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Inhaltsverzeichnis
Was ist Workflow-Management?

Kurz gesagt ist Workflow-Management eine Reihe von Praktiken und Methoden zur Optimierung von Arbeitsprozessen. Sein Hauptziel besteht darin, bestimmte Probleme durch stĂ€ndige Überwachung, Dokumentation und Überarbeitung zuvor ĂŒbernommener AnsĂ€tze zu lösen. Gleichzeitig bestehen die Hauptaufgaben des Workflow-Managements darin, die QualitĂ€t der Ergebnisse zu verbessern, die mit Fehlern verbundenen Risiken zu verringern, die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter zu steigern und den Ressourcenaufwand zu minimieren – genau hier wird sein GeschĂ€ftswert deutlich und wesentlich. 
Es gibt einen Teil der ...
In den letzten Jahren haben Organisationen zunehmend in die EinfĂŒhrung von Software-Tools investiert, um ihre Management-Workflow-AnsĂ€tze zu optimieren. Ein Beweis dafĂŒr sind die Statistiken von Forschungsberichte Welt, wonach der globale Markt fĂŒr Workflow-Management-Systeme ab 2021 mit einer durchschnittlichen jĂ€hrlichen Wachstumsrate von 26.17 % wachsen und bis 58600.12 einen Rekordwert von 2027 Millionen USD erreichen wird. Bevor Sie jedoch irgendetwas implementieren, mĂŒssen Sie unbedingt verstehen, warum es benötigt wird, was genau Sie brauchen und ob es ĂŒberhaupt benötigt wird, oder?

Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, in diesem Artikel die wichtigsten Bestimmungen von Workflow-Management, betrachten verschiedene AnsÀtze dazu und teilen auch die besten Verwaltungsworkflow Praktiken. Also, fangen wir an.

Workflow-Management definieren

Werfen wir zunÀchst einen Blick auf das Workflow-Management-Workflow-Diagramm. Auf den ersten Blick sieht es verwirrend und kompliziert aus, aber das ist es nur auf den ersten Blick, tatsÀchlich ist alles ganz einfach, lass es uns verstehen!

Wenn Sie das GefĂŒhl haben, dass die Verfolgung des Status der Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen oft schwierig ist und die Kontrolle ĂŒber sie unzureichend ist, ist dies ein guter Grund, ĂŒber die Implementierung nachzudenken Workflow-Management. Insbesondere wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter regelmĂ€ĂŸig verwirrt sind und nicht wissen, was sie als NĂ€chstes tun sollen – beispielsweise eingehende E-Mails beantworten, Kunden anrufen oder Lieferketten mit Partnern besprechen –, brauchen Sie dies unbedingt. TatsĂ€chlich wird die Liste solcher Probleme mit der GrĂ¶ĂŸe Ihres Unternehmens immer lĂ€nger, und irgendwann wird es unmöglich, die Situation unter Kontrolle zu bringen.

Andererseits können Sie durch die EinfĂŒhrung einer stĂ€ndigen Überwachung Ihrer GeschĂ€ftsablĂ€ufe, der ÜberprĂŒfung ihrer Leistung und der Optimierung bestehende LĂŒcken schließen und bessere KPIs fĂŒr alle wichtigen Bereiche Ihres Unternehmens erzielen.

Gleichzeitig ist die einmalige Überwindung bestehender Probleme nicht der letzte Punkt bei der Verbesserung Ihrer ArbeitsablĂ€ufe, da diese im Laufe der Zeit je nach neuen Markttrends, Zielgruppenanforderungen, Strategien der Wettbewerber und Ihrem Skalierungsplan spezifischen Änderungen unterliegen. Was vor einem Jahr gut funktioniert hat, um Ihre GeschĂ€ftsleistung zu verbessern, kann heute ineffektiv sein. Dies bedeutet, dass auch eine stĂ€ndige Effizienzanalyse und Anpassung an diese externen und internen Änderungen unvermeidlich sind.

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ErlÀuterung der Workflow-Typen

Bevor wir zu den Best Practices fĂŒr Workflow-Management, betrachten wir die Arten von Workflows. Die allgemein akzeptierten sind parallele und sequentielle Workflows:

Parallel

Der erste Typ beinhaltet die synchrone AusfĂŒhrung einzelner Teile einer globalen Aufgabe durch Mitarbeiter, deren Kompetenzen sich nicht ĂŒberschneiden. Einfach ausgedrĂŒckt: WĂ€hrend einer der Köche den Pizzateig knetet, kann ein anderer den Belag vorbereiten und ein dritter sich um die Soße kĂŒmmern. Infolgedessen wird ein solcher Arbeitsablauf, der nur ein globales Ziel hat – die Herstellung einer Pizza – in Unteraufgaben aufgeteilt, die auf einzelne Teammitglieder verteilt werden können. Die Optimierung eines solchen Arbeitsablaufs wird normalerweise dadurch erreicht, dass die QualitĂ€t der Interaktion zwischen diesen Mitgliedern verbessert und die jedem von ihnen zugewiesenen Aufgaben vereinfacht werden.

