Möchten Sie Aufgaben in HubSpot ohne Programmierung automatisieren? So geht's. Mit der HubSpot API können Sie Workflows erstellen, Daten synchronisieren und Kontakte mit bis zu 40.000 kostenlosen API-Aufrufen pro Tag verwalten. Auch ohne Programmierkenntnisse können Sie Tools wie Latenode und die Private App Access Tokens von HubSpot nutzen, um Prozesse wie Lead-Routing, E-Mail-Kampagnen und die Synchronisierung mit Google Sheets zu optimieren.
Die wichtigsten Vorteile:
- Wiederkehrende Aufgaben automatisieren: Starten Sie Workflows bei Kontaktaktualisierungen, Formularübermittlungen oder Änderungen von Deal-Phasen.
- Daten einfach synchronisieren: Halten Sie HubSpot-Daten in Tools wie Google Sheets aktuell.
- Einrichtung vereinfachen: Nutzen Sie Private App Access Tokens für eine schnelle und sichere API-Integration.
- Überwachen und Fehler beheben: Verfolgen Sie die API-Nutzung und lösen Sie Probleme wie Rate Limits oder Authentifizierungsfehler.
Bereit für den Start? Tools wie Latenode machen das Erstellen von Workflows einfach – auch mit minimalen Programmierkenntnissen. Legen Sie los, sparen Sie Zeit und steigern Sie Ihre Effizienz.
So erstellen Sie eine Private App in HubSpot und verbinden sich mit der HubSpot API über Power Automate
Leitfaden zur Einrichtung der HubSpot API
Mit der HubSpot API können Sie Geschäftsprozesse auch ohne Programmiererfahrung automatisieren. Dank der benutzerfreundlichen Authentifizierungsoptionen können Sie schnell und effizient starten.
API-Authentifizierungsmethoden
HubSpot bietet zwei zentrale Möglichkeiten zur Authentifizierung:
- Private App Access Tokens: Sie eignen sich ideal für die Automatisierung von Aufgaben im eigenen Unternehmen. Sie bieten eine einfache Möglichkeit, HubSpot mit anderen Tools zu verbinden und individuelle Workflows zu erstellen. Acme Digital Solutions nutzte beispielsweise einen Private App Access Token, um die manuelle Erstellung von Aufgaben um 60 % zu reduzieren und die Reaktionszeiten auf Leads um 25 % zu verbessern [1].
- OAuth-Authentifizierung: Diese Methode eignet sich besser, wenn Sie Anwendungen für mehrere HubSpot-Nutzer erstellen oder Ihre Integration im HubSpot App Marketplace anbieten möchten. Sie ist zwar aufwendiger, für grundlegende Automatisierungsaufgaben benötigen Sie sie jedoch wahrscheinlich nicht.
Sobald Sie die passende Authentifizierungsmethode ausgewählt haben, können Sie Ihre API-Schlüssel einrichten.
API-Schlüssel einrichten
- Eine Private App erstellen
Navigieren Sie in den HubSpot-Einstellungen zum Bereich „Private Apps“, um Ihre App zu erstellen. - Zugriffsbereiche konfigurieren
Wählen Sie nur die Berechtigungen aus, die für Ihre Automatisierung erforderlich sind, um Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten. - Token generieren und sicher speichern
Speichern Sie Ihr Token nach der Generierung an einem sicheren Ort. HubSpot überwacht öffentliche Offenlegungen aktiv und deaktiviert kompromittierte Tokens.
Wichtige Hinweise:
- Access Tokens können bis zu 512 Zeichen lang sein. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Speichersystem diese Länge unterstützt.
- Behalten Sie Ihre E-Mails und HubSpot-Benachrichtigungen im Blick, um Hinweise zu Tokens nicht zu verpassen.
- Wenn Sie noch ältere API-Schlüssel verwenden, sollten Sie auf Private App Access Tokens umsteigen, da diese inzwischen die bevorzugte Authentifizierungsmethode sind.
Low-Code-Workflows erstellen
Nachdem Sie die Authentifizierung für Ihre HubSpot API eingerichtet haben, können Sie Automatisierungs-Workflows erstellen, die Ihre täglichen Aufgaben vereinfachen und optimieren. Dieser Prozess bildet die Grundlage für die Automatisierung wiederkehrender und zeitintensiver Tätigkeiten.
