Möchten Sie Ihre Vertriebs- oder Marketingaktivitäten in HubSpot automatisieren? Hier ist die Kurzfassung:
- Verwenden Sie Sequences für personalisierte Vertriebs-Follow-ups im Einzelkontakt.
- Verwenden Sie Workflows für umfangreiche, mehrstufige Marketingautomatisierung.
Schnellvergleich
| Funktion | Sequences | Workflows |
|---|---|---|
| Zweck | Vertriebsorientierte, persönliche Ansprache | Marketingorientierte, komplexe Automatisierung |
| Aufnahme | Manuell (oder eingeschränkte automatische Aufnahme) | Automatisch und regelbasiert |
| E-Mail-Limit | Bis zu 5 E-Mails pro Sequence | Unbegrenzt |
| Erforderliches Abonnement | Sales Hub Professional/Enterprise | Marketing Hub Professional/Enterprise |
| Logik | Linear, ohne Verzweigungen | Erweiterte Verzweigungen mit Bedingungen |
Wichtigste Erkenntnis: Sequences eignen sich am besten für Vertriebsmitarbeitende mit gezielten Follow-ups, während Workflows umfassendere Marketingstrategien automatisieren. Wählen Sie das Tool passend zum Umfang und zur Komplexität Ihrer Aufgabe.
HubSpot-Workflows vs. Sequences: Wann Sie welches Tool einsetzen sollten
Die wichtigsten Unterschiede zwischen den Tools
HubSpot Sequences und Workflows erfüllen beide Automatisierungsanforderungen, unterscheiden sich jedoch deutlich bei Funktionen, Zielgruppen und Abonnementanforderungen.
Erforderliche Abonnements
Sequences wurden für Vertriebsteams entwickelt, während Workflows breitere Marketing- und Betriebsanforderungen abdecken. Hier ist ein kurzer Vergleich:
| Funktion | Sequences | Workflows |
|---|---|---|
| Mindestabonnement | Sales Hub Professional, Service Hub Professional | Marketing Hub Professional |
| Enterprise-Zugang | Mit Enterprise-Abonnements verfügbar | Mit Sales Hub Professional, Service Hub Professional und Operations Hub Professional verfügbar |
| Technische Anforderungen | Erfordert die Verbindung eines persönlichen Postfachs, z. B. G Suite oder Office 365 | Keine spezielle Postfachverbindung erforderlich |
| Nutzerzugang | Einzelne Vertriebsmitarbeitende | Mitglieder des Marketingteams |
Sehen wir uns nun an, wie die E-Mail-Funktionen auf die jeweiligen Hauptzwecke abgestimmt sind.
E-Mail-Funktionen
E-Mail-Funktionen von Sequences:
- Auf maximal 5 E-Mails pro Sequence begrenzt [2].
- Nutzt Vertriebs-E-Mail-Vorlagen für personalisierte Kommunikation im Einzelkontakt.
- Ermöglicht individuelle Follow-ups auf Basis des Engagements einzelner Empfänger.
- E-Mails werden direkt über die persönlichen E-Mail-Adressen der Vertriebsmitarbeitenden versendet.
E-Mail-Funktionen von Workflows:
- Keine Begrenzung der E-Mail-Anzahl pro Workflow.
- Enthält einen Drag-and-Drop-Editor sowie gebrandete Vorlagen für professionelle Marketing-E-Mails.
- Bietet bedingte Verzweigungen auf Basis des Empfängerverhaltens und ermöglicht damit komplexe Automatisierungspfade.
- E-Mails werden über die Marketing-E-Mail-Adresse des Unternehmens versendet und sorgen so für ein einheitliches Markenbild.
Diese Unterschiede bei den E-Mail-Funktionen zeigen, dass Sequences und Workflows unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Als Nächstes betrachten wir, wie die einzelnen Tools Automatisierungsauslöser und Abschlussregeln handhaben.
Start- und Endregeln
Regeln für Sequences:
- Die Aufnahme erfolgt überwiegend manuell. Eine automatisierte Aufnahme steht nur Nutzern mit Sales Hub Enterprise zur Verfügung.
- Die automatische Abmeldung erfolgt, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, etwa:
- Ein Kontakt einen Termin bucht.
- Ein Kontakt auf eine Sequence-E-Mail antwortet.
- Ein Vertriebsmitarbeitender den Kontakt manuell entfernt.
