vous choisissez un type de workflow spécifique, vous devez vous fier en premier lieu aux compétences de chacun des membres de votre équipe. S'ils sont tous polyvalents, vous pouvez choisir un type séquentiel. Cela permettra d'identifier et de corriger plus rapidement les lacunes de vos processus. Cependant, la réalisation de la tâche prendra également plus de temps. D'un autre côté, une approche parallélisée peut augmenter la productivité de votre équipe. Cependant, toutes les tâches globales ne peuvent pas être divisées en sous-tâches disjointes.

Composants des flux de travail efficaces

Dans ce paragraphe, nous examinerons la clé flux de travail de gestion composants. Les connaître et comprendre pourquoi ils sont nécessaires vous aidera à prendre des décisions plus éclairées en matière d'optimisation de la gestion.

• Entrée. Il s'agit de toutes les sources de données et des données elles-mêmes nécessaires au lancement d'un certain processus. Elles doivent être pertinentes, bien structurées et capables de soutenir la consolidation si nécessaire.
• Résultats. Il s'agit des données/résultats obtenus après l'achèvement d'un processus particulier. Il peut s'agir des services de votre entreprise ou des produits qu'elle fabrique. L'optimisation de ce composant est obtenue en élaborant des normes de qualité et en les alignant sur les objectifs spécifiques de votre entreprise.
• Transformation. Il s'agit des actions entreprises pour convertir un composant d'entrée en composant de sortie. Pour les optimiser, vous devez choisir le bon type de workflow ou combiner efficacement plusieurs types si possible.
• Parties prenantes. Il s'agit des personnes qui participent à la transformation, c'est-à-dire les employés, les partenaires, les clients, etc. de votre entreprise. Les interactions et la communication entre elles doivent être rationalisées, fluides et transparentes.
• Étapes. Les étapes constituent la transformation elle-même. Il s'agit essentiellement de décomposer la transformation en sous-tâches séquentielles ou synchrones. La performance de vos parties prenantes dépendra du bon choix de cette décomposition.
• Règles et conditions. Il s’agit d’aspects supplémentaires qui influencent les scénarios auxquels adhèrent les parties prenantes. Ils doivent être clairement documentés et sans incertitudes.
• Déclencheurs. Pour chacun des éléments susmentionnés flux de travail de gestion composants, vous pouvez introduire sa liste individuelle de déclencheurs, en déterminant dans quelles conditions les données d'entrée seront utilisées, quelles parties prenantes seront impliquées, quelle transformation et ses étapes/règles seront sélectionnées, et quels résultats seront obtenus.

Les principaux composants sont clairs, mais ils semblent assez disjoints les uns des autres, n'est-ce pas ? Une façon naturelle de les unir serait d'introduire des solutions qui peuvent les consolider tous, comme Latenode.

Latenode - Le meilleur logiciel de gestion de flux de travail

Latenode est une plateforme d'intégration low-code destinée à l'automatisation des workflows. Grâce à elle, vous pouvez créer et rationaliser des processus entre tous les outils et services via l'API. 

Par exemple, vous pouvez combiner un système CRM, un service de newsletter par e-mail, des messageries commerciales, un système de gestion de projet, des bases de données et bien plus encore qui sont inclus dans l'infrastructure informatique de votre entreprise. Ainsi, vous simplifierez le travail de vos employés et les guiderez en douceur dans leurs tâches, en tenant compte des facteurs externes qui peuvent influencer le résultat final. 

Regardez comment cela fonctionne :

Créez des scénarios de toute complexité, avec n'importe quel déclencheur, le résultat sera dans tous les cas celui que vous souhaitez - sans retards, erreurs et incohérences. Vous pouvez en savoir plus sur les fonctionnalités de cet outil avancé ici.

Avantages de la mise en œuvre de la gestion des flux de travail

Nous avons déjà brièvement parlé des avantages de gestion du workflowDans ce paragraphe, nous allons les révéler plus en détail pour comprendre s'il existe un besoin urgent pour votre entreprise.

