Die meisten Teams haben einen Prozess für Verträge. Jemand verschickt einen Entwurf, jemand markiert Änderungen, jemand unterschreibt ihn irgendwann. Doch ein Prozess und ein Vertragsworkflow sind nicht dasselbe. Ein Prozess beschreibt, was passiert. Ein Workflow beschreibt, was passieren soll – mit definierten Regeln, klaren Übergaben, benannten Verantwortlichen und Phasengrenzen, die auch dann bestehen bleiben, wenn die Person, die ihn eingerichtet hat, im Urlaub ist.
In der Lücke zwischen diesen beiden Dingen liegen die meisten Probleme im Vertragsmanagement. Und hier ist die These, über die es sich zu streiten lohnt: Ein Workflow für Vertragsmanagement ist keine Softwarefunktion. Er ist ein strukturiertes, regelbasiertes Betriebssystem für Vereinbarungen. Ohne ihn zuerst abzubilden, wird kein Tool das zugrunde liegende Chaos beheben. Sie erhalten lediglich eine schnellere Version desselben Chaos.
Was die meisten Teams erst nach dem Softwarekauf lernen
- Ein Vertragsworkflow bedeutet definierte Regeln, Übergaben und Phasengrenzen – nicht nur einen Vertragsablauf, den jemand aus Gewohnheit entwickelt hat.
- Die fünf Kernphasen sind Verhandlung und Erstellung, Genehmigung, Unterzeichnung, Überwachung sowie Verlängerung oder Kündigung – und die meisten Teams haben für mindestens zwei davon keine Governance.
- Tools zur Automatisierung von Vertragsmanagement-Workflows entfalten ihren vollen Nutzen erst, nachdem der Prozess dokumentiert wurde, nicht vorher.
- Nur 31 % der Unternehmen folgen einem Leitfaden für Vertragsabschlüsse – das bedeutet, dass Ad-hoc-Arbeit der Branchenstandard und nicht die Ausnahme ist.
Was ist ein Workflow für Vertragsmanagement?
Ein Vertragsworkflow ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, Genehmigungen und Übergaben, die eine Vereinbarung von der ersten Anfrage über Erstellung, Verhandlung, Genehmigung und Unterzeichnung bis hin zu Verlängerung oder Kündigung steuert. Das Schlüsselwort lautet „strukturiert“. Es bedeutet, dass die Abfolge im Voraus definiert ist, Rollen zugewiesen werden und jede Phase des Vertragsworkflows eine klare Eintritts- und Austrittsbedingung hat.
Das ist nicht dasselbe wie ein Vertragsmanagementprozess im informellen Sinn. Eine E-Mail-Kette, in der jemand irgendwann eine Unterschrift erhält, gilt als Prozess. Sie gilt nicht als definierter Vertragsworkflow. Der Unterschied liegt in der Governance: Wer verantwortet jede Phase, was passiert bei Abwesenheit einer Person, wie lange eine Phase dauern darf und was als Genehmigung im Gegensatz zu einer bloßen Kenntnisnahme gilt. Die meisten Teams erkennen diesen Unterschied erst, wenn sie Software kaufen möchten, die ihren „Prozess“ automatisieren soll, und feststellen, dass die Software für die Hälfte ihrer tatsächlichen Arbeit keinen Platz bietet.
Wenn Sie auf Workflow-Ebene verstehen, was Vertragsmanagement wirklich bedeutet, lernen Sie, den gesamten Vertragslebenszyklus als System mit Regeln zu sehen – nicht als Reihe von Dokumentenaustauschen, die durch institutionelles Wissen und die Suche im Posteingang zusammengehalten werden.
