Notion AI ist ein integrierter Assistent im Notion-Workspace, der Aufgaben wie Schreiben, Zusammenfassen und Datenmanagement vereinfacht. Er hilft Ihnen, Inhalte zu erstellen, Erkenntnisse zu gewinnen und Workflows zu automatisieren – ohne die Plattform zu verlassen. Für 10 $ pro Nutzer und Monat (bei jährlicher Abrechnung 20 % günstiger) integriert er sich direkt in Ihre Notion-Umgebung, spart Zeit und steigert die Produktivität.
Hauptfunktionen:
- Schreibtools: Inhalte generieren, bearbeiten, übersetzen und optimieren.
- Fragen und Antworten: Antworten aus Ihren Dokumenten und Notizen schnell finden.
- Automatisches Ausfüllen von Datenbanken: Daten automatisch extrahieren und organisieren.
- Automatisierung: Mit Tools wie Latenode kombinieren, um Notion mit Apps wie Slack, Google Sheets und Jira zu verbinden.
Schnellstart: Schließen Sie ein Abonnement ab, aktivieren Sie KI in den Einstellungen und verwenden Sie Befehle wie /AI, um Inhalte oder Erkenntnisse zu generieren. Für fortgeschrittene Workflows können Sie Latenode integrieren, um Aufgaben über 300+ Apps hinweg zu automatisieren.
Bereit, Ihre Arbeit zu vereinfachen? Sehen wir uns an, wie es funktioniert.
Notion AI: Vollständiger Leitfaden für Einsteiger (2023 Notion AI Tutorial)
Notion AI einrichten
Der Einstieg mit Notion AI ist einfach und ermöglicht Ihnen, schnell auf das breite Funktionsspektrum zuzugreifen.
Notion AI aktivieren
Abonnieren Sie zunächst Notion AI für 10 $ pro Monat. Navigieren Sie zu Einstellungen > Pläne (oder zu Upgrade, wenn Sie derzeit den kostenlosen Plan nutzen), um die Funktion zu aktivieren. Die Aktivierung wird sofort wirksam. Wenn Sie die Funktionen nach dem Abonnement nicht sehen, prüfen Sie, ob Ihr Gerät kompatibel ist. Starten Sie Notion bei Bedarf neu oder setzen Sie es zurück [4][5][6].
Auf die Funktionen von Notion AI zugreifen
Sobald Notion AI aktiviert ist, können Sie die Tools einfach in Ihren Workflow integrieren. Hier sind einige Möglichkeiten, auf die Funktionen zuzugreifen:
- Markieren Sie einen beliebigen Text und wählen Sie „KI fragen“, um den Inhalt zu verbessern oder zu überarbeiten [1].
- Geben Sie auf einer beliebigen Seite
/AIein, um Zusammenfassungen, Erkenntnisse oder andere Ergebnisse zu generieren [1]. - Drücken Sie auf einer leeren Seite oder in einer neuen Zeile die Leertaste und geben Sie Ihren Prompt ein, um die Inhaltserstellung auszulösen [1].
Alle diese Methoden bieten dieselbe Funktionalität, sodass Sie Aufgaben optimieren und Ihre Produktivität steigern können.
Mit KI-Antworten arbeiten
Nach dem Zugriff auf die Funktionen von Notion AI ist die Verfeinerung der Ergebnisse entscheidend. Die Plattform bietet Optionen zum Kopieren, erneuten Generieren oder Bewerten von KI-generierten Inhalten [3].
„Unabhängig davon, wie oder warum Sie Notion AI nutzen: Der beste Weg, das gewünschte Ergebnis zu erhalten, besteht darin, sich auf die Präzision des Prompts zu konzentrieren“ [1].
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, formulieren Sie detaillierte und präzise Prompts. Fügen Sie Schlüsselwörter hinzu, definieren Sie den gewünschten Ton und geben Sie Formatierungspräferenzen an. Notion AI kann seinen Schreibstil anpassen, Texte übersetzen und Synonyme vorschlagen, damit das Ergebnis Ihren Anforderungen entspricht [1][2].
