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Kundentermine per WhatsApp planen, mit Cal.com synchronisieren und per SMS erinnern

Dieses automatisierte WhatsApp-Buchungssystem richtet sich an Solo-Unternehmer, Berater, Coaches, Kliniken und jedes Unternehmen, das Kundentermine verwaltet.

Es nutzt einen konversationellen KI-Assistenten, integriert sich mit Cal.com zur Verfügbarkeitsprüfung und sendet SMS-Erinnerungen an Kunden – ohne Live-Agenten. Der Workflow erfasst eingehende WhatsApp-Nachrichten, sammelt Buchungsdetails, legt neue Prospect-Datensätze an, plant Termine in Cal.com und sendet automatische SMS-Erinnerungen für anstehende Sitzungen.

Aktualisiert Jul 1, 2026Geschätzte Laufzeit: 38sGeschätzte Kosten: $0.0024

Latenode berechnet die Workflow-Laufzeit in CPU-Sekunden. Die ersten 10.000 CPU-Sekunden sind jeden Monat kostenlos, danach gilt die Pay-as-you-go-Preisgestaltung pro CPU-Sekunde. Plug-and-Play (PnP) AI-Knoten werden separat abgerechnet — jedes PnP-Token kostet 1 USD, pay-as-you-go zum Herstellerpreis plus einer kleinen Bearbeitungsgebühr, ohne erforderliche API-Schlüssel.

Vollständige Preise — So funktionieren CPU-Sekunden →

AI agents & chatbots

Workflow-Vorschau

Was diese Vorlage macht

Erfasst eingehende WhatsApp-Nachrichten und sammelt Buchungsdetails von Benutzern
Integriert sich mit Cal.com zur Verfügbarkeitsprüfung und Terminplanung
Sendet automatische SMS-Erinnerungen an Kunden vor anstehenden Sitzungen
Legt neue Prospect-Datensätze in einer verbundenen Google-Sheets-Tabelle an
Nutzt einen GPT-4-Assistenten für konversationelle Interaktionen mit Benutzern

So funktioniert es

Trigger

Eingehende WhatsApp-Nachrichten erfassen

Das System lauscht auf neue Nachrichten am WhatsApp-Webhook und erfasst eingehende Anfragen von Kunden.

Logik

Bestätigen vs. Chat-Flow

Das System prüft, ob die eingehende Nachricht das Wort 'confirm' enthält, um zu bestimmen, ob der Benutzer eine Buchung bestätigt oder ein neues Gespräch beginnt.

KI-Buchungsassistenten aktivieren

Bei einer neuen Buchungsanfrage sammelt der konversationelle KI-Assistent die nötigen Details wie Name, E-Mail und gewünschte Dienstleistung.

Aktion

Verfügbare Zeitfenster abrufen

Das System prüft über die Cal.com-API die Verfügbarkeit von Terminzeiten und präsentiert dem Benutzer freie Slots.

Aktion

Neuen Prospect anlegen

Die Benutzerdetails werden als neuer Prospect in einer Google-Tabelle protokolliert, um eingehende Buchungsanfragen zu dokumentieren.

Aktion

Prospect mit Buchung aktualisieren

Sobald der Benutzer ein Zeitfenster wählt, wird der Prospect-Datensatz mit den bestätigten Buchungsdetails aktualisiert.

Aktion

Buchung planen

Der gewählte Termin wird im Cal.com-Kalendersystem angelegt.

Aktion

Buchungsbestätigung senden

Dem Benutzer wird eine WhatsApp-Nachricht mit den Details des gebuchten Termins gesendet.

Trigger

Anstehende Termine prüfen

Eine wiederkehrende Aufgabe wird ausgelöst, um Termine zu prüfen, die innerhalb der nächsten 2 Stunden stattfinden.

Aktion

Anstehende Termine abrufen

Das System lädt die anstehenden Termine aus der Google-Tabelle.

Logik

Termine innerhalb von 2 Stunden filtern

Das System verarbeitet nur Termine, die innerhalb der nächsten 2 Stunden stattfinden.

Aktion

SMS-Erinnerung senden

Für jeden anstehenden Termin wird eine SMS-Erinnerung an den Kunden gesendet.

Aktion

SMS als gesendet markieren

Der Prospect-Datensatz wird aktualisiert, um anzuzeigen, dass die SMS-Erinnerung erfolgreich gesendet wurde.

Einrichtungsanleitung

WhatsApp-Integration hinzufügen

1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'WhatsApp Personal Account' hinzu und geben Sie Ihre WhatsApp Business API-Anmeldedaten ein. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'WhatsApp Trigger'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn zum Lauschen auf eingehende WhatsApp-Nachrichten.

Cal.com-Integration verbinden

1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'Cal.com' hinzu und geben Sie Ihren Cal.com-API-Token ein. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'Cal.com'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn zum Abrufen verfügbarer Zeitfenster und Erstellen neuer Buchungen.

OpenAI-GPT-4-Integration einrichten

1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'OpenAI GPT Assistants' hinzu und geben Sie Ihren OpenAI-API-Schlüssel ein. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'OpenAI GPT Chat Model'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn für den konversationellen Buchungsflow.

Google-Sheets-Integration konfigurieren

1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'Google Sheets' hinzu und autorisieren Sie Latenode für den Zugriff. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'Google Sheets'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn zum Anlegen neuer Prospect-Datensätze und Aktualisieren von Buchungsdetails.

SMS-Versand einrichten

1. Fügen Sie im Latenode-Anmeldeinformationsbereich eine neue Anmeldeinformation für 'SMS API' hinzu und geben Sie Ihre SMS77-API-Anmeldedaten ein. 2. Fügen Sie im Latenode-Visuellen Builder einen 'SMS77'-Knoten hinzu und konfigurieren Sie ihn zum Senden von SMS-Erinnerungen für anstehende Termine.

Anforderungen

WhatsApp Business API-Konto verbinden, um Zwei-Wege-Nachrichten mit Kunden zu ermöglichen

Cal.com-Konto integrieren, um Terminplanung und Verfügbarkeit zu verwalten

OpenAI-API-Schlüssel erhalten, um den GPT-4-Assistenten für konversationelle Interaktionen zu nutzen

Apify-Konto und Crawler einrichten, um eingehende WhatsApp-Nachrichten und Buchungsanfragen zu verarbeiten

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Vorlage

Jeder Durchlauf verbraucht Credits Ihres Latenode-Plans. Wir berechnen die Verarbeitungszeit (1 Credit = 30 Sekunden). Ihre tatsächlichen Kosten hängen von Ihrem Plan und der Dauer des Durchlaufs ab. Siehe See pricing plans für Pläne und Informationen zur Funktionsweise von Credits.

Support kontaktieren →

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