Die besten Notiz-Apps 2025

Sie suchen die perfekte Notiz-App? Hier finden Sie einen schnellen Überblick über die sechs besten Apps im Jahr 2025, abgestimmt auf unterschiedliche Anforderungen:

• Microsoft OneNote: Kostenlos mit 5 GB Speicher, ideal für Organisation und Zusammenarbeit.
• Apple Notes: Optimal für Apple-Nutzer, nahtlos in iOS/macOS integriert.
• Google Keep: Schnell, einfach und kostenlos mit 15 GB Speicher über Google.
• Notion: Ideal für Teams mit fortschrittlichen Datenbanken und Tools für die Zusammenarbeit.
• Obsidian: Lokal ausgerichtet und hochgradig anpassbar für Wissensmanagement.
• Joplin: Kostenlos, Open Source und datenschutzorientiert mit Markdown-Unterstützung.

Schneller Vergleich

Sie möchten noch mehr automatisieren? Nutzen Sie Latenode, um diese Apps in Ihren Workflow zu integrieren. Automatisieren Sie beispielsweise die Erstellung von Aufgaben, synchronisieren Sie Notizen plattformübergreifend oder versenden Sie Erinnerungen – alles auf Basis Ihrer Notizen.

Sehen wir uns die einzelnen Apps genauer an, damit Sie die Lösung finden, die zu Ihrem Stil passt.

Ich habe 20 Notiz-Apps getestet, damit Sie es nicht tun müssen (das sind die BESTEN)

Was macht eine gute Notiz-App aus?

Der Markt für Notiz-Apps wächst rasant: Von 576 Millionen US-Dollar im Jahr 2023 soll er bis 2032 auf 2,26 Milliarden US-Dollar anwachsen, bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 16,4 % [3]. Angesichts der großen Auswahl ist die Wahl der richtigen App zu einer wichtigen Entscheidung geworden. Wenn Sie wissen, was eine Notiz-App effektiv macht, können Sie die für Sie wichtigsten Funktionen identifizieren. Tools wie Latenode können diese Funktionen zusätzlich erweitern.

Kernfunktionen: Das Wesentliche

Eine gute Notiz-App muss vor allem ihre zentrale Aufgabe hervorragend erfüllen: Notizen erstellen, bearbeiten, organisieren und durchsuchen. Sie sollte eine reibungslose Texteingabe, logische Organisation und schnellen Informationsabruf ermöglichen. Eine leistungsstarke Suchfunktion ist besonders wichtig – nicht nur für Titel, sondern auch für Inhalte, Tags und sogar Anhänge. Anne-Laure Le Cunff formuliert es treffend:

„Wenn es darum geht, Notizen zu machen und daraus kreative Ergebnisse zu entwickeln, ist einfacher oft besser“ [1].

Diese grundlegende Fähigkeit zeichnet die effektivsten Tools aus und sorgt dafür, dass sie sich nahtlos in Ihren Workflow einfügen.

Plattformübergreifender Zugriff und Offline-Nutzung

Gute Ideen warten nicht auf den perfekten Moment, das passende Gerät oder ein WLAN-Signal. Eine leistungsstarke App stellt sicher, dass Ihre Notizen überall verfügbar sind, sich mühelos zwischen Geräten synchronisieren und auch offline funktionieren. Da Remote-Arbeit und Fernunterricht immer verbreiteter werden, sind diese Funktionen unverzichtbar geworden, um unabhängig von Standort und Verbindung produktiv zu bleiben [3].

Preis-Leistungs-Verhältnis: Funktionen und Kosten abwägen

Die Preise für Notiz-Apps unterscheiden sich erheblich. Google Keep ist beispielsweise vollständig kostenlos und erreicht bei mehr als 1,53 Millionen Bewertungen solide 4,1 von 5 Punkten [4]. Kostenlose Apps sind zwar attraktiv, bieten jedoch möglicherweise nicht die erweiterten Funktionen kostenpflichtiger Tarife, etwa bessere Tools für die Zusammenarbeit, zusätzlichen Speicher oder stärkere Sicherheitsmaßnahmen [2]. Wenn Sie Ihr Budget gemeinsam mit Ihren Funktionsanforderungen bewerten, finden Sie die richtige Balance.

Passend zu Ihrem Notizstil

Letztlich ist die beste App jene, die Ihre persönliche Art der Informationssammlung und -verwaltung ergänzt. Ob Sie schnelle, einfache Notizen bevorzugen oder detaillierte, strukturierte Aufzeichnungen: Die richtige App sollte zu Ihrem Workflow passen und Ihnen helfen, langfristig produktive Gewohnheiten aufzubauen.

1. Microsoft OneNote

Am besten geeignet für: Personen, die eine leistungsstarke, kostenlose Notiz-App mit fortschrittlichen Organisationstools suchen.

Microsoft OneNote ist eine herausragende Wahl unter den kostenlosen Notiz-Apps und bietet ein umfangreiches Funktionsset, ohne Nutzer einzuschränken. Mit mehr als 100 Millionen Nutzern weltweit [11] hat sich die App als zuverlässige Lösung für persönliche und berufliche Anforderungen etabliert.

