Abonnements
PRODUIT
SOLUTIONS
par cas d'utilisation
AI Gestion du leadFacturationRéseaux SociauxGestion de projetGestion des donnéespar industrie
en savoir plus
BlogGabaritsVidéosYoutubeRESSOURCES
COMMUNAUTÉS ET RÉSEAUX SOCIAUX
PARTENAIRES
Notion Mail simplifie la gestion des e-mails en intégrant Gmail avec NotionOutils d'organisation. Gmail vous permet d'organiser, de prioriser et d'automatiser votre boîte de réception pour une meilleure productivité. Ses fonctionnalités clés incluent le marquage par IA, les vues personnalisées et l'automatisation des e-mails. Vous pouvez même connecter Gmail à des outils tels que Slack or Google Sheets en utilisant Laténode Pour des flux de travail fluides. L'installation est simple : personnalisez vos pages de messagerie, synchronisez votre compte Gmail et créez des vues personnalisées pour garder le contrôle de votre boîte de réception. À partir de 8 $/mois/membre, cette fonctionnalité est incluse dans les forfaits Notion.
La configuration de Notion Mail est un processus simple qui peut révolutionner la façon dont vous gérez les e-mails, offrant une approche hautement personnalisable de la gestion des e-mails.
Notion Mail vous permet de concevoir des vues d'e-mails adaptées à vos besoins spécifiques. Au lieu d'une présentation chronologique rigide, vous pouvez organiser vos e-mails par priorité, client, projet ou tout autre système adapté à votre flux de travail.
Il existe trois façons de configurer vos pages e-mail : configuration manuelle, modèles prédéfinis ou vues suggérées par l'IA. Commencez par identifier vos principaux objectifs de gestion des e-mails, qu'il s'agisse de séparer les communications clients des discussions internes, de suivre les paiements ou de sauvegarder les commentaires clients. Laissez ces besoins pratiques guider votre configuration.
Pour rationaliser votre boîte de réception, utilisez des options de filtrage telles que le statut, l'expéditeur, l'objet ou les libellés pour vous concentrer sur l'essentiel. Les fonctions de regroupement vous permettent d'organiser vos e-mails par domaine, expéditeur ou priorité, tandis que les propriétés personnalisables, comme l'objet, les détails de l'expéditeur ou les balises personnalisées, vous permettent d'afficher uniquement les informations dont vous avez besoin. Des actions rapides facilitent la réponse, la suppression ou l'étiquetage des e-mails directement depuis votre boîte de réception.
Voici comment d'autres ont bénéficié de Notion Mail :
Il y a environ un an, j'ai commencé à explorer les applications de messagerie, car j'avais l'impression que l'ancienne ne me convenait plus. Je me sentais dépassée. On pouvait créer des filtres et des tags, mais tout semblait identique. Je n'étais plus motivée à les explorer. J'en avais marre. - Meighan, consultante chez Notion, explique comment elle utilise l'IA de Notion pour gérer les paiements et suivre les témoignages clients, atteignant ainsi le « zéro boîte de réception ». .
Dave partage son expérience avec le tri prioritaire :
« Trier mes e-mails par priorité me permet de consulter ma boîte de réception le matin ou à midi, puis de mettre en évidence les éléments qui nécessitent absolument une réponse tout en haut afin de pouvoir m'y référer à la fin de la journée, ce qui me permet de mieux contrôler ma boîte de réception. » .
Une fois vos pages de messagerie personnalisées, l’étape suivante consiste à connecter votre compte de messagerie pour une synchronisation complète.
Après avoir configuré vos affichages d'e-mails, associez votre compte Gmail pour activer la synchronisation en temps réel. Actuellement, Notion Mail prend principalement en charge Gmail, et prévoit de l'intégrer. Microsoft Outlook et iCloud À l'avenir. Pour commencer, assurez-vous que l'adresse e-mail de votre compte Notion correspond à votre adresse Gmail. Si ce n'est pas le cas, mettez à jour votre adresse e-mail avant d'activer Notion Mail.
