HubSpot Workflow Mastery: So erstellen Sie eine leistungsstarke Automatisierung ohne Codierung

Möchten Sie Zeit sparen und Aufgaben ohne Codierung automatisieren? Bei HubSpot Workflows und Tools wie Latenknotenkönnen Sie ganz einfach Automatisierungen erstellen, die wiederkehrende Aufgaben erledigen, die Genauigkeit verbessern und die Effizienz steigern. Folgendes können Sie tun:

• Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben: Reagieren Sie auf Formulareinsendungen, indem Sie sofort Angebote erstellen, E-Mails senden und Aufgaben zuweisen.
• Keine Codierung erforderlich: Verwenden Sie Low-Code-Tools wie die Drag-and-Drop-Oberfläche von Latenode, um Workflows visuell zu erstellen.
• Erweiterte Funktionen: Fügen Sie Entscheidungslogik, KI-gestütztes Lead-Scoring hinzu und integrieren Sie externe Tools wie Slack, Google Blätter und DocuSign.
• Vorgefertigte Vorlagen: Beginnen Sie schnell mit Vorlagen für Lead Nurturing, Onboarding und Multi-Channel-Kampagnen.

Ejemplo: Automatisieren Sie eine Willkommens-E-Mail für neue Leads, führen Sie ein Follow-up basierend auf dem Engagement durch und benachrichtigen Sie Ihr Vertriebsteam – alles mit wenigen Klicks.

Erfahren Sie, wie Sie Ihren ersten Workflow einrichten, die Leistung überwachen und Automatisierungen skalieren, während Ihr Unternehmen wächst. Starten Sie noch heute mit intelligenterer Automatisierung!

HubSpot Workflows: Der KOMPLETTE Leitfaden (2024)

Erstellen Ihres ersten HubSpot-Workflows

Erfahren Sie, wie Sie mit dem intuitiven visuellen Builder von Latenode Ihren ersten HubSpot-Workflow erstellen.

Erste Einrichtungsschritte

• Greifen Sie auf Ihr Latenode-Dashboard zu
  Öffnen Sie zunächst Ihren Latenode-Arbeitsbereich und starten Sie ein neues Szenario.
• Verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto
  Wählen Sie den HubSpot-Knoten aus und authentifizieren Sie Ihr Konto sicher mit OAuth2.
• Grundeinstellungen konfigurieren
  Legen Sie die Zeitzone Ihres Workflows fest, beispielsweise Amerika/New_Yorkoder passen Sie es an Ihre lokale Zone an. Vergessen Sie nicht, die Einstellungen für die Fehlerbehandlung zu konfigurieren, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie mit dem Erstellen der Kernkomponenten Ihrer Automatisierung beginnen.

Grundlegende Workflow-Komponenten

Jeder HubSpot-Workflow basiert auf zwei Schlüsselelementen: löst und Aktionen.

Auslöser sind die Ausgangspunkte für Ihren Workflow, aktiviert durch bestimmte Ereignisse wie:

• Änderungen in der Listenmitgliedschaft
• Bewegung von Deals zwischen Phasen
• Aktualisierungen an benutzerdefinierten Eigenschaften

Aktionen sind die folgenden automatisierten Aufgaben, wie zum Beispiel:

• Senden von Marketing-E-Mails
• Aktualisieren von Kontakt- oder Deal-Eigenschaften
• Aufgaben erstellen
• Benachrichtigen Sie Ihr Vertriebsteam

Erstellen Sie einen Willkommens-E-Mail-Workflow

Erstellen wir einen einfachen Workflow, um neuen Leads eine Willkommens-E-Mail zu senden. Dieser kombiniert Trigger und Aktionen, um eine zeitnahe und personalisierte Interaktion zu gewährleisten.