Funktionen und Organisation

OneNote basiert auf einer intuitiven Hierarchie aus Notizbüchern, Abschnitten, Seiten und Unterseiten [6]. Diese Struktur ähnelt der Organisation physischer Ordner und erleichtert es, ein logisches System für Ihre Notizen aufzubauen. Die App unterstützt freies Notieren: Sie können Text, Bilder, Zeichnungen oder Anhänge an beliebiger Stelle auf einer Seite platzieren – ähnlich wie beim Festhalten von Ideen auf Papier. Besonders beeindruckend ist die Suchfunktion, da sie Text in Bildern und sogar handschriftlichen Notizen erkennen kann. Darüber hinaus lässt sich die Web-Clipper-Erweiterung nahtlos in Browser wie Edge und Chrome integrieren, sodass Sie Online-Inhalte direkt in Ihren Notizbüchern speichern können [6].

Plattformübergreifender Zugriff und Offline-Nutzung

OneNote bietet ausgezeichnete Kompatibilität mit Windows, Mac, iOS, Android und Chrome [9]. Die Offline-Funktion ist für Windows, Mac, iOS und Android verfügbar, sodass Sie auch ohne Internetverbindung an Ihren Notizen arbeiten können [9]. Sobald Sie wieder online sind, synchronisiert die App Ihre Änderungen automatisch und hält alle Inhalte aktuell. Die Synchronisierung erfolgt über OneDrive, wobei nur Änderungen statt vollständiger Dateien übertragen werden. Das macht Aktualisierungen schneller und effizienter [8].

Preisoptionen

Die kostenlose Version von OneNote umfasst 5 GB OneDrive-Speicher, was für die meisten privaten Nutzer ausreicht [6]. Wenn Sie mehr Speicher benötigen, ist Microsoft 365 Basic für 19,99 $ pro Jahr erhältlich. Der Tarif bietet 100 GB Speicher und eine werbefreie Outlook-Nutzung [6]. Geschäftskunden können zwischen drei Tarifen wählen: Business Basic für 6 $ pro Nutzer und Monat, Business Standard für 12,50 $ pro Nutzer und Monat sowie Business Premium für 22 $ pro Nutzer und Monat [5].

Nutzerfeedback und Nutzererlebnis

OneNote wird von Nutzern hoch bewertet und erreicht auf Plattformen wie Software Advice und GetApp durchschnittlich 4,6 von 5 Punkten [10][7]. Besonders häufig werden Flexibilität und Zusammenarbeit als Stärken hervorgehoben. Ein Nutzer berichtet:

„OneNote ist in unserer Organisation zentral für die Dokumentation geworden ... Ich liebe dieses Produkt. Während meiner beruflichen Entwicklung habe ich die Nutzung auch auf mein Privatleben ausgeweitet – für Notizen, Organisation und Planung.“
– Nicholas C., Bildungsmanagement [7]

Die mobile Version entspricht weitgehend dem Desktop-Erlebnis und sorgt damit für eine konsistente Oberfläche auf allen Geräten. Einige Nutzer berichten jedoch von gelegentlichen Problemen bei der Synchronisierung und begrenzten Formatierungsoptionen [5].

OneNote mit Latenode erweitern

Mit Latenode können Sie Aufgaben in OneNote automatisieren, um Zeit zu sparen und manuelle Arbeit zu reduzieren. Sie können beispielsweise Workflows einrichten, die automatisch Aufgaben erstellen, Daten mit Google Sheets synchronisieren oder Slack-Benachrichtigungen senden, sobald eine mit „Nachfassen“ getaggte Seite hinzugefügt wird.

Vorteile:

• Umfangreiche kostenlose Version mit 5 GB Speicher
• Zuverlässige plattformübergreifende Synchronisierung und Offline-Funktion
• Flexible Notizorganisation mit freiem Layout
• Starke Tools für die Zusammenarbeit
• Leistungsstarker Web Clipper zum Speichern von Online-Inhalten

Nachteile:

• Für den Zugriff ist ein Microsoft-Konto erforderlich
• Einige Nutzer erleben gelegentliche Synchronisierungsverzögerungen
• Erweiterte Formatierungsoptionen sind begrenzt
• Bei intensiver Nutzung kann die Oberfläche unübersichtlich werden

Als Nächstes erfahren Sie, wie Apple Notes ein nahtloses Erlebnis für Nutzer von Apple-Geräten bietet.

2. Apple Notes

Am besten geeignet für: Apple-Nutzer, die eine schlanke Notiz-App möchten, die sich mühelos über ihre Geräte hinweg integriert.

Apple Notes ist weit über seine ursprüngliche Einfachheit hinausgewachsen. Mit der Einführung von iOS 18 und dem Apple-Intelligence-Update hat sich die App zu einem vielseitigen Produktivitätstool entwickelt, das KI zur Verbesserung von Schreiben und Organisation nutzt [35,36].

Funktionen und Organisation

Apple Notes schafft ein Gleichgewicht zwischen Einfachheit und Funktionalität. Die App unterstützt Rich-Text-Formatierung, Apple Pencil für Handschrift oder Skizzen und eignet sich gleichermaßen für schnelle Listen wie für detaillierte Projekte. Eine herausragende Ergänzung in iOS 18 ist das Untermenü „Zuletzt verwendete Notizen“. Es ermöglicht Nutzern, schnell auf die zuletzt angesehenen zehn Notizen zuzugreifen, und erleichtert damit die Navigation [12].

Die App umfasst außerdem ein Tag-System, das Suche und Kategorisierung vereinfacht. Intelligente Ordner organisieren Notizen automatisch anhand von Kriterien wie Erstellungsdatum oder Freigabestatus [14]. Für zusätzliche Sicherheit können einzelne Notizen mit einem eigenen Passwort gesperrt werden, wodurch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet wird. Apple Intelligence geht noch weiter und bietet direkt in der App Tools zum Korrekturlesen, Umschreiben, Zusammenfassen und sogar zum Transkribieren von Telefonanrufen [35,36].