L'intégration utilise les fonctionnalités existantes de Gmail, telles que les libellés, les catégories et votre liste de contacts, afin que votre organisation de messagerie actuelle reste intacte. Si vous gérez plusieurs comptes Gmail, sachez que chaque compte nécessite une configuration Notion Mail distincte. Si vous rencontrez des problèmes tels qu'une erreur « Politique appliquée » ou des restrictions du Programme de protection avancée de Google, des ajustements de vos paramètres de messagerie peuvent être nécessaires.
Pour ceux qui souhaitent automatiser leurs flux de travail, des outils comme Latenode simplifient l'intégration. Par exemple, vous pouvez connecter Gmail à Notion et Slack pour envoyer des notifications d'équipe, ou lier Gmail à Google Sheets pour catégoriser et suivre les e-mails. Ces intégrations facilitent l'extension des fonctionnalités de Notion Mail à votre environnement de travail.
Améliorez votre productivité en personnalisant vos notifications et vos affichages. Notion Mail prend en charge les notifications push sur mobile et ordinateur, l'intégration Slack et les alertes par e-mail, vous permettant ainsi de rester informé en temps réel.
L'une des fonctionnalités les plus remarquables est la possibilité de créer plusieurs vues personnalisées. Grâce à des règles, des filtres et des options de regroupement personnalisés, vous pouvez choisir les propriétés à afficher, comme l'objet, l'expéditeur ou les balises personnalisées. L'étiquetage automatique par IA simplifie encore davantage l'organisation en triant les e-mails entrants selon des critères que vous définissez. Le regroupement des e-mails par date, priorité ou expéditeur garantit que les messages clés sont toujours faciles à retrouver.
Pour éviter de vous sentir dépassé, commencez par une configuration simple. Créez d'abord une ou deux vues essentielles, puis introduisez progressivement des filtres et des automatisations plus avancés à mesure que vous vous familiarisez avec la plateforme. Cette approche progressive vous permet d'affiner votre stratégie de gestion des e-mails au fil du temps.
L'automatisation élève Notion Mail d'un client de messagerie standard à un outil de productivité dynamique qui organise, hiérarchise et transforme vos e-mails en flux de travail exploitables, le tout sans effort manuel.
L'automatisation de la gestion des e-mails vous permet de transformer les messages importants en tâches faciles à suivre et à gérer. Avec Latenode, vous pouvez connecter Notion Mail à vos outils de gestion de projet grâce à des workflows visuels et sans code.
Pour commencer, vous devez créer une adresse mailhook dans Latenode. En transférant les e-mails vers cette adresse, la plateforme extrait des informations clés (informations sur l'expéditeur, l'objet et le contenu du message) et les ajoute comme nouvelles entrées à votre base de données Notion. Ces entrées peuvent être personnalisées avec des propriétés mappées, garantissant ainsi que les e-mails urgents, comme les demandes clients, les mises à jour de projet ou les rappels, soient instantanément convertis en tâches exploitables.
Par exemple, vous pouvez configurer un workflow où les e-mails Gmail sont acheminés via Latenode et automatiquement ajoutés à Notion en tant que tâches. Les e-mails d'assistance peuvent être transformés en tickets de service, avec des déclencheurs pour des types d'e-mails spécifiques. La logique conditionnelle permet d'affiner le processus en acheminant les e-mails selon leur catégorie, tandis que l'IA attribue des niveaux de priorité. La tarification à la tâche de Latenode garantit la rentabilité de cette automatisation.
Pour configurer cette fonctionnalité, connectez votre compte Gmail à Latenode et créez un workflow avec un déclencheur d'e-mail. Associez les propriétés de l'e-mail aux champs de votre base de données Notion : par exemple, utilisez l'objet comme titre de la tâche, l'expéditeur comme responsable et le corps de l'e-mail comme description de la tâche. Des filtres peuvent être ajoutés pour exclure les newsletters ou les messages automatisés, garantissant ainsi la conversion des e-mails pertinents. Une fois la configuration terminée, vous pourrez découvrir comment le tri par IA peut optimiser votre boîte de réception.