• Legen Sie Ihren Auslöser fest
  Fügen Sie zunächst einen HubSpot-Triggerknoten hinzu. Dieser kann aktiviert werden, wenn ein neuer Kontakt erstellt wird oder jemand ein Landingpage-Formular absendet.
• Konfigurieren der Willkommens-E-Mail
  Fügen Sie einen E-Mail-Aktionsknoten hinzu und erstellen Sie eine personalisierte Willkommensnachricht. Verwenden Sie dynamische Eigenschaften wie Vorname, Unternehmen, Branche oder Angaben aus dem Formular, um die E-Mail individuell zu gestalten.
• Folgelogik hinzufügen
  Verbessern Sie Ihren Workflow mit Verzweigungslogik:
  • Warten Sie 24 Stunden nach dem Senden der Willkommens-E-Mail.
  • Überprüfen Sie, ob der Empfänger die E-Mail geöffnet hat.
  • Senden Sie basierend auf ihrem Engagement eine Folge-E-Mail oder ergreifen Sie eine andere Aktion.

Francisco de Paula S., ein Webentwickler, erklärt: „Der AI JavaScript-Codegeneratorknoten spart Zeit, wenn ein bestimmtes Tool nicht verfügbar ist, und ermöglicht unbegrenzte Integrationen.“

Sobald Ihr Workflow eingerichtet ist, nutzen Sie die Testfunktion von Latenode, um sicherzustellen, dass jeder Schritt wie erwartet funktioniert. Nach dem Testen können Sie Ihren Workflow implementieren, um effektiv neue Leads zu gewinnen.

Erweiterte HubSpot-Workflow-Funktionen

Sobald Sie die Grundlagen der HubSpot-Workflows beherrschen, können Sie sich mit den erweiterten Funktionen befassen, die Ihre Automatisierung optimieren. Mit diesen Tools erstellen Sie intelligentere, dynamischere und auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnittene Workflows.

Hinzufügen einer Entscheidungslogik

Entscheidungslogik macht Workflows wirklich anpassungsfähig und ermöglicht es ihnen, intelligent auf spezifische Bedingungen zu reagieren. So wird sichergestellt, dass Ihre Zielgruppe personalisierte Erlebnisse basierend auf ihren individuellen Interaktionen erhält.

So nutzen Sie Entscheidungslogik effektiv:

• Bedingte Verzweigungen einrichten Beginnen Sie damit, die wichtigsten Entscheidungspunkte in Ihrem Workflow zu identifizieren. Beispielsweise könnten Sie in einem Lead-Scoring-Workflow Verzweigungen basierend auf Faktoren wie diesen erstellen:
  • Website-Aktivitätsniveaus
  • Daten, die durch Formulareinreichungen gesammelt werden
  • Bisheriges Kaufverhalten
  Planen Sie Verzögerungen ein, bevor Sie Bedingungen auswerten, um Genauigkeit zu gewährleisten. Für analyseintensive Entscheidungen ist eine Verzögerung von etwa 80 Minuten gut geeignet, während bei engagementbasierten Triggern möglicherweise nur eine Wartezeit von 5 Minuten erforderlich ist.
• UND/ODER-Logik konfigurieren Erstellen Sie erweiterte Routing-Regeln, indem Sie mehrere Bedingungen kombinieren. So können Sie beispielsweise hochwertige Leads mit Kriterien wie diesen ansprechen:

  IF (Industry == 'Technology' AND Annual Revenue > $1M)  
  OR (Job Title CONTAINS 'Director' AND Company Size > 500)
  

  Diese Logik ermöglicht die Aufteilung von Workflows in personalisierte Pfade und macht sie so effektiver und relevanter. Sobald Ihre Entscheidungslogik etabliert ist, können Sie sie mithilfe KI-gestützter Tools weiter optimieren.