Automatisierungsaufgaben identifizieren
Um das Potenzial der Automatisierung optimal zu nutzen, konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die:
- häufig manuelle Aktualisierungen oder Eingaben erfordern
- einer klaren „Wenn-dann“-Logik folgen
- Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen
- regelmäßige Überwachung oder Nachfassaktionen erfordern
Die Automatisierung von Aufgaben wie der Aktualisierung von Lead-Status spart beispielsweise Zeit und sorgt dafür, dass Ihre Workflows effizient und konsistent bleiben.
Ereignisbasierte Aktionen einrichten
Ereignisbasierte Aktionen ermöglichen es Workflows, automatisch auf bestimmte Auslöser in HubSpot zu reagieren. Hier sind einige typische Beispiele:
- Aktualisierungen von Kontakteigenschaften
Wenn sich eine Kontakteigenschaft ändert, etwa wenn die Lifecycle-Phase auf „Marketing Qualified Lead“ aktualisiert wird, kann der Workflow Folgeaktionen starten. - Formularübermittlungen
Erstellen Sie Workflows, die aktiviert werden, sobald ein Interessent ein bestimmtes Formular absendet. So ermöglichen Sie sofortige Antworten oder Nachfassaktionen. - Änderungen von Deal-Phasen
Automatisieren Sie Aktionen, wenn Deals zwischen den Phasen Ihrer Pipeline wechseln. So gewährleisten Sie eine konsistente Kommunikation und präzises Datenmanagement.
Nachdem Sie Ihre Auslöser festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihren Workflow durch klare Entscheidungsregeln zu erweitern.
Entscheidungsregeln hinzufügen
Entscheidungsregeln bilden das Fundament automatisierter Workflows. Sie funktionieren als „Wenn-dann“-Anweisungen, um Datensätze anhand bestimmter Kriterien weiterzuleiten. So gehen Sie vor:
- Einfach beginnen
Starten Sie mit klaren Bedingungen. Leiten Sie Leads beispielsweise nach Unternehmensgröße weiter:- Unter 50 Mitarbeitende → Team für kleine Unternehmen
- 50–500 Mitarbeitende → Mid-Market-Team
- Über 500 Mitarbeitende → Enterprise-Team
- Komplexität schrittweise erhöhen
Wenn Sie sicherer werden, können Sie weitere Bedingungen mit UND/ODER-Logik hinzufügen. So können Sie beispielsweise sowohl Interaktionsmetriken als auch demografische Daten auswerten, um die Lead-Qualität genauer zu klassifizieren. - Gründlich testen
Testen Sie Ihre Workflows immer mit einer Stichprobe von Datensätzen, um mögliche Probleme zu erkennen, bevor sie Ihr gesamtes System beeinträchtigen.
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Häufige Beispiele für die HubSpot API
Hier sind drei praktische Beispiele dafür, wie die HubSpot API Geschäfts-Workflows vereinfachen kann. Diese Anwendungsfälle zeigen, wie Low-Code-Tools Ideen in umsetzbare Lösungen verwandeln.
Automatisierung des Lead-Routings
Automatisiertes Lead-Routing stellt sicher, dass jeder neue Lead schnell dem richtigen Teammitglied zugewiesen wird. Das verbessert Reaktionszeiten und Effizienz.
- Routing-Regeln festlegen: Definieren Sie Kriterien wie Lead-Quelle (Formularübermittlungen, Chats, Empfehlungen), Unternehmensgröße, Standort oder Produktinteresse.
- Lead-Daten mit Webhooks erfassen: Nutzen Sie Webhooks, um Lead-Informationen zu sammeln und Routing-Workflows auszulösen.
- Zuweisungslogik automatisieren: Mit Tools wie Latenode können Leads anhand von Bewertungskriterien, Teamverfügbarkeit und Fachwissen automatisch bewertet werden. Das System aktualisiert die HubSpot-Eigentümereigenschaft und löst Benachrichtigungen aus, wodurch eine nahtlose Übergabe von Leads sichergestellt wird.
Als Nächstes sehen wir uns an, wie Sie Ihre Daten in Echtzeit mit Google Sheets synchron halten.
