Automatisation du routage des leads dans Latenode : Guide de gestion des territoires et du Round Robin

Introduction

En matière de vente, le temps est l'ennemi de la conversion. Selon la Harvard Business Review, les entreprises qui répondent à un prospect dans les cinq minutes ont beaucoup plus de chances de le qualifier que celles qui attendent ne serait-ce qu'une heure. Pourtant, notamment dans les organisations complexes, ce laps de temps crucial de cinq minutes est souvent gaspillé par un tri manuel : un responsable des ventes consulte un tableur, vérifie son calendrier et transfère manuellement un e-mail.

C'est ici que Automatisation du routage des prospects Cela change la donne. Il ne s'agit pas simplement de déplacer des données d'un point A à un point B ; il s'agit d'orchestrer un transfert logique qui tient compte du territoire, de l'expertise, de la disponibilité et de l'équité. Si les CRM traditionnels offrent des fonctionnalités de routage de base, ils manquent souvent de la flexibilité nécessaire aux opérations de revenus modernes, comme la possibilité de combiner des règles territoriales strictes avec une distribution pondérée.

Ce guide vous accompagnera dans la création d'un système sophistiqué et automatisé de routage des prospects grâce à Latenode. En tirant parti de l'interface visuelle et des capacités d'intelligence artificielle de Latenode, vous pourrez concevoir un système qui garantit que chaque prospect qualifié parvienne instantanément au commercial adéquat, optimisant ainsi votre délai de conversion sans le coût exorbitant des solutions pour grandes entreprises.

Le défi de la « prise de tête rapide » : pourquoi le routage avancé est important

Le principal défi des opérations commerciales consiste à trouver un équilibre entre « optimisation » et « équité ». Il est essentiel d'attribuer les meilleurs prospects aux meilleurs vendeurs (optimisation), tout en veillant à ce que chaque commercial ait suffisamment d'opportunités pour atteindre ses objectifs (équité). Les fonctionnalités de routage natives des CRM obligent souvent à choisir entre l'une ou l'autre, ou réservent des fonctionnalités avancées à des abonnements entreprise onéreux.

De plus, l'écosystème commercial moderne est fragmenté. Un prospect peut provenir de publicités Facebook, nécessiter un enrichissement via Clearbit, un stockage dans un entrepôt de données, et finalement atterrir dans HubSpot ou Salesforce. Les modules CRM natifs fonctionnent souvent comme des « boîtes noires » : vous y saisissez un prospect, et avec un peu de chance, il sera attribué. Ils offrent rarement des retours d'information instantanés, tels que des notifications Slack ou des vérifications de disponibilité dans Google Agenda.

Latenode résout ce problème en agissant comme couche d'orchestration. En se positionnant entre vos sources de prospects et votre CRM, Latenode vous permet d'appliquer une logique complexe avant même que le prospect n'intègre la base de données. Cette approche facilite l'intégration. outils d'automatisation des ventes basés sur l'IA directement dans le flux de routage, enrichissant les données et qualifiant les prospects en temps réel pour garantir que votre équipe priorise immédiatement les opportunités à forte valeur ajoutée.

Comparaison des architectures de routage courantes

Pour comprendre pourquoi un routage personnalisé est nécessaire, examinons comment Latenode se compare aux implémentations natives standard.

Fonctionnalité	Routage CRM natif	Routage personnalisé Latenode
Prix	Nécessite souvent les niveaux Entreprise/Ultimate ($$$)	Inclus dans les plans standard
Flexibilité logique	Structure rigide « Si/Sinon » ou simple tourniquet	JavaScript illimité et logique pilotée par l'IA
Enrichissement	Limité ou nécessite des options payantes	Connectez n'importe quelle API (Clearbit, Apollo, OpenAI) en cours de flux.
Notifications	alertes par e-mail standard	Alertes Slack/Teams personnalisées avec boutons « Accepter »
Transparence	Histoire de la boîte noire	Journaux d'exécution visuels pour chaque étape

Création de votre architecture de routage dans Latenode

Avant d'aborder la configuration des nœuds, il est essentiel de visualiser le flux de travail. Un système de routage robuste suit un chemin linéaire spécifique : Déclencher → Filtrer → Trier → Attribuer → Notifier.