KI-gestützte Workflow-Tools

KI-Tools können den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben drastisch reduzieren. Marketer sparen durch den Einsatz von KI durchschnittlich 12.5 Stunden pro Woche. ^[2]So können Sie KI in Ihre HubSpot-Workflows integrieren:

• Intelligentes Lead Scoring Mit KI-Funktionen, wie sie Latenode bietet, können Sie das Lead-Scoring automatisieren. Dazu gehört die Bewertung von Faktoren wie:
  • E-Mail-Engagement-Level
  • Website-Browsing-Verhalten
  • Social-Media-Aktivitäten
  • Qualität der eingereichten Formulare
  Tim Hickle, Fractional CMO, drückt es so aus:

  „Die wahre Stärke der KI im Marketing liegt nicht darin, die menschliche Kreativität zu ersetzen, sondern sie durch strukturierte Feedbackschleifen zu verstärken.“ ^[2]

• Prädiktive Analytik KI kann auch dabei helfen, Ergebnisse vorherzusagen, wie beispielsweise Kundenabwanderung, den besten Zeitpunkt für den E-Mail-Versand, die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses und die Content-Performance. Diese Erkenntnisse ermöglichen Ihnen datenbasierte Entscheidungen, die die Effektivität Ihres Workflows verbessern.

Anschließen externer Tools

Erweiterte Workflows basieren nicht nur auf interner Logik und KI, sondern profitieren auch von der nahtlosen Integration mit externen Plattformen. Durch die Verknüpfung von HubSpot mit anderen Tools erweitern Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Automatisierung.

Beispiele für externe Integrationen mit Latenode:

• Daten plattformübergreifend synchronisieren Richten Sie einen bidirektionalen Datenfluss zwischen HubSpot und anderen wichtigen Tools ein. Wenn beispielsweise ein Deal in HubSpot abgeschlossen wird, können Sie Aufgaben wie diese automatisieren:
  • Erstellen eines Vertrags in DocuSign
  • Start eines neuen Projekts in Asana
  • Finanzprognosen in Google Tabellen aktualisieren
  • Senden von Benachrichtigungen an Ihr Team über Slack
  Diese Integrationen sparen nicht nur Zeit, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Kundendatensätze mit wertvollen Erkenntnissen angereichert werden, beispielsweise mit Unternehmensdetails, sozialen Kennzahlen oder dem Supportverlauf.

Damit alles reibungslos läuft, konfigurieren Sie die Fehlerbehandlung und die Wiederholungslogik für externe Verbindungen. So bleibt Ihr Workflow zuverlässig, selbst wenn ein verbundener Dienst vorübergehend ausfällt.

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Workflow-Leistung und -Wartung

Nach der Bereitstellung Ihrer Workflows ist die Aufrechterhaltung ihrer Effizienz ebenso wichtig wie ihre korrekte Einrichtung.

Nachverfolgen von Workflow-Ergebnissen

Um einen reibungslosen Ablauf Ihrer Workflows zu gewährleisten, ist es wichtig, deren Leistung zu überwachen. Tools wie die Analysefunktionen von HubSpot bieten wertvolle Einblicke, darunter Workflow-Verläufe, Aktionsprotokolle (90 Tage lang gespeichert) und wichtige Leistungskennzahlen. Durch die Aktivierung der Einstellung „Kennzahlen“ können Sie Daten zu Conversions und zur Gesamtleistung erfassen.

Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die Sie im Auge behalten sollten:

• Gesamt- und Einzelanmeldungen: Verstehen Sie, wie viele Kontakte in Ihre Workflows gelangen.
• Conversion Tracking: Messen Sie, wie effektiv Arbeitsabläufe ihre beabsichtigten Ziele erreichen.
• E-Mail-Zustellung und Engagement: Überwachen Sie die Zustellraten und die Interaktion der Empfänger mit Ihren E-Mails.
• Erfolgsquoten der Maßnahmen: Identifizieren Sie Schritte, die Verzögerungen oder Fehler verursachen können.

Durch die Analyse dieser Kennzahlen können Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren und Ihre Arbeitsabläufe so vorbereiten, dass sie den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens gerecht werden.