• Fourniture accélérée de produits/services aux consommateurs. Grâce à des opérations de travail rationalisées, vos services et produits parviendront aux consommateurs finaux plus rapidement que jamais. 
• Réduction des coûts. La mise en œuvre de solutions de gestion des processus d'entreprise réduira les risques liés aux temps d'arrêt. Ainsi, vos produits/services apparaîtront sur le marché plus tôt que ceux de vos concurrents.
• Moins d’erreurs. Le nombre d’erreurs causées par des facteurs humains peut être réduit grâce à la documentation des processus métier.
• Amélioration de la qualité des services/produits fournis par votre entreprise. La standardisation des scénarios de travail vous permet d'affiner les pratiques utilisées par vos employés, ce qui aura un impact positif sur la qualité de vos produits/services.
• Augmentation de la satisfaction des parties prenantes. Depuis après flux de travail de gestion Grâce à l'optimisation, les produits/services sont généralement de meilleure qualité et livrés plus rapidement, la satisfaction de tous les participants au processus augmente également – ​​tant pour les consommateurs finaux que pour les employés/partenaires de l'entreprise, qui doivent moins souvent s'occuper de tâches routinières, répétitives et gourmandes en ressources.

Bonnes pratiques en matière de gestion des flux de travail

Mais comment gérer efficacement le flux de travail ? Vous vous demandez peut-être. Pour comprendre, examinons les meilleures pratiques en matière de gestion du flux de travail. Nous avons déjà évoqué ci-dessus l'importance de l'automatisation, qui est réalisable grâce à la mise en œuvre de solutions logicielles spécialisées comme Latenode. 

Cependant, il est également essentiel de respecter les principes de base de votre processus de gestion des flux de travail :

• Analyser en permanence la productivité et l’efficacité des processus de travail, ainsi qu’évaluer le nombre d’erreurs et leur importance ;
• Corriger les lacunes identifiées au fur et à mesure qu’elles sont découvertes et revoir les pratiques et les outils adoptés précédemment ;
• Développez les compétences de vos employés et augmentez leur sensibilisation aux pratiques de gestion des processus de travail ;
• Introduire des indicateurs (métriques) transparents et sans ambiguïté pour évaluer les mesures d’optimisation visant une gestion efficace des flux de travail ;
• Améliorer la qualité de chaque composant des processus de flux de travail ;
• Développer des normes qui déterminent la qualité du produit/service final de votre entreprise.

Pour aller plus loin

Nous espérons que nous vous avons aidé à déterminer l’importance gestion du workflow est pour votre entreprise. Nous vous avons également fourni des informations que vous pouvez utiliser comme point de départ pour optimiser vos opérations commerciales. 

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En même temps, vous pouvez obtenir des résultats encore meilleurs plus rapidement en introduisant l'application Latenode, l'un des meilleurs systèmes de workflow jamais créés. Avec ses puissantes capacités de visualisation (il s'agit d'une solution sans code), sa facilité d'intégration et sa gestion automatique des erreurs, cet outil de gestion des workflows de processus garantira une interaction transparente entre les services et les applications que vous et vos employés utilisez pour effectuer leurs tâches habituelles. Inscrivez-vous sur Latenode et obtenez l'opportunité de découvrir gratuitement les avantages de ce système de flux de travail.

QFP

Qu'est-ce que la gestion des workflows ?

Gestion des flux de travail et des processus est l'ensemble des règles, des meilleures pratiques et des approches visant à résoudre les problèmes typiques auxquels la plupart des organisations sont généralement confrontées, tels que la présence d'erreurs dans les opérations de travail, la productivité insuffisante de l'équipe et les coûts élevés de réalisation des tâches de travail. gérer les flux de travail En effet, vous devriez envisager l’introduction d’outils d’automatisation, la mise en œuvre de mesures de performance et de normes de qualité, ainsi que l’amélioration et l’optimisation continues basées sur les analyses résultantes.

Quels sont les deux principaux types de processus de workflow ?

Les deux principaux types de processus de flux de travail sont parallèles (où les membres de l'équipe peuvent terminer leurs tâches de manière synchrone les uns avec les autres) et séquentielles (où aucun des membres de l'équipe ne peut commencer son travail tant que l'étape précédente n'est pas terminée).

Qu'est-ce qu'un système de gestion de flux de travail ?

A système de gestion de flux de travail est une solution numérique visant à automatiser des opérations commerciales spécifiques et à consolider les données et les ressources qui participent à ces opérations. Si vous envisagez d'implémenter un tel système dans votre infrastructure informatique, veuillez consulter l'application Latenode.