„Im vergangenen Jahr haben wir die ersten Schritte auf einer Reise unternommen, um Nutzern hilfreiche, relevante und einfach zu verwendende Intelligenz genau dort bereitzustellen, wo sie sie benötigen – und dabei ihre Privatsphäre zu schützen.“
– Craig Federighi, Senior Vice President of Software Engineering bei Apple [13]

Plattformübergreifender Zugriff und Offline-Nutzung

Apple Notes synchronisiert sich mühelos über iPhone, iPad und Mac hinweg mit iCloud. Jede Plattform spielt ihre Stärken aus: Halten Sie schnelle Ideen auf dem iPhone fest, skizzieren oder schreiben Sie mit Apple Pencil auf dem iPad und profitieren Sie von effizienter Texteingabe und Organisation auf dem Mac [15].

Auch der Offline-Zugriff ist eine große Stärke. Sie können Notizen ohne Internetverbindung erstellen, bearbeiten und organisieren. Sobald Sie wieder online sind, wird alles automatisch synchronisiert [39,40].

Zusammenarbeit und Speicher

Die Zusammenarbeit ist unkompliziert: Bis zu 100 Personen können gleichzeitig an einer Notiz arbeiten [14]. Apple Notes beinhaltet 5 GB kostenlosen iCloud-Speicher, der für alle Apple-Dienste gemeinsam genutzt wird. Zusätzlicher Speicher ist ab 0,99 $ pro Monat für 50 GB erhältlich [14].

Nutzererlebnis und Bewertungen

Apple Notes erhält durchgehend Anerkennung für seine Zuverlässigkeit und die nahtlose Integration in das Apple-Ökosystem. Mit 4,9 von 5 Punkten im App Store und mehr als 463.000 Bewertungen wird deutlich, wie sehr Nutzer die einfache Bedienung schätzen. Funktionen wie Schnellnotizen, mit denen Sie Informationen festhalten können, ohne Ihre aktuelle App zu verlassen, steigern die Attraktivität weiter [37,42].

Apple Notes mit Latenode erweitern

Latenode kann Apple Notes auf die nächste Stufe heben, indem es Workflows automatisiert, die auf Ihren Notizen basieren. Wenn Sie beispielsweise eine mit „Meeting“ getaggte Notiz erstellen, kann Latenode automatisch wichtige Aktionspunkte extrahieren und daraus Aufgaben in Ihrem Projektmanagement-Tool machen. Außerdem kann Latenode per E-Mail Erinnerungen zum Nachfassen senden und Ihnen damit Zeit und Aufwand sparen.

Vorteile:

• Kostenlos nutzbar, ohne Abonnementgebühren
• Nahtlose Integration über Apple-Geräte hinweg
• KI-Tools wie Korrekturlesen und Zusammenfassen
• Hohe Sicherheit durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesperrter Notizen
• Zuverlässige Offline-Funktion
• Unterstützung für die Zusammenarbeit mit bis zu 100 Personen

Nachteile:

• Auf Apple-Geräte beschränkt, keine Android-Unterstützung
• Nur 5 GB kostenloser iCloud-Speicher, was einschränkend sein kann
• Der Webversion fehlen einige Funktionen der nativen Apps
• Keine vorgefertigten Vorlagen für Notizen
• Grundlegende Funktionen für die Zusammenarbeit im Vergleich zu spezialisierten Tools

Als Nächstes sehen wir uns an, wie Google Keep einen visuelleren Ansatz für Notizen verfolgt.

3. Google Keep

Am besten geeignet für: Personen, die schnelle Notizen mit nahtloser Integration in das Google-Ökosystem benötigen.

Google Keep ist eine unkomplizierte Notiz-App, die dafür entwickelt wurde, Ideen sofort festzuhalten. Da bereits mehr als eine Milliarde Nutzer auf Google-Dienste setzen, ist Keep zu einem Favoriten für Menschen geworden, die Geschwindigkeit und Einfachheit komplexen Funktionen vorziehen [18].

Funktionen und Organisation

Google Keep unterstützt verschiedene Notiztypen, darunter Text, Checklisten, Sprachaufnahmen, Zeichnungen und Bilder [44,45]. Jede Notiz kann bis zu 20.000 Zeichen enthalten und ist damit flexibel für unterschiedliche Anforderungen einsetzbar [44,45].

Damit Ihre Notizen übersichtlich bleiben, verwendet die App Labels und Farbcodierungen. Pro Konto sind bis zu 50 Labels möglich [16]. Die Archivfunktion hilft dabei, Ihr Dashboard aufzuräumen, während ältere Notizen weiterhin durchsuchbar bleiben [16].

Zu den herausragenden Funktionen gehört die optische Zeichenerkennung (OCR) in der Webversion, die Text aus Bildern extrahiert. Das eignet sich hervorragend, um handschriftliche Notizen oder wichtige Dokumente zu digitalisieren [16]. Darüber hinaus werden Sprachaufnahmen automatisch in Text transkribiert, sodass Sie Ideen auch unterwegs einfach festhalten können [19].

„Die Einfachheit und Integration mit anderen Google-Diensten machen sie zu einer großartigen Notiz-App. Die Möglichkeit, schnell etwas zu notieren, Checklisten zu erstellen und Bilder oder Sprachnotizen hinzuzufügen, ist sehr praktisch.“
– Waleed H, freiberuflicher Autor [17]

Plattformübergreifender Zugriff und Offline-Nutzung

Google Keep funktioniert in Webbrowsern, auf Android und iOS und ist damit von praktisch jedem Gerät aus zugänglich [20]. Die Offline-Bearbeitung ist zwar auf mobile Apps beschränkt, Änderungen werden aber automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind [19].