Regeln für Workflows:
- Ermöglichen sowohl die manuelle als auch die automatische Aufnahme.
- Unterstützen verschiedene Auslöser, darunter:
- Formularübermittlungen.
- Aktualisierungen von Kontakteigenschaften.
- Die Erstellung neuer Deals.
- Bieten Austrittsbedingungen, die auf dem Erreichen bestimmter Ziele oder vordefinierter Listenkriterien basieren.
Das Verständnis dieser Start- und Endregeln vermittelt ein klareres Bild davon, wie jedes Tool automatisierte Prozesse steuert und sich an unterschiedliche Teamanforderungen anpasst.
Häufige Anwendungsfälle und Beispiele
Die Wahl des richtigen Tools ist entscheidend für eine erfolgreiche Automatisierung. Nachfolgend finden Sie Beispiele, die zeigen, wo jedes Tool in bestimmten Situationen seine Stärken ausspielt.
Einsatzmöglichkeiten für Sequences
Sequences sind ideal für personalisierte Vertriebskommunikation, insbesondere wenn individuelle Aufmerksamkeit entscheidend ist. Hier sind einige effektive Einsatzmöglichkeiten:
Follow-up-Prozess nach einer Demo
Vertriebsteams können Follow-up-E-Mails nach Produktdemos automatisieren und Interessenten mit minimalem manuellem Aufwand aktiv halten. Studien zeigen, dass 70 % der Antworten zwischen der zweiten und vierten E-Mail einer Vertriebs-Sequence erfolgen [5]. Strukturierte, automatisierte Follow-ups sind daher ein wertvolles Mittel, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.
Follow-up-Kampagne nach einem Angebot
Nach dem Versand eines Geschäftsangebots können Sequences zeitnahe Follow-ups versenden, die zentrale Vorteile hervorheben und mögliche Bedenken aufgreifen. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass das Gespräch aktiv und fokussiert bleibt [5].
Wiedergewinnung nach nicht wahrgenommener Demo
Wenn Interessenten geplante Demos versäumen, kann eine dedizierte Sequence helfen, den Kontakt wiederherzustellen. Diese E-Mails können Optionen zur Neuplanung enthalten und den Mehrwert des verpassten Termins hervorheben, um Interessenten zur erneuten Interaktion zu bewegen [5].
Einsatzmöglichkeiten für Workflows
Workflows sind für die Verwaltung komplexer, mehrstufiger Prozesse konzipiert und daher ideal für umfangreiche Marketingaktivitäten. Hier sind einige häufige Anwendungsfälle:
Wiedergewinnung bei Warenkorbabbrüchen
E-Commerce-Unternehmen können Workflows einsetzen, um Kunden erneut anzusprechen, die Artikel in ihrem Warenkorb zurücklassen. Diese Workflows können Follow-up-E-Mails, Sonderangebote, personalisierte Produktempfehlungen und Aktualisierungen von Kundenprofilen auf Basis ihrer Interaktionen umfassen.
Lead-Nurturing-Programm
Workflows können Leads durch den Marketing-Funnel führen, indem sie auf deren Engagement-Muster reagieren. So können sie beispielsweise Leads auf Basis von Formularübermittlungen segmentieren, relevante Inhalte ausspielen, Kontakte den passenden Teammitgliedern zuweisen und den Fortschritt in Richtung Conversion-Ziele verfolgen [2].
Durch die Kombination der Präzision von Sequences mit dem umfassenden Charakter von Workflows können Unternehmen effektivere Automatisierungsstrategien entwickeln.
Beide Tools gemeinsam nutzen
Die Kombination des personalisierten Ansatzes von Sequences mit der Skalierbarkeit von Workflows kann Ihre Automatisierung auf ein neues Niveau heben. Beispielsweise könnte ein Kunden-Onboarding-Prozess mit einem Workflow beginnen, der durch die Kontoerstellung ausgelöst wird. Dieser Workflow kann eine Willkommens-E-Mail versenden, Onboarding-Gespräche planen und den Status des Kunden aktualisieren. Nach Abschluss dieser ersten Phase kann eine Sequence übernehmen, über die ein Account Manager personalisierte Follow-ups mit individuellen Empfehlungen und Unterstützung versendet.
