Automatisierte Lead-Weiterleitung in Latenode: Leitfaden für Round Robin und Gebietsmanagement

Einführung

Im Vertrieb ist Zeit der größte Feind der Kundengewinnung. Laut Harvard Business Review qualifizieren Unternehmen, die innerhalb von fünf Minuten auf eine Anfrage reagieren, diese deutlich häufiger als solche, die sogar eine Stunde warten. Doch gerade in komplexen Organisationen wird dieses entscheidende Fünf-Minuten-Fenster oft durch manuelle Vorauswahl verschwendet: Ein Vertriebsleiter prüft Tabellenkalkulationen, Kalender und leitet E-Mails manuell weiter.

Das ist wo Automatisierung des Lead-Routings Das verändert alles. Es geht nicht mehr nur darum, Daten von A nach B zu übertragen, sondern um eine logikbasierte Übergabe, die Gebiet, Expertise, Verfügbarkeit und Fairness berücksichtigt. Traditionelle CRM-Systeme bieten zwar grundlegende Routing-Funktionen, aber es fehlt ihnen oft an der Flexibilität, die für moderne Revenue-Management-Systeme erforderlich ist – beispielsweise die Kombination von strengen Gebietsregeln mit einer gewichteten Round-Robin-Verteilung.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Latenode ein ausgeklügeltes, automatisiertes Lead-Routing-System erstellen. Dank des visuellen Editors und der KI-Funktionen von Latenode können Sie ein System entwickeln, das sicherstellt, dass der richtige Lead sofort den richtigen Vertriebsmitarbeiter erreicht. So maximieren Sie Ihre Lead-Generierungszeit – und das ohne die hohen Kosten einer Enterprise-Lösung.

Die Herausforderung „Speed-to-Lead“: Warum fortschrittliches Routing wichtig ist

Die zentrale Herausforderung im Vertrieb besteht darin, Optimierung und Fairness in Einklang zu bringen. Sie möchten, dass Ihre besten Leads an Ihre abschlussstärksten Mitarbeiter gehen (Optimierung), gleichzeitig muss aber auch sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter genügend Verkaufschancen erhält, um seine Quote zu erreichen (Fairness). Standardmäßige Routing-Funktionen von CRM-Systemen zwingen Sie oft zur Entscheidung zwischen diesen beiden Aspekten oder sperren fortgeschrittene Logik hinter teuren Enterprise-Abonnements.

Darüber hinaus ist die moderne Vertriebsinfrastruktur fragmentiert. Ein Lead kann über Facebook Ads generiert werden, muss mit Clearbit angereichert, in einem Data Warehouse gespeichert und schließlich in HubSpot oder Salesforce gespeichert werden. Native CRM-Router fungieren oft als „Black Boxes“ – man gibt einen Lead ein und hofft, dass er zugewiesen wird. Direktes Feedback, wie beispielsweise Slack-Benachrichtigungen oder Verfügbarkeitsabfragen im Google Kalender, ist selten.

Latenode löst dieses Problem, indem es als Orchestrierungsschicht fungiert. Durch die Positionierung zwischen Ihren Leadquellen und Ihrem CRM ermöglicht Latenode die Anwendung komplexer Logik, bevor der Lead überhaupt in die Datenbank gelangt. Dieser Ansatz ermöglicht die Integration von KI-Tools zur Vertriebsautomatisierung direkt in den Routing-Prozess einfließen, Daten anreichern und Leads in Echtzeit bewerten, um sicherzustellen, dass Ihr Team hochwertige Geschäftsmöglichkeiten sofort priorisiert.

Vergleich gängiger Routing-Architekturen

Um zu verstehen, warum benutzerdefiniertes Routing notwendig ist, schauen wir uns an, wie sich Latenode im Vergleich zu standardmäßigen nativen Implementierungen schlägt.