Skalierbares Bauen

Mit der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens müssen auch Ihre Arbeitsabläufe Schritt halten. Regelmäßige Audits sind unerlässlich, um die Effektivität Ihrer Arbeitsabläufe sicherzustellen. Dazu gehören die Verfeinerung der Registrierungskriterien, die Aktualisierung der Fehlerbehandlungsprozesse und Anpassungen an neue Geschäftsanforderungen.

Die Skalierung von Workflows bedeutet auch, Probleme proaktiv zu lösen. Durch frühzeitiges Beheben potenzieller Engpässe oder Ineffizienzen können größere Probleme später vermieden werden.

Häufige Probleme und Lösungen

Hier sind einige typische Herausforderungen, denen Sie begegnen könnten, und wie Sie diese bewältigen können:

• Probleme bei der E-Mail-Zustellung: Wenn E-Mails Nicht-Marketingkontakte nicht erreichen, passen Sie Ihre Registrierungsauslöser so an, dass nur Marketingkontakte einbezogen werden, oder legen Sie deren Marketingkontaktstatus fest, bevor Sie E-Mails senden.
• Trigger-Management: Wenn Datensätze unerwartet registriert werden, ersetzen Sie die allgemeine ODER-Logik in Ihren Triggern durch eine präzisere UND-Logik. Das Hinzufügen von „ist bekannt“-Filtern kann ebenfalls zur Verfeinerung der Zielgruppenausrichtung beitragen.
• Probleme mit der Datenassoziation: Wenn Eigenschaften aufgrund fehlender Verknüpfungen nicht festgelegt werden können, fügen Sie Kriterien hinzu, um zu überprüfen, ob die erforderlichen Datensatzverknüpfungen vorhanden sind, bevor Sie den Workflow-Eintrag zulassen.

Grundlagen der Leistungsüberwachung

Um einen effizienten Ablauf der Arbeitsabläufe zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden Vorgehensweisen berücksichtigen:

• Überprüfen Sie regelmäßig die Registerkarte „Muss überprüft werden“ und die Aktionsprotokolle, um potenzielle Probleme zu erkennen.
• Überwachen Sie die Einschreibungsmuster, um ungewöhnliche Trends zu erkennen.
• Verfolgen Sie die Kennzahlen zur E-Mail-Interaktion, um die Effektivität Ihrer Kommunikation zu messen.
• Richten Sie automatische Warnmeldungen ein, die Sie über erhebliche Leistungsabweichungen informieren.

Nutzen Sie für komplexere Workflows die integrierten Überwachungstools, um die Leistung plattformübergreifend zu verfolgen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Automatisierungen Ihren Geschäftszielen entsprechen und auch bei wachsendem Betrieb weiterhin Ergebnisse liefern.

Einsatzbereite Workflow-Vorlagen

Vorgefertigte Vorlagen sparen Ihnen Zeit und Aufwand, indem sie sofort einsatzbereite Automatisierungslösungen bieten. Diese Vorlagen optimieren Prozesse und steigern die Effizienz, sodass Sie Ihre Ziele leichter erreichen.

Lead-Nurturing-Sequenz

Diese Vorlage eignet sich perfekt, um potenzielle Kunden sofort zu erreichen, sobald sie Interesse zeigen. Sobald beispielsweise jemand eine Ressource herunterlädt oder ein Formular ausfüllt, wird der Workflow aktiviert. Er verfolgt das Engagement des potenziellen Kunden, bewertet seine Aktivität und benachrichtigt das Vertriebsteam, sobald ein bestimmtes Engagement-Niveau erreicht ist.

Kunden-Onboarding-Prozess

Machen Sie neue Kunden zu treuen Kunden, indem Sie gleich richtig durchstarten. Diese Vorlage hilft Ihnen, personalisierte Willkommensnachrichten zu versenden, Folgemaßnahmen zu planen und Feedback einzuholen. Sie passt sich an die Kundeninteraktion an und sorgt so für ein reibungsloses und individuelles Onboarding-Erlebnis.

