Comment automatiser la tenue de registres dans Airtable à partir des mises à jour de Google Drive à l'aide de Latenode

Automatisation de la tenue de registres dans Airtable à partir des mises à jour de Google Drive

Vous souhaitez simplifier la gestion de vos archives dans Airtable en automatisant les mises à jour depuis Google Drive ? Dans ce guide, vous apprendrez à créer un scénario dans Latenode qui met automatiquement à jour une table Airtable spécifiée chaque fois qu'un nouveau document est ajouté ou qu'un document existant est modifié dans Google Drive. Suivez-nous pour découvrir un moyen simple de gérer vos données.

Étape 1 : Créer un nouveau scénario

Pour commencer, créez un nouveau scénario dans Latenode. Cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau scénario et donnez-lui un nom approprié pour en assurer le suivi. Enregistrez immédiatement vos modifications pour éviter de perdre toute progression. Le premier nœud que vous ajouterez est un nœud déclencheur, qui lancera le scénario.

Étape 2 : Ajout du nœud déclencheur

Cliquez sur le bouton « Ajouter un nœud » et sélectionnez l'onglet « Déclencheur ». Choisissez le groupe et le nœud correspondant à vos critères. Pour que le nœud fonctionne, vous devez l'autoriser. Créez une nouvelle autorisation en sélectionnant le service requis. Dans ce cas, il s'agit de Google. Utilisez un compte Google existant pour accorder toutes les autorisations nécessaires à la plateforme Latenode.

Après l'autorisation, des champs supplémentaires s'affichent pour configurer le nœud. Sélectionnez simplement « Mon Drive » et cliquez sur « Enregistrer ». Une fois le nœud déclencheur ajouté, il est temps d'incorporer un nœud d'action pour effectuer l'action souhaitée après un événement.

Étape 3 : Ajout d’un nœud d’action

Cliquez sur le point de connexion droit du nœud déclencheur et sélectionnez le groupe approprié, qui dans notre cas est Airtable. Choisissez le nœud « Créer un enregistrement unique ». Ce nœud a également besoin d'une connexion. Créez une nouvelle connexion en choisissant la méthode d'autorisation et dans la fenêtre contextuelle, ajoutez la base et confirmez l'accès.

Une fois la connexion créée, des champs supplémentaires pour la configuration du nœud s'affichent. Vous pouvez sélectionner la base et la table spécifiques dans lesquelles les enregistrements doivent être mis à jour. Enregistrez ces modifications et examinez de plus près votre table Airtable. Voici un exemple de table avec des colonnes pour le nom, l'utilisateur, la date et le commentaire.

Étape 4 : Configuration du nœud d’action

Ensuite, revenez à la plateforme Latenode pour ajouter les valeurs correspondantes, fournies par le nœud déclencheur. Sélectionnez ces valeurs dans la fenêtre d'aide, qui est actuellement vide car le nœud déclencheur n'a pas encore été exécuté. Exécutez le nœud déclencheur une fois et attendez que le scénario s'exécute. Vérifiez les données de sortie du nœud déclencheur pour obtenir des informations sur le fichier, notamment son nom, l'utilisateur qui a effectué les modifications et la date de modification.

Essayez d'ajouter ces valeurs au nœud d'action. Dans la fenêtre d'aide, cliquez sur le champ Nom, où vous verrez toutes les données émises par le nœud déclencheur. Ajoutez le nom du document, le nom d'utilisateur, la date de modification et un commentaire facultatif comme l'identifiant du document. Enregistrez vos modifications et exécutez à nouveau le scénario pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

Étape 5 : tester et déployer le scénario

Modifiez à nouveau un document et attendez que le scénario s'exécute. Si le scénario s'est exécuté avec succès, le nœud Airtable doit confirmer l'ajout de nouveaux enregistrements. Vérifiez votre table Airtable pour voir si les détails de l'utilisateur et du document ont été mis à jour comme prévu. Pour éviter d'exécuter le scénario manuellement à chaque fois, déployez-le en cliquant sur le bouton « Déployer ». Cela permettra l'exécution automatique chaque fois qu'un document est modifié dans Google Drive.

Étape 6 : Ajout de conditions

Et si vous n'avez besoin de suivre que les modifications apportées à des documents spécifiques ? Ajoutons une condition au scénario. Ouvrez la fenêtre des paramètres de connexion entre les nœuds et ajoutez une condition, par exemple vérifier si le nom du document est « Doc ». Le scénario s'exécutera alors uniquement si la condition est vraie. Enregistrez ces modifications, redéployez le scénario et testez-le en modifiant le document « Doc ».

Essayez de modifier un autre document qui ne répond pas à la condition. Vous devriez voir qu'aucune nouvelle ligne n'est ajoutée à la table Airtable. Pour vérifier, vérifiez l'historique d'exécution de vos scénarios dans la table d'historique. Vous remarquerez que seul le premier nœud a été exécuté car la condition était fausse pour le document modifié dont le nom ne correspondait pas à « Doc ».

Pour aller plus loin

En quelques étapes seulement, vous avez créé un scénario qui automatise la tenue des registres en répondant aux modifications dans Google Drive et en mettant à jour une table Airtable en conséquence. Cet exemple démontre la flexibilité de Latenode dans la gestion d'automatisations complexes en toute simplicité. Inscrivez-vous à Latenode dès aujourd'hui sans carte de crédit et commencez à créer des automatisations qui vous feront gagner du temps et de l'argent.