Les capacités d'IA de Notion Mail, combinées aux outils d'automatisation de Latenode, permettent d'organiser vos e-mails au-delà de simples dossiers. L'apprentissage automatique attribue des balises, hiérarchise les messages et applique des règles de routage en fonction du contenu de vos e-mails.
Les fonctionnalités d'étiquetage automatique identifient les domaines clients importants, identifient les mots-clés liés aux projets et signalent les messages urgents afin d'appliquer les balises appropriées. Par exemple, les e-mails de clients clés peuvent être automatiquement étiquetés comme prioritaires, tandis que les messages moins critiques sont classés dans des catégories distinctes.
« Nous avons entièrement repensé le courrier électronique pour créer une boîte de réception qui fonctionne comme vous, alliant la flexibilité de Notion à une IA puissante. »
- Notion
Des workflows avancés vous permettent de catégoriser les e-mails, de mettre à jour les bases de données de projets et d'avertir les membres de votre équipe via des plateformes comme Slack. Commencez par des règles simples basées sur les domaines de messagerie, puis introduisez progressivement des filtres basés sur le contenu pour aider l'IA à s'adapter à vos préférences au fil du temps.
L'automatisation n'améliore pas seulement la productivité individuelle ; elle transforme également la gestion des e-mails en un véritable effort collaboratif. En intégrant Notion Mail aux outils d'automatisation, les équipes peuvent transformer leurs boîtes de réception en plateformes de connaissances partagées où les e-mails sont accessibles, exploitables et faciles à gérer collectivement.
Commencez par créer des espaces de travail Notion partagés où les e-mails sont automatiquement acheminés en fonction de leur contenu. Par exemple, les demandes des clients peuvent être dirigées vers un espace de support, les communications des fournisseurs vers une équipe d'approvisionnement et les mises à jour de la direction vers un tableau de bord de direction. Cela élimine les tracas liés aux transferts manuels et garantit que chaque message est traité par la bonne équipe.
Avec Latenode, vous pouvez concevoir des workflows en plusieurs étapes pour optimiser la collaboration en équipe. Par exemple, un e-mail client peut être transféré de Gmail vers Notion et Slack, où une page Notion est automatiquement créée, des tâches sont assignées et les membres de l'équipe sont alertés. Des modèles standardisés garantissent la cohérence, chaque e-mail incluant des informations essentielles comme les coordonnées, les tags de projet et les niveaux de priorité.
Les outils de collaboration en temps réel de Notion simplifient encore davantage le travail d'équipe. Les membres de l'équipe peuvent identifier leurs collègues, laisser des commentaires et discuter du contenu des e-mails directement dans Notion, réduisant ainsi les échanges. Des règles de propriété claires et des voies d'escalade définies garantissent que chaque e-mail est traité rapidement, évitant ainsi que des messages importants ne passent entre les mailles du filet.
L'intégration des workflows de messagerie aux outils de gestion de projet amplifie ces avantages. Par exemple, vous pouvez connecter HubSpot → Latenode → Notion de suivi des transactions, Jira → Latenode → Notion de gestion des problèmes, ou Zendesk → Latenode → Notion pour la coordination des tickets d'assistance. Ces intégrations créent un flux d'informations fluide entre les systèmes, assurant ainsi l'harmonisation et l'efficacité de votre équipe.
Notion Mail réinvente la gestion des e-mails et en fait un outil puissant pour les entreprises. Ses applications pratiques couvrent la communication client, la gestion de projet et le support client, ce qui en fait une solution polyvalente pour divers secteurs.
La gestion des communications clients sur différentes plateformes peut s'avérer chaotique, entraînant souvent des omissions ou des suivis. Notion Mail simplifie la tâche en centralisant les e-mails clients dans des bases de données organisées, facilitant ainsi le suivi des réunions, des propositions et des actions de suivi. .