Merkmal	Native CRM-Weiterleitung	Latenode Custom Routing
Kosten	Oftmals erforderlich sind Enterprise-/Ultimate-Abonnements (teuer).	In den Standardplänen enthalten
Logikflexibilität	Starre „Wenn/Sonst“-Anweisung oder einfache Round-Robin-Schleife	Unbegrenzte JavaScript- und KI-gesteuerte Logik
Anreicherung	Eingeschränkt oder erfordert kostenpflichtige Zusatzoptionen	Verbinden Sie beliebige APIs (Clearbit, Apollo, OpenAI) mitten im Datenfluss.
Benachrichtigungen	Standard-E-Mail-Benachrichtigungen	Benutzerdefinierte Slack-/Teams-Benachrichtigungen mit „Akzeptieren“-Schaltflächen
Transparenz	Blackbox-Geschichte	Visuelle Ausführungsprotokolle für jeden Schritt

Aufbau Ihrer Routing-Architektur in Latenode

Bevor wir uns mit der Knotenkonfiguration befassen, ist es wichtig, den Arbeitsablauf zu visualisieren. Ein robustes Routing-System folgt einem bestimmten linearen Pfad: Auslöser → Filter → Sortierung → Zuweisung → Benachrichtigung.

Voraussetzungen und Technologie-Stack

Um dieser Anleitung zu folgen, benötigen Sie Folgendes:

• Hauptquelle: Idealerweise ein Webhook von Typeform, Facebook Lead Ads oder ein Website-Formular.
• Datenbank/CRM: HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder ein beliebiges CRM-System mit API.
• Staatsverwaltung: Latenode Storage oder ein einfaches Google Sheet, um festzuhalten, wer den letzten Lead erhalten hat.
• Latenode-Konto: Um die Logik zu orchestrieren.

Die Workflow-Logik-Karte

Bei Latenode werden wir über einfache lineare Automatisierung hinausgehen. Wir werden etwas entwickeln, das effektiv Agentische KI-WorkflowsAnstelle statischer Verzweigungen können wir KI nutzen, um die Entscheidungsfindung dynamisch zu gestalten.

Die Struktur wird folgendermaßen aussehen:

1. Trigger: Neue Lead-Daten werden per Webhook empfangen.
2. Anreicherung/Standardisierung: Der KI-Knoten standardisiert Länder-/Regionsdaten.
3. Gebietsfilter: Die Routen der Switch-Knoten führen zum richtigen geografischen "Bucket".
4. Round-Robin-Logik: Der JavaScript-Knoten berechnet den nächsten verfügbaren Repräsentanten in diesem Bucket.
5. Ausführung: CRM aktualisieren und Slack-Benachrichtigung senden.

Schritt 1: Gebietsmanagement (Die Filterebene)

Der erste Schritt im Routing ist die Filterung. Man kann einen Lead aus Deutschland nicht einfach wahllos an einen Vertriebsmitarbeiter weiterleiten, der nur Spanisch spricht und für Lateinamerika zuständig ist. Wir müssen den Lead zunächst einem Gebiet zuordnen.

Konfiguration der Trigger- und Dateneingaben

Erstellen Sie zunächst ein neues Szenario in Latenode und fügen Sie ein Webhook-TriggerKopieren Sie die angegebene URL und fügen Sie sie in Ihr Formularportal (z. B. Typeform oder Facebook Ads) ein. Senden Sie einen Test-Lead ab. Klicken Sie in Latenode auf „Einmal ausführen“, um diese Beispieldaten zu erfassen.

Sobald Sie die JSON-Nutzdaten haben (z. B. {"email": "[email protected]", "country": "United States"}Sie müssen sicherstellen, dass das System die Datei lesen kann. Es ist entscheidend, sie korrekt zu speichern. Datenfelder zuordnen So können nachfolgende Knoten auf spezifische Variablen wie „Land“ oder „Unternehmensgröße“ verweisen.

