Das Erstellen von PDFs ist einfach – egal, ob Sie einen Desktop-Computer oder ein Mobilgerät nutzen. So geht's:
- Auf dem Desktop (Windows/Mac): Nutzen Sie integrierte Tools wie „Speichern unter PDF“ in Microsoft Word oder die auf beiden Plattformen verfügbare Funktion „Als PDF drucken“.
- Auf Mobilgeräten (iPhone/Android): Wandeln Sie Webseiten oder Dokumente mit Apps wie Safari, Google Drive oder Notizen in PDFs um.
- Online-Tools: Plattformen wie Google Docs oder CloudConvert ermöglichen Ihnen, PDFs ohne die Installation zusätzlicher Software zu erstellen.
- Automatisieren mit Latenode: Sparen Sie Zeit, indem Sie Workflows einrichten, die PDFs automatisch erstellen – ideal für Aufgaben mit hohem Volumen.
PDFs bewahren die Formatierung, sind universell kompatibel und bieten Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz. Ganz gleich, ob Sie ein Rezept speichern, einen Vertrag teilen oder Aufgaben automatisieren möchten: Mit diesen Methoden gelingt es ganz einfach. Lesen Sie weiter für Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jede Plattform.
So erstellen Sie ein PDF in Google Docs
So erstellen Sie ein PDF auf dem Desktop
Das Erstellen eines PDFs auf einem Desktop-Computer ist unkompliziert, denn sowohl Windows als auch macOS verfügen über integrierte Tools zur PDF-Erstellung. Ob Sie mit Dokumenten, Webseiten oder Bildern arbeiten – Ihr Computer bietet die passenden Möglichkeiten.
Mit Microsoft Word
Microsoft Word bietet eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Dokumente in PDFs umzuwandeln, und gibt sowohl Windows- als auch Mac-Nutzern Flexibilität.
Für Windows-Nutzer ist die Umwandlung eines Word-Dokuments in ein PDF mit der Funktion Speichern unter ganz einfach. Öffnen Sie Ihr Dokument, gehen Sie zu Datei > Speichern unter und wählen Sie einen Speicherort aus. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Dateityp“ die Option „PDF (*.pdf)“ [2]. Sie können zwischen „Standard“ für höhere Qualität und „Minimale Größe“ für eine kleinere Datei wählen [2].
Klicken Sie vor dem Speichern auf „Optionen“, um Ihr PDF anzupassen. So können Sie Seitenbereiche festlegen, Kommentare ein- oder ausschließen und weitere Einstellungen nach Ihren Anforderungen anpassen [2]. Das ist besonders bei Geschäftsdokumenten nützlich, wenn Sie interne Notizen vor dem Teilen entfernen möchten.
Mac-Nutzer können ähnlich vorgehen. Gehen Sie zu Datei > Speichern unter, geben Sie einen neuen Dateinamen ein und wählen Sie unter „Dateiformat“ „PDF“ aus [3]. Klicken Sie anschließend auf „Exportieren“, um Ihr PDF zu erstellen [3].
Wenn Sie Word Online verwenden, ist der Export als PDF genauso einfach. Gehen Sie zu Datei > Exportieren und wählen Sie entweder „Als PDF herunterladen“ für eine bereinigte Version oder „Als PDF mit Kommentaren herunterladen“, um Feedback einzuschließen [1]. Nach dem Download erscheint das PDF im Download-Ordner Ihres Browsers [1].
Als Nächstes sehen wir uns an, wie macOS die PDF-Erstellung mit seiner Druckfunktion vereinfacht.
Mit „Als PDF drucken“ auf dem Mac
macOS bietet eine vielseitige Funktion zum Drucken als PDF, die mit nahezu jedem Dokument, jeder Webseite oder Datei funktioniert, die gedruckt werden kann. Dadurch ist die PDF-Erstellung in verschiedenen Anwendungen unkompliziert.
Um diese Funktion zu nutzen, öffnen Sie die Datei, die Sie umwandeln möchten, und gehen Sie zu Datei > Drucken. Klicken Sie im Druckdialog auf die Schaltfläche PDF in der unteren linken Ecke und wählen Sie im Dropdown-Menü „Als PDF sichern“ aus. Anschließend können Sie Ihre Datei benennen und Metadaten wie Tags, Titel, Autor und Schlüsselwörter hinzufügen, damit Ihr PDF organisiert und durchsuchbar bleibt.
Für zusätzliche Sicherheit klicken Sie vor dem Speichern auf „Sicherheitsoptionen“, um ein Passwort festzulegen. So bleibt Ihr Dokument privat, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist.
Wenn Sie Safari nutzen und eine Webseite speichern möchten, gibt es eine noch schnellere Methode. Gehen Sie einfach zu Datei > Als PDF exportieren – die gesamte Seite wird mit ihrem ursprünglichen Layout gespeichert [4].