En 2025, Meighan, consultante chez Notion, a démontré son efficacité en utilisant Notion Mail pour gérer ses clients. Elle a tout suivi – des réunions et propositions aux suivis et paiements – en un seul endroit. Grâce à l'IA de Notion, elle a atteint un état « boîte de réception vide » et évité de manquer des opportunités potentielles. .
Le secret réside dans la création de pages ou de bases de données Notion dédiées à chaque client. En transférant les e-mails vers leurs pages respectives, toutes les communications sont stockées dans un emplacement unique et facilement accessible. Les vues personnalisées avec filtres et options de regroupement aident à hiérarchiser les messages des clients clés, tandis que Notion AI peut catégoriser instantanément les e-mails pour une meilleure organisation .
Les extraits réutilisables constituent un autre atout majeur pour la communication client. Meighan souligne leur rôle dans l'intégration des clients :
« Je suis un passionné d'intégration de mes clients, qui se veut positive et démontre que je sais ce que je fais. Les extraits sont un excellent indicateur du type d'e-mails que l'on reçoit très fréquemment ; avoir ces réponses à portée de main est donc utile ! »
Ces extraits peuvent inclure des modèles de mises à jour de projet, des séquences d'intégration ou des signatures d'e-mail standard. Ils permettent de gagner du temps tout en garantissant une communication claire et professionnelle. Grâce à la simplification des e-mails clients, Notion Mail assure une transition fluide vers la coordination des projets et des tâches.
Notion Mail va au-delà de la gestion de la communication client : il transforme également les e-mails liés aux projets en workflows exploitables, assurant ainsi la cohésion et l'organisation des équipes. Dave, consultant Notion travaillant avec des capital-risqueurs et des startups, utilise le modèle de vue « Priorité » de Notion Mail pour trier les e-mails par ordre d'urgence, garantissant ainsi un traitement rapide des messages prioritaires.
« Trier mes e-mails par priorité me permet de consulter ma boîte de réception le matin ou à midi, puis de mettre en évidence les éléments qui nécessitent absolument une réponse tout en haut afin de pouvoir m'y référer à la fin de la journée, ce qui m'aide à avoir une meilleure maîtrise de ma boîte de réception », explique Dave. .
La fonctionnalité « Grouper par » améliore encore l'organisation en regroupant les e-mails par domaine, expéditeur ou phase du projet. Ce regroupement visuel aide les équipes à identifier les progrès et les goulots d'étranglement potentiels. De plus, le marquage des e-mails nécessitant un suivi et la configuration de rappels dans Notion garantissent qu'aucune communication critique ne passe inaperçue. .
Pour les équipes de support client, Notion Mail transforme les flux de travail par e-mail en processus structurés et efficaces. En intégrant Notion à une adresse e-mail de support, chaque nouveau fil de discussion génère automatiquement un ticket dans Notion. Le contenu de l'e-mail est stocké dans la section commentaires du ticket, ce qui permet aux agents de support de répondre directement depuis Notion tout en conservant toutes les conversations associées au même endroit. .
Ce système transforme le service client en une opération proactive et rationalisée. Les outils de suivi et l'étiquetage automatique basé sur l'IA de Notion facilitent l'organisation des flux de travail et le suivi des indicateurs de performance. Les vues personnalisées peuvent hiérarchiser les demandes urgentes, garantissant que les problèmes critiques sont traités rapidement, tandis que les demandes de routine suivent des processus standardisés.
Des réponses standardisées aux questions courantes, des étapes de dépannage et des protocoles d'escalade améliorent encore la qualité du service et réduisent les délais de réponse. Pour une approche plus globale, workflows d'automatisation comme Zendesk → Latenode → Notion peut synchroniser les données des tickets sur plusieurs plateformes, tandis que Gmail → Latenode → Slack peut informer les responsables du support des problèmes hautement prioritaires .
Ces fonctionnalités positionnent Notion Mail comme un outil précieux pour les entreprises souhaitant optimiser la communication, rationaliser les flux de travail et fournir un support exceptionnel.
Maintenir votre flux de travail Notion Mail en bon état est essentiel pour éviter les retards de synchronisation et les problèmes de stockage.
