Automatisez le suivi de vos réunions : intégrez Zoom, Otter.ai et Notion avec Latenode.

Introduction

Une forme particulière d'anxiété professionnelle s'installe dès qu'on clique sur « Quitter la réunion ». C'est la prise de conscience que, même si la conversation a été productive, le vrai travail – déchiffrer l'enregistrement, résumer les points importants et attribuer les tâches – ne fait que commencer. Pour les chefs de projet et les équipes opérationnelles, ce processus de suivi manuel prend souvent 15 à 20 minutes par appel. Multipliez cela par une semaine de travail standard de 10 réunions, et vous perdez près d'une demi-journée en tâches administratives.

La solution n'est pas de taper plus vite, mais de mettre en place un système automatisé qui vous serve d'assistant de direction idéal. En connectant vos logiciels de réunion, vos outils de transcription et votre base de connaissances, vous vous assurez que les informations précieuses ne se perdent jamais dans les méandres du numérique.

Ce guide vous accompagnera pas à pas dans la création d'un flux de travail d'automatisation de réunions complet. Vous apprendrez à déclencher des automatisations à la fin d'un appel Zoom, à extraire les transcriptions à l'aide d'Otter.ai ou d'outils natifs, à générer des résumés structurés grâce à l'IA et à synchroniser les tâches directement avec Notion, le tout orchestré par la plateforme unifiée de Latenode.

Le « trou noir post-réunion » et comment y remédier

Le « trou noir post-réunion » décrit le phénomène de dégradation des données critiques immédiatement après la fin d'un appel. La prise de notes manuelle pendant un appel est une source de distraction, entraînant souvent la perte d'informations importantes, tandis que les courriels de suivi envoyés manuellement sont fréquemment retardés ou incomplets.

Pour résoudre ce problème, nous avons besoin d'une architecture qui gère trois phases distinctes : la capture, le traitement et la distribution. Voici l'architecture que nous allons mettre en place :

• Zoom: Sert de source de capture pour l'hébergement et l'enregistrement.
• Otter.ai / Zoom Cloud : Fournit la transcription du texte brut (la « couche de contexte »).
• Laténode : Le « cerveau » qui connecte ces applications, applique la logique et exploite l'IA pour en extraire des informations.
• Remarques: Base de données de destination pour le stockage à long terme et la gestion des tâches.

Pourquoi utiliser cet ensemble précis ? Bien qu’il soit possible d’assembler différents outils avec du ruban adhésif standard, plateformes d'automatisation de l'IALe coût et la complexité ont souvent du mal à évoluer avec la taille de l'entreprise. Une configuration typique peut nécessiter un abonnement Zapier pour la connectivité, une clé API OpenAI distincte pour l'analyse des données, ainsi qu'un abonnement Otter.ai Business.

À l'inverse, Latenode simplifie les choses grâce à une approche unifiée. Puisque les fonctionnalités de Latenode incluent l'accès à des modèles d'IA de pointe (comme GPT-4 et Claude 3.5 Sonnet) dans l'abonnement, vous n'avez plus besoin de gérer ni de payer de clés API externes. Cette consolidation en fait l'un des principaux outils de productivité IA pour maintenir les frais généraux à un niveau bas tout en maximisant la production.

Prérequis pour votre flux de travail automatisé

Avant d'ouvrir l'outil de création de scénarios, assurez-vous d'avoir préparé les éléments suivants. Cette liste de vérification vous permettra de suivre le tutoriel sans interruption.

1. Compte Latenode : Un compte gratuit est suffisant pour tester et mettre en place ce flux de travail initial.
2. Compte Zoom Pro : Nécessaire pour activer l'enregistrement dans le cloud et accéder à la fonctionnalité Webhooks (le niveau gratuit de Zoom bloque généralement l'exportation automatisée des enregistrements dans le cloud).
3. Espace de travail Notion : Créez une base de données (ou « Table ») dans Notion avec les colonnes suivantes :
   • Nom (Titre de propriété)
   • Date (Date de propriété)
   • Résumé (Propriété Texte ou Texte enrichi)
   • Éléments d'action (Propriété de texte ou de case à cocher)
4. Stratégie de transcription : Vous pouvez soit utiliser un compte Otter.ai existant, soit utiliser l'enregistrement audio natif de Zoom combiné à la transcription IA interne de Latenode (que nous aborderons comme une alternative économique).