Sehen wir uns nun an, wie Windows-Nutzer ähnliche Funktionen verwenden können.
Mit „Als PDF drucken“ unter Windows
Windows 10 und 11 verfügen über den Treiber Microsoft Print to PDF, mit dem sich alle druckbaren Inhalte einfach in PDFs umwandeln lassen. Diese Funktion eignet sich sowohl für einzelne Dateien als auch für Inhalte innerhalb von Anwendungen.
Für einzelne Dateien verwenden Sie die Rechtsklick-Methode. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie „Drucken“, wählen Sie „Microsoft Print to PDF“ als Drucker und klicken Sie erneut auf „Drucken“. Anschließend werden Sie aufgefordert, einen Speicherort auszuwählen.
Für Anwendungen öffnen Sie die Datei in einem Programm, das Drucken unterstützt – etwa Word, Excel, PowerPoint oder einem Webbrowser. Klicken Sie auf „Drucken“, wählen Sie „Microsoft Print to PDF“ als Drucker und speichern Sie die Datei am gewünschten Speicherort.
Wenn die Option Microsoft Print to PDF nicht angezeigt wird, müssen Sie sie möglicherweise aktivieren. Suchen Sie im Startmenü nach „Windows-Features aktivieren oder deaktivieren“, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für „Microsoft Print to PDF“ und starten Sie Ihren Computer neu.
Bei anhaltenden Problemen können Sie den Drucker manuell hinzufügen. Gehen Sie zu Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner, klicken Sie auf „Drucker hinzufügen“ und wählen Sie „Der gewünschte Drucker ist nicht aufgeführt.“. Wählen Sie anschließend „Lokalen Drucker oder Netzwerkdrucker mit manuellen Einstellungen hinzufügen“, wählen Sie „FILE: (In Datei drucken)“ als Anschluss und setzen Sie „Microsoft Print to PDF“ als Treiber fest.
Mit diesen Methoden können sowohl Mac- als auch Windows-Nutzer problemlos PDFs erstellen – unabhängig von Dateityp oder Anwendung.
So erstellen Sie ein PDF auf Mobilgeräten
Mobilgeräte haben die PDF-Erstellung äußerst komfortabel gemacht und eine einst reine Desktop-Aufgabe in etwas verwandelt, das Sie unterwegs erledigen können. Sowohl iPhone- als auch Android-Nutzer haben Zugriff auf integrierte Tools, mit denen sich Dokumente, Webseiten und sogar gescannte Materialien einfach in PDFs umwandeln lassen.
Mit Safari auf dem iPhone
Safari macht es einfach, jede Webseite in ein PDF umzuwandeln – ideal, um Inhalte für die Offline-Nutzung zu speichern.
Um ein PDF aus einer Webseite zu erstellen, öffnen Sie die Seite in Safari und tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf das Teilen-Symbol. Tippen Sie im Teilen-Menü auf „Optionen“ und wählen Sie „PDF“ als Format. Dadurch wird ein PDF erstellt, das das ursprüngliche Layout und die Formatierung der Webseite beibehält.
Sobald das PDF fertig ist, tippen Sie auf „In Dateien sichern“, um es auf Ihrem iPhone zu speichern. Sie können einen Speicherort in der Dateien-App auswählen und der Datei einen eindeutigen Namen geben, damit Sie sie später leicht wiederfinden. Diese Methode eignet sich ideal zum Archivieren kompletter Webseiten oder zum Erstellen von Offline-Referenzen [5].
Es sind keine zusätzlichen Apps oder Abonnements erforderlich, und die gespeicherten PDFs bleiben auch ohne Internetverbindung verfügbar.
Mit der Notizen- oder Dateien-App auf dem iPhone
Die Apps Notizen und Dateien auf dem iPhone bieten mehr Flexibilität für die PDF-Erstellung – unabhängig davon, ob Sie mit vorhandenen Dokumenten arbeiten oder physische Unterlagen scannen.
PDFs aus Notizen oder Dateien erstellen ist mit der Druckfunktion unkompliziert. Öffnen Sie die Notizen-App und wählen Sie die Notiz aus, die Sie umwandeln möchten, oder suchen Sie das Dokument in der Dateien-App. Tippen Sie auf die Schaltfläche Teilen und scrollen Sie nach unten, um „Drucken“ auszuwählen [7]. Verwenden Sie auf dem Bildschirm mit den Druckoptionen eine Zwei-Finger-Zoomgeste auf der Vorschau, um ein PDF zu erstellen. Tippen Sie anschließend oben rechts erneut auf die Schaltfläche Teilen, um das PDF in Dateien zu speichern, per E-Mail zu versenden oder über eine andere App zu teilen [7].