Die Chrome-Erweiterung erhöht den Komfort: Nutzer können Webseiten direkt in Keep als Lesezeichen speichern oder Notizen erstellen, ohne den aktuellen Tab zu verlassen [18]. Die Integration mit Gmail, Google Calendar und Google Drive erweitert den Funktionsumfang. Notizen können Erinnerungen auslösen, mit Terminen verknüpft oder relevanten Dokumenten zugeordnet werden [50,51].

Zusammenarbeit und Speicher

Die Zusammenarbeit in Google Keep ist einfach. Sie können einzelne Notizen mit anderen teilen und gemeinsam in Echtzeit daran arbeiten. Beim Speicher nutzt Keep die 15 GB kostenlosen Speicherplatz Ihres Google-Kontos. Da Textnotizen nur wenig Speicher benötigen, reicht dies für die meisten Nutzer mehr als aus [16].

Nutzererlebnis und Bewertungen

Google Keep wird regelmäßig für seine einfache Bedienung gelobt und erreicht sowohl bei GetApp als auch bei Capterra 4,7 von 5 Punkten [46,47]. Besonders schätzen Nutzer die benutzerfreundliche Oberfläche (4,9/5) und das Preis-Leistungs-Verhältnis (4,9/5) [46,47].

„Google Keep bietet die beste Erfahrung für Notizen und Checklisten. Die Integration mit anderen Google-Produkten funktioniert nahtlos, und die App ist einfach zu bedienen.“
– Kalvin R, Manager für Fahrzeugvermietung [17]

Google Keep mit Latenode erweitern

Latenode hebt die Einfachheit von Google Keep durch Automatisierungsfunktionen auf die nächste Stufe. Wenn Sie beispielsweise eine Notiz mit „Aufgabe“ kennzeichnen, kann Latenode automatisch einen entsprechenden Eintrag in einem Projektmanagement-Tool erstellen. Besprechungsnotizen können auf Aktionspunkte analysiert werden, die Latenode anschließend für Follow-up-E-Mails oder Kalendererinnerungen nutzt.

Preise

Google Keep ist vollständig kostenlos und umfasst 15 GB Speicherplatz über Ihr Google-Konto. Wenn Sie mehr Speicher benötigen, beginnen Google-One-Tarife bei 2 $ pro Monat für 100 GB [16].

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Kostenlos mit großzügigem Speicher
• Sofortige Synchronisierung zwischen Geräten
• Mehrere Eingabemethoden: Text, Sprache, Bilder und Zeichnungen
• Reibungslose Integration mit Google-Diensten
• Offline-Funktion auf Mobilgeräten
• OCR zur Textextraktion aus Bildern
• Einfache, aber effektive Organisationstools

Nachteile:

• Eingeschränkte Formatierungsoptionen
• Keine eigene Desktop-Anwendung
• Die grundlegende Suchfunktion übersieht gelegentlich Ergebnisse
• Keine erweiterten Organisationsfunktionen wie verschachtelte Ordner
• Keine Rich-Text-Bearbeitung
• Begrenzte Exportoptionen für Notizen

Als Nächstes erfahren Sie, wie Notion mit seinem datenbankgestützten Ansatz Notizen auf ein neues Niveau hebt.

4. Notion

Am besten geeignet für: Teams und Einzelpersonen, die einen einheitlichen Arbeitsbereich suchen, der Notizen, Projektmanagement und Zusammenarbeit vereint.

Notion verbindet Notizen, Projektmanagement und Zusammenarbeit nahtlos auf einer Plattform. Da 62 % der Fortune-100-Unternehmen Notion nutzen und die Plattform drei Jahre in Folge auf G2 zur Nummer-1-Wissensdatenbank gewählt wurde [22], hat sich Notion als Top-Wahl für Teams etabliert, die ihre Produktivität optimieren möchten.

Funktionen und Organisation

Der blockbasierte Ansatz von Notion ermöglicht es Nutzern, jeden Inhalt in ein verschiebbares, anpassbares Element umzuwandeln. Diese Flexibilität erlaubt es, innerhalb derselben Oberfläche alles von einfachen Notizen bis hin zu komplexen Datenbanken zu erstellen [24]. Die Plattform bietet außerdem eine umfangreiche Bibliothek mit mehr als 20.000 Vorlagen für Anforderungen wie Besprechungsnotizen, Projekt-Roadmaps und vieles mehr [24].

Eine besonders starke Funktion sind die Datenbanken. Mit Notion können Nutzer miteinander verknüpfte Datenbanken erstellen und Notizen mit Aufgaben, Projekten oder Teammitgliedern verbinden. Dadurch entsteht eine mehrdimensionale Möglichkeit, Informationen effektiv zu organisieren und zu verwalten.

Zusätzlich enthält Notion integrierte KI-Tools, die direkt im Arbeitsbereich beim Entwerfen, Zusammenfassen und Entwickeln von Ideen helfen [24]. Dadurch eignet sich die Plattform gleichermaßen für persönliche Organisation und die Verwaltung komplexer Teamprojekte.

Plattformübergreifender Zugriff und Zusammenarbeit

Notion unterstützt Zusammenarbeit in Echtzeit auf Desktop-, Mobil- und Webplattformen. Teams können gleichzeitig bearbeiten, Aufgaben zuweisen, Kommentare hinterlassen und Erwähnungen nutzen, um verbunden zu bleiben [23]. Die Echtzeit-Synchronisierung sorgt für nahtlose Aktualisierungen auf allen Geräten.