Die wichtigsten Funktionen von Notion AI
Notion AI verwandelt Ihren Workspace in ein intelligentes Produktivitätszentrum, indem es Aufgaben vereinfacht und wiederkehrende Arbeit automatisiert.
Schreib- und Bearbeitungstools
Die Schreibtools von Notion AI helfen Ihnen, neue Inhalte zu erstellen und bestehende Texte zu optimieren, indem sie den Ton anpassen, Sprachen übersetzen und Synonyme zur Verbesserung der Verständlichkeit vorschlagen. Wenn Sie Ihre Styleguides mit Prompts verknüpfen, bleiben Ihre Inhalte in dem von Ihnen bevorzugten Ton und Format konsistent [10].
Im Dezember 2023 zeigte beispielsweise der Digital-Marketer Alfredo Flores, wie die Übersetzungsfunktionen von Notion AI Workflows optimieren. Er verwendete eine Inline-Datenbank mit Spalten für englischen Text und KI-generierte Übersetzungen. Durch Auswahl der Option „Alle Seiten automatisch ausfüllen“ konnte er mehrere Zeilen Marketingtexte auf einmal übersetzen [10].
Detaillierte Prompts mit Angaben zu Ton, Formatierung und Kontext ermöglichen es Notion AI, bei Aufgaben wie Ideenfindung, Neustrukturierung von Seiten oder dem Entwurf neuer Inhalte besonders gute Ergebnisse zu liefern. Über das Schreiben und Bearbeiten hinaus unterstützt Notion AI auch beim Abrufen von Daten, insbesondere über die Funktion für Fragen und Antworten.
Fragen-und-Antworten-Funktion für Dokumente
Die Fragen-und-Antworten-Funktion liefert schnelle Antworten, indem sie Informationen direkt aus Ihren Dokumenten, Besprechungsnotizen oder Projektdateien abruft.
„Sie liefert sofortige Antworten auf Basis von Informationen aus Ihren Dokumenten, Projekten und Notizen. Weniger suchen, mehr erledigen“, sagt Ivan Zhao, Mitgründer und CEO von Notion [8].
Dieses Tool hat sich als erhebliche Zeitersparnis erwiesen. Im November 2023 nahm Remote, eine globale HR-Plattform, am Early-Access-Programm für die Fragen-und-Antworten-Funktion von Notion AI teil. Das Unternehmen berichtete, dass die Zeit, die Mitarbeitende für die Informationssuche benötigten, von bis zu 10 Minuten auf nur wenige Sekunden sank [8].
Sie können die Fragen-und-Antworten-Funktion über die Suche in der Seitenleiste, das Glitzersymbol auf jeder Notion-Seite oder über die Tastenkombination Ctrl/Cmd + Shift + K aktivieren. Wie Zhao erklärt: „KI hat das Potenzial, den menschlichen Intellekt auf unvorhersehbare Weise zu erweitern. Fragen und Antworten ist ein Schritt in diese Richtung – damit Sie sich auf wirkungsvollere Arbeit konzentrieren können, statt nach den Informationen zu suchen, die Sie für diese Arbeit benötigen“ [8]. Sobald Ihre Inhalte verbessert sind, erhöht Notion AI die Produktivität zusätzlich durch die Automatisierung der Datenorganisation.
Automatisches Ausfüllen von Datenbanken
Zusätzlich zu seinen Texttools vereinfacht Notion AI das Datenmanagement mit der Funktion zum automatischen Ausfüllen von Datenbanken. Dieses Tool befüllt Datenbankeigenschaften automatisch auf Grundlage Ihrer Inhalte und bietet Funktionen wie KI-Zusammenfassung für schnelle Übersichten, KI-Schlüsselinformationen zum Extrahieren wichtiger Details wie Termine und Aufgaben sowie KI-Benutzerdefiniertes Ausfüllen für maßgeschneiderte Datenextraktion.
Diese Funktion ist für zahlreiche Aufgaben vielseitig einsetzbar. In Vertriebsdatenbanken kann sie entscheidende Details wie Deal-Werte, Entscheidungsträger und erwartete Abschlussdaten identifizieren. Kundensupport-Teams können damit Ticketstatus aktualisieren, Probleme zusammenfassen und wichtige Maßnahmen hervorheben. Recruiting-Teams profitieren von der Fähigkeit, Qualifikationen, Erfahrungen und Referenzen direkt aus Lebensläufen oder Profilen zu extrahieren [11].