Die wichtigsten Phasen des Vertragsworkflow-Prozesses
Jede Phase des Vertragsworkflows hat einen potenziellen Fehlermodus. Der Idealfall – jemand fordert einen Vertrag an, er wird erstellt, geprüft, unterzeichnet, überwacht und verlängert – funktioniert gut, bis Volumen, Zeitdruck oder Personalwechsel auftreten. Was in jeder Vertragsphase schiefgeht, ist meist nicht dramatisch. Es geschieht leise. Ein Entwurf liegt neun Tage im Posteingang, weil die prüfende Person nicht wusste, dass sie an der Reihe ist. Ein Verlängerungstermin wird verpasst, weil niemand die Nachverfolgung verantwortet. Zu verstehen, was im Vertragslebenszyklus nicht funktioniert, ist nützlicher als nur zu verstehen, was passieren sollte.
Vertragserstellung und Verhandlung: Wo Verzögerungen bei Entwürfen beginnen
Hier entsteht in fast jedem Team, das ich bei der Bearbeitung größerer Vertragsvolumina erlebt habe, die erste große Verzögerung. Manuelle Vertragserstellung bedeutet, dass jemand mit einem leeren Dokument beginnt oder in gemeinsamen Laufwerken nach der richtigen Vertragsvorlage sucht. Dort finden sich drei Versionen derselben Vorlage, keine davon datiert, und ausgewählt wird diejenige, die am neuesten aussieht. Der neue Vertrag basiert nun auf einer Grundlage, die niemand überprüft hat.
Darauf setzen die Verhandlungen auf. Ohne standardisierte Vertragsvorlage und genehmigte Rückfallpositionen wird jede Änderung zu einer Grundsatzdiskussion. Die Rechtsabteilung verhandelt Klauseln erneut, zu denen sie bereits ein Dutzend Mal Entscheidungen getroffen hat. Die Verzögerung liegt nicht in der Verhandlung selbst – sondern im Fehlen einer dokumentierten Ausgangsposition.
Genehmigung und Prüfung: Die Phase, die in den meisten Workflows unstrukturiert bleibt
Die Genehmigungs- und Prüfungsphase ist vermutlich in den meisten Unternehmen nicht definiert. Es gibt keinen Genehmigungsworkflow, keine Routing-Regeln, keine benannten Verantwortlichen nach Vertragstyp und kein SLA. Ein Vertrag geht an die „Rechtsabteilung“ – also an die Person, die die E-Mail zuerst sieht – und wartet dann. Die Phase des Vertragsmanagementprozesses, die die strengste Governance haben sollte, hat meist gar keine.
In der Praxis sieht das so aus: Ein Vertrag, der die Genehmigung durch Finanzen, Rechtsabteilung und eine Bereichsleitung benötigt, liegt in drei separaten Posteingängen ohne festgelegte Reihenfolge. Die Finanzabteilung prüft ihn und wartet. Die Rechtsabteilung weiß nicht, dass Finanzen ihn bereits geprüft hat. Die Bereichsleitung genehmigt ihn trotzdem, ohne zu wissen, dass die Rechtsabteilung ihn noch nicht gesehen hat. Niemand verantwortet den Engpass. Die Vertragsgenehmigung erfolgt irgendwann, aber der Genehmigungsworkflow, der sie hervorgebracht hat, wird beim nächsten Mal dieselbe Verwirrung erzeugen.
Unterzeichnung, Überwachung und Verlängerung: Die Phasen, die Teams meist vergessen zu verwalten
Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, betrachten ihn die meisten Teams als erledigt. Abgelegt, vielleicht indexiert, aber definitiv nicht aktiv überwacht. Hier zerfällt die zweite Hälfte des Lebenszyklus unbemerkt.
