Creación y automatización de objetos personalizados en HubSpot: posibilidades ilimitadas

HubSpot los objetos personalizados le permiten adaptar su CRM a las necesidades de su empresa. Tanto si gestiona mascotas para una residencia canina como vehículos para un concesionario, los objetos personalizados organizan sus datos más allá de categorías estándar como Contactos o Negocios. También permiten automatizaciones e informes avanzados.

• Principales ventajas:
  • Estructure los datos para que se ajusten a sus flujos.
  • Automatice tareas con operaciones CRUD (Crear, Leer, Actualizar, Eliminar).
  • Intégrelos con herramientas de HubSpot como flujos e informes.
• Primeros pasos:
  • Requiere un plan HubSpot de nivel Enterprise.
  • Planifique cuidadosamente la estructura, el ciclo de vida y las propiedades de su objeto.
  • Realice pruebas exhaustivas antes de utilizarlo.

¿Quiere automatizar flujos? Herramientas como Latenode pueden conectar objetos personalizados con otras plataformas, lo que permite flujos de datos fluidos y automatizaciones avanzadas. ¿Está listo para transformar su CRM? Empiece hoy a planificar sus objetos personalizados.

Curso intensivo de objetos personalizados de HubSpot para principiantes

Antes de empezar

Preparar una base sólida es esencial antes de profundizar en los objetos personalizados de HubSpot. Como explican los desarrolladores de HubSpot:

"Los objetos personalizados son una forma especialmente potente de mantener una empresa sincronizada, automatizar tareas e incluso crear informes sobre datos empresariales" [3].

Plan de HubSpot requerido

Los objetos personalizados solo están disponibles con suscripciones de HubSpot de nivel Enterprise [2]. Para acceder a esta función, necesitará uno de los siguientes planes:

• Marketing Hub Enterprise
• Sales Hub Enterprise
• Service Hub Enterprise
• Operations Hub Enterprise
• Content Hub Enterprise

Antes de continuar, confirme que cuenta con una suscripción Enterprise y los permisos de administrador necesarios.

Planificación de su estructura de datos

Un plan bien diseñado es fundamental para crear objetos personalizados eficaces. Siga estos pasos para garantizar que su estructura de datos se ajuste a las necesidades de su empresa:

• Defina su objetivo principal
  Empiece por documentar el propósito de su objeto personalizado. Este paso ayuda a garantizar que respalde sus objetivos empresariales generales.

• Trace el ciclo de vida del objeto
  Describa cómo funcionará el objeto durante todo su ciclo de vida. Considere etapas clave como:

  • Cuándo y cómo se creará
  • Desencadenantes de cambios de estado
  • Condiciones para archivarlo
  • Cómo interactuarán los distintos equipos con él

• Involucre a las partes interesadas
  Recopile aportaciones de equipos clave como Marketing, Ventas, Atención al Cliente, Desarrollo y Operaciones. Como señalan los desarrolladores de HubSpot:

  "El objetivo de invitar a todas estas personas no es profundizar en los procesos individuales de su equipo ni en el uso del objeto, sino comprender mejor los puntos de contacto de todos los demás con el objeto" [3].

• Organice las propiedades de forma estratégica
  Defina las propiedades de su objeto personalizado usando una jerarquía clara:

  Tipo de propiedad	Descripción	Ejemplo
  Visualización principal	Identificador único y legible para las personas	Número de serie
  Propiedades secundarias	Campos clave	Fabricante, modelo
  Propiedades complementarias	Puntos de datos adicionales	Estado de la garantía, ubicación

  Dedicar tiempo ahora a organizar las propiedades puede evitarle tener que reestructurar o depurar datos más adelante. Como explican los desarrolladores de HubSpot:

  "Realmente no se puede definir la estructura de datos sin comprender el contexto de cómo puede o se utilizará. Hacerlo ahora evitará que tenga que reestructurar, depurar y reformatear datos más adelante debido a un conflicto con la forma en que deben utilizarse, lo que puede ahorrarle mucho tiempo y frustración" [3].

Antes de finalizar su objeto personalizado, compruebe si los objetos de CRM existentes pueden cubrir sus necesidades [1]. Busque posibles solapamientos con objetos estándar y tenga en cuenta las limitaciones, como la imposibilidad de enviar correos electrónicos de marketing masivos a elementos que no sean contactos.

Una vez completada la planificación, estará listo para configurar sus objetos personalizados en HubSpot.

Configuración de objetos personalizados

Una vez que haya definido su estructura de datos, el siguiente paso es crear su objeto personalizado en HubSpot.

Cómo encontrar la configuración de objetos personalizados

Para empezar, vaya a la configuración de objetos personalizados siguiendo estos pasos:

• Haga clic en el icono de configuración (engranaje) de la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, seleccione Objetos.
• Seleccione Objetos personalizados.