Multi-Channel-Kampagnenmanager

Mit dieser Vorlage wird die Verwaltung von Kampagnen über verschiedene Plattformen hinweg einfacher. Sie koordiniert Nachrichten per E-Mail, in sozialen Medien und anderen Kanälen und nutzt intelligente Logik, um Mitteilungen zum optimalen Zeitpunkt zu versenden. Der Workflow passt sich an die Reaktion Ihrer Zielgruppe an und sorgt so dafür, dass Ihre Nachrichten Anklang finden und das Engagement fördern.

Diese Vorlagen machen Automatisierung für jeden zugänglich, auch ohne technischen Hintergrund. Sie können schnell Workflows einrichten, die Ergebnisse liefern, ohne bei Null anfangen zu müssen.

Fazit

Dieser Leitfaden hat gezeigt, wie Sie mithilfe von Tools wie einem visuellen Builder, Verzweigungslogik und KI-Integration wirkungsvolle, codefreie HubSpot-Workflows erstellen können. Lassen Sie uns die wichtigsten Erkenntnisse noch einmal Revue passieren lassen und Möglichkeiten erkunden, Ihre Automatisierungskompetenz weiter auszubauen.

Hauptpunkte der Überprüfung

Um effektive HubSpot-Workflows zu erstellen, ist es wichtig, einige Grundprinzipien zu verstehen. Der visuelle Workflow-Builder bietet eine intuitive Möglichkeit, selbst komplexeste Automatisierungen zu entwerfen. Funktionen wie Verzweigungslogik und KI-Integration ermöglichen Ihnen die Implementierung komplexer Prozesse, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen.

Eine Erfolgsgeschichte zeigte beispielsweise eine Steigerung der Lead-Generierung um 62 % (von 500 auf 810 qualifizierte Leads monatlich) und eine Steigerung des Engagements um 20 % bis 29 %. Darüber hinaus reduzierten sich die Reaktionszeiten um 80 % von 24 Stunden auf nur 4.8 Stunden. ^[1].

„Latenode ermöglicht eine schnelle Automatisierung mit minimalem technischen Aufwand“, erklärt Sophia E., eine Automatisierungsspezialistin ^[1].

Diese Erkenntnisse dienen als Grundlage für die Verfeinerung Ihrer Automatisierungsstrategie und das Erreichen noch besserer Ergebnisse.

Zusätzliche Lernressourcen

Wenn Sie Ihre Fähigkeiten erweitern möchten, können Sie die folgenden Ressourcen erkunden:

Dokumentation und Schulung
Die Latenode Knowledge Base bietet detaillierte Anleitungen, Tutorials und Tipps zur Fehlerbehebung. Egal, ob Sie Ihren ersten Workflow einrichten oder einen bestehenden optimieren, diese Ressourcen helfen Ihnen, den Prozess mühelos zu meistern.

Community Support
Diskutieren Sie mit anderen Benutzern und Automatisierungsexperten in Community-Foren. Charles S., Gründer eines Kleinunternehmens, drückte es so aus:

„Mein neues bestgehütetes Geheimnis! Was mir an Latenode am besten gefällt, sind die Benutzeroberfläche und der Code-Editor. Glauben Sie mir, die Möglichkeit, „ein bisschen“ eigenen Code zu schreiben, macht einen großen Unterschied, wenn Sie versuchen, Automatisierungen schnell zu erstellen …“ ^[1]

Vorlagen und Beispiele
Mit vorgefertigten Workflow-Vorlagen können Sie schneller loslegen. Diese Vorlagen erfüllen verschiedene Anforderungen, wie z. B. Lead Nurturing oder Kunden-Onboarding, und erleichtern die Implementierung bewährter, auf Ihre Ziele zugeschnittener Automatisierungsstrategien.