Die Funktion „Bei Seitenbearbeitungen automatisch aktualisieren“ stellt sicher, dass KI-generierte Daten aktuell bleiben, wenn sich Ihre Inhalte weiterentwickeln [7]. Mit benutzerdefinierten Prompts können Sie die Ergebnisse der KI an Ihre speziellen Anforderungen anpassen – unabhängig davon, ob Sie bestimmte Details extrahieren oder Daten nach den Standards Ihres Teams formatieren möchten [9].
Für optimale Ergebnisse sollten Sie Ihre Daten eindeutig beschriften und in Ihren benutzerdefinierten Prompts spezifischen Kontext angeben. So versteht Notion AI genau, nach welchen Informationen Sie suchen und wie diese formatiert werden sollen [2].
Notion AI für häufige Aufgaben nutzen
Notion AI ist ein leistungsstarkes Tool, das kreative Blockaden löst, lange Texte vereinfacht und wiederkehrende Dateneingaben reduziert, um alltägliche Aufgaben effizienter zu gestalten.
Ideen generieren und Brainstorming durchführen
Beim Brainstorming kann Notion AI ein entscheidender Vorteil sein. Die KI generiert unterschiedliche Perspektiven und organisiert Ideen effizient, damit Sie kreative Blockaden überwinden. Mit spezifischen Prompts können Sie das volle Potenzial ausschöpfen. Anstatt nach „Marketingideen“ zu fragen, versuchen Sie beispielsweise Folgendes: „Geben Sie mir 10 einzigartige Ansätze, um eine Produktivitäts-App bei Remote-Teams zu bewerben“ [13]. Dieser Ansatz sorgt für zielgerichtetere und besser umsetzbare Vorschläge.
Sie können Notion AI auch nutzen, um Projektpläne zu optimieren. Bitten Sie die KI, detaillierte Aufgabenlisten zu erstellen oder Aufzählungspunkte übersichtlich zu strukturieren [12]. Darüber hinaus kann sie Ideen anhand von Kriterien wie Marktattraktivität oder Originalität bewerten und Ihnen so eine strukturierte Möglichkeit zur Bewertung von Optionen bieten [13].
Kombinieren Sie bei gemeinsamen Projekten die Teamwork-Funktionen von Notion mit KI. Richten Sie eine gemeinsame Brainstorming-Datenbank ein, in der Teammitglieder Ideen beitragen, und verwenden Sie anschließend KI, um diese Beiträge in einen stimmigen Plan zu überführen. So erhalten Sie unterschiedliche Perspektiven und behalten gleichzeitig den Überblick [13].
Sehen wir uns nun an, wie Notion AI das Zusammenfassen und Analysieren von Informationen vereinfacht.
Text zusammenfassen und analysieren
Notion AI ist besonders gut darin, große Textmengen in klare, umsetzbare Erkenntnisse zu verdichten. Die fortschrittlichen Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache machen die KI besonders effektiv für die Zusammenfassung von Umfrageergebnissen, Besprechungsnotizen oder Forschungsdokumenten.
Um Inhalte zusammenzufassen, markieren Sie einfach den gewünschten Text, klicken Sie auf „KI fragen“ und wählen Sie „Zusammenfassen“. Alternativ können Sie /summarize oder /AI eingeben, um auf Blöcke zuzugreifen, die ganze Seiten verarbeiten [1]. Benutzerdefinierte Prompts geben Ihnen Kontrolle über das Format – bitten Sie die KI etwa, „Aufzählungspunkte zu erstellen“, „dies in einer Tabelle zusammenzufassen“ oder „gemeinsame Themen in diesen Daten zu identifizieren“ [1].
Ein praktisches Beispiel bestand darin, Hunderte offene Umfrageantworten zu analysieren, um die Stimmung einer Gruppe zu identifizieren. Nutzer markierten den Text und baten die KI, „die fünf häufigsten Themen herauszufiltern“ oder Erwähnungen bestimmter Probleme zu zählen. Diese Methode reduziert stundenlange manuelle Prüfung auf wenige Minuten KI-gestützter Arbeit [1].