Die Abhängigkeit von einer Internetverbindung kann jedoch ein Nachteil sein. Für den Offline-Zugriff müssen Seiten zuvor zwischengespeichert werden, was die Nutzbarkeit in einigen Situationen einschränken kann [25][26]. Nick Erdenberger von OpenAI betont die Stärke von Notion bei der Zusammenarbeit:

„Es liegt viel Kraft in einer einzigen Plattform, über die Sie Ihre gesamte Arbeit erledigen können. Notion ist dieser zentrale Ort“ [21].

Integrationsmöglichkeiten

Notion lässt sich mit einer Vielzahl von Tools integrieren, darunter Slack, Google Drive, GitHub, Jira, Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive [22]. Darüber hinaus verbindet sich Notion mit Zapier, wodurch mehr als 7.000 weitere App-Integrationen verfügbar werden [24]. Der Kalender der Plattform synchronisiert sich mit Google Calendar und bietet eine zentrale Ansicht von Terminen und Aufgaben [24]. Diese Integrationen machen Notion zu einem zentralen Hub für Zusammenarbeit und Produktivität im Team.

Notion mit Latenode automatisieren

Mit Latenode wird Notion durch Automatisierung noch leistungsfähiger. Wenn beispielsweise ein neuer Datenbankeintrag in Notion erstellt wird, kann Latenode automatisch Aufgaben in einem Projektmanagement-Tool generieren, Slack-Benachrichtigungen senden oder basierend auf Fristen Kalenderereignisse erstellen. Bei Besprechungsnotizen kann Latenode Aktionspunkte extrahieren und Follow-up-Aufgaben über verschiedene Plattformen hinweg Teammitgliedern zuweisen. Diese Automatisierungen sparen Zeit und stellen sicher, dass nichts verloren geht.

Preise

Notion bietet einen kostenlosen Tarif für Einzelnutzer. Zu den kostenpflichtigen Tarifen gehören Plus für 10 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Business für 20 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung sowie Enterprise mit individueller Preisgestaltung [27]. Notion AI ist in den Business- und Enterprise-Tarifen enthalten, doch Free- und Plus-Nutzer haben keinen Zugriff mehr auf KI als Add-on [28].

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Einheitlicher Arbeitsbereich für Notizen, Aufgaben und Datenbanken
• Hervorragende Funktionen für Zusammenarbeit in Echtzeit
• Umfangreiche Bibliothek mit mehr als 20.000 Vorlagen
• Flexible blockbasierte Inhaltsstruktur
• Starke Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools
• Kostenloser Tarif mit umfangreichen Funktionen für Einzelpersonen
• Integrierte KI-Tools für Schreiben und Zusammenfassen, verfügbar in Business- und Enterprise-Tarifen

Nachteile:

• Eingeschränkte Offline-Funktion und Abhängigkeit von Internetzugang
• Kein Passwortschutz für einzelne Seiten
• Jüngste Preisänderungen haben bei einigen Nutzern Unzufriedenheit ausgelöst

Als Nächstes sehen wir uns Obsidians besonderen lokal ausgerichteten Ansatz zur Wissensorganisation an.

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5. Obsidian

Am besten geeignet für: Nutzer, die vollständige Kontrolle über ihre Notizen und ein hochgradig anpassbares, lokal ausgerichtetes System bevorzugen.

Obsidian hebt sich durch ein Notizerlebnis hervor, das lokalen Speicher und umfassende Anpassbarkeit priorisiert. Mit einem aktiven Ökosystem aus mehr als 1.000 von der Community entwickelten Plugins ist es bei Nutzern beliebt, die komplexe, vernetzte Wissenssysteme erstellen möchten, ohne auf Cloud-Dienste angewiesen zu sein.

Funktionen und Organisation

Obsidian basiert auf Markdown-Dateien und einem einzigartigen bidirektionalen Verlinkungssystem [29][30]. Dieser Ansatz ermöglicht es Nutzern, Notizen nahtlos miteinander zu verbinden. Eine interaktive Graphansicht visualisiert diese Beziehungen. Für ein dynamischeres Erlebnis ermöglicht die Canvas-Ansicht, Notizen, Bilder und andere Inhalte in einem flexiblen Arbeitsbereich anzuordnen. Dadurch wird klassisches Notieren zu einem visuellen und intuitiven Prozess. Der Schwerpunkt auf Verlinkung und Offline-Funktion macht Obsidian zu einem leistungsstarken Tool für alle, die komplexe Informationen verwalten.

PCMag formuliert es so:

„Obsidian ist die flexibelste Notiz-App, die es gibt.“ [34]

Plattformübergreifender Zugriff und lokaler Speicher

Obsidian speichert alle Notizen lokal als reine Textdateien [32]. Das gewährleistet schnellen Zugriff und vollständige Privatsphäre auf Mac-, Windows-, Linux-, iOS- und Android-Geräten. Laut Obsidian:

„Obsidian speichert Notizen privat auf Ihrem Gerät, sodass Sie auch offline schnell darauf zugreifen können. Niemand sonst kann sie lesen – nicht einmal wir.“ [32]

Dieser lokal ausgerichtete Ansatz gewährleistet zwar Datenschutz und Leistung, doch die Synchronisierung zwischen Geräten erfordert manuelle Dateiverwaltung oder den optionalen Synchronisierungsdienst von Obsidian. Die kostenpflichtige Synchronisierungsoption nutzt AES-256-Verschlüsselung und unterstützt selektive Synchronisierung, was für eine effiziente Datenverwaltung hilfreich ist [31].

