Crear archivos PDF es fácil tanto en ordenador como en móvil. A continuación, le mostramos cómo:
- En ordenador (Windows/Mac): Use herramientas integradas como «Guardar como PDF» en Microsoft Word o la función «Imprimir en PDF» disponible en ambas plataformas.
- En móvil (iPhone/Android): Convierta páginas web o documentos en PDF con aplicaciones como Safari, Google Drive o Notas.
- Herramientas online: Plataformas como Google Docs o CloudConvert le permiten crear PDF sin instalar software adicional.
- Automatice con Latenode: Ahorre tiempo configurando flujos que generen PDF automáticamente, ideal para tareas de gran volumen.
Los PDF conservan el formato, son compatibles de forma universal y ofrecen funciones de seguridad como la protección con contraseña. Tanto si guarda una receta, comparte un contrato o automatiza tareas, estos métodos lo hacen sencillo. Siga leyendo para consultar guías paso a paso para cada plataforma.
Cómo crear un PDF en Google Docs
Cómo crear un PDF en ordenador
Crear un PDF en un ordenador es sencillo, ya que tanto Windows como macOS incluyen herramientas integradas para generar PDF. Tanto si trabaja con documentos, páginas web o imágenes, su ordenador tiene todo lo que necesita.
Usar Microsoft Word
Microsoft Word ofrece una forma intuitiva de convertir documentos en PDF, con flexibilidad tanto para usuarios de Windows como de Mac.
Para usuarios de Windows, convertir un documento de Word en PDF es muy sencillo con la función Guardar como. Abra su documento, vaya a Archivo > Guardar como y elija una ubicación para guardar el archivo. En el menú desplegable «Guardar como tipo», seleccione «PDF (*.pdf)» [2]. Puede elegir entre «Estándar» para una mayor calidad o «Tamaño mínimo» para un archivo más pequeño [2].
Antes de guardar, haga clic en «Opciones» para personalizar su PDF. Esto le permite definir intervalos de páginas, incluir o excluir comentarios y ajustar otros parámetros según sus necesidades [2]. Resulta especialmente útil para documentos empresariales en los que podría querer eliminar notas internas antes de compartirlos.
Los usuarios de Mac pueden seguir un proceso similar. Vaya a Archivo > Guardar como, introduzca un nuevo nombre de archivo y seleccione «PDF» en «Formato de archivo» [3]. A continuación, haga clic en «Exportar» para crear su PDF [3].
Si utiliza Word Online, exportar a PDF es igual de sencillo. Vaya a Archivo > Exportar y seleccione «Descargar como PDF» para obtener una versión limpia o «Descargar como PDF con comentarios» para incluir comentarios [1]. Una vez descargado, el PDF aparecerá en la carpeta de descargas de su navegador [1].
A continuación, veamos cómo macOS simplifica la creación de PDF con su función de impresión.
Usar Imprimir en PDF en Mac
macOS ofrece una versátil función de Imprimir en PDF que funciona con prácticamente cualquier documento, página web o archivo compatible con la impresión. Esto simplifica la creación de PDF en distintas aplicaciones.
Para usar esta función, abra el archivo que desea convertir y vaya a Archivo > Imprimir. En el cuadro de diálogo de impresión, haga clic en el botón PDF de la esquina inferior izquierda y seleccione «Guardar como PDF» en el menú desplegable. Después podrá asignar un nombre al archivo y añadir metadatos, incluidas etiquetas, título, autor y palabras clave, para mantener su PDF organizado y permitir búsquedas.
Para mayor seguridad, haga clic en «Opciones de seguridad» para establecer una contraseña antes de guardar. Así se asegura de que su documento permanezca privado sin necesidad de software adicional.
Si utiliza Safari y quiere guardar una página web, hay un método aún más rápido. Simplemente vaya a Archivo > Exportar como PDF, y se guardará la página completa con su diseño original intacto [4].
Ahora, veamos cómo los usuarios de Windows pueden aprovechar funciones similares.
Usar Imprimir en PDF en Windows
Windows 10 y 11 incluyen el controlador Microsoft Print to PDF, que permite convertir fácilmente cualquier contenido imprimible en PDF. Esta función funciona bien tanto para archivos individuales como desde aplicaciones.
Para archivos individuales, use el método de clic derecho. Haga clic derecho en el archivo, seleccione «Imprimir», elija «Microsoft Print to PDF» como impresora y vuelva a hacer clic en «Imprimir». A continuación, se le pedirá que elija una ubicación para guardar el archivo.