Nutzung von KI zur Standardisierung von Gebietsdaten

Ein häufiger Fehler beim Routing sind fehlerhafte Daten. Ein Lead gibt beispielsweise „USA“, „US“, „United States“ oder „America“ ein. Herkömmliche Router erfordern für jede Variante eine If/Else-Anweisung. Latenode löst dieses Problem mithilfe von KI.

Fügen Sie ein ein KI-Knoten (ChatGPT oder Claude) unmittelbar nach Ihrem Auslöser. Wir verwenden dies, um die Eingabe zu "bereinigen".

Beispiel für eine Eingabeaufforderung: „Analysiere die Benutzereingabe im Feld ‚Land‘. Unabhängig von der Eingabeart ordne sie einer der drei folgenden Regionen zu: ‚NA‘ (Nordamerika), ‚EMEA‘ (Europa/Naher Osten) oder ‚APAC‘ (Asien-Pazifik). Gib NUR den Regionscode zurück.“

Wenn Ihnen dieses Konzept noch nicht bekannt ist, können Sie in unserem Leitfaden mehr darüber erfahren, wie Sie diese Knoten einrichten. Erstellen Sie Ihren ersten KI-AgentenDieser KI-Agent fungiert als Gatekeeper und stellt sicher, dass perfekt standardisierte Daten in Ihre Routing-Logik gelangen.

Strukturierung der Verzweigungslogik

Sobald die Daten auf „NA“, „EMEA“ oder „APAC“ standardisiert sind, verwenden Sie ein Switch-Knoten or Wenn/Sonst Logik zum Aufteilen des Pfades. Dadurch entsteht die Ebene „Territorium“.

• Pfad A (NA): Fließt in den nordamerikanischen Rep-Pool.
• Pfad B (EMEA): Zuflüsse in den Europäischen Rep-Pool.
• Pfad C (APAC): Fließt in den asiatischen Rep-Pool.

Indem wir diese Standardisierung frühzeitig angehen, erleichtern wir die Fähigkeit, Standardisierung des Workflow-Managements über alle Regionen hinwegDadurch wird sichergestellt, dass sich zwar die konkreten Wiederholungen ändern, die zugrunde liegende Logik jedoch konsistent bleibt.

Schritt 2: Implementierung der Round-Robin-Logik (Die Zuweisungsschicht)

Nachdem sich der Lead nun in der richtigen Region befindet (z. B. Nordamerika), müssen wir Folgendes ermitteln: welche Ein bestimmter nordamerikanischer Repräsentant erhält die Führung. Dies erfordert ein „Round-Robin“-Verfahren, das ein Gedächtnis voraussetzt: Das System muss sich merken, wer die letzte Führung innehatte, um die nächste fair zu vergeben.

Verfügbarkeit und Indizes des Speicheragenten

Um dies zu erreichen, benötigen wir eine kleine Datenbank Ihrer Repräsentanten. Sie können den integrierten Speicher von Latenode oder ein Google Sheet verwenden. Die Datenstruktur sollte wie folgt aussehen:

[
  {"name": "Alice", "id": "101", "status": "active"},
  {"name": "Bob", "id": "102", "status": "active"},
  {"name": "Charlie", "id": "103", "status": "active"}
]

Sie benötigen außerdem eine in Latenode gespeicherte Variable namens last_assigned_index (beginnend bei 0).

Die JavaScript-Logik (Vorteil von Low-Code)

Konkurrenten benötigen oft komplizierte, mehrstufige und formatierte Schritte für mathematische Berechnungen. Latenode vereinfacht dies mit der JavaScript-KnotenAuch wenn Sie nicht programmieren können, kann Latenodes KI-Copilot das für Sie schreiben.

Fügen Sie einfach einen JavaScript-Knoten hinzu und verwenden Sie den KI-Copilot Funktion mit einer Aufforderung wie:

Ich habe ein Array von Vertriebsmitarbeitern und eine Variable für den 'last_index'. Schreiben Sie ein Skript, das den nächsten Mitarbeiter im Array auswählt. Wenn das Ende des Arrays erreicht ist, setzen Sie den Index auf 0 zurück. Geben Sie die ID des ausgewählten Mitarbeiters und den neuen Indexwert zurück.