Un système bien organisé et automatisé est essentiel pour tirer le meilleur parti de Notion Mail. Comme le conseille Meighan :
Concentrez-vous plutôt sur la création de vues personnalisées qui correspondent à vos priorités de workflow. Surcharger votre système avec trop de vues peut engendrer une complexité inutile et ralentir le traitement.
Un espace de stockage insuffisant peut également perturber la synchronisation Gmail. Surveillez les limites de stockage de votre compte, supprimez les pièces jointes volumineuses ou augmentez votre forfait de stockage si nécessaire. Pour améliorer la recherche de vos e-mails, créez des objets clairs avec des mots-clés pertinents. Meighan compare cela au SEO :
Inclure des noms de projets, des identifiants clients ou des actions spécifiques dans les objets peut grandement faciliter la catégorisation et la recherche. De plus, optimiser vos extraits d'e-mails peut vous faire gagner du temps. Comme le souligne Dave :
« La fonctionnalité la plus utilisée dans Notion Mail est sans aucun doute les extraits. » .
Mettez régulièrement à jour vos extraits pour inclure des champs CC et BCC pré-remplis, des signatures standard et des réponses couramment utilisées.
Pour les équipes gérant de gros volumes d'e-mails, l'automatisation peut faire toute la différence. Par exemple, vous pouvez utiliser un Flux de travail Latenode Triez automatiquement les e-mails entrants par domaine d'expéditeur ou par mots-clés spécifiques, simplifiant ainsi l'organisation de votre messagerie. Une fois votre flux de travail opérationnel, vous pouvez résoudre les problèmes courants de synchronisation et de configuration.
Les problèmes de synchronisation des e-mails sont souvent liés à des erreurs de configuration de Gmail ou à des problèmes de connectivité avec Notion. Commencez par vérifier l'état du service Gmail sur le Espace de travail Google tableau de bord et assurez-vous que votre connexion Internet est stable .
Pour éviter les échecs de synchronisation, vérifiez que le protocole IMAP est activé dans Gmail. Vérifiez vos dossiers de messagerie (spam, corbeille et tous les messages) et assurez-vous que les filtres ne dirigent pas les messages de manière erronée. Parfois, un logiciel antivirus peut bloquer la distribution des e-mails ; le désactiver temporairement ou ajouter les expéditeurs de confiance à la liste blanche peut résoudre le problème. .
Si le problème vient de Notion, essayez de vous déconnecter puis de vous reconnecter. Accéder à Notion à partir d'un autre appareil ou navigateur, ou vider le cache de votre navigateur, peut aider à identifier si le problème est spécifique à votre configuration. Pour les utilisateurs utilisant les intégrations API Notion, vérifiez que votre jeton d'authentification est valide et n'a pas expiré. Assurez-vous également qu'aucun proxy, pare-feu ou VPN n'interfère avec l'accès.
Les notifications manquées peuvent également être un problème courant. Vérifiez vos paramètres sous Paramètres → Notifications Dans Notion, vérifiez que les notifications push sont activées sur ordinateur et mobile. Vérifiez également les paramètres de notification pour chaque page ou base de données. Une fois ces étapes de dépannage terminées, la sécurisation de vos données de messagerie devient la prochaine priorité.
Les données de messagerie sont une ressource précieuse, et leur protection par des sauvegardes et des mesures de sécurité robustes est essentielle. Au-delà de la résolution des problèmes de synchronisation, le maintien de sauvegardes fiables garantit votre tranquillité d'esprit.
Exportez régulièrement vos données Notion Mail dans des formats tels que HTML, Markdown ou CSV, et stockez-les sur des plateformes externes telles que Google Drive, Dropbox, ou onedrive Pour plus de commodité, vous pouvez automatiser ce processus. Par exemple, une intégration Latenode peut être configurée pour exporter et enregistrer périodiquement des instantanés de votre base de données de messagerie vers votre stockage cloud préféré, éliminant ainsi le besoin de sauvegardes manuelles.
