

Gestionar el inventario puede convertirse en una tarea abrumadora para las empresas, especialmente cuando implica verificar manualmente los niveles de existencias, enviar correos electrónicos de reabastecimiento y realizar un seguimiento de la información de los proveedores. Afortunadamente, los avances en herramientas low-code y sistemas basados en IA han permitido automatizar estas tareas repetitivas, liberando tiempo valioso para tareas más estratégicas. En este artículo, exploraremos cómo crear un sistema automatizado de gestión de inventario con tecnología low-code, paso a paso, basándonos en un flujo de trabajo descrito en el contenido original.
Ya sea propietario de una pequeña empresa, un entusiasta de la automatización o un profesional que busca optimizar los flujos de trabajo, esta guía le permitirá crear un sistema que simplifique y agilice los procesos relacionados con el inventario.
Al final de esta guía, comprenderá:
El objetivo de este sistema es crear un flujo de trabajo que:
Este flujo de trabajo está diseñado para ejecutarse automáticamente, ahorrándole tiempo y minimizando los errores asociados con las tareas de inventario manuales.
El primer paso es definir un cronograma que active la verificación de inventario. Utilice un Nodo de activación de programación Para garantizar que el flujo de trabajo se ejecute cada cinco minutos (o en un intervalo adecuado según sus necesidades). Este disparador inicia el proceso revisando su base de datos de inventario para detectar artículos con niveles bajos de existencias.
Utilizar Nodo de Hojas de cálculo de Google u otra integración de base de datos para acceder a sus registros de inventario. Esta base de datos debe incluir columnas para:
Por ejemplo, si la cantidad de existencias de "Cámara web 1080p" cae por debajo de su umbral de reordenamiento, se marcará para que se tomen medidas.
Añadir un Si nodo Para filtrar los artículos que requieren reposición. Este nodo compara la cantidad de existencias con el umbral de reposición y separa los artículos en dos categorías: los que requieren reposición y los que no. Solo los artículos de la primera categoría pasan al siguiente paso.
Para evitar ejecutar múltiples acciones de correo electrónico para cada artículo con bajo stock, utilice un Nodo agregado Para combinar todos los artículos marcados en una sola lista. Estos datos consolidados se utilizarán posteriormente para generar un resumen completo para el propietario de la tienda y los proveedores.
Agrega una Nodo de Gmail Configurado para enviar un correo electrónico de notificación al propietario de la tienda. Este correo incluye:
El flujo de trabajo se detiene aquí, a la espera de la respuesta del propietario. Si se selecciona "Aprobar", el flujo de trabajo continúa con el siguiente paso. Si se selecciona "Rechazar", el flujo de trabajo finaliza y el proceso de reposición se gestiona manualmente.
Incluir otro Si nodo Para determinar el curso de acción según la respuesta del propietario. Si se aprueba, el flujo de trabajo procede a recuperar la información de contacto del proveedor.
El uso del Nodo de Hojas de cálculo de Google (o herramienta de base de datos equivalente), acceder a la lista de contactos de proveedores. Esto incluye:
Incorporar un Nodo de agente de IA Para redactar correos electrónicos profesionales para proveedores. Proporcione al agente de IA:
La IA genera un correo electrónico con formato HTML que incluye:
Finalmente, utilice un Nodo de Gmail Para enviar los correos electrónicos a los proveedores correspondientes. Asegúrese de que la IA seleccione la dirección de correo electrónico correcta del proveedor para cada producto e incluya la información necesaria en el cuerpo del mensaje. Pruebe el resultado para confirmar la precisión y la profesionalidad.
Para mejorar el sistema:
Al implementar este sistema automatizado de gestión de inventario, las empresas pueden lograr un proceso eficiente, eficiente y rentable para gestionar los niveles de stock y las tareas de reposición. El uso de herramientas low-code, combinado con funcionalidades basadas en IA, garantiza que incluso los usuarios sin conocimientos técnicos puedan beneficiarse de la automatización sin sacrificar la personalización ni el control.
Este sistema ejemplifica cómo se puede aprovechar la tecnología para afrontar retos operativos, ahorrar tiempo y optimizar los flujos de trabajo, todo ello sin perder de vista las prioridades del negocio. Empiece hoy mismo a crear sus propios procesos automatizados y alcance nuevos niveles de eficiencia para su organización.
Fuente: "Creé un sistema de gestión de inventario en n8n | Tutorial paso a paso" - Alex Safari, YouTube, 12 de agosto de 2025 - https://www.youtube.com/watch?v=d8K-h9PVmwg
Uso: Incluido como referencia. Citas breves para comentarios o reseñas.