Nachdem die Textanalyse optimiert ist, sehen wir uns an, wie Notion AI wiederkehrende Aufgaben automatisieren kann, um noch mehr Zeit zu sparen.
Wiederkehrende Arbeit automatisieren
Notion AI ist ein wertvoller Helfer bei der Reduzierung von Routineaufgaben durch Vorlagen, intelligente Buttons und Datenbankautomatisierungen. Diese Tools lassen sich für alles nutzen – von wiederkehrenden Dateneingaben bis hin zu automatischen Benachrichtigungen.
Wiederkehrende Datenbankvorlagen vereinfachen regelmäßige Aufgaben. Sie können beispielsweise in Ihrer Datenbank „Aufgaben“ eine Vorlage einrichten, die jeden Montagmorgen eine neue Aufgabe erstellt und damit manuelle Aktualisierungen überflüssig macht [14]. Wie Notion erklärt:
„Mit wiederkehrenden Datenbankvorlagen von Notion können Sie eine Seitenvorlage einmal erstellen und festlegen, dass sie so häufig wie nötig neue Einträge in der Datenbank erstellt“ [14].
Intelligente Buttons optimieren Workflows zusätzlich. Stellen Sie sich eine Abteilungs-Startseite mit einem Button „Neue Aufgabe hinzufügen“ vor. Ein Klick darauf könnte automatisch eine neue Aufgabe in der Teamdatenbank einfügen, bereits mit dem Status „Zu erledigen“, einem Standardverantwortlichen und einem Fälligkeitsdatum eine Woche später [15].
Datenbankautomatisierungen steigern die Effizienz weiter, indem sie Aktionen auf Grundlage bestimmter Änderungen auslösen. Teams können beispielsweise Automatisierungen konfigurieren, die Slack-Benachrichtigungen senden, wenn neue Seiten hinzugefügt werden, Aufgaben je nach Priorität dynamisch zuweisen oder Projektstatus aktualisieren, wenn Fristen näher rücken [16]. Diese Automatisierungen passen sich an Ihren Workflow an und sparen Zeit und Aufwand.
Für Aufgaben, die über die nativen Funktionen von Notion hinausgehen, bietet Latenode nahtlose Integrationen mit über 300 Apps. Mit Latenode können Sie fortgeschrittene Workflows erstellen, etwa indem Sie Notion mit ChatGPT von OpenAI und Google Sheets verbinden. So lassen sich neue Datenbankeinträge verarbeiten, KI-Zusammenfassungen generieren und Ergebnisse zur tiefergehenden Analyse in Tabellen exportieren – ganz ohne manuelle Eingriffe.
sbb-itb-23997f1
Notion AI mit Latenode für fortgeschrittene Automatisierung verbinden
Notion AI vereinfacht bereits zahlreiche Aufgaben in Ihrem Workspace. In Kombination mit Latenode erweitert sich Ihr Automatisierungspotenzial jedoch erheblich. Durch die Verbindung der Kernstärken von Notion AI mit den erweiterten Funktionen von Latenode können Sie Workflows erstellen, die weit über die Möglichkeiten von Notion allein hinausgehen.
Die Integration von Notion und Latenode einrichten
Mit dem visuellen Builder von Latenode können Sie Notion einfach mit anderen Apps und Diensten verbinden. Die Plattform ermöglicht Ihnen, Notion-Datenbanken mit externen Tools zu synchronisieren und Updates zu automatisieren, die durch Ereignisse in CRMs, Kalendern oder Zahlungssystemen ausgelöst werden.
Fügen Sie zunächst den Notion-Node aus der Integrationsbibliothek von Latenode hinzu und verbinden Sie Ihr Notion-Konto über Ihren API-Schlüssel. Nach der Verbindung können Sie Trigger definieren – beispielsweise die Überwachung von Seitenbearbeitungen oder Datenbankaktualisierungen – und Aktionen wie das Erstellen oder Aktualisieren von Inhalten in Ihrem Notion-Workspace festlegen. Dieses Setup stellt sicher, dass Änderungen in Notion automatisch entsprechende Aktionen in verbundenen Apps auslösen und Ihre Prozesse optimieren können.