Die KI generiert robusten Code, der die Schleifenlogik perfekt umsetzt. Dieser Ansatz ist deutlich zuverlässiger und skalierbarer als komplexe visuelle Verzweigungen. Weitere technische Details finden Sie hier: Round-Robin-Logik-Implementierungen innerhalb unserer technischen Dokumentation.

Umgang mit nicht verfügbaren Mitarbeitern

Fortgeschrittene Nutzer können einen Schritt namens „Kalender prüfen“ in die JavaScript-Schleife einfügen. Wenn der „Nächste Ansprechpartner“ in der Datenbank oder im Google Kalender als „Abwesend“ markiert ist, springt das Skript automatisch zum nächsten Ansprechpartner und stellt so sicher, dass Leads nie in einem leeren Posteingang landen.

Erstellen Sie jetzt Ihren ersten Routing-Agenten.

Schritt 3: CRM aktualisieren und Team benachrichtigen

In diesem Stadium hat Latenode die richtige Region identifiziert und den entsprechenden Repräsentanten (z. B. Bob) mathematisch ausgewählt. Nun muss die Übergabe erfolgen.

Zuordnung des Eigentümers im CRM

Fügen Sie Ihren CRM-Knoten (HubSpot, Salesforce, Pipedrive usw.) hinzu. Wählen Sie die Aktion „Deal/Lead aktualisieren“. Ordnen Sie im Feld „Inhaber-ID“ die Ausgabe Ihres JavaScript-Knotens (die ID des ausgewählten Vertriebsmitarbeiters) zu. Dadurch wird die Inhaberschaft in Ihrem System offiziell geändert.

Für einen detaillierteren Einblick in die Verbindung dieser Systeme lesen Sie bitte unseren Leitfaden unter Grundlagen der CRM-Automatisierung, wobei Monday CRM als Fallbeispiel dient, die Methode aber universell auf die Zuordnung von Besitzverhältnissen anwendbar ist.

Erstellung von sofort umsetzbaren Benachrichtigungen (Slack/Teams)

Die Aktualisierung des CRM-Systems reicht nicht aus; Sie müssen den zuständigen Mitarbeiter informieren. Nutzen Sie den Slack- oder Microsoft Teams-Knoten, um dem ausgewählten Mitarbeiter eine Direktnachricht zu senden.

Beste Übung: Senden Sie nicht nur eine SMS. Senden Sie eine „Karte“ mit folgendem Inhalt:

• Name des Leads: Max Mustermann
• Unternehmen: Acme Corp
• Quelle: Facebook Ads
• Aktion: [Hier klicken, um die Ansicht im CRM anzuzeigen]

Dadurch wird der Aufwand reduziert, da der Vertriebsmitarbeiter nur einen Link anklicken und sofort mit dem Wählen beginnen muss.

Erweiterte Szenarien: Gewichtetes Routing und Zeitzonen

Mit dem Wachstum Ihres Vertriebsteams kann sich eine „faire“ Verteilung zu einer „strategischen“ Verteilung weiterentwickeln. Latenode kann dies ohne Änderungen an Ihrer Kerninfrastruktur ermöglichen.

Gewichteter Round Robin

Es gibt Fälle, in denen Senior-Vertriebsmitarbeiter mehr Leads erhalten sollten als Junior-Vertriebsmitarbeiter. Anstatt komplexe Wahrscheinlichkeitsberechnungen zu schreiben, können Sie dies einfach anpassen. Rep-Array in Ihrem Lager.

Wenn Sie ein Verhältnis von 2:1 wünschen, geben Sie einfach den Namen des Senior Rep zweimal für jeden Eintrag des Junior Rep ein:

["Senior_Rep", "Senior_Rep", "Junior_Rep", "Senior_Rep", "Senior_Rep", "Junior_Rep"]

Das Standard-Round-Robin-Skript (Schritt 2) durchläuft diese Liste und erstellt so eine gewichtete Verteilung basierend auf der Häufigkeit der Namen in der Liste.