Sequenziell

Der zweite Typ besteht darin, eine globale Aufgabe in eine Kette aufeinanderfolgender Teilaufgaben mit festen Zeitvorgaben aufzuteilen. FĂŒr jede Aufgabe ist auch nur ein Teammitglied verantwortlich; jede nachfolgende Aufgabe kann jedoch erst begonnen werden, nachdem die vorherige abgeschlossen ist. Wenn wir uns dieses Modell der Arbeitsablauforganisation anhand von Beispielen aus der Praxis ansehen, ist das Brotbacken hier besser geeignet: Zuerst mischt ein Koch die Zutaten in den richtigen Proportionen, dann knetet ein anderer den Teig, ein dritter formt einen Laib Brot und ein vierter backt ihn. Bis ein bestimmter Schritt von einem Koch erfolgreich abgeschlossen wurde, können andere Köche nicht mit den nĂ€chsten Schritten fortfahren. Was die Möglichkeiten zur Optimierung eines sequentiellen Arbeitsablaufs betrifft, kann dies durch die Erweiterung der Kompetenz jedes Teammitglieds erreicht werden (so dass jeder dem anderen helfen oder ihn im Falle einer Verzögerung vollstĂ€ndig ersetzen kann).

Typ Parallel Sequenziell
Anzahl der Aufgaben >1 1
Zeitersparnis Durch die synchrone AusfĂŒhrung von Aufgaben innerhalb einer Zeitspanne wird die Arbeit beschleunigt Da eine neue Aufgabe erst begonnen werden kann, wenn die vorherige abgeschlossen ist, kann dieser Ansatz mehr Zeit in Anspruch nehmen
Überwindung von Problemen im Prozess Fehler, die bei einer Aufgabe gemacht werden, haben normalerweise keinen großen Einfluss auf die QualitĂ€t anderer Aufgaben. Fehler können den Abschlusstermin des Prozesses erheblich verzögern
Möglichkeit der Adoption Manche Prozesse können nicht in disjunkte Teilaufgaben aufgeteilt werden Dieser Ansatz ist fĂŒr fast jede Organisation geeignet

Es gibt einen Teil der ...

Wenn Sie noch mehr Beispiele möchten, können Sie sich das Bild unten ansehen – es zeigt perfekt den Unterschied zwischen den beiden oben beschriebenen Arbeitsablauftypen.

Es gibt einen Teil der ...

Eine komplexere Variante eines sequentiellen Workflows ist ein regelgesteuerter Workflow. Dabei werden die Aktionen in jeder neuen Phase abhĂ€ngig von den Ergebnissen der vorherigen Phase bestimmt. 

Es gibt einen Teil der ...

Wenn beispielsweise beim Brotbacken der Teig beim Knetvorgang nicht ausreichend aufgegangen ist, kann der fĂŒr diesen Vorgang verantwortliche Koch die Aufgaben des Kochs ĂŒbernehmen, der den vorherigen Vorgang durchgefĂŒhrt hat – insbesondere eine neue Hefemischung zubereiten und sie dem zuvor zubereiteten Teig hinzufĂŒgen.

Bei der Auswahl eines bestimmten Workflow-Typs mĂŒssen Sie sich in erster Linie auf die Kompetenz jedes einzelnen Ihrer Teammitglieder verlassen. Wenn alle Mitglieder mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, können Sie einen sequentiellen Typ wĂ€hlen. Dadurch können Sie LĂŒcken in Ihren Prozessen schneller erkennen und beheben. Allerdings dauert es auch lĂ€nger, die Aufgabe zu erledigen. Andererseits kann ein parallelisierender Ansatz die ProduktivitĂ€t Ihres Teams steigern. Allerdings können nicht alle globalen Aufgaben in disjunkte Unteraufgaben unterteilt werden.

Komponenten effizienter Workflows

In diesem Abschnitt werden wir den SchlĂŒssel betrachten Verwaltungsworkflow Komponenten. Wenn Sie diese kennen und verstehen, warum sie benötigt werden, können Sie fundiertere Entscheidungen zur Managementoptimierung treffen.

