Kundentermine per WhatsApp planen, mit Cal.com synchronisieren und per SMS erinnern
Dieses automatisierte WhatsApp-Buchungssystem richtet sich an Solo-Unternehmer, Berater, Coaches, Kliniken und jedes Unternehmen, das Kundentermine verwaltet.
Es nutzt einen konversationellen KI-Assistenten, integriert sich mit Cal.com zur Verfügbarkeitsprüfung und sendet SMS-Erinnerungen an Kunden – ohne Live-Agenten. Der Workflow erfasst eingehende WhatsApp-Nachrichten, sammelt Buchungsdetails, legt neue Prospect-Datensätze an, plant Termine in Cal.com und sendet automatische SMS-Erinnerungen für anstehende Sitzungen.
Wie Latenode Zeit und Kosten schätzt
Latenode berechnet die Workflow-Laufzeit in CPU-Sekunden. Die ersten 10.000 CPU-Sekunden sind jeden Monat kostenlos, danach gilt die Pay-as-you-go-Preisgestaltung pro CPU-Sekunde. Plug-and-Play (PnP) AI-Knoten werden separat abgerechnet — jedes PnP-Token kostet 1 USD, pay-as-you-go zum Herstellerpreis plus einer kleinen Bearbeitungsgebühr, ohne erforderliche API-Schlüssel.
Vollständige Preise — So funktionieren CPU-Sekunden →Workflow-Vorschau
Was diese Vorlage macht
- Erfasst eingehende WhatsApp-Nachrichten und sammelt Buchungsdetails von Benutzern
- Integriert sich mit Cal.com zur Verfügbarkeitsprüfung und Terminplanung
- Sendet automatische SMS-Erinnerungen an Kunden vor anstehenden Sitzungen
- Legt neue Prospect-Datensätze in einer verbundenen Google-Sheets-Tabelle an
- Nutzt einen GPT-4-Assistenten für konversationelle Interaktionen mit Benutzern
So funktioniert es
Eingehende WhatsApp-Nachrichten erfassen
Das System lauscht auf neue Nachrichten am WhatsApp-Webhook und erfasst eingehende Anfragen von Kunden.
Bestätigen vs. Chat-Flow
Das System prüft, ob die eingehende Nachricht das Wort 'confirm' enthält, um zu bestimmen, ob der Benutzer eine Buchung bestätigt oder ein neues Gespräch beginnt.
KI-Buchungsassistenten aktivieren
Bei einer neuen Buchungsanfrage sammelt der konversationelle KI-Assistent die nötigen Details wie Name, E-Mail und gewünschte Dienstleistung.
Verfügbare Zeitfenster abrufen
Das System prüft über die Cal.com-API die Verfügbarkeit von Terminzeiten und präsentiert dem Benutzer freie Slots.
Neuen Prospect anlegen
Die Benutzerdetails werden als neuer Prospect in einer Google-Tabelle protokolliert, um eingehende Buchungsanfragen zu dokumentieren.
Prospect mit Buchung aktualisieren
Sobald der Benutzer ein Zeitfenster wählt, wird der Prospect-Datensatz mit den bestätigten Buchungsdetails aktualisiert.
Buchung planen
Der gewählte Termin wird im Cal.com-Kalendersystem angelegt.
Buchungsbestätigung senden
Dem Benutzer wird eine WhatsApp-Nachricht mit den Details des gebuchten Termins gesendet.
Anstehende Termine prüfen
Eine wiederkehrende Aufgabe wird ausgelöst, um Termine zu prüfen, die innerhalb der nächsten 2 Stunden stattfinden.
Anstehende Termine abrufen
Das System lädt die anstehenden Termine aus der Google-Tabelle.
Termine innerhalb von 2 Stunden filtern
Das System verarbeitet nur Termine, die innerhalb der nächsten 2 Stunden stattfinden.
SMS-Erinnerung senden
Für jeden anstehenden Termin wird eine SMS-Erinnerung an den Kunden gesendet.
SMS als gesendet markieren
Der Prospect-Datensatz wird aktualisiert, um anzuzeigen, dass die SMS-Erinnerung erfolgreich gesendet wurde.
Einrichtungsanleitung
WhatsApp-Integration hinzufügen
1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'WhatsApp Personal Account' hinzu und geben Sie Ihre WhatsApp Business API-Anmeldedaten ein. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'WhatsApp Trigger'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn zum Lauschen auf eingehende WhatsApp-Nachrichten.
Cal.com-Integration verbinden
1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'Cal.com' hinzu und geben Sie Ihren Cal.com-API-Token ein. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'Cal.com'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn zum Abrufen verfügbarer Zeitfenster und Erstellen neuer Buchungen.
OpenAI-GPT-4-Integration einrichten
1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'OpenAI GPT Assistants' hinzu und geben Sie Ihren OpenAI-API-Schlüssel ein. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'OpenAI GPT Chat Model'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn für den konversationellen Buchungsflow.
Google-Sheets-Integration konfigurieren
1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'Google Sheets' hinzu und autorisieren Sie Latenode für den Zugriff. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'Google Sheets'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn zum Anlegen neuer Prospect-Datensätze und Aktualisieren von Buchungsdetails.
SMS-Versand einrichten
1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'SMS API' hinzu und geben Sie Ihre SMS77-API-Anmeldedaten ein. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'SMS77'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn zum Senden von SMS-Erinnerungen für anstehende Termine.
Anforderungen
FAQ