Étape 1 : Configuration du déclencheur de zoom dans Latenode

La première étape de notre Intégration de Zoom sur Latenode Latenode configure un « écouteur ». Nous avons besoin qu'il se réveille précisément lorsque le traitement d'une réunion est terminé.

Configuration du webhook

Contrairement aux déclencheurs d'interrogation standard qui vérifient les mises à jour toutes les 15 minutes, nous utiliserons un webhook pour une exécution instantanée.

1. Créer le déclencheur : Dans votre scénario Latenode, ajoutez un nœud déclencheur générique « Webhook » et copiez l'URL fournie.
2. Configurer le zoom : Rendez-vous sur la plateforme Zoom App Marketplace et créez une application « Webhook uniquement ».
3. Abonnez-vous aux événements : Dans les options d'abonnement à l'événement, sélectionnez recording.completedCela garantit que le flux de travail ne s'exécute que lorsque les fichiers vidéo/audio enregistrés dans le cloud sont entièrement traités et prêts à être téléchargés.
4. Coller l'URL : Collez l'URL de votre webhook Latenode dans le champ « URL du point de terminaison de notification d'événement » dans Zoom.

Test de la charge utile de données

Une fois l'enregistrement effectué, enregistrez une courte réunion test de 30 secondes dans Zoom, puis terminez-la. Attendez que l'enregistrement dans le cloud soit traité.

De retour dans Latenode, vous verrez le déclencheur webhook s'illuminer avec des données. Cliquez sur le nœud pour examiner la charge utile JSON. Vous recherchez le payload.object.recording_files tableau. Ceci contient les liens de téléchargement (download_url) pour le fichier M4A audio uniquement, qui est crucial pour l'étape suivante.

Étape 2 : Récupération de la transcription (La couche de contexte)

Maintenant que le flux de travail sait qu'une réunion est terminée, il doit accéder au contenu de la conversation. Deux options principales s'offrent à vous.

Option A : Intégrations via Otter.ai

Si vous êtes déjà abonné à Otter.ai Business, vous pouvez le connecter via API. Cependant, de nombreux utilisateurs constatent que l'API est limitée dans les abonnements de base. Une solution courante consiste à configurer un analyseur d'e-mails pour qu'il se déclenche simplement lorsque Otter vous envoie l'e-mail « Vos notes de réunion sont prêtes », mais cela engendre une latence.

Option B : La méthode native Latenode (recommandée)

Une solution plus efficace consiste à contourner complètement les outils de transcription tiers en utilisant… Intégration OpenAI ChatGPT et Zoom fonctionnalités natives de Latenode. Ici, nous utilisons le modèle « Whisper » (ou des modèles audio-texte similaires inclus dans la plateforme).

Le processus:

1. Requête HTTP : Utilisez un nœud de requête HTTP pour obtenir les données. download_url à partir des données de déclenchement Zoom. (Remarque : vous devez inclure votre jeton JWT ou OAuth Zoom dans l’en-tête si l’enregistrement est protégé par un mot de passe).
2. Nœud audio-texte : Transmettez le fichier de sortie au nœud « Audio to Text » de Latenode.

Pourquoi cela compte: Vous bénéficiez ainsi d'une transcription de qualité professionnelle sans frais d'abonnement Otter.ai supplémentaires, ce qui simplifie votre facturation.

Obtenez le modèle d'automatisation des réunions

Étape 3 : Générer des résumés intelligents avec l’IA de Latenode

Avec la transcription brute en main, nous pouvons maintenant l'analyser. Les transcriptions brutes sont confuses, truffées d'hésitations et de digressions. Nous avons besoin de données structurées.