Vertragsunterzeichnung bedeutet mehr, als eine Unterschrift einzuholen. Sie bedeutet zu bestätigen, dass die richtige Version von den richtigen Parteien mit der richtigen Vertretungsbefugnis unterzeichnet wurde. Vertragsüberwachung bedeutet, dass jemand Leistungszusagen, Zahlungsfristen und SLA-Anforderungen im Blick behält – nicht irgendwann, sondern nach einem festen Zeitplan. Und die Nachverfolgung von Verlängerungen, wenn sie Tabellen und Kalendererinnerungen überlassen wird, führt genau zu der Situation, in der sich ein wichtiger Vertrag zu ungünstigen Bedingungen automatisch verlängert, weil niemand die Kündigungsfrist im Blick hatte. Laut McKinsey können suboptimale Bedingungen und schlechtes Vertragsmanagement Werte in Höhe von etwa 9 % des Jahresumsatzes vernichten – und in dieser zweiten Lebenszyklushälfte geschieht der größte Teil dieser Wertminderung unsichtbar.
Verpasste Verlängerungsfristen. Nicht überwachte SLA-Verstöße. Verpflichtungen, an deren Vereinbarung sich niemand mehr erinnert. Das sind die tatsächlichen Kosten, wenn Unterzeichnung als Endzustand statt als Beginn eines aktiven Managements der Vertragsleistung behandelt wird.
Warum Vertragsmanagement in der Praxis scheitert
Der Zusammenbruch hat nicht nur eine Ursache. Es handelt sich um eine Reihe konkreter Fehlerarten, die sich gegenseitig verstärken, und die meisten bleiben unsichtbar, bis etwas schiefläuft. Vertragsworkflows benötigen in jeder Phase klar definierte Verantwortliche, damit sie unter Druck funktionieren – und die meisten haben sie nicht.
- Manuelle Dokumentenerstellung ohne Versionskontrolle
Jemand erstellt einen Vertrag, indem er die Version des letzten Monats kopiert, die falschen Felder bearbeitet und ihn verschickt. Der Empfänger markiert Änderungen auf Grundlage von Annahmen, die drei Iterationen alt sind. Wenn die Rechtsabteilung ihn prüft, existieren fünf Versionen, und niemand weiß sicher, welche Klauseln noch gültig sind. Eine Vertragsablage, die aus einem Unterordner in einem gemeinsamen Laufwerk mit der Bezeichnung „contracts_FINAL_v3“ besteht, ist kein Repository – sie ist ein Risiko.
- Ineffiziente Prüfung und Genehmigung ohne Routing-Regeln
Prozesse für Vertragsgenehmigungen, die auf weitergeleiteten E-Mails und Slack-Benachrichtigungen beruhen, haben kein SLA und keinen Eskalationspfad. Eine prüfende Person geht in Urlaub, und der Vertrag wartet. Niemand verantwortet die Übergabe. Diese Vertragsworkflows können helfen, diese Unklarheit zu beseitigen, aber nur, wenn die Routing-Logik bereits vor dem Tool irgendwo definiert ist.
- Verzögerungen in Verhandlungen durch uneinheitliche Positionen
Wenn die Rechtsabteilung ihre Rückfallpositionen für Standardklauseltypen nicht dokumentiert hat, wird in jeder Verhandlung dieselbe Grundlage erneut diskutiert. Was die Optimierung von Vertragsworkflows hier tatsächlich verbessern kann, ist die Geschwindigkeit – aber erst, wenn die Standardpositionen schriftlich festgehalten sind.
- Schlechte Zusammenarbeit über Systeme und Teams hinweg
Finanzen, Rechtsabteilung, Beschaffung und der fachlich Verantwortliche arbeiten in unterschiedlichen Tools. Kommentare befinden sich in nachverfolgten Änderungen eines Word-Dokuments, in einem E-Mail-Verlauf und in einer Slack-Direktnachricht. Niemand hat einen einheitlichen Überblick über den tatsächlichen Status des Vertrags. Effizientes Workflow-Management erfordert einen zentralen Übergabedatensatz, nicht vier parallele Kommunikationskanäle.
- Keine zentrale Vertragsablage oder Überwachung von Verpflichtungen
Eine Vereinbarung, die in einem persönlichen Ordner oder im Posteingang der Person gespeichert ist, die sie unterzeichnet hat, ist für alle anderen faktisch unsichtbar. Das Management von Vertragsworkflows hilft nur, wenn die Verträge selbst auffindbar und durchsuchbar sind.
