Benutzerdefinierte Objekte in HubSpot erstellen und automatisieren: Unbegrenzte Möglichkeiten

HubSpot benutzerdefinierte Objekte ermöglichen es Ihnen, Ihr CRM an Ihre geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Ganz gleich, ob Sie Haustiere für eine Tierpension oder Fahrzeuge für ein Autohaus verwalten: Benutzerdefinierte Objekte organisieren Ihre Daten über Standardkategorien wie Kontakte oder Deals hinaus. Sie ermöglichen zudem erweiterte Automatisierungen und Berichte.

• Wichtigste Vorteile:
  • Strukturieren Sie Daten passend zu Ihren Workflows.
  • Automatisieren Sie Aufgaben mit CRUD-Vorgängen (Create, Read, Update, Delete).
  • Integrieren Sie HubSpot-Tools wie Workflows und Berichte.
• Erste Schritte:
  • Erfordert einen HubSpot-Plan auf Enterprise-Ebene.
  • Planen Sie die Struktur, den Lebenszyklus und die Eigenschaften Ihres Objekts sorgfältig.
  • Testen Sie umfassend, bevor Sie es einsetzen.

Möchten Sie Workflows automatisieren? Tools wie Latenode können benutzerdefinierte Objekte mit anderen Plattformen verbinden und ermöglichen dadurch nahtlose Datenflüsse sowie erweiterte Automatisierungen. Sind Sie bereit, Ihr CRM zu transformieren? Beginnen Sie noch heute mit der Planung Ihrer benutzerdefinierten Objekte.

HubSpot Benutzerdefinierte Objekte: Crashkurs für Einsteiger

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie sich in HubSpot mit benutzerdefinierten Objekten beschäftigen, ist es entscheidend, die Grundlagen zu schaffen. Wie HubSpot-Entwickler erklären:

„Benutzerdefinierte Objekte sind eine besonders leistungsstarke Möglichkeit, ein Unternehmen synchron zu halten, Aufgaben zu automatisieren und sogar Geschäftsdaten auszuwerten“ [3].

Erforderlicher HubSpot-Plan

Benutzerdefinierte Objekte sind nur mit HubSpot-Abonnements auf Enterprise-Ebene verfügbar [2]. Für den Zugriff auf diese Funktion benötigen Sie einen der folgenden Pläne:

• Marketing Hub Enterprise
• Sales Hub Enterprise
• Service Hub Enterprise
• Operations Hub Enterprise
• Content Hub Enterprise

Bevor Sie fortfahren, vergewissern Sie sich, dass Sie über ein Enterprise-Abonnement und die erforderlichen Administratorberechtigungen verfügen.

Planung Ihrer Datenstruktur

Ein durchdachter Plan ist entscheidend, um effektive benutzerdefinierte Objekte zu erstellen. Befolgen Sie diese Schritte, damit Ihre Datenstruktur zu Ihren Geschäftsanforderungen passt:

• Definieren Sie Ihr primäres Ziel
  Dokumentieren Sie zunächst den Zweck Ihres benutzerdefinierten Objekts. Dieser Schritt stellt sicher, dass es Ihre übergeordneten Geschäftsziele unterstützt.

• Ordnen Sie den Lebenszyklus des Objekts zu
  Skizzieren Sie, wie das Objekt während seines gesamten Lebenszyklus funktionieren soll. Berücksichtigen Sie wichtige Phasen wie:

  • Wann und wie es erstellt wird
  • Auslöser für Statusänderungen
  • Bedingungen für die Archivierung
  • Wie verschiedene Teams damit interagieren

• Beziehen Sie Stakeholder ein
  Holen Sie Input von wichtigen Teams wie Marketing, Vertrieb, Kundenservice, Entwicklung und Operations ein. Wie HubSpot-Entwickler anmerken:

  „Das Ziel, all diese Personen einzuladen, besteht nicht darin, sich in den Details der individuellen Prozesse Ihres Teams und der Nutzung des Objekts zu verlieren – sondern darin, die Berührungspunkte aller anderen mit dem Objekt besser zu verstehen“ [3].