Obsidian mit Latenode automatisieren

Die Anpassbarkeit von Obsidian lässt sich mit Latenode weiter ausbauen. Damit können Sie Automatisierungen einrichten, die Ihre Notizen mit umfassenderen Workflows verbinden. Wenn Sie beispielsweise eine neue Notiz in Obsidian taggen, kann Latenode automatisch Aufgaben in Ihrer Projektmanagement-Software erstellen, Slack-Benachrichtigungen senden oder anhand des Notizinhalts Ereignisse zu Ihrem Kalender hinzufügen. Ein weiterer praktischer Anwendungsfall ist die automatisierte Aktualisierung einer zentralen Bibliografie in Google Sheets oder Notion, wenn neue Literaturhinweise zu Ihrem Vault hinzugefügt werden. Diese Integrationen sparen Zeit und steigern die Produktivität, besonders für Nutzer, die mit mehreren Tools arbeiten.

Preise

Obsidian ist für die persönliche Nutzung kostenlos und bietet alle Funktionen ohne Einschränkungen [33]. Für die kommerzielle Nutzung kostet eine Lizenz 50 $ pro Nutzer und Jahr. Zusätzliche Dienste umfassen Obsidian Sync, das bei jährlicher Abrechnung ab 4 $ pro Monat für 1 GB Speicher oder 8 $ pro Monat für 10 GB beginnt und mehrere Vaults unterstützt. Obsidian Publish, das zum Teilen von Notizen als Websites entwickelt wurde, ist bei jährlicher Abrechnung für 8 $ pro Website und Monat verfügbar [31][33]. Diese Preisstruktur ermöglicht es Nutzern, die Dienste auszuwählen, die ihren Anforderungen entsprechen.

Vor- und Nachteile

Obsidian ist eine ausgezeichnete Wahl für Forscher, Autoren und alle, die langfristige Wissenssysteme aufbauen. Seine Flexibilität und Verlinkungsfunktionen richten sich an Nutzer, die Kontrolle schätzen und bereit sind, Zeit in die Beherrschung der Plattform zu investieren. Die Komplexität spricht jedoch möglicherweise nicht Nutzer an, die nach einer schnellen und unkomplizierten Lösung suchen.

Als Nächstes werfen wir einen genaueren Blick auf Joplins Open-Source-Ansatz für sicheres Notieren.

6. Joplin

Am besten geeignet für: Personen, die eine kostenlose Open-Source-Notiz-App suchen, bei der Datenschutz und vollständige Kontrolle über die eigenen Daten im Mittelpunkt stehen.

Joplin ist eine besondere Option im Bereich der Notiz-Apps: Die Open-Source-Plattform priorisiert Datenschutz und Dateneigentum. Seit dem Start im Jahr 2017 hat sie bei Nutzern an Beliebtheit gewonnen, die eine sichere und anpassbare Lösung suchen. PCMag zeichnete Joplin aufgrund seines benutzerfreundlichen Open-Source-Ansatzes sogar als „Editors' Choice winner“ aus [37].

Funktionen und Organisation

Joplin unterstützt sowohl Markdown als auch Rich-Text-Formatierung und gibt Nutzern damit Flexibilität bei der Strukturierung ihrer Notizen. Zu den herausragenden Eigenschaften zählt das Offline-First-Design, das sicherstellt, dass Sie jederzeit auf Ihre Notizen zugreifen können – auch ohne Internetverbindung [36]. Das macht Joplin zu einer zuverlässigen Wahl für unterbrechungsfreie Produktivität. Zudem vereinfacht Joplin den Import von Notizen, insbesondere aus Evernote. Das kann für Nutzer, die von anderen Plattformen wechseln, entscheidend sein.

„Joplin ist mit Abstand die beste Wahl für eine Open-Source-Notiz-App und damit ein Editors' Choice winner in dieser Kategorie. Im Gegensatz zu einigen Open-Source-Tools, die äußerst schwierig zu verwenden sind, ist Joplin überraschend benutzerfreundlich – sogar bei der Einrichtung von Speicher und Synchronisierung.“ – Jill Duffy, PCMag [37]

Plattformübergreifender Zugriff und Synchronisierung

Joplin ist für eine breite Palette von Plattformen verfügbar, darunter Windows, macOS, Linux, Android und iOS [37]. Für die Synchronisierung werden bekannte Cloud-Dienste wie Dropbox, OneDrive und Nextcloud unterstützt. Für Nutzer mit erhöhten Datenschutzanforderungen bietet Joplin Cloud Ende-zu-Ende-verschlüsselte Synchronisierung und erfüllt strenge Datenschutzvorschriften der Europäischen Union. Der Dienst mit Sitz in Frankreich stellt sicher, dass Nutzerdaten geschützt und privat bleiben [37].

Joplin mit Latenode automatisieren

Dank seiner offenen Architektur lässt sich Joplin nahtlos mit Automatisierungstools wie Latenode integrieren. Sie können beispielsweise Workflows automatisieren, indem Sie Besprechungsnotizen taggen. Latenode kann dann Aktionspunkte aus Ihren Notizen extrahieren und automatisch Aufgaben in Ihrer Projektmanagement-Software erstellen sowie E-Mail-Erinnerungen zum Nachfassen versenden.

Preise

Joplin kann kostenlos heruntergeladen und genutzt werden. Alle Dateien werden standardmäßig lokal gespeichert. Für Nutzer, die Cloud-Synchronisierung benötigen, bietet Joplin Cloud mehrere kostenpflichtige Tarife:

Studierende und Lehrkräfte erhalten 50 % Rabatt auf alle kostenpflichtigen Tarife [35].