📊 Die Zahlen:
Laut einer Studie von Agiloft folgen nur 31 % der Unternehmen einem Leitfaden für Vertragsabschlüsse. Das bedeutet, dass die oben genannten Engpässe keine Sonderfälle sind – sie bilden für die meisten Vertragsteams den Standardbetriebszustand. Ad-hoc-Arbeit ist kein Fehlerfall. Sie ist die Norm. Und ein robuster Workflow für Vertragsmanagement ist seltener, als die meisten Gespräche über Workflow-Management vermuten lassen.
Was automatisierte Vertragsworkflows tatsächlich lösen – und was nicht
Automatisierung setzt den Prozess durch. Sie ersetzt den Prozess nicht und schafft ganz sicher keinen. Genau diesen Unterschied übergeht fast jeder Pitch für CLM-Software, und fast jede enttäuschende Implementierung bestätigt ihn.
Was Automatisierung gut leistet, sobald der Prozess abgebildet ist
Wenn der Workflow dokumentiert und die Regeln klar sind, schafft Automatisierung echte Geschwindigkeit. Vorlagenbasierte Vertragserstellung bedeutet, dass jeder neue Vertrag auf einer genehmigten Grundlage beginnt – keine Suche nach Versionen mehr. Bedingtes Routing für Genehmigungen stellt sicher, dass die richtigen Prüfer in der richtigen Reihenfolge automatisch benachrichtigt werden, was die Vertragsdurchlaufzeiten beschleunigt, ohne dass jemand nachfassen muss. Die Abfolge elektronischer Unterschriften stellt sicher, dass die richtigen Parteien in der richtigen Reihenfolge unterzeichnen. Frist- und Verlängerungswarnungen sorgen dafür, dass niemand eine Kündigungsfrist verpasst.
Die Benchmark-Studie von Ironclad ist hier wichtig: Unternehmen mit vollständig automatisierten Workflows bearbeiten 78 % der Rechtsanfragen innerhalb von 72 Stunden, verglichen mit 33 % bei Teams mit manuellen Prozessen. Diese Differenz ist real. Sie entsteht jedoch nur, wenn der Prozess bereits gut genug definiert ist, um automatisiert werden zu können. Die Automatisierung beschleunigt den Vertrag; der Prozess bestimmt, was mit dem Vertrag geschieht.
Wenn ein Operations-Team eine Plattform wie Latenode nutzt, um das Routing von Vertragsgenehmigungen zu automatisieren, beginnt der Workflow mit einem Aufnahmeformular oder einem CRM-Ereignis – Vertragsmetadaten fließen in eine automatisierte Abfolge, ein JavaScript-Node bildet die Genehmigungsmatrix nach Wert und Vertragstyp ab, und KI-Modelle fassen für jede genehmigende Person zentrale Zahlungsbedingungen und Kündigungsrechte zusammen, bevor sie das Dokument öffnet. Ein Genehmigungsworkflow mit sechs Schritten wird als einzelne Ausführung verarbeitet, nicht als sechs separat abrechenbare Aufgaben. Das Ergebnis sind schnellere Genehmigungen und ein klarer Prüfpfad. Doch Sie müssen Ihre Genehmigungsmatrix kennen, bevor Sie diesen Node erstellen. Das Tool kann sie nicht ableiten.
Wo Teams bei der Automatisierung von Vertragsworkflows von Anfang an falsch liegen
Zwei Fehler treten immer wieder auf. Der erste ist die Annahme, dass eine Routine aus E-Mails und Tabellen bereits als definierter Workflow gilt. Das tut sie nicht. Wenn Teams einen undokumentierten Prozess automatisieren, erzeugen sie schnellere Versionen derselben falschen Ergebnisse. Das CLM-Tool tut, wozu es aufgefordert wurde. Das Problem ist, dass niemand aufgeschrieben hat, was es tatsächlich durchsetzen soll.