Configuration de l'agent IA

Ajoutez un nœud « LLM » (Large Language Model) à votre scénario. Dans Latenode, vous pouvez choisir parmi différents modèles comme GPT-4 ou Claude 3.5 Sonnet dans le menu déroulant, sans avoir besoin de clé API externe.

Le secret d'une automatisation parfaite des réunions réside dans l'invite système. Tout comme vous pourriez utiliser ChatGPT pour résumer un articleVous devez attribuer à l'IA un rôle spécifique pour la prise de notes en réunion.

Copiez/collez cette invite système :

You are an expert Project Manager. Analyze the attached meeting transcript.
Your goal is to extract structured data.
Output STRICTLY in JSON format with the following keys:
{
  "summary": "A concise 3-sentence executive summary of the discussion.",
  "decisions": "A bulleted list of key decisions made.",
  "action_items": [
    "Task 1 - [Assignee]",
    "Task 2 - [Assignee]"
  ],
  "sentiment": "Positive/Neutral/Negative"
}
Do not include any markdown formatting (like ). Just the raw JSON string.

Utilisation d'AI Copilot pour la transformation des données

Il est parfois nécessaire de nettoyer ou d'analyser les données issues de l'IA avant de les envoyer à Notion. C'est là que le « copilote IA » unique de Latenode prend tout son sens. Intégration de code et de notion Pour la logique, vous pouvez utiliser le nœud JavaScript intégré.

Au lieu d'écrire vous-même le code d'analyse, ouvrez simplement AI Copilot dans le nœud JavaScript et saisissez :

"Prenez la chaîne JSON du nœud d'IA précédent, analysez-la et formatez la date et l'heure au format AAAA-MM-JJ pour la compatibilité avec Notion."

Le Copilote écrira le code pour vous, garantissant ainsi que votre structure de données corresponde exactement à ce qu'attend votre base de données.

Étape 4 : Synchronisation des éléments d’action avec Notion

La dernière étape du voyage consiste à intégrer ces données structurées dans votre Intégration de Notion à Latenode.

Association des résultats de l'IA aux colonnes de la base de données

Ajoutez le nœud Notion « Créer un élément de base de données ». Vous mapperez les données de votre nœud d'IA (ou les données analysées de votre nœud JavaScript) aux colonnes que vous avez créées dans « Prérequis ».

• Nom : Associer le sujet de la réunion au déclencheur Zoom.
• Date : Accédez à l'heure de début depuis Zoom.
• Résumé : Carte vers le summary Résultat de l'agent d'IA.
• Éléments d'action: Carte vers le action_items sortie.

Astuce: Si vous utilisez Notion IA Dans votre espace de travail, vous pouvez également intégrer la transcription brute dans le corps de la page. Vous pourrez ainsi utiliser ultérieurement la fonctionnalité « Demander à l'IA » de Notion pour interroger des détails précis de la conversation complète, tout en conservant le résumé clair dans les propriétés de la base de données.

Test et débogage

Dans Latenode, cliquez sur « Exécuter une fois » pour rejouer un événement précédent ou lancer une nouvelle réunion test. Consultez l'onglet « Historique » dans le panneau inférieur. Si le nœud Notion devient vert, vérifiez votre base de données Notion : vos notes de réunion devraient s'afficher automatiquement.

Personnalisations avancées : Notifications et filtres Slack

Une fois le pipeline de base fonctionnel, vous pouvez étendre ses fonctionnalités à l'aide des outils logiques de Latenode.

Routage d'urgence : Ajoutez un nœud « Si/Sinon » après le résumé de l'IA. Vérifiez la présence de mots clés tels que « URGENT » ou « ASAP » dans la charge utile JSON. Si vous en trouvez, envoyez une notification Slack au canal de l'équipe pour l'informer des actions immédiates à entreprendre. Sinon, consignez simplement l'événement silencieusement dans Notion.

Vérification multi-agents : Pour les réunions clients importantes, vous pouvez déployer un système multi-agents. L'agent 1 résume la réunion. L'agent 2 (le critique) compare ce résumé à la transcription pour en vérifier l'exactitude. L'agent 3 met en forme l'e-mail final. Selon nos données internes, la répartition de ces tâches entre des agents spécialisés réduit les erreurs d'interprétation jusqu'à 40 % par rapport à un résumé unique.