Vor- und Nachteile

Joplin ist eine ausgezeichnete Option für alle, die Datenschutz, Datenkontrolle und die Flexibilität von Open-Source-Software schätzen. Zwar fehlen möglicherweise einige fortschrittliche Funktionen kommerzieller Apps, doch Zuverlässigkeit, Sicherheit und Erschwinglichkeit machen Joplin zu einer attraktiven Wahl für Einzelpersonen und Organisationen mit hohen Anforderungen an den Datenschutz.

Als Nächstes erfahren Sie, warum Evernote es nicht auf unsere Liste geschafft hat.

Warum Evernote nicht auf der Liste steht

Die Entwicklung von Evernote zeigt, dass selbst frühe Marktführer der Technologiebranche ins Straucheln geraten können. Bis 2015 hatte die Plattform mehr als 150 Millionen Nutzer gewonnen [39], doch die Downloads sind seitdem drastisch zurückgegangen – von 9,6 Millionen im Jahr 2017 auf nur noch 1,7 Millionen im Jahr 2023 [38]. Dieser starke Rückgang deutet auf erhebliche grundlegende Probleme hin.

Einer der Hauptgründe für Evernotes Schwierigkeiten war die aggressive Preisstrategie. Die Abonnementkosten stiegen von 75 $ auf 140 $ sowie von vergünstigten 69,99 $ auf 129,99 $. Dadurch wurden viele langjährige Nutzer verprellt [42][43]. Konkurrenzdienste wie Microsoft 365, die Tools wie Word, Excel, PowerPoint und OneNote bündeln, bieten zu einem ähnlichen Preis deutlich mehr Gegenwert [42].

Eine weitere Herausforderung war Evernotes Versuch, sich zu einer All-in-one-Plattform zu entwickeln. Das führte zu einer überladenen Oberfläche und einer Funktionsüberfrachtung [39]. Diese Komplexität trieb Nutzer zu einfacheren, schlankeren Alternativen. Die Situation verschärfte sich 2023, als Evernote seinen kostenlosen Tarif auf nur 50 bearbeitbare Notizen beschränkte. Das steht in starkem Kontrast zu Wettbewerbern wie Microsoft OneNote, das weiterhin unbegrenzt viele Notizbücher und Notizen kostenlos anbietet [38].

Unternehmensinstabilität untergrub das Vertrauen der Nutzer zusätzlich. Die Übernahme durch Bending Spoons im November 2023 [39] führte zur Entlassung aller 129 Mitarbeitenden in den USA [41]. Das weckte Bedenken hinsichtlich der weiteren Entwicklung und des Supports der Plattform. Nutzer äußerten außerdem Frustration über häufige Upsells und aufdringliche Werbung [41].

Im Gegensatz dazu haben moderne Notiz-Apps diese Schwachstellen adressiert, indem sie sich auf Funktionen wie Zusammenarbeit in Echtzeit, nahtlose Synchronisierung zwischen Geräten und transparente, nutzerfreundliche Preise konzentrieren. Adoptionstrends spiegeln diesen Wandel wider: Während Evernote für 2025 225 Millionen Nutzer angab [40], hatte Notion bis 2024 weltweit bereits mehr als 100 Millionen Nutzer erreicht [40]. Die Apps auf unserer Liste überzeugen durch großzügige kostenlose Tarife, fokussierte Funktionen und Tools für die Zusammenarbeit, ohne Nutzer zu überfordern. Diese Eigenschaften unterstreichen die Bedeutung von Einfachheit, Bedienbarkeit und Transparenz im heutigen wettbewerbsintensiven Markt.

Weitere Notiz-Apps, die Sie berücksichtigen sollten

Während die Hauptliste die vielseitigsten Notiz-Apps hervorhebt, gibt es mehrere spezialisierte Alternativen, die in bestimmten Bereichen besonders überzeugen. Diese Optionen passen möglicherweise besser zu Ihren individuellen Workflows oder Vorlieben.

Nebo ist eine herausragende Wahl für alle, die auf Handschrift angewiesen sind. Die App wandelt handschriftliche Notizen in durchsuchbaren Text um und unterstützt auf derselben Seite auch Tippen oder Diktieren. Mit Handschrifterkennung in 66 Sprachen ist Nebo besonders nützlich für Studierende und Fachkräfte, die mit mathematischen Gleichungen arbeiten, dank der Funktion zur Umwandlung mathematischer Ausdrücke. Die App bietet außerdem Stiftgesten für natürliches Bearbeiten, ein digitales Whiteboard für freies Schreiben und Tools zur Formerkennung. Zusätzlich unterstützt sie den PDF-Import und Anmerkungen. Nebo ist für iOS, Mac, Android und Windows verfügbar und erreicht Bewertungen von 4,7/5 im App Store sowie 4,5/5 bei Google Play. Die Preise unterscheiden sich je nach Plattform: Nutzer von iOS und Mac können mit einer kostenlosen Version starten und Add-ons zwischen 4 $ und 8,99 $ kaufen, während die vollständige App unter Windows 9,99 $ und unter Android 11,99 $ kostet [44][45][46][47].