Der zweite Fehler besteht darin, jeden Vertragstyp im gesamten Vertragsmanagementprozess gleichzeitig automatisieren zu wollen. Erfolgreiche Teams beginnen mit einem Vertragstyp mit hohem Volumen und geringer Komplexität – NDAs sind der klassische Einstiegspunkt –, validieren den Workflow, beheben Fehler und erweitern ihn anschließend. Teams, die scheitern, versuchen im ersten Sprint, die vollständige End-to-End-Automatisierung für jeden Vertrag im gesamten Unternehmen einzuführen. Das Ergebnis ist ein halb fertiges CLM, dem niemand bei irgendeinem Vertragstyp vertraut. Wählen Sie einen Typ aus. Sorgen Sie dafür, dass er funktioniert. Erweitern Sie dann den Umfang.
Wer Vertragsmanagement-Workflows tatsächlich nutzt – und wofür
Verschiedene Teams verantworten unterschiedliche Teile des Workflows, und ihre Probleme konzentrieren sich auf unterschiedliche Phasen. Es lohnt sich, das abzubilden, bevor Sie entscheiden, wo Sie in Prozessverbesserungen investieren, denn „wir brauchen besseres Vertragsmanagement“ bedeutet je nach Sprecher meist etwas anderes.
Rechtsteams kümmern sich vor allem um Compliance und Prüfpfade. Ihre Form des Workflow-Fehlers ist ein Vertrag, der ohne die erforderliche rechtliche Prüfung genehmigt wurde, oder eine Verpflichtung, die sechs Monate lang nicht überwacht wurde. Vertrags-Compliance ist ihr Hauptanliegen – sie müssen wissen, dass jede Vereinbarung definierte Prüfschritte mit dokumentierten Ergebnissen in jeder Phase durchlaufen hat. Vertragsmanager in Rechtsabteilungen tragen zudem die Last, nachzuverfolgen, was vereinbart wurde, nicht nur, dass etwas unterzeichnet wurde. Wenn ich Support-Muster rund um CLM-Tools betrachte, ist die Rechtsabteilung meist das Team, das die meiste Governance in den Workflow integriert – und zugleich am stärksten frustriert ist, wenn andere Abteilungen ihre Prüfphase als optional behandeln.
Vertrieb, Beschaffung und Finanzteams spüren die Genehmigungsphase am stärksten. Ihre Form des Scheiterns ist ein Geschäft, das innerhalb einer Woche hätte abgeschlossen werden sollen, aber drei Wochen dauert, weil eine Vertragsgenehmigung ohne Routing liegen blieb. Jeder Genehmigungsengpass bedeutet verzögerte Umsätze oder Probleme in Lieferantenbeziehungen. Die Verwaltung von Vertragsanfragen ist der Bereich, in dem sich ihre Workflow-Probleme konzentrieren – insbesondere die Erfahrung, einen Vertrag einzureichen und keine Transparenz darüber zu haben, wo er sich befindet oder wer ihn blockiert. Ein Muster, das ich immer wieder sehe: Jemand in der Beschaffung erstellt eine eigene Ad-hoc-Genehmigungsmatrix für Verträge in einer Tabelle, weil der offizielle Prozess keine Routing-Logik hat und die Person das Warten satt hatte.