  • Input. Dies sind alle Datenquellen und die Daten selbst, die zum Starten eines bestimmten Prozesses erforderlich sind. Sie mĂŒssen relevant und gut strukturiert sein und bei Bedarf eine Konsolidierung unterstĂŒtzen können.
  • Ausgabe. Dies sind die Daten/Ergebnisse, die nach Abschluss eines bestimmten Prozesses erhalten werden. Dies können die Dienstleistungen Ihres Unternehmens oder die von ihm hergestellten Produkte sein. Die Optimierung dieser Komponente wird durch die Entwicklung von QualitĂ€tsstandards und deren Ausrichtung auf die spezifischen Ziele Ihres Unternehmens erreicht.
  • Transformation. Dies sind die Aktionen, die ausgefĂŒhrt werden, um eine Eingabekomponente in eine Ausgabekomponente umzuwandeln. Um sie zu optimieren, mĂŒssen Sie den richtigen Workflow-Typ auswĂ€hlen oder, wenn möglich, mehrere Typen effektiv kombinieren.
  • Stakeholder. Dies sind die Personen, die an der Transformation beteiligt sind – also die Mitarbeiter, Partner, Kunden usw. Ihres Unternehmens. Die Interaktionen und die Kommunikation zwischen ihnen mĂŒssen optimiert, nahtlos und transparent sein.
  • Schritte. Die Schritte bilden die oben erwĂ€hnte Transformation selbst. Im Wesentlichen bedeutet dies, die Transformation in sequenzielle oder synchrone Teilaufgaben aufzuteilen. Die Leistung Ihrer Stakeholder hĂ€ngt von der richtigen Wahl dieser Aufteilung ab.
  • Regeln und Bedingungen. Dies sind zusĂ€tzliche Aspekte, die die Szenarien beeinflussen, an die sich die Beteiligten halten. Sie mĂŒssen klar dokumentiert und frei von Unklarheiten sein.
  • Auslöser. FĂŒr jeden der oben genannten Verwaltungsworkflow Komponenten können Sie eine individuelle Liste von Auslösern einfĂŒhren und bestimmen, unter welchen Bedingungen Eingabedaten verwendet werden, welche Stakeholder beteiligt werden, welche Transformation und ihre Schritte/Regeln ausgewĂ€hlt werden und welche Ergebnisse erzielt werden.

Die Hauptkomponenten sind klar, aber sie wirken ziemlich unzusammenhĂ€ngend, nicht wahr? Eine natĂŒrliche Möglichkeit, sie zu vereinen, wĂ€re die EinfĂŒhrung von Lösungen, die sie alle konsolidieren können, wie z. B. Latenode.

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Latenode ist eine Low-Code-Integrationsplattform zur Automatisierung von ArbeitsablĂ€ufen. Mithilfe dieser Plattform können Sie ĂŒber die API Prozesse zwischen beliebigen Tools und Diensten erstellen und optimieren. 

Sie können beispielsweise ein CRM-System, einen E-Mail-Newsletter-Dienst, Business Messenger, ein Projektmanagementsystem, Datenbanken und vieles mehr kombinieren, das in die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens integriert ist. Auf diese Weise vereinfachen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter und fĂŒhren sie reibungslos durch ihre Aufgaben, wobei Sie externe Faktoren berĂŒcksichtigen, die das Endergebnis beeinflussen können. 

Schauen Sie einfach, wie es funktioniert:

Erstellen Sie Szenarien beliebiger KomplexitĂ€t mit beliebigen Auslösern. Das Ergebnis wird in jedem Fall Ihren WĂŒnschen entsprechen – ohne Verzögerungen, Fehler und Inkonsistenzen. Weitere Informationen zu den Funktionen dieses fortschrittlichen Tools finden Sie hier. hier.

Vorteile der Implementierung von Workflow-Management

Wir haben bereits kurz ĂŒber die Vorteile gesprochen, Workflow-Management. In diesem Abschnitt möchten wir sie genauer erlĂ€utern, um zu verstehen, ob fĂŒr Ihr Unternehmen dringender Bedarf besteht.

  • Beschleunigte Bereitstellung von Produkten/Dienstleistungen fĂŒr Verbraucher. Durch optimierte ArbeitsablĂ€ufe erreichen Ihre Dienstleistungen und Produkte die Endverbraucher schneller als je zuvor. 
  • Kostensenkung. Durch die Implementierung von Lösungen zum GeschĂ€ftsprozessmanagement werden die mit Ausfallzeiten verbundenen Risiken verringert. So kommen Ihre Waren/Dienstleistungen frĂŒher auf den Markt als die Ihrer Mitbewerber.
  • Weniger Fehler. Die Anzahl der durch menschliche Faktoren verursachten Fehler kann durch die Dokumentation von GeschĂ€ftsprozessen reduziert werden.
  • Verbesserte QualitĂ€t der von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Dienste/Produkte. Durch die Standardisierung von Arbeitsszenarien können Sie die Vorgehensweisen Ihrer Mitarbeiter optimieren, was sich letztendlich positiv auf die QualitĂ€t Ihrer Produkte/Dienste auswirkt.
  • Erhöhte Zufriedenheit der Stakeholder. Seit Verwaltungsworkflow Durch die Optimierung werden Produkte/Dienstleistungen in der Regel qualitativ hochwertiger und schneller geliefert, außerdem steigt die Zufriedenheit aller am Prozess Beteiligten – sowohl der Endverbraucher als auch der Mitarbeiter/Partner des Unternehmens, die sich weniger hĂ€ufig mit routinemĂ€ĂŸigen, sich wiederholenden und ressourcenintensiven Aufgaben befassen mĂŒssen.