Über grundlegende Integrationen hinaus bietet Latenode Funktionen wie integrierte KI-Tools, einen Headless Browser für Webautomatisierung, asynchrone Abläufe, unbegrenzte Verzweigungen und JavaScript-Unterstützung. Mit diesen Tools können Sie hochgradig individuelle Workflows gestalten, die weit über einfache Datensynchronisierung hinausgehen.
Automatisierungsbeispiele mit Latenode
Die Integration von Latenode mit Notion eröffnet Möglichkeiten zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben über verschiedene Plattformen hinweg. Hier sind einige praktische Beispiele dafür, wie diese Kombination Ihre Workflows vereinfachen kann:
- HubSpot: Notion-Datenbanken automatisch aktualisieren, wenn Deals bestimmte Phasen erreichen, und dadurch Aufgabenzuweisungen sowie Fortschrittsverfolgung auslösen.
- Jira: Notion-Seiten für neue Issues erstellen und so Projektdokumentation sowie Statusaktualisierungen zentralisieren.
- GitHub: Notion-Einträge für neue Issues erstellen und diese zur effizienten Nachverfolgung mit Repositories verknüpfen.
- Google Sheets: Tabellendaten mit Notion-Datenbanken synchronisieren und die Berichtserstellung automatisieren.
- Airtable: Projektdaten spiegeln, indem aus Airtable-Datensätzen neue Einträge in Notion-Datenbanken erstellt werden.
- Slack: Tägliche Zusammenfassungen von Notion-Datenbanken in Slack-Kanälen teilen, damit Teams über Projektaktualisierungen informiert bleiben, während Twilio SMS-Erinnerungen für Fristen oder Termine versendet.
- Zoom: Links zu Besprechungsaufzeichnungen und Zusammenfassungen automatisch auf Notion-Seiten speichern und so ein durchsuchbares Archiv von Gesprächen aufbauen.
- Zendesk: Neue Tickets in Notion protokollieren und die Nachverfolgung von Anfragen vereinfachen.
- Mailchimp: Notion mit Kampagnenstatistiken aktualisieren und Echtzeit-Einblicke in die E-Mail-Performance erhalten.
- BambooHR: Aufgabenlisten in Notion für neue Mitarbeitende erstellen und das Onboarding optimieren.
- Pipedrive: Notion-Aktualisierungen für neue Deals auslösen und eine einheitliche Ansicht auf Vertriebsfortschritte und Notizen bereitstellen.
Das Beste aus Notion AI herausholen
Notion AI bringt Kreativität und Effizienz in Ihre täglichen Aufgaben und integriert fortschrittliche Produktivitätstools nahtlos in Ihren Workspace. Anders als herkömmliche dialogorientierte KI-Tools wurde Notion AI entwickelt, um Workflows direkt in Ihrer bestehenden Umgebung zu verbessern. Damit ist es eine praktische Wahl, um die Produktivität zu optimieren.
Um die besten Ergebnisse mit Notion AI zu erzielen, ist Spezifität entscheidend. Thomas Frank demonstrierte das Potenzial beispielsweise, indem er mit dem Prompt „Die besten Möglichkeiten, die Ästhetik Ihres Büros zu verbessern.“ eine detaillierte Gliederung für einen Blogbeitrag erstellte. Das Ergebnis? Ein gut strukturierter Beitrag mit mehreren Absätzen, Überschriften und Unterüberschriften [6]. Durch klaren Kontext, Hintergrundinformationen und Angaben zum gewünschten Ton oder zur Länge des Ergebnisses können Sie Notion AI zu präziseren und passenderen Resultaten führen.
Beginnen Sie mit einfachen Prompts wie „Lassen Sie uns in Schritten denken,“ „Geben Sie die Ergebnisse als Liste zurück,“ oder „Erstellen Sie eine Tabelle“, um das Ausgabeformat zu bestimmen [6]. Als Frank beispielsweise Notion AI bat, das Volumen eines Zylinders mit einer Höhe von 20 und einem Radius von 8 zu berechnen, und dabei den Prompt „Lassen Sie uns in Schritten denken. Formatieren Sie die Ausgabe als Liste“ verwendete, berechnete die KI nicht nur das korrekte Volumen von 4.021, sondern stellte es auch im gewünschten Listenformat dar [6].