Prérequis et infrastructure technique

Pour suivre ce tutoriel, vous aurez besoin de :

• Source du plomb : Idéalement, un webhook provenant de Typeform, des publicités Facebook Lead Ads ou d'un formulaire de site web.
• Base de données/CRM : HubSpot, Pipedrive, Salesforce ou tout CRM doté d'une API.
• Gestion de l'État : Latenode Storage ou une simple feuille Google pour suivre « qui a obtenu la dernière piste ».
• Compte Latenode : Pour orchestrer la logique.

Carte logique du flux de travail

Chez Latenode, nous irons au-delà de la simple automatisation linéaire. Nous construirons ce qui est véritablement flux de travail d'IA agentiqueAu lieu de processus statiques, nous pouvons utiliser l'IA pour rendre la prise de décision dynamique.

La structure ressemblera à ceci :

1. Trigger: Les nouvelles données de prospects arrivent via Webhook.
2. Enrichissement/Standardisation : AI Node normalise les données par pays/région.
3. Filtre de territoire : Les routes des nœuds de commutation mènent au « compartiment » géographique approprié.
4. Logique du Round Robin : Le nœud JavaScript calcule le prochain représentant disponible dans ce compartiment.
5. Exécution: Mettre à jour le CRM et envoyer une notification Slack.

Étape 1 : Gestion du territoire (La couche de filtrage)

La première étape du routage consiste à filtrer les prospects. On ne peut pas attribuer sans discernement un prospect allemand à un commercial hispanophone couvrant l'Amérique latine. Il faut d'abord le catégoriser par « Territoire ».

Configuration du déclencheur et des entrées de données

Commencez par créer un nouveau scénario dans Latenode et ajoutez un Déclencheur WebhookCopiez l'URL fournie et collez-la dans votre outil de création de formulaires (par exemple, Typeform ou Facebook Ads). Soumettez un prospect test. Dans Latenode, cliquez sur « Exécuter une fois » pour capturer ces données d'exemple.

Une fois que vous avez la charge utile JSON (par exemple, {"email": "[email protected]", "country": "United States"}), vous devez vous assurer que le système peut le lire. Il est crucial de le faire correctement champs de données cartographiques ainsi les nœuds suivants peuvent faire référence à des variables spécifiques comme « Pays » ou « Taille de l'entreprise ».

Utilisation de l'IA pour normaliser les données territoriales

Un problème fréquent dans le routage est la présence de données erronées. Un prospect peut saisir « USA », « US », « United States » ou « America ». Les routeurs traditionnels nécessitent la création de branches « If/Else » pour chaque variante. Latenode utilise l'IA pour résoudre ce problème.

Ajouter un Nœud d'IA (ChatGPT ou Claude) immédiatement après votre déclenchement. Nous utilisons cette méthode pour « nettoyer » l'entrée.

Exemple d'invite : « Analysez la saisie de l'utilisateur dans le champ « Pays ». Quelle que soit la manière dont elle a été saisie, associez-la à l'une des trois régions suivantes : « NA » (Amérique du Nord), « EMEA » (Europe/Moyen-Orient) ou « APAC » (Asie-Pacifique). Retournez UNIQUEMENT le code de la région. »

Si ce concept vous est nouveau, vous pouvez en apprendre davantage sur la configuration de ces nœuds dans notre guide. Créez votre premier agent IACet agent d'IA agit comme un gardien, garantissant que des données parfaitement standardisées intègrent votre logique de routage.

Structuration de la logique de branchement

Une fois les données normalisées en « NA », « EMEA » ou « APAC », utilisez un Nœud de commutation or Si/Sinon Logique permettant de diviser le chemin. Ceci crée la couche « Territoire ».

• Voie A (NA) : Flux vers le pool de représentants nord-américain.
• Voie B (EMEA) : Flux vers le pool de reps européens.
• Voie C (Asie-Pacifique) : Flux vers le pool de représentants asiatiques.

