So erstellen Sie mit Low-Code ein automatisiertes Inventarsystem

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So erstellen Sie mit Low-Code ein automatisiertes Inventarsystem

Die Bestandsverwaltung kann für Unternehmen zu einer überwältigenden Aufgabe werden, insbesondere wenn Lagerbestände manuell geprüft, Nachbestell-E-Mails versendet und Lieferanteninformationen nachverfolgt werden müssen. Dank der Weiterentwicklung von Low-Code-Tools und KI-basierten Systemen ist es nun möglich, diese wiederkehrenden Aufgaben zu automatisieren und so wertvolle Zeit für strategischere Aufgaben freizusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie mithilfe von Low-Code-Technologie ein automatisiertes Bestandsverwaltungssystem aufbauen, basierend auf einem im Quellinhalt beschriebenen Workflow.

Egal, ob Sie Inhaber eines kleinen Unternehmens, Automatisierungs-Enthusiast oder Profi sind, der seine Arbeitsabläufe optimieren möchte: Mit diesem Leitfaden können Sie ein System erstellen, das inventarbezogene Prozesse vereinfacht und rationalisiert.

Was du lernen wirst

Am Ende dieses Handbuchs werden Sie Folgendes verstehen:

So richten Sie einen Workflow ein, der Lagerbestände in Echtzeit überwacht.
Die Schritte zur Automatisierung der E-Mail-Kommunikation mit Lieferanten, wenn Nachschub erforderlich ist.
So integrieren Sie Genehmigungsmechanismen, um die Kontrolle über automatisierte Prozesse sicherzustellen.
Die Rolle von Low-Code-Tools beim Aufbau skalierbarer und flexibler Systeme.

Schritt 1: Definieren Sie das Ziel

Das Ziel dieses Systems besteht darin, einen Arbeitsablauf zu erstellen, der:

Überwacht Lagerbestände in einer Datenbank.
Identifiziert Artikel, die auf Grundlage vordefinierter Nachbestellschwellen nachgefüllt werden müssen.
Benachrichtigt den Ladenbesitzer und bittet um Genehmigung, bevor mit der Kommunikation mit dem Lieferanten fortgefahren wird.
Automatisiert die E-Mail-Kommunikation mit Lieferanten, um Bestellungen zur Nachbestellung aufzugeben.

Dieser Workflow ist so konzipiert, dass er automatisch ausgeführt wird. Dadurch sparen Sie Zeit und minimieren Fehler, die mit manuellen Inventaraufgaben verbunden sind.

Schritt 2: Einrichten des Workflows

2.1 Planen des Workflows

Der erste Schritt besteht darin, einen Zeitplan zu definieren, der die Inventarprüfung auslöst. Verwenden Sie einen Zeitplan-Triggerknoten um sicherzustellen, dass der Workflow alle fünf Minuten (oder in einem anderen geeigneten Intervall, je nach Bedarf) ausgeführt wird. Dieser Trigger leitet den Prozess ein, indem er Ihre Inventardatenbank auf Artikel mit niedrigem Lagerbestand überprüft.

2.2 Verbindung zu Ihrer Inventardatenbank herstellen

Verwenden Google Tabellen-Knoten oder eine andere Datenbankintegration für den Zugriff auf Ihre Bestandsdatensätze. Diese Datenbank sollte Spalten für Folgendes enthalten:

Produktname
Lagermenge
Neuordnungsschwelle
Lieferantendetails

Wenn beispielsweise die Lagermenge für „Webcam 1080p-Kamera“ unter den Nachbestellschwellenwert fällt, wird sie zur Aktion markiert.

2.3 Filter für Artikel mit geringem Lagerbestand

Fügen Sie ein ein Wenn Knoten um Artikel zu filtern, die nachbestellt werden müssen. Dieser Knoten vergleicht den Lagerbestand mit dem Nachbestellschwellenwert und unterteilt die Artikel in zwei Kategorien: solche, die nachbestellt werden müssen, und solche, bei denen dies nicht der Fall ist. Nur Artikel der ersten Kategorie werden an den nächsten Schritt weitergeleitet.

Schritt 3: Daten für mehr Effizienz aggregieren

Um zu vermeiden, dass für jeden Artikel mit niedrigem Lagerbestand mehrere E-Mail-Aktionen ausgeführt werden, verwenden Sie eine Aggregierter Knoten alle markierten Artikel in einer Liste zusammenzufassen. Aus diesen konsolidierten Daten lässt sich später eine umfassende Übersicht für den Ladenbesitzer und die Lieferanten erstellen.

Schritt 4: Integrieren Sie ein Genehmigungssystem

4.1 Benachrichtigen Sie den Ladenbesitzer

Hinzufügen Gmail-Knoten so konfiguriert, dass eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Shop-Besitzer gesendet wird. Diese E-Mail enthält:

Eine übersichtlich formatierte Zusammenfassung der Artikel, die nachgefüllt werden müssen.
Zwei Aktionsschaltflächen: „Genehmigen“ und „Ablehnen“.