Operations- und Lieferantenmanagement-Teams verantworten die zweite Hälfte – von der Unterzeichnung bis zur Verlängerung. Ihr Fehlerfall ist ein erfolgreicher Vertrag, der zur Belastung wird, weil niemand die Verpflichtungen überwacht. Vertragsüberwachung und Nachverfolgung von Verlängerungen sind das, was sie benötigen, und meist erledigen sie dies manuell in einer Tabelle mit einer farbcodierten Spalte für Verlängerungsdaten, die seit dem Weggang der zuletzt verantwortlichen Person nicht aktualisiert wurde. Ein Tool wie Latenode kann mit integriertem RAG KI-Extraktionen für Vertrags-PDFs ausführen, wichtige Daten und Werte automatisch extrahieren, Verlängerungsmetadaten in CRM- oder Aufgabenverwaltungssysteme übertragen und zeitgesteuerte Warnungen an die richtigen Verantwortlichen senden – ohne dass jemand die Tabelle manuell pflegen muss. Das ist ein Workflow, der läuft, ohne überwacht werden zu müssen. Die zugrunde liegende Logik – welche Daten relevant sind, wer welche Warnungen erhält und welche Aktion erforderlich ist – muss jedoch weiterhin vom Team kommen, das die Verträge kennt.
So erstellen Sie einen effektiven Workflow für Vertragsmanagement: Schritte, die wirklich funktionieren
Ein Leitfaden für Contract Lifecycle Management beginnt immer mit „Bilden Sie Ihren aktuellen Prozess ab“. Das klingt offensichtlich. Ist es aber nicht. Die meisten Teams stellen fest, dass ihr aktueller Prozess weniger ein Prozess als eine Sammlung individueller Gewohnheiten ist, die zufällig am Ende dasselbe Dokument hervorbringen.
Bilden Sie den aktuellen Prozess ab, bevor Sie irgendein CLM-Tool einsetzen
Bevor Sie Software für Contract Lifecycle Management bewerten, bevor Sie etwas konfigurieren, bevor Sie einen einzigen Workflow in einem CLM erstellen, dokumentieren Sie, was heute tatsächlich geschieht. Nicht das, was geschehen sollte – sondern das, was geschieht. Wer initiiert eine Vertragsanfrage und wie? Wer prüft sie, in welcher Reihenfolge und anhand welcher Kriterien? Was bedeutet Genehmigung und wer hat die Befugnis dazu? Wo werden Verträge nach der Unterzeichnung abgelegt?
Warum dieser Schritt wichtig ist: CLM-Software, die einen nicht abgebildeten Prozess automatisiert, automatisiert die Verwirrung. Ich habe Teams erlebt, die erhebliche Budgets für Vertragsmanagementsysteme ausgeben und dann die nächsten sechs Monate mit dem Tool kämpfen, weil es Schritte durchsetzte, die in der Praxis nie existierten, oder Übergaben übersprang, die alle als selbstverständlich voraussetzten. Wenn Sie den Workflow nicht in einem Swimlane-Diagramm beschreiben können, bevor Sie die Software kaufen, wird die Software Ihnen nicht helfen, ihn zu zeichnen.
Eine kurze Checkliste vor der CLM-Einführung, die Sie vor jeder Toolentscheidung durchgehen sollten:
- Identifizieren Sie jeden Vertragstyp, den Ihr Team bearbeitet (NDAs, MSAs, SOWs, Lieferantenvereinbarungen)
- Benennen Sie die Rolle, die für die Initiierung jedes Typs verantwortlich ist
- Dokumentieren Sie jede erforderliche Prüfung oder Genehmigung in der richtigen Reihenfolge
- Definieren Sie, was „genehmigt“ bedeutet – einstimmige Freigabe, Mehrheit oder benannte Befugnis
- Identifizieren Sie, wo Verträge nach der Unterzeichnung gespeichert werden und wer dieses Repository pflegt
- Bilden Sie die Schritte für Verlängerung oder Kündigung einschließlich der Kündigungsfristen ab
Wenn einer dieser Schritte zu einem leeren Ergebnis oder einem „es kommt darauf an“ führt, haben Sie eine Prozesslücke gefunden. Schließen Sie sie, bevor Sie Software für Contract Lifecycle Management kaufen, um sie zu automatisieren.
