Dateien automatisch in Kategorien sortieren

Sind Sie es leid, Ihre Dateien manuell zu organisieren? Diese Automatisierungsvorlage vereinfacht den Prozess, indem sie Ihre Dateien automatisch in Kategorien sortiert. Mithilfe von Google Drive und Google Sheets werden Dateien effizient anhand ihrer Namen kategorisiert.

1. Dateiscan in Google Drive: Die Automatisierung beginnt mit dem Scannen Ihrer Google Drive-Dateien, um deren Namen zu überprüfen.
2. Kriterienprüfung: Basierend auf vordefinierten Kriterien (wie Schlüsselwörtern im Dateinamen) bestimmt die Automatisierung die Kategorie für jede Datei. Beispielsweise werden Dateien mit „Sales“ im Namen unter „Sales“ kategorisiert.
3. Kategorisierung: Dateien werden automatisch entweder in die Kategorie „Verkäufe“ oder „Lagerbestände“ sortiert.
4. Tabellenkalkulationsausgabe: Die sortierten Dateien werden in separaten Blättern innerhalb einer einzigen Excel-Tabelle in Google Sheets gespeichert.

Um mit der Vorlage „Dateien automatisch in Kategorien sortieren“ zu beginnen, müssen Sie einige Dinge einrichten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Automatisierung auf Ihre Dateien zugreifen und sie wie vorgesehen organisieren kann.

• Ein Google Drive-Konto mit den Dateien, die Sie sortieren möchten.
• Ein Google Sheets-Konto zum Speichern der sortierten Dateiinformationen.

Optimieren Sie Ihre Dateiverwaltung weiter, indem Sie die Vorlage „Dateien automatisch in Kategorien sortieren“ an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Erweitern Sie die Kategorisierungskriterien über „Verkäufe“ und „Lagerbestände“ hinaus.

Sie können die Schlüsselwörter anpassen, um Projektnamen, Kundencodes oder andere relevante Kennungen einzuschließen. Mit dieser Anpassungsmöglichkeit können Sie ein hochgradig personalisiertes Dateiorganisationssystem erstellen, das perfekt auf Ihren Arbeitsablauf abgestimmt ist.

Diese Vorlage bietet eine flexible Grundlage; die Optimierungsmöglichkeiten sind wirklich endlos.

Wie entscheidet die Vorlage, zu welcher Kategorie eine Datei gehört?

Die Vorlage kategorisiert Dateien anhand vordefinierter Kriterien, insbesondere anhand von Schlüsselwörtern im Dateinamen. Enthält ein Dateiname beispielsweise „Sales“, ordnet die Vorlage die Datei automatisch der Kategorie „Sales“ zu. Diese Kategorisierung erfolgt durch die Automatisierungslogik, die Ihre angegebenen Schlüsselwörter zur Identifizierung und Sortierung Ihrer Dateien verwendet.

Was benötige ich, um diese Automatisierung zu nutzen?

Sie benötigen ein Google Drive-Konto mit den zu sortierenden Dateien und ein Google Sheets-Konto. Diese Vorlage nutzt diese beiden Google-Dienste, um Ihre Dateien zu scannen, zu kategorisieren und zu organisieren. Benennen Sie Ihre Dateien so, dass die Vorlage Kategorien erkennen kann (z. B. mit Schlüsselwörtern wie „Verkauf“ oder „Aktien“).

Wo landen die sortierten Dateien?

Die sortierten Dateien werden in einer Excel-Tabelle in Google Tabellen organisiert. Die Vorlage erstellt automatisch separate Tabellen innerhalb dieser Tabelle für jede Kategorie („Verkäufe“ und „Lagerbestände“ in der Standardkonfiguration). Dies erleichtert den Zugriff und die Verwaltung Ihrer kategorisierten Dateien.