Pour garantir la fiabilité de vos sauvegardes, restaurez périodiquement les données et vérifiez leur intégrité Cela confirme non seulement que vos sauvegardes sont fonctionnelles, mais familiarise également votre équipe avec le processus de récupération.
La mise en œuvre de stratégies de prévention des pertes de données (DLP) renforce la sécurité. Mettez régulièrement à jour ces mesures et formez votre équipe aux bonnes pratiques de traitement des données et de contrôle d'accès. .
Notion applique des mesures de sécurité rigoureuses, notamment le chiffrement AES-256 pour les données au repos et TLS 1.2 ou supérieur pour les données en transit. La plateforme effectue également des sauvegardes automatisées quotidiennes hébergées sur Amazon Web Services, avec des plans de continuité des activités et de reprise après sinistre Les options de récupération dépendent de votre forfait : les comptes Standard permettent la restauration des pages depuis la corbeille sous 30 jours, tandis que les forfaits Entreprise peuvent proposer des paramètres de conservation personnalisables. De plus, vous pouvez restaurer les versions précédentes des pages, selon votre type de compte. .
Pour les organisations ayant des besoins de conformité plus stricts, les outils de sauvegarde tiers peuvent fournir des options de planification plus détaillées et des fonctionnalités de sécurité améliorées. .
Notion Mail transforme la gestion quotidienne des e-mails en une solution transparente et efficace. workflows automatisés qui s'adaptent parfaitement à vos opérations commerciales. En associant l'espace de travail adaptable de Notion aux outils d'automatisation de Latenode, vous pouvez créer un système capable de gérer les tâches répétitives liées aux e-mails, permettant ainsi à votre équipe de se concentrer sur des objectifs plus prioritaires.
Cette intégration offre des avantages pratiques pour optimiser l'efficacité : transformation des e-mails en tâches exploitables, automatisation du tri et du suivi de routine, et centralisation des informations pour un accès facile à l'équipe. Cette approche simplifie non seulement la collaboration, mais pose également les bases d'une automatisation évolutive et efficace.
Latenode de plate-forme sans code L'automatisation est désormais accessible à tous. Comme le souligne Francisco de Paula S., développeur web et analyste de marché :
"Illimité intégrations d'automatisation Quel que soit votre cas d'utilisation, le générateur de code JavaScript IA de Node est une véritable bouée de sauvetage… .
Ces stratégies se sont avérées efficaces dans divers domaines, notamment le marketing, les ressources humaines et les ventes.
Bien que la mise en place de votre workflow Notion Mail nécessite un investissement initial en temps, les bénéfices à long terme sont indéniables. Commencez modestement, par exemple en automatisant la conversion des e-mails de vos clients clés en tâches, et développez vos workflows au fur et à mesure des résultats. Une maintenance régulière garantira l'efficacité et la fiabilité de votre système.
Notion Mail's Étiquetage basé sur l'IA Optimisez votre boîte de réception en étiquetant automatiquement les e-mails selon les règles que vous définissez. Il examine les messages entrants et applique des balises, vous permettant ainsi d'identifier et de hiérarchiser rapidement les e-mails importants sans les tracas d'une organisation manuelle.
Grâce aux règles personnalisées, les e-mails sont classés au fur et à mesure de leur réception, ce qui simplifie la gestion des tâches, le suivi des conversations et le maintien de l'ordre. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et d'optimiser votre flux de travail, afin que vous puissiez vous concentrer sur vos priorités.
Notion Mail fonctionne parfaitement avec les plateformes de messagerie les plus populaires comme Outlook et Apple Mail, répondant ainsi aux préférences variées des utilisateurs. Les prochaines mises à jour visent à étendre la prise en charge de davantage de services de messagerie et à ajouter des outils avancés, garantissant une expérience de gestion des e-mails plus fluide et plus personnalisée.
En utilisant Laténode L'automatisation des flux de travail de messagerie dans Notion Mail apporte plusieurs avantages remarquables :
Avec Latenode, la gestion des flux de travail de messagerie dans Notion devient un processus plus fluide et plus efficace, vous permettant de rester organisé et concentré avec un minimum de tracas.