Durch diese Kombination übernehmen Workflows standardisierte Aufgaben effizient, während Sequences sich auf den Aufbau wertvoller Beziehungen konzentrieren. Gemeinsam schaffen sie eine ausgewogene und effektive Automatisierungsstrategie.
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Technische Funktionen
Das Verständnis der Möglichkeiten und Einschränkungen von HubSpot-Tools ist entscheidend für die Entwicklung effektiver Automatisierungsstrategien. Diese Unterschiede zeigen, wie jedes Tool zu unterschiedlichen Automatisierungsanforderungen passt, und helfen Nutzern, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Einschränkungen der Tools
Beide Tools haben spezifische Grenzen, die ihre Funktionalität und Nutzung prägen:
E-Mail-Aktionen und Aufnahme
- Sequences sind auf 5 E-Mail-Aktionen pro Sequence begrenzt, während Workflows keine solche Einschränkung haben [1].
- Die Aufnahme in Sequences hängt vom Abonnementniveau des Nutzers und vom E-Mail-Anbieter ab.
- Workflows ermöglichen unbegrenzte Aufnahmeoptionen [1].
Logik- und Datenoptionen
Die Komplexität und Flexibilität der Automatisierungslogik unterscheiden sich zwischen diesen Tools erheblich:
Logikfunktionen von Workflows
- Unterstützen erweiterte Verzweigungen mit Wenn/Dann-Bedingungen.
- Verfolgen mehrere Conversion-Ziele.
- Ermöglichen Datenmanipulation.
- Bieten Funktionen zur Zuordnung von Kampagnen [1].
Logikfunktionen von Sequences
- Folgen einer einfachen, linearen Struktur ohne Verzweigungen.
- Verfolgen ausschließlich Terminbuchungen und E-Mail-Antworten.
- Bieten keine Möglichkeit zur Zuordnung zu Marketingkampagnen.
- Enthalten grundlegende Aufgabenerstellung und LinkedIn InMail-Integration [1].
Diese Unterschiede bei den Logikfunktionen beeinflussen, wie gut die einzelnen Tools in der Praxis funktionieren.
Externe Verbindungen
Beide Tools können ihre Funktionen durch Integrationen erweitern:
Integrationsmethoden
- Unterstützung für Webhooks API.
- Direkte API-Verbindungen.
- Integration mit Drittanbieterplattformen über Workflow Extensions [7].
Daten zeigen, dass 95 % der HubSpot-Nutzer auf mindestens eine externe App-Integration angewiesen sind [6]. Beispielsweise zeigte die Integration von Calendly mit HubSpot durch SmartBug Media im März 2023, wie externe Verbindungen die Automatisierungsmöglichkeiten erweitern können. Interessenten konnten dadurch direkt aus E-Mails oder von Landingpages Termine buchen.
Um Ihre Automatisierung weiter zu verbessern, können Sie den visuellen Workflow-Builder von Latenode nutzen. Er schließt Lücken zwischen Systemen, stellt die Datenintegrität sicher und optimiert Prozesse. Dieser Ansatz ist besonders effektiv für die Verwaltung komplexer Automatisierungslogik, die über die nativen Funktionen von HubSpot hinausgeht.
Die richtige Wahl treffen
Die Entscheidung zwischen HubSpot Sequences und Workflows muss nicht kompliziert sein. Aktuellen Zahlen zufolge können Unternehmen, die ihre Automatisierungstools auf ihre spezifischen Anforderungen abstimmen, E-Mail-Öffnungsraten um bis zu 14,32 % und Klickraten um 14 % steigern [3].
Zur Orientierung finden Sie hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionen und Überlegungen für jedes Tool.
Auswahlkriterien
Kommunikationsstil und Umfang
- Sequences wurden für personalisierte Vertriebsinteraktionen im Einzelkontakt entwickelt.
- Workflows eignen sich am besten für breit angelegte Marketingkampagnen und komplexe Automatisierungen.
- Wenn Sie kleinere, gezielte Outreach-Aktivitäten verwalten, sind Sequences die richtige Wahl. Für groß angelegte Kampagnen eignen sich Workflows besser [4].
Abonnementanforderungen
- Für die Nutzung von Sequences benötigen Sie ein Abonnement für Sales oder Service Hub Professional/Enterprise.
- Workflows erfordern Marketing Hub Professional/Enterprise [1].
Komplexität der Automatisierung
- Sequences sind ideal für einfache, lineare Follow-ups und unkomplizierte Automatisierungen.