• Organisieren Sie Eigenschaften sorgfältig
  Definieren Sie die Eigenschaften Ihres benutzerdefinierten Objekts anhand einer klaren Hierarchie:

  Eigenschaftstyp	Beschreibung	Beispiel
  Primäre Anzeige	Eindeutige, menschenlesbare Kennung	Seriennummer
  Sekundäre Eigenschaften	Wichtige Felder	Hersteller, Modell
  Unterstützende Eigenschaften	Zusätzliche Datenpunkte	Garantiestatus, Standort

  Wenn Sie sich jetzt Zeit für die Organisation der Eigenschaften nehmen, können Sie später eine Umstrukturierung oder Datenbereinigung vermeiden. Wie HubSpot-Entwickler erklären:

  „Ohne den Kontext zu verstehen, wie die Daten verwendet werden können oder werden sollen, lässt sich die Datenstruktur nicht wirklich bestimmen. Wenn Sie dies jetzt erledigen, vermeiden Sie später eine Umstrukturierung, Bereinigung und Neuformatierung von Daten aufgrund eines Konflikts mit der erforderlichen Nutzung – das kann Ihnen viel Zeit und Frustration ersparen“ [3].

Bevor Sie Ihr benutzerdefiniertes Objekt finalisieren, prüfen Sie, ob vorhandene CRM-Objekte Ihre Anforderungen erfüllen können [1]. Achten Sie auf mögliche Überschneidungen mit Standardobjekten und berücksichtigen Sie Einschränkungen, etwa dass Massen-Marketing-E-Mails nur an Kontakte gesendet werden können.

Nach Abschluss Ihrer Planung können Sie mit der Einrichtung Ihrer benutzerdefinierten Objekte in HubSpot fortfahren.

Benutzerdefinierte Objekte einrichten

Sobald Sie Ihre Datenstruktur festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihr benutzerdefiniertes Objekt in HubSpot zu erstellen.

Einstellungen für benutzerdefinierte Objekte finden

Navigieren Sie zunächst mit folgenden Schritten zu den Einstellungen für benutzerdefinierte Objekte:

• Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf das Einstellungssymbol (Zahnrad).
• Wählen Sie im linken Seitenleistenmenü Objekte aus.
• Wählen Sie Benutzerdefinierte Objekte.

Wenn Sie zum ersten Mal ein benutzerdefiniertes Objekt einrichten, sehen Sie in der Mitte der Seite eine auffällige Schaltfläche „Benutzerdefiniertes Objekt erstellen“. Bei weiteren Objekten erscheint diese Schaltfläche in der oberen rechten Ecke.

Objektdetails festlegen

Konzentrieren Sie sich bei der Konfiguration Ihres benutzerdefinierten Objekts auf diese zentralen Aspekte:

1. Grundlegende Objektinformationen
   Definieren Sie zunächst die grundlegenden Details:

   • Geben Sie Namen im Singular und Plural für das Objekt ein, beispielsweise „Auto“ und „Autos“.
   • Fügen Sie eine klare Beschreibung hinzu, die den Zweck des Objekts erläutert.
   • Stellen Sie für Klarheit und Konsistenz sicher, dass die Namen den Benennungskonventionen von HubSpot entsprechen.

2. Eigenschaftenkonfiguration
   Richten Sie die Eigenschaften ein, die die Datensätze Ihres Objekts definieren. Hier ein Überblick:

   Eigenschaftstyp	Zweck	Beispielkonfiguration
   Primäre Anzeige	Eindeutige Kennung für Datensätze	Modellname (einzeiliger Text)
   Sekundäre Anzeige	Zusätzliche identifizierende Details	VIN-Nummer (einzeiliger Text)
   Weitere Eigenschaften	Unterstützende Datenpunkte	Herstellungsdatum (Datumsauswahl)

3. Objektzuordnungen
   Legen Sie fest, wie Ihr benutzerdefiniertes Objekt mit anderen HubSpot-Objekten verknüpft wird. Sie können es beispielsweise verbinden mit:

   • Kontakten
   • Unternehmen
   • Deals

Diese Zuordnungen schaffen Verbindungen zwischen Ihrem benutzerdefinierten Objekt und vorhandenen HubSpot-Daten. So lassen sich Beziehungen einfacher verwalten und analysieren.

Ihr benutzerdefiniertes Objekt testen

Bevor Sie Ihr benutzerdefiniertes Objekt einsetzen, sollten Sie seine Funktionalität testen. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert:

• Erstellen Sie einen Testdatensatz mit allen relevanten Informationen.
• Bestätigen Sie, dass die primäre und sekundäre Anzeige korrekt dargestellt werden.
• Testen Sie, wie das Objekt mit anderen HubSpot-Objekten wie Kontakten oder Unternehmen verknüpft wird.
• Prüfen Sie, ob alle benutzerdefinierten Eigenschaften wie vorgesehen funktionieren.

„Benutzerdefinierte Objekte schaffen alternative Möglichkeiten zur Speicherung von Daten – Nutzer können dadurch über die vordefinierten HubSpot-Standardobjekte hinausgehen und Daten besser kategorisieren.“ – Weidert.com [2]

Sie könnten beispielsweise einen Datensatz für ein Auto erstellen, ihm einen eindeutigen Modellnamen zuweisen und bestätigen, dass es korrekt mit zugehörigen Kontakten oder Deals verknüpft ist.