En traitant cette normalisation au plus tôt, nous facilitons la capacité de standardiser la gestion des flux de travail dans toutes les régions, garantissant ainsi que, même si les répétitions spécifiques changent, la logique qui les régit reste cohérente.

Étape 2 : Implémentation de la logique Round Robin (couche d’affectation)

Maintenant que la piste se trouve dans la bonne région (par exemple, l'Amérique du Nord), nous devons déterminer qui Un représentant nord-américain désigné prend la tête de l'équipe. Cela nécessite une logique de type « tourniquet », qui implique une mémoire : le système doit se souvenir de qui a pris la tête la dernière fois afin d'attribuer la suivante équitablement.

Disponibilité et index des agents de stockage

Pour cela, nous avons besoin d'une petite base de données contenant vos représentants. Vous pouvez utiliser le stockage intégré de Latenode ou une feuille Google. La structure des données devrait ressembler à ceci :

[
  {"name": "Alice", "id": "101", "status": "active"},
  {"name": "Bob", "id": "102", "status": "active"},
  {"name": "Charlie", "id": "103", "status": "active"}
]

Vous avez également besoin d'une variable stockée dans Latenode appelée last_assigned_index (à partir de 0).

La logique JavaScript (Avantage du low-code)

Les concurrents exigent souvent des procédures mathématiques complexes et en plusieurs étapes. Latenode simplifie cela grâce à… Noeud JavaScriptMême si vous ne savez pas programmer, le copilote IA de Latenode peut le faire pour vous.

Il suffit d'ajouter un nœud JavaScript et de l'utiliser. Copilote IA fonctionnalité avec une invite comme :

« J'ai un tableau de commerciaux et une variable pour l'index 'last_index'. Écrivez un script qui sélectionne le commercial suivant dans le tableau. Si la fin du tableau est atteinte, réinitialisez l'index à 0. Retournez l'ID du commercial sélectionné et la nouvelle valeur de l'index. »

L'IA générera un code robuste qui gère parfaitement la logique cyclique. Cette approche est bien plus fiable et évolutive qu'une arborescence visuelle complexe. Vous pouvez consulter plus de détails techniques sur Implémentations logiques à tour de rôle dans notre documentation technique.

Gestion des représentants indisponibles

Les utilisateurs avancés peuvent ajouter une étape « Vérifier le calendrier » dans la boucle JavaScript. Si le prochain contact est indiqué comme absent dans la base de données ou Google Agenda, le script passe automatiquement à la personne suivante, garantissant ainsi que les prospects ne restent jamais dans une boîte de réception vide.

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Étape 3 : Mise à jour du CRM et notification de l’équipe

À ce stade, Latenode a identifié la région appropriée et sélectionné mathématiquement le représentant spécifique (par exemple, Bob). Il nous faut maintenant effectuer le transfert.

Cartographie du propriétaire dans le CRM

Ajoutez votre nœud CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, etc.). Sélectionnez l'action « Mettre à jour l'opportunité/le prospect ». Dans le champ « ID du propriétaire », associez la sortie de votre nœud JavaScript (l'ID du commercial sélectionné). La propriété est ainsi officiellement mise à jour dans votre système.

Pour une analyse plus approfondie de la connexion de ces systèmes, consultez notre guide sur Principes fondamentaux de l'automatisation CRM, qui utilise Monday CRM comme étude de cas mais s'applique universellement à la cartographie des champs de propriété.

Création d'alertes instantanées exploitables (Slack/Teams)

La mise à jour du CRM ne suffit pas ; il faut également alerter la personne concernée. Utilisez Slack ou Microsoft Teams pour envoyer un message direct au représentant sélectionné.

Meilleur entrainement: N’envoyez pas seulement du texte. Envoyez une « carte » contenant :

• Nom du responsable : Jean Dupont
• Société: Acmé Corp.
• Source: Facebook Ads
• Action: [Cliquez ici pour afficher dans le CRM]

Cela réduit les frictions, permettant au représentant de cliquer sur un seul lien et de commencer à composer immédiatement.