Beginnen Sie mit einem Vertragstyp mit hoher Wirkung, nicht mit dem gesamten Portfolio
Der zuverlässigste Indikator für ein gescheitertes CLM-Rollout ist ein zu großer Umfang. Teams, die in der ersten Implementierung jeden Vertragstyp über das gesamte Portfolio hinweg automatisieren wollen, sind selten erfolgreich. Und wenn sie scheitern, kommen sie häufig zu dem Schluss, dass das Tool nicht funktioniert, statt zu erkennen, dass der Ansatz falsch war.
Beginnen Sie mit NDAs. Oder Vereinbarungen für die Lieferantenaufnahme. Oder der Vertragsvorlage, die Ihr Team in der höchsten Anzahl und mit der konsistentesten Struktur erstellt. Entwickeln Sie den Workflow für diesen einen Typ, testen Sie ihn unter realem Volumen, identifizieren Sie Sonderfälle, die das ursprüngliche Design nicht berücksichtigt hat, und beheben Sie sie. Fügen Sie dann den nächsten Vertragstyp hinzu.
Das ist kein Konservatismus – es ist der Unterschied zwischen einer Verbesserung der durchschnittlichen Vertragsleistung im dritten Monat und einer teuren Vertragsmanagementsoftware-Installation, der bis zum sechsten Monat niemand vertraut. Individuelle Vertragslogik und nicht standardisierte Vertragssprache können hinzugefügt werden, sobald der grundlegende Workflow stabil genug ist, Ausnahmen aufzunehmen, ohne zu brechen.
🤔 Moment.
Wenn nur 31 % der Unternehmen einem Leitfaden für Vertragsabschlüsse folgen, was bedeutet dann „vollständige Automatisierung“ für die anderen 69 %? Es bedeutet, einen Prozess zu automatisieren, der noch nicht aufgeschrieben wurde. Bevor Sie sich auf einen umfassenden Implementierungsplan festlegen, lautet die ehrliche Frage: Haben wir einen dokumentierten Vertragsprozess oder eine Gewohnheit beim Vertragsabschluss, die wir gerade in Software abbilden wollen?
Workflow für Vertragsmanagement vs. manueller Vertragsprozess: Wie die Lücke in Zahlen aussieht
Die Leistungslücke zwischen automatisierten und manuellen Vertragsprozessen ist nicht theoretisch. Die Studie von Ironclad beziffert sie. Die Deloitte-Analyse zu CLM ergänzt eine andere und möglicherweise noch schwerwiegendere Erkenntnis: Über 80 % der Unternehmen messen nicht einmal, ob ihre Vertragsabschlüsse funktionieren. Was Sie nicht nachverfolgen, können Sie nicht verbessern.
| Dimension | Manueller Prozess | Automatisierter Workflow |
|---|---|---|
| Bearbeitung von Rechtsanfragen innerhalb von 72 Stunden | 33 % | 78 % |
| Unternehmen, die einem Leitfaden für Vertragsabschlüsse folgen | ~31 % | Definierter Workflow für Automatisierung erforderlich |
| Primärer Engpasstyp | Posteingangs-Routing, Versionsverwirrung, verpasste Eskalationen | Konfigurationseinrichtung, Prozesslücke |
| Zuverlässigkeit der Governance | Personenabhängig, bricht bei Personalwechseln | Regelabhängig, konsistent bei jedem Volumen |
Die Tabelle wirkt eindeutig. Die Realität ist komplexer. Die Bearbeitungsquote von 78 % bei vollständiger Automatisierung setzt voraus, dass der Workflow korrekt abgebildet wurde, bevor das CLM konfiguriert wurde. Teams, die einen fehlerhaften Prozess automatisieren, erhalten schnellere Versionen derselben fehlerhaften Ergebnisse. Und über das gesamte Vertragsportfolio hinweg – über jede Phase, jeden Typ und jedes Team – lässt sich die Lücke zwischen dem, was die Zahlen versprechen, und dem, was die Implementierung liefert, fast immer auf dieselbe Ursache zurückführen: Der Prozess wurde nicht dokumentiert, bevor die Software gekauft wurde.