Si es la primera vez que configura un objeto personalizado, verá un destacado botón "Crear un objeto personalizado" en el centro de la página. Para objetos adicionales, este botón aparecerá en la esquina superior derecha.

Configuración de los detalles del objeto

Al configurar su objeto personalizado, céntrese en estos aspectos clave:

1. Información básica del objeto
   Empiece por definir los detalles fundamentales:

   • Introduzca los nombres en singular y plural del objeto (por ejemplo, "Coche" y "Coches").
   • Añada una descripción clara que explique el propósito del objeto.
   • Asegúrese de que los nombres se ajusten a las convenciones de nomenclatura de HubSpot para aportar claridad y coherencia.

2. Configuración de propiedades
   Configure las propiedades que definirán los registros de su objeto. A continuación, se muestra un desglose:

   Tipo de propiedad	Propósito	Ejemplo de configuración
   Visualización principal	Identificador único para los registros	Nombre del modelo (texto de una sola línea)
   Visualización secundaria	Detalles de identificación adicionales	Número VIN (texto de una sola línea)
   Otras propiedades	Puntos de datos complementarios	Fecha de fabricación (selector de fecha)

3. Asociaciones de objetos
   Especifique cómo se relacionará su objeto personalizado con otros objetos de HubSpot. Por ejemplo, puede conectarlo con:

   • Contactos
   • Empresas
   • Negocios

Estas asociaciones ayudan a establecer vínculos entre su objeto personalizado y los datos existentes de HubSpot, lo que facilita la gestión y el análisis de las relaciones.

Pruebas de su objeto personalizado

Antes de poner en uso su objeto personalizado, es importante probar su funcionalidad. Siga estos pasos para asegurarse de que todo funciona según lo previsto:

• Cree un registro de prueba con toda la información relevante.
• Confirme que las visualizaciones principal y secundaria aparezcan correctamente.
• Pruebe cómo se asocia el objeto con otros objetos de HubSpot, como Contactos o Empresas.
• Verifique que todas las propiedades personalizadas funcionen según lo previsto.

"Los objetos personalizados crean formas alternativas de almacenar datos, lo que permite a los usuarios ir más allá de los objetos estándar predefinidos de HubSpot y organizar mejor los datos." - Weidert.com [2]

Por ejemplo, podría crear un registro para un coche, asignarle un nombre de modelo único y confirmar que se vincula correctamente con los contactos o negocios asociados.

Una vez que su objeto personalizado esté probado y listo, puede pasar a automatizar flujos para agilizar su uso.

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Creación de automatizaciones con Latenode

Una vez que sus objetos personalizados estén listos en HubSpot, el siguiente paso es darles vida con flujos automatizados mediante Latenode.

Configuración de la conexión entre HubSpot y Latenode

Para empezar a crear automatizaciones, primero debe establecer una conexión segura entre HubSpot y Latenode. A continuación, le explicamos cómo hacerlo:

• Acceda a la configuración de integraciones: Empiece por ir a su panel de Latenode. Localice el conector de HubSpot en la biblioteca de integraciones. Para continuar, necesitará:
  • Su clave API de HubSpot
  • Permisos para los ámbitos de objetos personalizados
  • Acceso de administrador a su portal de HubSpot
• Configuración de autenticación: Introduzca sus credenciales para autenticar la conexión. Una vez verificada, verá una lista de objetos personalizados disponibles.

Con la integración lista, podrá configurar reglas de flujo adaptadas a sus necesidades.

Creación de reglas de flujo

El creador visual de flujos de Latenode hace que la creación de flujos sea sencilla e intuitiva. Sigue una estructura simple:

Estructura básica del flujo

Trigger → Action → Outcome
Example: Trigger (new record) → Action (transform data) → Outcome (update linked records)

Como señaló un usuario:

"Integraciones de automatización ilimitadas sin importar su caso de uso. El nodo generador de código JavaScript con IA es un salvavidas..." [4]

Componentes clave del flujo:

• Desencadenantes: Eventos que inician la automatización, como la creación de un nuevo registro.
• Acciones: Tareas realizadas con los datos, como modificarlos o actualizarlos.
• Condiciones: Lógica que determina la ruta del flujo.
• Transformaciones: Pasos para dar formato o procesar los datos según necesidades específicas.

Con estos elementos, puede crear flujos que no solo automaticen tareas, sino que también conecten sus objetos personalizados con otras herramientas para lograr un flujo de datos uniforme.