Der Workflow pausiert hier und wartet auf die Antwort des Besitzers. Wenn „Genehmigen“ ausgewählt wird, fährt der Workflow mit dem nächsten Schritt fort. Wenn „Ablehnen“ ausgewählt wird, wird der Workflow beendet und der Wiederbefüllungsprozess muss manuell durchgeführt werden.

4.2 Genehmigungslogik festlegen

Fügen Sie einen anderen hinzu Wenn Knoten um die weitere Vorgehensweise basierend auf der Antwort des Eigentümers zu bestimmen. Wenn die Genehmigung erteilt wird, fährt der Workflow mit dem Abrufen der Kontaktinformationen des Lieferanten fort.

Schritt 5: Automatisieren Sie die Lieferantenkommunikation

5.1 Lieferantenkontakte abrufen

Verwendung eines Google Tabellen-Knoten (oder ein gleichwertiges Datenbanktool) auf die Lieferantenkontaktliste zugreifen. Diese umfasst:

Lieferantennamen
Kontakt-E-Mails
Telefonnummern
Relevante Produktdetails

5.2 Verwenden Sie KI zum Verfassen von E-Mails

Integrieren Sie eine KI-Agent-Knoten um professionelle E-Mails an Lieferanten zu verfassen. Stellen Sie dem KI-Agenten Folgendes zur Verfügung:

Eine Liste der Produkte, die nachgefüllt werden müssen.
Kontaktdaten des Lieferanten.
Eine Eingabeaufforderung mit detaillierten Angaben zur erwarteten Struktur und zum Ton der E-Mail (z. B. formell, prägnant und klar).

Die KI generiert eine E-Mail im HTML-Format, die Folgendes enthält:

Produktnamen und SKUs.
Aktuelle Lagerbestände und Nachbestellschwellen.
Lieferantenspezifische Nachschubanfragen.

5.3 E-Mails senden

Verwenden Sie abschließend ein Gmail-Knoten um die E-Mails an die entsprechenden Lieferanten zu senden. Stellen Sie sicher, dass die KI für jedes Produkt die richtige E-Mail-Adresse des Lieferanten auswählt und die erforderlichen Details in den Nachrichtentext einfügt. Testen Sie die Ausgabe, um Genauigkeit und Professionalität zu bestätigen.

Schritt 6: Workflow-Einstellungen optimieren

So verbessern Sie das System:

Entfernen Sie alle Standardzuordnungen aus dem Gmail-Tool, um die Markenkonsistenz zu wahren.
Testen und verfeinern Sie den Workflow, um sicherzustellen, dass alle Knoten wie erwartet funktionieren.
Passen Sie die Planungs- und Genehmigungsmechanismen an Ihre betrieblichen Anforderungen an.

Key Take Away

Low-Code-Tools vereinfachen die Automatisierung: Das Erstellen komplexer Workflows ist ohne umfassende Programmierkenntnisse möglich.
Optimieren Sie die Bestandsverwaltung: Durch die Automatisierung der Lagerbestandsüberwachung und der Lieferantenkommunikation werden manuelle Aufgaben minimiert und menschliche Fehler reduziert.
Genehmigungsmechanismen sorgen für mehr Kontrolle: Durch die Einbeziehung eines Genehmigungsschritts wird sichergestellt, dass das System den Anforderungen der Geschäftsaufsicht entspricht.
KI steigert die Effizienz: Der Einsatz von KI zur Generierung von Lieferanten-E-Mails gewährleistet Professionalität und Konsistenz.
Anpassung ist der Schlüssel: Passen Sie die Intervalle, E-Mail-Inhalte und Genehmigungseinstellungen des Workflows an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Fazit

Durch die Implementierung dieses automatisierten Bestandsverwaltungssystems können Unternehmen einen nahtlosen, effizienten und kostengünstigen Prozess für die Verwaltung von Lagerbeständen und Nachschubaufgaben erreichen. Der Einsatz von Low-Code-Tools in Kombination mit KI-gesteuerter Funktionalität stellt sicher, dass auch technisch nicht versierte Benutzer von der Automatisierung profitieren können, ohne Kompromisse bei Anpassung oder Kontrolle eingehen zu müssen.

Dieses System veranschaulicht, wie Technologie genutzt werden kann, um betriebliche Herausforderungen zu meistern, Zeit zu sparen und Arbeitsabläufe zu optimieren – und das alles, ohne den Fokus auf geschäftliche Prioritäten zu verlieren. Beginnen Sie noch heute mit der Entwicklung eigener automatisierter Prozesse und erschließen Sie neue Effizienzniveaus für Ihr Unternehmen.

Quelle: „Ich habe ein Bestandsverwaltungssystem in n8n erstellt | Schritt-für-Schritt-Anleitung“ – Alex Safari, YouTube, 12. August 2025 - https://www.youtube.com/watch?v=d8K-h9PVmwg

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