Best Practices im Workflow-Management

Aber wie kann man einen Workflow effektiv verwalten – fragen Sie sich vielleicht. Um das zu verstehen, sehen wir uns die Best Practices im Workflow-Management an. Wir haben oben bereits ĂŒber die Bedeutung der Automatisierung gesprochen, die durch die Implementierung spezialisierter Softwarelösungen wie Latenode erreicht werden kann. 

Allerdings ist es auch wichtig, die Grundprinzipien Ihres Workflow-Management-Prozesses einzuhalten:

  • Analysieren Sie stĂ€ndig die ProduktivitĂ€t und Effizienz der Arbeitsprozesse und bewerten Sie die Anzahl der darin enthaltenen Fehler und deren Bedeutung.
  • Beheben Sie identifizierte LĂŒcken, sobald diese entdeckt werden, und ĂŒberprĂŒfen Sie zuvor eingefĂŒhrte Vorgehensweisen und Tools.
  • Erweitern Sie die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter und sensibilisieren Sie sie fĂŒr die Praktiken des Arbeitsprozessmanagements;
  • EinfĂŒhrung transparenter und eindeutiger Indikatoren (Metriken) zur Bewertung der Optimierungsmaßnahmen fĂŒr ein effizientes Workflow-Management;
  • Verbessern Sie die QualitĂ€t jeder Komponente in Workflow-Prozessen;
  • Entwickeln Sie Standards, die die QualitĂ€t des Endprodukts/der Enddienstleistung Ihres Unternehmens bestimmen.

Fazit

Wir hoffen, wir haben Ihnen dabei geholfen, festzustellen, wie wichtig Workflow-Management fĂŒr Ihr Unternehmen ist. DarĂŒber hinaus haben wir Erkenntnisse bereitgestellt, die Sie als Ausgangspunkt zur Optimierung Ihrer GeschĂ€ftsablĂ€ufe nutzen können. 

Es gibt einen Teil der ...

Gleichzeitig können Sie mit der EinfĂŒhrung der Latenode-App, einem der besten Workflow-Systeme ĂŒberhaupt, noch schneller bessere Ergebnisse erzielen. Mit seinen leistungsstarken Visualisierungsfunktionen (dies ist eine No-Code-Lösung), der einfachen Integration und der automatischen Fehlerbehandlung gewĂ€hrleistet dieses Tool fĂŒr das Prozess-Workflow-Management eine nahtlose Interaktion zwischen den Diensten und Anwendungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter zur AusfĂŒhrung ihrer regulĂ€ren Aufgaben verwenden. Registrieren Sie sich bei Latenode und erhalten Sie die Möglichkeit, die Vorteile dieses Workflow-Systems kostenlos zu erleben.

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FAQ

Was ist Workflow-Management?

Workflow- und Prozessmanagement ist eine Reihe von Regeln, Best Practices und AnsĂ€tzen zur Lösung typischer Probleme, mit denen die meisten Organisationen konfrontiert sind, wie z. B. das Auftreten von Fehlern bei ArbeitsablĂ€ufen, unzureichende TeamproduktivitĂ€t und hohe Kosten fĂŒr die Erledigung von Arbeitsaufgaben. Workflows verwalten Um dies effektiv zu erreichen, sollten Sie die EinfĂŒhrung von Automatisierungstools, die Implementierung von Leistungsmesswerten und QualitĂ€tsstandards sowie eine kontinuierliche Verbesserung und Optimierung auf der Grundlage der daraus resultierenden Analysen in Betracht ziehen.

Was sind die beiden Haupttypen eines Workflow-Prozesses?

Die beiden Haupttypen einer Workflow-Prozess sind parallel (wobei Teammitglieder ihre Aufgaben synchron zueinander erledigen können) und sequenziell (wobei keines der Teammitglieder mit der Arbeit beginnen kann, bis die vorherige Phase abgeschlossen ist).

Was ist ein Workflow-Management-System?

A Workflow-Management-System ist eine digitale Lösung, die darauf abzielt, bestimmte GeschÀftsvorgÀnge zu automatisieren und die an diesen VorgÀngen beteiligten Daten und Ressourcen zu konsolidieren. Wenn Sie die Implementierung eines solchen Systems in Ihre IT-Infrastruktur in ErwÀgung ziehen, sehen Sie sich bitte die Latenode-Anwendung an.

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Radzivon Alkhovik
Low-Code-Automatisierungs-Enthusiast
May 2, 2024
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