Sobald Ihr benutzerdefiniertes Objekt getestet und einsatzbereit ist, können Sie Workflows automatisieren, um seine Nutzung zu optimieren.

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Automatisierungen mit Latenode erstellen

Sobald Ihre benutzerdefinierten Objekte in HubSpot bereitstehen, können Sie sie mit automatisierten Workflows über Latenode zum Leben erwecken.

HubSpot-Latenode-Verbindung einrichten

Um Automatisierungen zu erstellen, müssen Sie zunächst eine sichere Verbindung zwischen HubSpot und Latenode herstellen. So geht es:

• Integrationseinstellungen aufrufen: Navigieren Sie zunächst zu Ihrem Latenode-Dashboard. Suchen Sie in der Integrationsbibliothek nach dem HubSpot-Connector. Um fortzufahren, benötigen Sie:
  • Ihren HubSpot-API-Schlüssel
  • Berechtigungen für Bereiche benutzerdefinierter Objekte
  • Administratorzugriff auf Ihr HubSpot-Portal
• Authentifizierung einrichten: Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein, um die Verbindung zu authentifizieren. Nach der Verifizierung sehen Sie eine Liste der verfügbaren benutzerdefinierten Objekte.

Nach der Einrichtung der Integration können Sie Workflow-Regeln konfigurieren, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.

Workflow-Regeln erstellen

Mit Latenodes visuellem Workflow-Builder lassen sich Workflows einfach und intuitiv erstellen. Er folgt einer einfachen Struktur:

Grundlegende Workflow-Struktur

Trigger → Action → Outcome
Example: Trigger (new record) → Action (transform data) → Outcome (update linked records)

Wie ein Nutzer bemerkte:

„Unbegrenzte Automatisierungsintegrationen, unabhängig von Ihrem Anwendungsfall. Der KI-JavaScript-Code-Generator-Node ist ein Lebensretter ...“ [4]

Wichtige Workflow-Komponenten:

• Auslöser: Ereignisse, die die Automatisierung starten, beispielsweise die Erstellung eines neuen Datensatzes.
• Aktionen: Aufgaben, die mit den Daten ausgeführt werden, etwa deren Änderung oder Aktualisierung.
• Bedingungen: Logik, die den Pfad des Workflows bestimmt.
• Transformationen: Schritte zur Formatierung oder Verarbeitung der Daten für bestimmte Anforderungen.

Mit diesen Elementen können Sie Workflows erstellen, die nicht nur Aufgaben automatisieren, sondern auch Ihre benutzerdefinierten Objekte für einen reibungslosen Datenfluss mit anderen Tools verbinden.

Externe Tools verbinden

Erweitern Sie die Möglichkeiten Ihrer Workflows, indem Sie sie mit externen Tools integrieren. Dadurch werden umfassende Automatisierungslösungen möglich. Wie Wael Esmair berichtete:

„Latenode ist ein äußerst beeindruckendes Produkt! Latenodes Unterstützung für benutzerdefinierten Code hat es uns ermöglicht, Automatisierungslösungen exakt an unsere Anforderungen und die unserer Kunden anzupassen.“ [4]

Hier sehen Sie ein Beispiel für die Struktur Ihrer Integration:

Tipps für eine erfolgreiche Integration:

• Testen Sie Workflows in einer Sandbox-Umgebung, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
• Überwachen Sie die Performance regelmäßig, um potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben.
• Richten Sie Fehlerbenachrichtigungen ein, damit Sie über Ausfälle informiert bleiben.
• Dokumentieren Sie Ihre Workflow-Logik für spätere Referenz und Fehlerbehebung.

Wie ein weiterer Nutzer hervorhob:

„Die intuitive Benutzeroberfläche von Latenode eignet sich sowohl für Einsteiger als auch für Experten.“ [4]

Komplexe Integrationen verwalten

Je komplexer Integrationen benutzerdefinierter Objekte werden, desto wichtiger wird die Verwaltung von Verbindungen über mehrere Systeme hinweg. Dieser Abschnitt beschreibt Strategien zum Skalieren, Warten und Optimieren von Integrationen – mit Fokus darauf, wie Latenode diese Prozesse vereinfachen kann.

Plattformübergreifende Automatisierung

Latenodes visueller Builder ist ein leistungsstarkes Tool zur Erstellung nahtloser Automatisierungen. Damit können Sie zentrale Herausforderungen wie Datenkonsistenz, Fehlerbehebung und effiziente Datenflüsse bewältigen.