Scénarios avancés : Routage pondéré et fuseaux horaires

À mesure que votre équipe commerciale s'agrandit, une distribution « équitable » peut évoluer vers une distribution « stratégique ». Latenode peut gérer cette évolution sans modifier votre infrastructure principale.

Tournoi à la ronde pondéré

Il arrive que les commerciaux seniors devraient recevoir plus de prospects que les commerciaux juniors. Au lieu d'écrire un code de probabilité complexe, vous pouvez simplement ajuster… Tableau de représentation dans votre espace de stockage.

Si vous souhaitez un ratio de 2:1, il vous suffit de saisir deux fois le nom du représentant senior pour chaque inscription du représentant junior :

["Senior_Rep", "Senior_Rep", "Junior_Rep", "Senior_Rep", "Senior_Rep", "Junior_Rep"]

Le script standard de round-robin (étape 2) parcourra cette liste, créant naturellement une distribution pondérée basée sur la fréquence des noms dans la liste.

Correspondance des fuseaux horaires

Appeler un prospect à 3 h du matin est une occasion manquée. Vous pouvez ajouter une requête API (à l'aide du nœud HTTP de Latenode) à un service d'API de fuseau horaire mondial. Avant d'attribuer un prospect, vérifiez si Current_Time dans le pays du responsable, c'est pendant les heures de travail (par exemple, de 8 h à 6 h).

• Si oui: Route immédiate.
• Sinon: Acheminer vers une « file d'attente de planification » ou attribuer à un représentant situé dans un fuseau horaire différent et actuellement actif.

Cartographie des données de référence pour les flux de travail complexes

Questions fréquentes

Puis-je combiner le Round Robin avec l'affectation manuelle ?

Oui. Vous pouvez créer un « filtre » dès le début du flux de travail. Par exemple, If Lead Score > 90, assign immediately to VP of Sales. Else, trigger Round Robin logic. Cela permet à vos clients VIP d'éviter la file d'attente et de bénéficier d'un traitement VIP.

Que se passe-t-il si le représentant désigné ne contacte pas le prospect ?

Vous pouvez implémenter un workflow de « non-respect des SLA ». Après l'attribution d'un prospect, Latenode peut attendre (par exemple, 30 minutes) puis vérifier son statut dans le CRM. Si le statut n'est pas passé à « Contacté », le workflow peut réattribuer le prospect au prochain commercial disponible. Pour plus de détails techniques sur la configuration des boucles, consultez notre discussion sur logique de nouvelle tentative personnalisée.

Est-ce que cela remplace le système de routage natif du CRM ?

Dans la plupart des cas, oui. Il constitue une alternative supérieure et plus personnalisable, car Latenode gère la logique. avant Les données étant finalisées dans le CRM, vous évitez les limitations des règles d'attribution natives du CRM, ce qui permet souvent de réaliser des économies sur les licences d'utilisation requises pour les fonctionnalités natives avancées.

Comment gérer les prospects pendant les week-ends ?

Utilisez le nœud d'assistance « Date/Heure » de Latenode pour vérifier le Day of WeekSi la demande arrive le samedi ou le dimanche, vous pouvez la diriger vers un représentant spécifique « de garde le week-end », ou envoyer un e-mail automatisé pour gérer les attentes (« Merci de nous avoir contactés, nous serons de retour lundi ») tout en programmant la tâche pour le lundi matin.

Conclusion

L'automatisation du routage des prospects est l'une des actions les plus rentables qu'une équipe RevOps puisse entreprendre. En passant d'un tri manuel ou de règles CRM rigides à une architecture flexible basée sur Latenode, vous garantissez le respect de la gestion des territoires, une répartition équitable des commerciaux et, surtout, la prise de contact avec les prospects les plus prometteurs.

Le système que nous avons décrit couvre les étapes essentielles : la capture du prospect, la standardisation du territoire grâce à l’IA, la rotation des commerciaux via JavaScript et la notification de l’équipe via Slack. Une fois votre système de routage sécurisé, l’étape suivante consiste à automatiser les séquences de suivi. Consultez notre guide sur Automatisation de la sensibilisation sur LinkedIn pour découvrir comment transformer ces prospects parfaitement qualifiés en ventes conclues.