Zeitzonenanpassung

Einen potenziellen Kunden um 3:00 Uhr nachts anzurufen, ist eine verpasste Gelegenheit. Sie können eine API-Anfrage (mithilfe des HTTP-Knotens von Latenode) an einen Weltzeit-API-Dienst senden. Bevor Sie einen potenziellen Kunden zuweisen, prüfen Sie, ob Current_Time im Land des Projektleiters innerhalb der Arbeitszeit (z. B. 8:00 - 18:00 Uhr).

• Falls ja: Sofortige Route.
• Wenn nein: Weiterleitung an eine „Planungswarteschlange“ oder Zuweisung an einen Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone, der gerade aktiv ist.

Stammdatenmapping für komplexe Arbeitsabläufe

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Round Robin mit manueller Zuweisung kombinieren?

Ja. Sie können ganz am Anfang des Workflows einen „Filter“ erstellen. Zum Beispiel: If Lead Score > 90, assign immediately to VP of Sales. Else, trigger Round Robin logic. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre VIP-Leads die Warteschlange umgehen und eine besonders exklusive Behandlung erhalten.

Was passiert, wenn der zuständige Vertriebsmitarbeiter den Lead nicht kontaktiert?

Sie können einen Workflow für SLA-Verletzungen implementieren. Nach der Zuweisung eines Leads kann Latenode warten (z. B. 30 Minuten) und dann den Lead-Status im CRM überprüfen. Wenn sich der Status nicht auf „Kontaktiert“ geändert hat, kann der Workflow den Lead an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter weiterleiten. Technische Details zur Einrichtung von Schleifen finden Sie in unserer Diskussion zu diesem Thema. benutzerdefinierte Wiederholungslogik.

Ersetzt dies das native Routing des CRM-Systems?

In den meisten Fällen ja. Es fungiert als überlegener, besser anpassbarer Ersatz, da Latenode die Logik übernimmt. bevor Die Daten werden im CRM finalisiert, wodurch die Einschränkungen nativer CRM-Zuordnungsregeln vermieden werden und oft Geld für die für erweiterte native Funktionen erforderlichen Lizenzen gespart wird.

Wie bearbeite ich Leads am Wochenende?

Verwenden Sie den Hilfsknoten „Datum/Uhrzeit“ von Latenode, um dies zu überprüfen. Day of WeekWenn die Anfrage am Samstag oder Sonntag eingeht, können Sie sie an einen bestimmten Mitarbeiter im „Wochenend-Bereitschaftsdienst“ weiterleiten oder eine automatisierte E-Mail senden, um die Erwartungen zu steuern („Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme, wir melden uns am Montag wieder“), während Sie den Auftrag für Montagmorgen in die Warteschlange stellen.

Fazit

Die Automatisierung des Lead-Routings ist eine der rentabelsten Maßnahmen, die ein RevOps-Team ergreifen kann. Durch den Wechsel von manueller Priorisierung oder starren CRM-Regeln zu einer flexiblen, Latenode-basierten Architektur stellen Sie sicher, dass das Gebietsmanagement eingehalten wird, die Vertriebsmitarbeiter fair verteilt werden und – was am wichtigsten ist – Leads kontaktiert werden, solange sie noch vielversprechend sind.

Das von uns beschriebene System deckt die wichtigsten Schritte ab: Leadgenerierung, Gebietsstandardisierung mithilfe von KI, Zuweisung an die zuständigen Vertriebsmitarbeiter per JavaScript und Benachrichtigung des Teams über Slack. Sobald Ihr Routing sicher funktioniert, ist der nächste logische Schritt die Automatisierung der Follow-up-Sequenzen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden. LinkedIn-Outreach-Automatisierung um zu erfahren, wie Sie diese perfekt weitergeleiteten Leads in abgeschlossene Verträge umwandeln können.