Para aplicaciones, abra el archivo en cualquier programa compatible con la impresión, como Word, Excel, PowerPoint o un navegador web. Haga clic en «Imprimir», seleccione «Microsoft Print to PDF» como impresora y guarde el archivo en la ubicación que prefiera.
Si no ve la opción Microsoft Print to PDF, es posible que deba activarla. Busque «Activar o desactivar las características de Windows» en el menú Inicio, marque la casilla de «Microsoft Print to PDF» y reinicie el ordenador.
Si el problema persiste, puede añadir la impresora manualmente. Vaya a Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres, haga clic en «Agregar una impresora» y seleccione «La impresora que quiero no está en la lista». Desde ahí, elija «Agregar una impresora local o de red con configuración manual», seleccione «FILE: (Imprimir en archivo)» como puerto y configure «Microsoft Print to PDF» como controlador.
Estos métodos garantizan que tanto los usuarios de Mac como de Windows puedan crear PDF fácilmente, independientemente del tipo de archivo o la aplicación.
Cómo crear un PDF en móvil
Los dispositivos móviles han hecho que la creación de PDF sea increíblemente cómoda, transformando una tarea que antes se limitaba al ordenador en algo que puede hacer donde quiera que esté. Tanto los usuarios de iPhone como de Android tienen acceso a herramientas integradas que simplifican la conversión de documentos, páginas web e incluso materiales escaneados en PDF.
Usar Safari en iPhone
Safari facilita la conversión de cualquier página web en PDF, lo que resulta perfecto para guardar contenido y consultarlo sin conexión.
Para crear un PDF desde una página web, abra la página en Safari y toque el icono Compartir en la parte inferior de la pantalla. En la hoja para compartir, toque «Opciones» y seleccione «PDF» como formato. Esto generará un PDF que conserva el diseño y formato originales de la página web.
Cuando el PDF esté listo, toque «Guardar en Archivos» para almacenarlo en su iPhone. Puede elegir una ubicación dentro de la app Archivos y asignar al archivo un nombre claro para encontrarlo fácilmente más adelante. Este método es ideal para archivar páginas web completas o crear referencias sin conexión [5].
No se requieren aplicaciones ni suscripciones adicionales, y los PDF guardados seguirán siendo accesibles incluso sin conexión a internet.
Usar la app Notas o Archivos en iPhone
Las apps Notas y Archivos del iPhone ofrecen más flexibilidad para crear PDF, tanto si trabaja con documentos existentes como si escanea materiales físicos.
Crear PDF desde Notas o Archivos es sencillo mediante la función de impresión. Abra la app Notas y seleccione la nota que desea convertir, o localice el documento en la app Archivos. Toque el botón Compartir y desplácese hacia abajo para seleccionar «Imprimir» [7]. En la pantalla Opciones de impresión, haga un gesto de ampliar con dos dedos sobre la vista previa para crear un PDF. A continuación, toque de nuevo el botón Compartir en la esquina superior derecha para guardar el PDF en Archivos, enviarlo por correo electrónico o compartirlo mediante otra app [7].
Escanear documentos en PDF es otra función útil disponible en la app Notas. Empiece creando una nota nueva y tocando el icono de la cámara; después, seleccione «Escanear documentos» [6]. La app detectará automáticamente los bordes del documento y realizará un escaneo nítido, aunque podrá ajustarlo manualmente si es necesario. Después de escanearlo, guarde el archivo, abra el PDF resultante, toque el icono de menú de tres puntos y elija «Enviar una copia» para compartir o guardar el PDF mediante Mail o Imprimir [6].
Usar Google Drive en Android
Los usuarios de Android pueden recurrir a Google Drive para crear PDF fácilmente, especialmente desde Google Docs. Este método se integra sin problemas con el sistema de archivos de Android y el conjunto de herramientas de Google.
Para convertir un documento en PDF, abra la app Google Docs y vaya al archivo que desea convertir. Toque los tres puntos (icono de menú) en la esquina superior derecha y, a continuación, seleccione «Compartir y exportar» en el menú. Elija «Guardar como PDF» y el documento se descargará automáticamente como PDF en su dispositivo [8].
Este enfoque funciona bien para conservar el formato, las imágenes y el diseño de documentos creados o editados en Google Docs. El PDF aparecerá en la carpeta Descargas de su dispositivo, listo para compartirse, cargarse al almacenamiento en la nube o abrirse con otras apps.