Sobald Sie effektive Prompts beherrschen, können Sie durch die Integration von Notion AI mit fortschrittlichen Automatisierungstools wie Latenode noch mehr Potenzial freisetzen. Diese Kombination steigert die Produktivität, indem sie Aufgaben auf Grundlage von Änderungen in Ihrer Notion-Datenbank oder Seitenbearbeitungen automatisiert. Wenn beispielsweise ein neuer Projekteintrag zu Ihrer Notion-Datenbank hinzugefügt wird, kann Latenode automatisch KI-gestützte Projektzusammenfassungen generieren, Aufgaben in anderen verbundenen Tools erstellen und Ihr Team benachrichtigen – manuelle Aktualisierungen entfallen.
Notion AI ist vielseitig einsetzbar: ob Sie als Student Forschung zusammenfassen, als Autor Ideen entwickeln oder als Unternehmer komplexe Workflows verwalten. Die KI übernimmt Routineaufgaben wie Schreiben, Bearbeiten und Analysieren, sodass Sie sich auf strategischere Arbeit konzentrieren können. Kombiniert mit den Integrationen von Latenode für 300+ Apps wird Ihr Notion-Workspace zum zentralen Hub für automatisierte Workflows in Ihrem digitalen Toolset.
Beginnen Sie im Kleinen, indem Sie wiederkehrende Aufgaben wie das Verfassen von E-Mails, das Zusammenfassen von Besprechungen oder das Erstellen von Inhaltsgliederungen automatisieren. Gehen Sie anschließend mit Latenode einen Schritt weiter und gestalten Sie intelligente, rund um die Uhr laufende Workflows, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Gemeinsam können diese Tools verändern, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben verwalten.
Workflows mit Notion AI und Latenode automatisieren
Die Integration von Notion AI mit Latenode eröffnet die Möglichkeit, verschiedene Aufgaben zu automatisieren, sodass Sie Zeit sparen und effektiver arbeiten können. Sie können beispielsweise Automatisierungen einrichten, um Projektstatus zu aktualisieren, Notizen zu synchronisieren oder sogar Inhalte direkt in Ihre Notion-Datenbanken zu schreiben. Dadurch entfällt der Aufwand manueller Aktualisierungen und Ihre Daten bleiben ohne zusätzlichen Aufwand korrekt und aktuell.
Notion AI überzeugt auch beim Organisieren und Zusammenfassen von Datenbankeinträgen. Durch die Konfiguration KI-gestützter Eigenschaften können Sie Inhalte automatisch optimieren, Informationen kategorisieren und wiederkehrende Aufgaben erledigen. Diese optimierten Prozesse ermöglichen es Ihnen, sich auf höher priorisierte Aufgaben zu konzentrieren und Ihren Workflow reibungsloser und effizienter zu gestalten. Mit dieser Integration wird die Verwaltung Ihrer Projekte und Daten deutlich einfacher und schneller.
Wie kann ich sicherstellen, dass Notion AI meinem Schreibstil und Ton entspricht?
Damit Notion AI Ihren individuellen Schreibstil und Ton widerspiegelt, können Sie bei der Nutzung der Funktionen klare, detaillierte Anweisungen geben. Sie können beispielsweise bestimmte Textstellen markieren und Anpassungen anfordern, indem Sie Präferenzen wie einen formelleren, lockereren oder prägnanteren Ton angeben. Ein weiterer hilfreicher Ansatz besteht darin, einen Styleguide direkt in Notion zu erstellen und in Ihren Prompts darauf zu verweisen. So stellen Sie sicher, dass die KI Inhalte generiert, die zu Ihrer Stimme passen.
Sie können den Ton der KI-Ausgabe auch über Dropdown-Optionen oder detaillierte Prompts verfeinern, in denen Sie den angestrebten Stil beschreiben. Durch das Ausprobieren dieser Tools können Sie die Ergebnisse präzise an Ihre Anforderungen anpassen.