Comparaison : Latenode contre la pile « modulaire »

Lorsqu'il s'agit de décider comment mettre en place cette automatisation des réunions, le coût et la complexité sont des facteurs clés.

Fonctionnalité	Latenode (unifié)	Pile standard (Zapier + OpenAI)
Connectivité	Constructeur visuel inclus	Nécessite un abonnement Zapier/Make
Intelligence artificielle	Inclus (GPT-4, Claude, etc.)	Nécessite une clé API OpenAI et une facturation distinctes
Flexibilité du code	Prise en charge complète de JS et NPM	Étapes Python/JS limitées
Dépannage	AI Copilot aide à corriger le code	Débogage manuel
Prévisibilité des coûts	Abonnement unique	Coûts variables (paiement par jeton + par tâche)

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Foire aux questions

Ai-je besoin d'une clé API OpenAI pour utiliser l'IA dans Latenode ?

Non. L'un des principaux avantages de Latenode est qu'il sert de passerelle unifiée. L'accès à plus de 400 modèles d'IA est inclus dans votre abonnement, ce qui vous dispense de gérer des clés API externes ou une facturation séparée pour OpenAI ou Anthropic.

Puis-je utiliser cette automatisation avec la version gratuite de Zoom ?

En général, non. L'automatisation des enregistrements dans le cloud nécessite la fonctionnalité d'enregistrement dans le cloud de Zoom et les webhooks, généralement réservés aux comptes Zoom Pro. Cependant, vous pouvez importer manuellement un fichier d'enregistrement local dans un déclencheur webhook Latenode si vous utilisez Outils low-code pour l'automatisation des flux de travail sur un budget.

Dans quelle mesure les résumés de l'IA sont-ils précis ?

La précision dépend fortement du modèle choisi. L'utilisation de modèles avancés comme Claude 3.5 Sonnet ou GPT-4o (tous deux disponibles dans Latenode) permet généralement d'obtenir des résultats supérieurs à ceux des assistants de réunion intégrés, plus légers et standard. Un message système clair (comme illustré à l'étape 3) contribue également à améliorer la précision.

Que se passe-t-il si la réunion dure plus longtemps que la limite de jetons ?

Les grands modèles de langage possèdent des fenêtres de contexte (limites de jetons). Pour les réunions extrêmement longues (plus de 2 heures), les nœuds d'IA de Latenode gèrent efficacement les grandes fenêtres de contexte (comme celles de Claude 3 Haiku ou GPT-4 Turbo). Vous pouvez également utiliser un nœud JavaScript pour découper la transcription en segments, les résumer individuellement, puis agréger les résultats.

Les données sont-elles sécurisées ?

Oui. Les webhooks utilisent une transmission sécurisée (HTTPS) et vous pouvez configurer votre flux de travail pour éviter le stockage permanent des données de transcription sensibles après leur transmission à Notion. Latenode propose également des fonctionnalités de navigateur sans interface graphique (Headless Browser) fonctionnant dans des environnements sécurisés et isolés.

Conclusion

L'automatisation ne consiste pas seulement à gagner cinq minutes par-ci par-là ; il s'agit de passer du rôle de « secrétaire » à celui de « stratège ». En mettant en œuvre ce flux de travail, vous vous assurez que chaque réunion génère de la valeur ajoutée et que les responsabilités sont clairement définies.

Latenode offre l'avantage unique de réunir connectivité et intelligence sur une plateforme unique. Un réseau complexe d'abonnements n'est généralement pas nécessaire ; un flux logique fonctionnel suffit. Que vous remplaciez Notion par Asana ou Zoom par Google Meet, les principes restent les mêmes : Capture, Traitement, Diffusion.

Prêt à optimiser votre temps après les réunions ? Inutile de partir de zéro. Utilisez notre modèle préconfiguré de générateur d'informations sur les réunions pour déployer ce flux de travail en quelques minutes.