Estos métodos móviles para crear PDF complementan las soluciones tradicionales para ordenador y online, que se abordan en la siguiente sección.
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Cómo crear PDF con herramientas online
Crear PDF nunca ha sido tan fácil gracias a diversas herramientas online que eliminan la necesidad de software adicional. Estas soluciones pueden gestionar tareas que van desde exportar archivos en Google Docs hasta convertir otros formatos en PDF mediante conversores basados en la web.
Usar Google Docs
Google Docs ofrece una forma sencilla de guardar documentos como PDF. Abra su archivo en Google Docs y, a continuación, vaya a Archivo > Descargar > Documento PDF (.pdf) para guardarlo directamente como PDF. Como alternativa, puede elegir Archivo > Imprimir en navegadores como Chrome o Safari, y seleccionar la opción «Guardar como PDF» (o «Exportar como PDF») antes de guardar. Para quienes necesiten convertir archivos en formatos que Google Docs no admite, herramientas externas como CloudConvert pueden resultar útiles.
Usar CloudConvert
CloudConvert es una herramienta versátil de conversión de archivos compatible con una amplia variedad de formatos. Tanto si trabaja con un solo archivo como con varios, el proceso es sencillo:
- Elija el tipo de archivo de origen y establezca PDF como formato de salida.
- Haga clic en Seleccionar archivo para cargar su documento y, después, en Convertir.
- Cuando finalice la conversión, previsualice el archivo y haga clic en Descargar para guardarlo. Si trabaja con varios archivos, use Descargar todo para recibir un archivo ZIP con sus PDF convertidos.
Esta herramienta simplifica el proceso y facilita la generación de PDF desde casi cualquier tipo de archivo.
Automatizar flujos de PDF con Latenode
Para quienes buscan optimizar las conversiones de PDF, Latenode ofrece potentes capacidades de automatización. Al integrar CloudConvert con sus herramientas empresariales actuales, puede configurar flujos para gestionar automáticamente las conversiones de archivos. Por ejemplo, podría crear un proceso en el que los archivos adjuntos de correo electrónico se envíen a CloudConvert para su conversión y después se guarden en Google Drive. Otro ejemplo podría consistir en que Dropbox envíe archivos a CloudConvert y se envíen notificaciones a su equipo mediante Slack cuando los PDF estén listos. Con Latenode, estas tareas se ejecutan sin problemas en segundo plano, ahorrándole tiempo y esfuerzo mientras mantiene sus flujos eficientes y organizados.
Automatizar la creación de PDF con Latenode
Crear PDF manualmente puede ser una tarea lenta, especialmente cuando se gestionan varios documentos. Latenode simplifica este proceso al automatizar la generación de PDF y conectar sus aplicaciones y servicios de forma fluida para realizar el trabajo sin intervención manual constante.
Flujos de conversión automatizados
Con Latenode, puede establecer flujos que conviertan automáticamente archivos en PDF cada vez que lleguen nuevos datos o documentos, ahorrando tiempo y esfuerzo. La plataforma se integra con herramientas como PDF.co y PDFMonkey para gestionar tareas como la conversión de archivos, la extracción de datos y la creación de documentos.
Por ejemplo, integrar PDF.co con Latenode es sencillo: introduzca su clave API, seleccione acciones como «PDF a texto» o «Combinar PDF» y configure los parámetros necesarios. Del mismo modo, al usar PDFMonkey, simplemente añada el nodo PDFMonkey, autentíquese con su clave API, elija «Generar PDF» y asigne los datos requeridos desde las aplicaciones conectadas.
Estos son algunos ejemplos de cómo Latenode puede automatizar flujos de PDF:
- Airtable a PDFMonkey: Genere automáticamente facturas con PDFMonkey cada vez que aparezcan nuevos registros de ventas en Airtable. Latenode garantiza que los PDF se almacenen directamente en los campos de archivos adjuntos de Airtable.
- Automatización de negocios de HubSpot: Cuando un negocio de HubSpot alcanza la etapa «Cerrado ganado», Latenode activa PDFMonkey para crear contratos utilizando la información del negocio y adjunta los documentos a los registros relevantes de HubSpot.
- Informes de Google Sheets: Automatice la generación semanal de informes a partir de datos de Google Sheets. Latenode programa el proceso, convierte los datos en PDF mediante PDFMonkey y gestiona la distribución por correo electrónico.