- Workflows bewältigen fortgeschrittenere Prozesse, einschließlich mehrstufiger Logik und umfassendem Datenmanagement [1].
Leitfaden zur Tool-Auswahl
Hier ist ein schneller Leitfaden, der Ihnen bei der Auswahl des passenden Tools hilft:
Wählen Sie Sequences, wenn Sie Folgendes benötigen:
- Persönliche Vertriebs-Follow-ups, die manuelle Anpassungen ermöglichen.
- Integration mit LinkedIn InMail für Outreach.
- Aufgabenerstellung und Nachverfolgung für Meetings oder Anrufe.
- Eine Begrenzung auf bis zu 5 E-Mail-Schritte innerhalb einer Sequence [1].
Wählen Sie Workflows, wenn Sie Folgendes benötigen:
- Vollständig automatisierte Marketingkampagnen.
- Komplexe Verzweigungslogik und die Verfolgung mehrerer Ziele.
- Aktionen mit hohem Volumen und flexiblen Aufnahmeoptionen.
- Tools zur Messung der Kampagnenleistung [1].
Erste Schritte
Sobald Sie das Tool ausgewählt haben, das zu Ihren Zielen passt, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Automatisierung einzurichten:
- Definieren Sie Ihre Ziele: Klären Sie, was Sie erreichen möchten, etwa die Planung von Produktdemos oder die Steigerung des Traffics auf einer Preisseite.
- Segmentieren Sie Ihre Zielgruppe: Gruppieren Sie Ihre Kontakte nach Verhalten, demografischen Merkmalen oder anderen relevanten Faktoren.
- Erstellen Sie Ihre erste Automatisierung: Beginnen Sie klein, etwa mit einer dreistufigen Willkommens-Sequence oder einem grundlegenden Workflow zur Lead-Bewertung. Testen Sie diesen gründlich, bevor Sie ihn erweitern.
Für noch mehr Flexibilität können Sie den visuellen Workflow-Builder von Latenode integrieren. Diese Plattform kann komplexe Datenflüsse verwalten und individuelle Logik erstellen, die über die integrierten Funktionen von HubSpot hinausgeht. Sie ist besonders hilfreich für mehrstufige Prozesse oder für die Einbindung externer Datenquellen in Ihre Automatisierung.
Zusammenfassung
Sequences und Workflows erfüllen jeweils unterschiedliche Aufgaben in der Automatisierung und sind auf verschiedene Geschäftsanforderungen zugeschnitten. Sequences eignen sich am besten für persönliche Vertriebsansprache im Einzelkontakt, während Workflows umfangreiche, komplexe Marketingautomatisierung abwickeln. Bei effektiver Nutzung kann Automatisierung E-Mail-Öffnungsraten um 14,32 % und Klickraten um 14 % steigern [3]. So nutzen Sie diese Tools optimal:
Nutzen Sie Sequences für:
- Direkte, personalisierte Vertriebskommunikation
- Die manuelle Aufnahme von Interessenten
- Die Integration von LinkedIn InMail für Outreach
Nutzen Sie Workflows für:
- Die Verwaltung umfangreicher Marketingkampagnen
- Komplexe Automatisierung mit Verzweigungslogik
- Die automatische Aufnahme von Kontakten auf Basis spezifischer Auslöser
- Die Verfolgung von Leistungskennzahlen im großen Maßstab
Wichtige Schritte für die Implementierung
- Setzen Sie klare Ziele: Definieren Sie messbare Ziele, sowohl für individuelle Follow-ups als auch für breit angelegte Kampagnen.
- Segmentieren Sie Ihre Zielgruppe: Gruppieren Sie Kontakte nach Verhalten und verfeinern Sie Ihre Strategie mithilfe relevanter Daten.
- Überwachen und optimieren Sie kontinuierlich: Verfolgen Sie fortlaufend Öffnungsraten, Klickraten und Conversions, um Ihren Ansatz gezielt zu verbessern.
Der visuelle Workflow-Builder von Latenode bietet die Flexibilität, komplexe, mehrstufige Prozesse einfach zu entwickeln und zu verwalten. Der Erfolg liegt darin, das gewählte Tool auf Ihre Geschäftsziele abzustimmen und Strategien auf Basis von Leistungsdaten kontinuierlich weiterzuentwickeln.