Conexión de herramientas externas

Para ampliar las capacidades de sus flujos, intégrelos con herramientas externas. Esto permite crear soluciones de automatización integrales. Como compartió Wael Esmair:

"¡Latenode es un producto sumamente impresionante! La compatibilidad de Latenode con código personalizado nos ha permitido adaptar soluciones de automatización con precisión a nuestras necesidades y a las de nuestros clientes." [4]

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo puede estructurar su integración:

Consejos para una integración exitosa:

• Pruebe los flujos en un entorno sandbox para asegurarse de que funcionen según lo previsto.
• Supervise el rendimiento periódicamente para identificar y resolver posibles problemas.
• Configure notificaciones de errores para mantenerse informado de cualquier fallo.
• Documente la lógica de sus flujos para futuras consultas y resolución de problemas.

Como destacó otro usuario:

"La interfaz intuitiva de Latenode es adecuada tanto para principiantes como para expertos." [4]

Gestión de integraciones complejas

A medida que las integraciones de objetos personalizados se vuelven más complejas, gestionar las conexiones entre múltiples sistemas resulta esencial. Esta sección describe estrategias para escalar, mantener y optimizar integraciones, con especial atención a cómo Latenode puede simplificar estos procesos.

Automatización entre plataformas

El creador visual de Latenode es una potente herramienta para crear automatizaciones fluidas. Le permite abordar desafíos clave como la consistencia de los datos, la resolución de errores y los flujos de datos eficientes.

• Defina una propiedad clara de los datos
  Asigne un sistema como fuente principal para cada objeto personalizado. Esto evita conflictos de datos y garantiza que las actualizaciones se mantengan coherentes en todos los sistemas.
• Implemente la gestión de errores
  Utilice el historial de ejecuciones de Latenode para supervisar y solucionar errores eficazmente. La rápida identificación de problemas minimiza el tiempo de inactividad y mantiene los flujos en funcionamiento.
• Establezca patrones estandarizados de flujo de datos
  Cree plantillas uniformes de flujo de datos para gestionar actualizaciones, ya sean en tiempo real o bidireccionales, garantizando coherencia y fiabilidad.

Revisar estos procesos periódicamente garantiza que sus integraciones se mantengan estables y eficientes.

Mantenimiento de flujos

El mantenimiento continuo es fundamental para que las integraciones funcionen de forma óptima. Con las herramientas de supervisión integradas de Latenode, puede realizar el seguimiento del rendimiento de los flujos y hacer ajustes a medida que evolucionen los requisitos del sistema.

Consejos de gestión a largo plazo

Para garantizar que sus integraciones sigan siendo eficaces con el tiempo, tenga en cuenta estas estrategias:

• Documente la estructura de sus objetos personalizados
  Mantenga registros detallados de sus objetos personalizados, incluidos su ciclo de vida, relaciones, atributos clave y reglas de transformación. Esta documentación agiliza la resolución de problemas y las futuras actualizaciones.
• Optimice el rendimiento de los flujos
  Revise periódicamente los flujos para identificar y eliminar ineficiencias. La optimización de los procesos ayuda a mantener el máximo rendimiento a medida que crecen sus necesidades.
• Planifique la escalabilidad
  Diseñe su arquitectura de integración considerando el crecimiento futuro. Colabore con las partes interesadas para anticipar cambios y garantizar que su sistema pueda gestionar mayores demandas.

Conclusión

Al reunir las estrategias de configuración y automatización descritas anteriormente, el siguiente paso es poner estas herramientas en práctica para lograr un crecimiento sostenible. Los objetos personalizados de HubSpot, combinados con la automatización de Latenode, transforman la forma en que se gestionan los datos de CRM y alinean su sistema CRM de forma fluida con los flujos únicos de su empresa.

Resumen

Los objetos personalizados son la piedra angular de un enfoque personalizado para la gestión de datos en HubSpot. Una planificación exhaustiva y pruebas rigurosas de estos objetos, junto con la automatización de flujos, garantizan un sistema sólido y fiable que respalda los objetivos de su empresa.

Primeros pasos

A continuación, le explicamos cómo empezar a utilizar objetos personalizados y automatización en HubSpot:

• Verifique su suscripción HubSpot Enterprise
  Confirme que su suscripción permite hasta diez definiciones de objetos personalizados, cada una con capacidad para almacenar 500.000 registros [5].

• Planifique la organización de sus datos
  Diseñe cómo se relacionarán los objetos personalizados con entidades existentes de HubSpot, como contactos, empresas y negocios. Por ejemplo, una organización global podría utilizar un objeto personalizado de "territorios" para estructurar los equipos por región, lo que permite operaciones más ágiles y una mejor alineación de los datos [6].

• Integre Latenode para automatizar
  Conecte HubSpot con Latenode para habilitar funciones de automatización avanzadas. Como compartió Francisco de Paula S., desarrollador web, en febrero de 2025:

  "El nodo generador de código JavaScript con IA es un salvavidas para casos de uso en los que todavía no existe una herramienta o nodo para interactuar con Latenode." [4]