• Klare Datenverantwortung definieren
  Weisen Sie für jedes benutzerdefinierte Objekt ein System als primäre Datenquelle zu. So vermeiden Sie Datenkonflikte und stellen sicher, dass Aktualisierungen in allen Systemen konsistent bleiben.
• Fehlerbehandlung implementieren
  Nutzen Sie Latenodes Ausführungsverlauf, um Fehler effektiv zu überwachen und zu beheben. Die schnelle Identifizierung von Problemen minimiert Ausfallzeiten und sorgt für reibungslos laufende Workflows.
• Standardisierte Datenflussmuster etablieren
  Erstellen Sie einheitliche Vorlagen für Datenflüsse, um Aktualisierungen zu verwalten – ob in Echtzeit oder bidirektional. So gewährleisten Sie Konsistenz und Zuverlässigkeit.

Durch die regelmäßige Überprüfung dieser Prozesse stellen Sie sicher, dass Ihre Integrationen stabil und effizient bleiben.

Workflow-Wartung

Laufende Wartung ist entscheidend, damit Integrationen optimal funktionieren. Mit den integrierten Monitoring-Tools von Latenode können Sie die Workflow-Performance verfolgen und Anpassungen vornehmen, wenn sich die Systemanforderungen weiterentwickeln.

Tipps für die langfristige Verwaltung

Damit Ihre Integrationen langfristig effektiv bleiben, sollten Sie diese Strategien berücksichtigen:

• Struktur Ihrer benutzerdefinierten Objekte dokumentieren
  Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen zu Ihren benutzerdefinierten Objekten, einschließlich Lebenszyklus, Beziehungen, zentralen Attributen und Transformationsregeln. Diese Dokumentation vereinfacht die Fehlerbehebung und spätere Aktualisierungen.
• Workflow-Performance optimieren
  Überprüfen Sie Workflows regelmäßig, um Ineffizienzen zu identifizieren und zu beseitigen. Optimierte Prozesse helfen Ihnen, auch bei wachsenden Anforderungen eine hohe Performance zu gewährleisten.
• Skalierbarkeit einplanen
  Konzipieren Sie Ihre Integrationsarchitektur mit Blick auf künftiges Wachstum. Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen, um Veränderungen vorauszusehen und sicherzustellen, dass Ihr System steigende Anforderungen bewältigen kann.

Fazit

Nachdem die zuvor beschriebenen Einrichtungs- und Automatisierungsstrategien zusammengeführt wurden, besteht der nächste Schritt darin, diese Tools für nachhaltiges Wachstum einzusetzen. HubSpot-Benutzerdefinierte Objekte in Kombination mit Latenode-Automatisierung verändern die Verwaltung von CRM-Daten und stimmen Ihr CRM-System nahtlos auf Ihre individuellen Geschäfts-Workflows ab.

Zusammenfassung

Benutzerdefinierte Objekte bilden den Grundstein für einen personalisierten Ansatz zur Datenverwaltung in HubSpot. Eine sorgfältige Planung und gewissenhafte Prüfung dieser Objekte sorgen zusammen mit der Workflow-Automatisierung für ein stabiles, zuverlässiges System, das Ihre Geschäftsziele unterstützt.

Erste Schritte

So beginnen Sie mit der Nutzung benutzerdefinierter Objekte und Automatisierung in HubSpot:

• Ihr HubSpot-Enterprise-Abonnement prüfen
  Bestätigen Sie, dass Ihr Abonnement bis zu zehn Definitionen benutzerdefinierter Objekte erlaubt, von denen jede 500.000 Datensätze enthalten kann [5].

• Ihre Datenorganisation planen
  Legen Sie fest, wie benutzerdefinierte Objekte mit vorhandenen HubSpot-Entitäten wie Kontakten, Unternehmen und Deals verknüpft werden. Eine globale Organisation könnte beispielsweise ein benutzerdefiniertes Objekt „Vertriebsgebiete“ verwenden, um Teams nach Regionen zu strukturieren und so reibungslosere Abläufe sowie eine bessere Datenabstimmung zu ermöglichen [6].

• Latenode für Automatisierung integrieren
  Verbinden Sie HubSpot mit Latenode, um erweiterte Automatisierungsfunktionen zu nutzen. Wie Francisco de Paula S., Webentwickler, im Februar 2025 berichtete:

  „Der KI-JavaScript-Code-Generator-Node ist ein Lebensretter für Anwendungsfälle, in denen noch kein Tool oder Node für die Interaktion mit Latenode existiert.“ [4]