Una vez automatizado el proceso de conversión, puede mejorarlo aún más con herramientas basadas en IA para categorizar y dirigir documentos, proporcionando un enfoque más optimizado de la gestión documental.
Gestión documental con IA
Latenode va más allá de la conversión básica de archivos al incorporar funciones basadas en IA para un procesamiento y una organización más inteligentes de los documentos. Con acceso a más de 100 modelos de IA bajo una sola suscripción, puede crear flujos que analicen el contenido de los documentos y tomen decisiones en consecuencia.
El procesamiento inteligente de documentos permite crear flujos que analizan PDF entrantes, extraen detalles clave mediante modelos de IA, categorizan archivos automáticamente y los dirigen a los miembros del equipo o ubicaciones de almacenamiento adecuados. Por ejemplo, podría diseñar un flujo que examine archivos adjuntos de correo electrónico, los convierta en PDF si es necesario y los archive en carpetas específicas de Google Drive con convenciones de nombres adecuadas.
La automatización consciente del contenido va un paso más allá al permitir flujos que actúan según el contenido del documento. Por ejemplo:
- Examine contratos para detectar fechas de renovación, establezca recordatorios de calendario automáticamente y cree tareas de seguimiento en herramientas de gestión de proyectos.
- Analice recibos de gastos, extraiga importes y categorías, y actualice hojas de cálculo contables sin esfuerzo manual.
Para necesidades avanzadas, Latenode admite código personalizado y nodos de JavaScript, lo que le permite crear flujos a medida. Esta flexibilidad le permite implementar transformaciones complejas de documentos, aplicar reglas empresariales específicas para la generación de PDF o diseñar flujos de aprobación basados en el análisis del contenido de los documentos.
Con precios basados en capacidad de procesamiento, Latenode hace que estas capacidades avanzadas de automatización sean accesibles. Los planes comienzan en 5 $ al mes por 3.000 ejecuciones y escalan hasta 147 $ mensuales por 1,5 millones de ejecuciones [10].
Conclusión: simplificar la creación de PDF
Crear PDF no tiene por qué ser complicado. Dado que los dispositivos móviles representan más del 55 % de todo el tráfico web y los usuarios pasan una media de cinco horas al día con sus smartphones, contar con herramientas fiables para crear PDF en todas las plataformas es más importante que nunca [13].
Tanto si utiliza la opción «Guardar como» de Microsoft Word, la función de imprimir en PDF en Mac y Windows o el botón Compartir de Safari en iPhone, generar PDF es sencillo y accesible [11]. En dispositivos móviles, los PDF deben optimizarse para ofrecer claridad, navegación sencilla y almacenamiento eficiente mediante resoluciones de imagen reducidas [12].
Sin embargo, para empresas o personas que gestionan grandes volúmenes de documentos, los métodos manuales pueden consumir mucho tiempo rápidamente. De media, los empleados dedican la mitad de su tiempo a tareas repetitivas como crear o actualizar PDF, documentos de Word y hojas de cálculo, con un 10 % adicional dedicado a la entrada manual de datos [15]. Esta ineficiencia pone de relieve el valor de la automatización.
Latenode ofrece una alternativa más inteligente al automatizar todo el proceso de creación de PDF. En lugar de convertir documentos manualmente, puede establecer flujos que gestionen tareas desde la generación hasta la distribución de documentos. Por ejemplo, cuando un negocio de HubSpot alcanza la etapa «Cerrado ganado», Latenode puede activar automáticamente PDFMonkey para generar contratos utilizando los detalles del negocio y adjuntarlos directamente a los registros de HubSpot.
Eficiente y rentable, Latenode cobra según el tiempo de procesamiento: solo 17 $ por 10.000 ejecuciones con 5 nodos. Los usuarios han destacado su asequibilidad y fiabilidad:
«Latenode ha sustituido a Zapier y Make⚡️. Nuestra empresa necesita enviar muchos webhooks cada día, y necesitamos un servicio fiable que sea asequible, y eso es Latenode». - Mike Kirshtein, Fundador y responsable de liderazgo en Audax Group [9][14].
En última instancia, tanto si utiliza herramientas manuales para tareas ocasionales como si decide automatizar con Latenode flujos de gran volumen, la clave es alinear su estrategia de creación de PDF con sus necesidades específicas.
