So automatisieren Sie die Datenhaltung in Airtable aus Google Drive-Updates mit Latenode

Automatisieren der Datenhaltung in Airtable aus Google Drive-Updates

Möchten Sie Ihre Datenhaltung in Airtable vereinfachen, indem Sie Updates von Google Drive automatisieren? In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in Latenode ein Szenario erstellen, das eine angegebene Airtable-Tabelle automatisch aktualisiert, wenn ein neues Dokument hinzugefügt oder ein vorhandenes Dokument in Google Drive geändert wird. Folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Daten mühelos zu verwalten.

Schritt 1: Ein neues Szenario erstellen

Erstellen Sie zunächst ein neues Szenario in Latenode. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein neues Szenario hinzuzufügen, und geben Sie ihm einen geeigneten Namen, damit Sie den Überblick behalten. Speichern Sie Ihre Änderungen sofort, damit Ihr Fortschritt nicht verloren geht. Der erste Knoten, den Sie hinzufügen, ist ein Triggerknoten, der das Szenario initiiert.

Schritt 2: Hinzufügen des Triggerknotens

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Knoten hinzufügen“ und wählen Sie die Registerkarte „Trigger“. Wählen Sie die entsprechende Gruppe und den Knoten aus, der Ihren Kriterien entspricht. Damit der Knoten funktioniert, müssen Sie ihn autorisieren. Erstellen Sie eine neue Autorisierung, indem Sie den erforderlichen Dienst auswählen. In diesem Fall ist es Google. Verwenden Sie ein vorhandenes Google-Konto, um der Latenode-Plattform alle erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.

Nach der Autorisierung erscheinen weitere Felder zum Einrichten des Knotens. Wählen Sie einfach „Mein Laufwerk“ aus und klicken Sie auf „Speichern“. Nachdem der Triggerknoten hinzugefügt wurde, ist es an der Zeit, einen Aktionsknoten einzubinden, um nach einem Ereignis die gewünschte Aktion auszuführen.

Schritt 3: Hinzufügen eines Aktionsknotens

Klicken Sie auf den rechten Verbindungspunkt des Triggerknotens und wählen Sie die entsprechende Gruppe aus, in unserem Fall Airtable. Wählen Sie den Knoten „Einzelnen Datensatz erstellen“. Dieser Knoten benötigt ebenfalls eine Verbindung. Erstellen Sie eine neue Verbindung, indem Sie die Autorisierungsmethode auswählen und im Popup-Fenster die Basis hinzufügen und den Zugriff bestätigen.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden zusätzliche Felder zum Einrichten des Knotens angezeigt. Sie können die spezifische Basis und Tabelle auswählen, in der die Datensätze aktualisiert werden müssen. Speichern Sie diese Änderungen und sehen Sie sich Ihre Airtable-Tabelle genauer an. Hier ist eine Beispieltabelle mit Spalten für Name, Benutzer, Datum und Kommentar.

Schritt 4: Konfigurieren des Aktionsknotens

Kehren Sie als Nächstes zur Latenode-Plattform zurück, um die entsprechenden Werte hinzuzufügen, die vom Triggerknoten bereitgestellt werden. Wählen Sie diese Werte im Hilfsfenster aus, das derzeit leer ist, da der Triggerknoten noch nicht ausgeführt wurde. Führen Sie den Triggerknoten einmal aus und warten Sie, bis das Szenario ausgeführt wird. Überprüfen Sie die Ausgabedaten des Triggerknotens auf Informationen zur Datei, einschließlich ihres Namens, des Benutzers, der die Änderungen vorgenommen hat, und des Änderungsdatums.

Versuchen Sie, diese Werte dem Aktionsknoten hinzuzufügen. Klicken Sie im Hilfsfenster auf das Feld Name, wo Sie alle vom Triggerknoten ausgegebenen Daten sehen. Fügen Sie den Dokumentnamen, den Benutzernamen, das Änderungsdatum und einen optionalen Kommentar wie die Dokumentkennung hinzu. Speichern Sie Ihre Änderungen und führen Sie das Szenario noch einmal aus, um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert.

Schritt 5: Testen und Bereitstellen des Szenarios

Ändern Sie ein Dokument erneut und warten Sie, bis das Szenario ausgeführt wird. Wenn das Szenario erfolgreich ausgeführt wurde, sollte der Airtable-Knoten das Hinzufügen neuer Datensätze bestätigen. Überprüfen Sie Ihre Airtable-Tabelle, um festzustellen, ob die Benutzer- und Dokumentdetails wie erwartet aktualisiert wurden. Um das Szenario nicht jedes Mal manuell ausführen zu müssen, stellen Sie es bereit, indem Sie auf die Schaltfläche „Bereitstellen“ klicken. Dadurch wird die automatische Ausführung aktiviert, wenn ein Dokument in Google Drive geändert wird.

Schritt 6: Bedingungen hinzufügen

Was ist, wenn Sie nur Änderungen an bestimmten Dokumenten verfolgen müssen? Fügen wir dem Szenario eine Bedingung hinzu. Öffnen Sie das Fenster mit den Verbindungseinstellungen zwischen den Knoten und fügen Sie eine Bedingung hinzu, z. B. die Überprüfung, ob der Dokumentname „Doc“ lautet. Das Szenario wird dann nur ausgeführt, wenn die Bedingung erfüllt ist. Speichern Sie diese Änderungen, stellen Sie das Szenario erneut bereit und testen Sie es, indem Sie das Dokument „Doc“ ändern.

Versuchen Sie, ein anderes Dokument zu bearbeiten, das die Bedingung nicht erfüllt. Sie sollten sehen, dass der Airtable-Tabelle keine neuen Zeilen hinzugefügt werden. Um dies zu überprüfen, prüfen Sie den Ausführungsverlauf Ihrer Szenarien in der Verlaufstabelle. Sie werden feststellen, dass nur der erste Knoten ausgeführt wurde, da die Bedingung für das bearbeitete Dokument, dessen Name nicht mit „Doc“ übereinstimmte, falsch war.

Schlussfolgerung

In nur wenigen Schritten haben Sie ein Szenario erstellt, das die Datenhaltung automatisiert, indem es auf Änderungen in Google Drive reagiert und eine Airtable-Tabelle entsprechend aktualisiert. Dieses Beispiel zeigt die Flexibilität von Latenode bei der einfachen Handhabung komplexer Automatisierung. Melden Sie sich noch heute bei Latenode an, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist, und beginnen Sie mit der Erstellung von Automatisierungen, die Ihnen Zeit und Geld sparen.