Mit diesen Tools und Erkenntnissen sind Sie gut gerüstet, um Ihre Automatisierungsfähigkeiten auf die nächste Stufe zu heben.

FAQs

Wie kann ich dafür sorgen, dass meine HubSpot-Workflows langfristig effizient laufen?

Damit Ihre HubSpot-Workflows reibungslos funktionieren, ist es wichtig, ihre Leistung regelmäßig zu überwachen und sie bei Bedarf zu optimieren. Aktivieren Metrik für jeden Workflow, um wichtige Daten wie die Anzahl der registrierten Kontakte, abgeschlossene Aktionen und die Gesamterfolgsraten im Auge zu behalten. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Möglichkeiten zur Verfeinerung und Verbesserung Ihrer Automatisierungsstrategien zu erkennen.

Nutzen Sie den Versionsverlauf, um zu sehen, wie sich Updates oder Änderungen auf die Leistung auswirken. Durch die Analyse von Trends und Ergebnissen im Zeitverlauf können Sie sicherstellen, dass Ihre Workflows stets positive Ergebnisse für Ihr Unternehmen liefern.

Wie kann KI meine HubSpot-Workflows für eine bessere Automatisierung verbessern?

KI hat das Potenzial, Ihre HubSpot-Workflows zu transformieren, indem sie komplexe Aufgaben vereinfacht und intelligentere Erkenntnisse liefert. Beispielsweise kann sie Daten kategorisieren und verwalten innerhalb Ihres CRM, entwickeln angepasste Inhalte für potenzielle Leads und verbessern Sie Kundenprofile mit Informationen aus Online-Ressourcen.

Darüber hinaus kann KI unterstützen Lead-Scoring und -Qualifizierung, vorschlagen personalisierte ProduktempfehlungenOptimieren Sie Ihren Kundenservice durch die Erstellung relevanter Tickettitel und Antworten. Durch die Segmentierung und Analyse von CRM-Daten mithilfe von KI gewinnen Sie praktische Erkenntnisse, die zu intelligenteren Entscheidungen und höherer betrieblicher Effizienz führen.

Wie kann ich Probleme wie Fehler bei der E-Mail-Zustellung oder unerwartete Datensatzregistrierungen in meinen HubSpot-Workflows beheben?

Um häufige Probleme mit HubSpot-Workflows zu beheben, beginnen Sie damit, die fehlerhaften Workflows zu identifizieren. Navigieren Sie zu Automatisierung > Workflows Öffnen Sie in Ihrem HubSpot-Konto den Reiter „Muss überprüft werden“. Dort werden Workflows mit Problemen hervorgehoben. Klicken Sie auf den Workflow-Namen und wählen Sie „Probleme überprüfen“, um detaillierte Informationen zum Problem zu erhalten.

Bei Problemen wie fehlgeschlagenen E-Mail-Zustellungen oder unerwarteten Datensatzregistrierungen überprüfen Sie die Aktionsprotokolle und den Registrierungsverlauf des Workflows der letzten 90 Tage. HubSpot bietet ein Tool zur Fehlerbehebung, das dies vereinfacht – gehen Sie einfach zu Hilfe > Fehlerbehebung bei der Registrierung innerhalb des Workflows. Dieses Tool erklärt, warum Datensätze basierend auf Ihren definierten Auslösern und Filtern registriert werden (oder nicht). Häufige Ursachen sind die Verwendung einer „ODER“-Logik in Registrierungskriterien oder Filter wie „enthält keines von“ oder „ist ungleich einem von“.

Nachdem Sie die Ursache identifiziert haben, nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen am Workflow vor. Sie können die Aktionen ändern oder die Registrierungskriterien verfeinern, um das Problem zu beheben und sicherzustellen, dass Ihre Automatisierung wie vorgesehen funktioniert.