Dokumentenfreigabe und -archivierung

Die Automatisierung der Dokumentengenehmigung und -archivierung optimiert Ihr Dokumentenmanagement von Anfang bis Ende. Sie vereinfacht die Verwaltung von Dokumenten und gewährleistet effiziente Genehmigungen und sichere Archivierung.

1. Starten Sie den Prozess: Die Automatisierung beginnt, wenn Sie die Vorlage ausführen.
2. Holen Sie sich eine Zusammenfassung: Mithilfe von OpenAI ChatGPT wird das Dokument analysiert, um eine Zusammenfassung zu erstellen. Dies hilft den Genehmigern, den Inhalt schnell zu verstehen.
3. Genehmigung anfordern: Eine Genehmigungsanfrage inklusive der Dokumentzusammenfassung wird per Gmail versendet.
4. Archivieren Sie das Dokument: Nach der Genehmigung wird das Dokument automatisch in Google Drive archiviert, wodurch eine sichere Speicherung gewährleistet wird.

Um mit der Automatisierungsvorlage für die Dokumentenfreigabe und -archivierung zu beginnen, benötigen Sie einige wichtige Tools und Konten, um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten. Folgendes benötigen Sie:

• Ein OpenAI-Konto.
• Ein Gmail-Konto.
• Ein Google Drive-Konto.

Diese Automatisierung vereinfacht nicht nur das Dokumentenmanagement, sondern bietet auch erhebliche Vorteile. Sie hilft, wertvolle Zeit zu sparen, indem manuelle Genehmigungsschritte und Archivierungsprozesse automatisiert werden.

Darüber hinaus verbessert es die Compliance, indem es sicherstellt, dass alle Dokumente sicher gespeichert und leicht zugänglich sind. Die Automatisierung erhöht zudem die Sicherheit durch kontrollierten Zugriff und automatische Archivierung in Google Drive und schützt so vertrauliche Informationen.

Erleben Sie mit dieser leistungsstarken Automatisierungsvorlage einen effizienteren, konformeren und sichereren Ansatz für das Dokumentenmanagement.

Wie funktioniert die KI-gestützte Dokumentzusammenfassung?

Diese Automatisierungsvorlage verwendet ChatGPT von OpenAI, um Ihr Dokument zu analysieren und eine kurze Zusammenfassung zu erstellen. Diese Zusammenfassung soll Genehmigern einen schnellen Überblick über den Inhalt des Dokuments geben und ihnen helfen, fundierte Entscheidungen effizienter zu treffen. Sie sparen Zeit, da sie nicht das gesamte Dokument vor der Genehmigung lesen müssen.

Wohin werden die Genehmigungsanfragen gesendet?

Genehmigungsanfragen, einschließlich der KI-generierten Dokumentzusammenfassung, werden über Gmail versendet. So erhalten die Genehmiger alle notwendigen Informationen direkt in ihrem E-Mail-Posteingang. Sie können die Zusammenfassung und das Dokument prüfen und direkt aus ihrer E-Mail heraus antworten, was den Genehmigungsprozess vereinfacht.

Wo werden freigegebene Dokumente archiviert?

Freigegebene Dokumente werden automatisch in Google Drive archiviert. Dies gewährleistet eine sichere Speicherung und einen einfachen Zugriff für spätere Verwendung. Sie können archivierte Dokumente bei Bedarf schnell finden und abrufen und so die Organisation und Compliance verbessern.