Datensynchronisierung mit Google Sheets
Wenn Sie HubSpot-Daten mit Google Sheets synchronisieren, können Teams wichtige Kennzahlen effektiver verwalten und analysieren.
- Authentifizierung und Datenauswahl: Authentifizieren Sie sich über OAuth und wählen Sie spezifische Datenpunkte für die Synchronisierung aus, etwa Kontakte, Deals oder Unternehmensdatensätze.
- Aktualisierungshäufigkeit festlegen: Wählen Sie, wie oft Daten aktualisiert werden sollen – in Echtzeit, stündlich oder täglich.
- Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen: Sorgen Sie durch Fehlerwarnungen und Benachrichtigungen für eine reibungslose Synchronisierung.
Mit dieser Einrichtung können Sie Workflows erstellen, die Änderungen von Deal-Phasen überwachen, Umsatzprognosen aktualisieren, historische Leistungsdaten pflegen und Berichte automatisch erstellen.
Automatisierte E-Mail-Kampagnen
Automatisierte E-Mail-Kampagnen können dynamisch auf Nutzeraktionen reagieren und Ihre Kommunikation dadurch zeitnaher und persönlicher gestalten.
- Automatisierung auslösen: Legen Sie Auslöser für Aktionen wie Formularübermittlungen, Website-Interaktionen, Meilensteine bei der Produktnutzung oder Aktualisierungen von Deal-Phasen fest.
- E-Mail-Vorlagen gestalten: Erstellen Sie Vorlagen für bestimmte Ereignisse mit personalisierten Elementen und dynamischen Inhalten auf Basis von Nutzerdaten.
- Kampagnenlogik konfigurieren: Automatisieren Sie Prozesse wie die Auswertung von Interaktionen, die Anpassung der Versandzeiten an Zeitzonen, die Bearbeitung von Abmeldeanfragen und die Analyse der Kampagnenleistung.
Tipps für die Workflow-Verwaltung
Die effektive Verwaltung von HubSpot-API-Workflows erfordert eine genaue Überwachung, schnelle Fehlerbehebung und robuste Sicherheitsmaßnahmen.
API-Nutzung verfolgen
Professional- und Enterprise-Konten von HubSpot haben spezifische Rate Limits:
- Professional: 190 Anfragen alle 10 Sekunden, mit einem täglichen Limit von 625.000 Anfragen [2].
- Enterprise: 190 Anfragen alle 10 Sekunden, mit einem täglichen Limit von 1.000.000 Anfragen [2].
In Latenode können Sie die folgenden Header überwachen, um Unterbrechungen zu verhindern:
X-HubSpot-RateLimit-Daily-Remaining: Verfolgt die Anzahl der verbleibenden täglichen Anfragen.X-HubSpot-RateLimit-Remaining: Zeigt die verbleibenden Anfragen im aktuellen 10-Sekunden-Zeitfenster an.
Um diese Limits optimal zu nutzen:
- Verwenden Sie Caching für häufig abgerufene Daten.
- Fassen Sie mehrere Aktualisierungen nach Möglichkeit in einzelnen API-Aufrufen zusammen.
- Bündeln Sie die Synchronisierung von Kontaktdatensätzen, um die Anzahl der Anfragen zu reduzieren.
Durch die aktive Überwachung der API-Nutzung können Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie eskalieren.
Häufige Fehler beheben
Authentifizierungsfehler (401)
Diese Fehler entstehen häufig durch Probleme bei der Authentifizierung. So beheben Sie sie:
- Prüfen Sie, ob die Berechtigungen für API-Schlüssel korrekt konfiguriert sind.
- Kontrollieren Sie, ob das OAuth-Token abgelaufen ist, und aktualisieren Sie es bei Bedarf.
- Stellen Sie sicher, dass für die Integration die erforderlichen Zugriffsbereiche aktiviert sind.
Rate-Limit-Fehler (429)
Rate-Limit-Fehler weisen darauf hin, dass in kurzer Zeit zu viele Anfragen gestellt wurden. Sie können diese Fehler wie folgt vermeiden:
- Implementieren Sie eine Wiederholungslogik mit exponentiellem Backoff.