Simplenote verfolgt einen minimalistischen Ansatz und bietet schnelles, ablenkungsfreies Notieren. Mit mehr als 1 Million Downloads bei Google Play und einer Bewertung von 4,3 Sternen ist die App für ihre unkomplizierten Funktionen wie Markdown-Unterstützung, bidirektionale Synchronisierung und Notizverlinkung beliebt. TechCrunch lobte die App mit den Worten:

„Wenn Sie Simplenote nicht nutzen, verpassen Sie etwas.“

Auch Zapier hob die Einfachheit hervor:

„Wenn Sie eine wirklich ablenkungsfreie Umgebung möchten, gibt es für Ihre Notizanforderungen keine bessere Wahl als Simplenote.“ [48]

Simplenote eignet sich hervorragend für grundlegende Notizen, Checklisten und Zusammenarbeit. Die Nutzung ist kostenlos, wobei ein optionaler Spendentarif für 19,99 $ monatlich oder 199,99 $ jährlich ein Banner in den Einstellungen entfernt [50][51]. Für alle, die eine leistungsfähigere Schreibumgebung suchen, gibt es Ulysses.

Ulysses wurde für Autoren entwickelt, die Langformprojekte wie Essays, Romane oder Forschungsarbeiten verwalten. Die App bietet einen fokussierten Arbeitsbereich mit Tools zur nahtlosen Organisation und Verwaltung komplexer Projekte. Der Bestsellerautor David Hewson, bekannt für The Killing, bemerkte:

„die einzige App, die ich kenne, die eine sehr minimalistische Schreiboberfläche mit der Leistungsfähigkeit im Hintergrund kombiniert, um die vielen unterschiedlichen Teile und Szenen eines Buches zu verwalten und neu anzuordnen.“ [49]

Ulysses ist mit einer kostenlosen Testversion verfügbar und folgt einem Abonnementmodell für 4,99 $ pro Monat oder 39,99 $ pro Jahr [49][52].

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihre konkreten Anforderungen, die von Ihnen verwendeten Plattformen und mögliche Datenschutzbedenken. Jede App besetzt eine eigene Nische, sodass Sie das ideale Tool finden können, um Ihre Produktivität zu steigern. Für zusätzlichen Komfort können Sie außerdem Automatisierungstools wie Latenode integrieren, um Ihre Workflows zu optimieren.

Welche Notiz-App sollten Sie wählen?

Der Markt für Notiz-Tools soll erheblich wachsen und bis 2026 ein Volumen von 1,35 Milliarden US-Dollar erreichen [1]. Dennoch gibt es bei der Auswahl der richtigen App keine Universallösung. Die Produktivitätsexpertin Anne-Laure Le Cunff sagt treffend:

„Es gibt keine universell perfekte Notiz-App, und keine Notiz-App wird die Arbeit für Sie erledigen“ [1].

Ihre Wahl sollte daher zu Ihrem persönlichen Workflow und Ihren Vorlieben passen. Wenn Sie von Struktur und Zusammenarbeit im Microsoft-Ökosystem profitieren, könnte OneNote die beste Wahl sein. Für alle, die Anpassbarkeit und fortschrittliche Verlinkungssysteme schätzen, ist Obsidian ein starker Kandidat. Apple Notes bietet nahtlose Integration für iOS-Nutzer, während Google Keep ideal für schnelle, unkomplizierte Notizen innerhalb der Google-Tool-Suite ist.

Die Kosten gehen jedoch über Abonnementgebühren hinaus. Zeit und Aufwand für das Erlernen und den Wechsel zu einer neuen App können ebenso wichtig sein. Jorge Arango betont:

„Welche App für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihren Anforderungen ab ... Beginnen Sie also mit Ihren Anforderungen – bedenken Sie aber, dass sich diese im Laufe der Zeit ändern können“ [53].

Statt zwischen Apps hin- und herzuwechseln, sollten Sie eine oder zwei auswählen und lange genug nutzen, um effektive Gewohnheiten aufzubauen. Ständiges Wechseln kann Ihre Produktivität beeinträchtigen und den Nutzen jedes Tools verringern [1].

Ihre Notizen produktiver nutzen

Nachdem Sie die App ausgewählt haben, die zu Ihrem Stil passt, besteht der nächste Schritt darin, sie wirklich für sich arbeiten zu lassen. Hier kann Automatisierung Ihr Notizerlebnis grundlegend verändern. Mit Tools wie Latenode können sich statische Notizen zu dynamischen Workflows entwickeln, die Zeit und Aufwand sparen.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie erstellen eine Besprechungsnotiz in OneNote. Latenode kann daraus automatisch Aufgaben generieren, Benachrichtigungen über Slack versenden und sogar Follow-up-Termine planen. Wenn Sie in einer Notion-Datenbank eine Aufgabe als abgeschlossen markieren, kann Latenode Ihr CRM aktualisieren, die Notiz im Cloud-Speicher archivieren und den nächsten Schritt in Ihrem Workflow auslösen.

Diese Art der Automatisierung stellt sicher, dass Ihre Notiz-App mehr als nur ein Ablageort wird – sie wird zum Ausgangspunkt für umfassendere Produktivität. Ob Sie die Einfachheit von Apple Notes oder die erweiterten Funktionen von Obsidian bevorzugen: Latenode hilft dabei, die Lücke zwischen Erkenntnis und Handlung zu schließen.

Anne-Laure Le Cunff fasst es treffend zusammen:

„Notizen zu machen ist eine starke Gewohnheit, die Sie aufbauen können – eine Gewohnheit, die Ihre Produktivität und Kreativität erheblich steigern kann. Wählen Sie Ihr Werkzeug und warten Sie nicht zu lange, um anzufangen“ [1].

Der entscheidende Punkt ist, eine App auszuwählen, die Ihren Workflow ergänzt, und sie durch Automatisierung zu erweitern, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.