- Verteilen Sie Anfragen gleichmäßig über die Zeit.
- Speichern Sie häufig abgerufene Daten im Cache, um redundante Aufrufe zu reduzieren.
Datenvalidierungsfehler (400)
Validierungsfehler treten auf, wenn die gesendeten Daten die Anforderungen von HubSpot nicht erfüllen. So beheben Sie sie:
- Bestätigen Sie, dass alle erforderlichen Felder in der Anfrage enthalten sind.
- Stellen Sie sicher, dass das Datenformat den Vorgaben von HubSpot entspricht.
- Prüfen Sie doppelt, ob Feldwerte die Validierungsregeln von HubSpot erfüllen.
Richtlinien für API-Sicherheit
Die Sicherheit Ihrer Workflows ist genauso wichtig wie ihre Funktionalität. Befolgen Sie diese Richtlinien, um Ihre API-Integrationen zu schützen:
- Verwaltung von API-Schlüsseln
- Speichern Sie API-Schlüssel sicher in Umgebungsvariablen.
- Vermeiden Sie es, Schlüssel direkt in Ihren Code oder Ihre Repositories einzubetten.
- Zugriffskontrolle
- Beschränken Sie den API-Zugriff ausschließlich auf autorisierte Teammitglieder.
- Verwenden Sie separate Schlüssel für Entwicklungs- und Produktionsumgebungen.
- Führen Sie regelmäßige Berechtigungsprüfungen durch, um Compliance sicherzustellen.
- Monitoring und Warnmeldungen
- Überwachen Sie fehlgeschlagene Authentifizierungen, um unbefugte Zugriffsversuche zu erkennen.
- Beobachten Sie API-Nutzungsmuster auf Auffälligkeiten.
- Richten Sie Warnmeldungen für Anzeichen unbefugter Zugriffe ein.
Für einen reibungslosen Betrieb ist es entscheidend, eine Fehlerquote von unter 5 % der täglichen Anfragen einzuhalten [2]. Regelmäßiges Monitoring und proaktive Maßnahmen gewährleisten sowohl die Sicherheit als auch die Effizienz Ihrer Workflows.
Nächste Schritte
Da Sie nun mit den Grundlagen der HubSpot API vertraut sind, können Sie dieses Wissen in die Praxis umsetzen und automatisierte Workflows erstellen, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
Zusammenfassung
Hier ist eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Schritte: sichere API-Authentifizierung, Workflows entwerfen, Daten effektiv synchronisieren, Nutzung überwachen und auftretende Fehler beheben. Mit diesen Grundlagen sind Sie bereit, Ihre Automatisierungsideen mit Latenode umzusetzen.
Starten Sie mit Latenode
Latenode macht es einfach, Ihre Pläne umzusetzen. So starten Sie:
Ihre Umgebung einrichten
Registrieren Sie sich zunächst bei Latenode. Erstellen Sie anschließend einen neuen Workflow und verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto mithilfe Ihrer API-Zugangsdaten.Ihren Workflow erstellen
Latenode bietet über 300 vorgefertigte Konnektoren, um Ihren Automatisierungsprozess zu optimieren. Dazu gehören beispielsweise:- Übermittlungen aus Google Sheets direkt als Kontakte in HubSpot hinzufügen
- Kundendaten zwischen HubSpot und Ihrem CRM synchronisieren
- Personalisierte E-Mail-Kampagnen basierend auf Kundenaktivitäten auslösen
Charles S., Gründer eines kleinen Unternehmens, teilte seine Erfahrung:
„Mein neues bestgehütetes Geheimnis! Was ich an Latenode am meisten schätze, sind die Benutzeroberfläche und der Code-Editor. Glauben Sie mir: Die Möglichkeit, zumindest einen Teil Ihres eigenen Codes zu schreiben, macht einen enormen Unterschied, wenn Sie schnell Automatisierungen erstellen möchten …“ [3]
Testen und bereitstellen
Nutzen Sie die Funktion „Run once“, um Ihren Workflow zu testen und seinen Ausführungsverlauf zu prüfen. Passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an, bevor Sie ihn aktivieren. Behalten Sie Ihre API-Nutzung im Blick, damit Sie innerhalb der Limits Ihres Tarifs bleiben.