Dokumente in PDFs scannen ist eine weitere nützliche Funktion der Notizen-App. Erstellen Sie zunächst eine neue Notiz und tippen Sie auf das Kamerasymbol. Wählen Sie dann „Dokumente scannen“ [6]. Die App erkennt die Dokumentränder automatisch und erstellt einen klaren Scan, den Sie bei Bedarf manuell anpassen können. Speichern Sie die Datei nach dem Scannen, öffnen Sie das entstandene PDF, tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menüsymbol und wählen Sie „Kopie senden“, um das PDF über Mail oder Drucken zu teilen oder zu speichern [6].
Mit Google Drive auf Android
Android-Nutzer können Google Drive nutzen, um PDFs einfach zu erstellen, insbesondere aus Google Docs. Diese Methode integriert sich nahtlos in das Android-Dateisystem und die Tool-Suite von Google.
Um ein Dokument in PDF umzuwandeln, öffnen Sie die Google Docs-App und navigieren Sie zur Datei, die Sie konvertieren möchten. Tippen Sie oben rechts auf die drei Punkte (Menüsymbol) und wählen Sie im Menü „Teilen und exportieren“. Wählen Sie „Als PDF speichern“ – das Dokument wird automatisch als PDF auf Ihr Gerät heruntergeladen [8].
Dieser Ansatz eignet sich gut, um die Formatierung, Bilder und das Layout von Dokumenten beizubehalten, die in Google Docs erstellt oder bearbeitet wurden. Das PDF erscheint im Downloads-Ordner Ihres Geräts und kann geteilt, in einen Cloud-Speicher hochgeladen oder mit anderen Apps geöffnet werden.
Diese mobilen Methoden zur PDF-Erstellung ergänzen die klassischen Desktop- und Online-Lösungen, die im nächsten Abschnitt behandelt werden.
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So erstellen Sie PDFs mit Online-Tools
Dank einer Vielzahl von Online-Tools war das Erstellen von PDFs noch nie so einfach. Diese Lösungen machen zusätzliche Software überflüssig und decken Aufgaben ab, die vom Exportieren von Dateien in Google Docs bis zur Umwandlung anderer Formate in PDFs mit webbasierten Konvertern reichen.
Mit Google Docs
Google Docs bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, Dokumente als PDFs zu speichern. Öffnen Sie Ihre Datei in Google Docs und gehen Sie zu Datei > Herunterladen > PDF-Dokument (.pdf), um sie direkt als PDF zu speichern. Alternativ können Sie in Browsern wie Chrome oder Safari Datei > Drucken wählen und vor dem Speichern die Option „Als PDF speichern“ (oder „Als PDF exportieren“) auswählen. Wenn Sie Dateien in Formaten konvertieren müssen, die Google Docs nicht unterstützt, können externe Tools wie CloudConvert hilfreich sein.
Mit CloudConvert
CloudConvert ist ein vielseitiges Tool zur Dateikonvertierung, das eine große Auswahl an Formaten unterstützt. Ob Sie mit einer einzelnen Datei oder mehreren Dateien arbeiten – der Prozess ist unkompliziert:
- Wählen Sie Ihren Quelldateityp und legen Sie PDF als Ausgabeformat fest.
- Klicken Sie auf Datei auswählen, um Ihr Dokument hochzuladen, und dann auf Konvertieren.
- Sobald die Konvertierung abgeschlossen ist, sehen Sie sich Ihre Datei in der Vorschau an und klicken Sie auf Herunterladen, um sie zu speichern. Wenn Sie mit mehreren Dateien arbeiten, verwenden Sie Alle herunterladen, um eine ZIP-Datei mit Ihren konvertierten PDFs zu erhalten.
Dieses Tool vereinfacht den Prozess und ermöglicht Ihnen, aus nahezu jedem Dateityp PDFs zu erstellen.
PDF-Workflows mit Latenode automatisieren
Wenn Sie PDF-Konvertierungen optimieren möchten, bietet Latenode leistungsstarke Automatisierungsfunktionen. Durch die Integration von CloudConvert in Ihre bestehenden Business-Tools können Sie Workflows einrichten, die Dateikonvertierungen automatisch verarbeiten. Sie könnten beispielsweise einen Prozess erstellen, bei dem E-Mail-Anhänge zur Konvertierung an CloudConvert gesendet und anschließend in Google Drive gespeichert werden. Ein weiteres Beispiel: Dropbox sendet Dateien an CloudConvert, während Ihr Team über Slack benachrichtigt wird, sobald die PDFs fertig sind. Mit Latenode laufen diese Aufgaben nahtlos im Hintergrund ab, sparen Ihnen Zeit und Aufwand und sorgen gleichzeitig dafür, dass Ihre Workflows effizient und organisiert bleiben.
PDF-Erstellung mit Latenode automatisieren
Die manuelle Erstellung von PDFs kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn Sie zahlreiche Dokumente bearbeiten. Latenode vereinfacht diesen Prozess durch die Automatisierung der PDF-Generierung und verbindet Ihre Apps und Dienste nahtlos, damit die Arbeit ohne ständige manuelle Eingriffe erledigt wird.
Automatisierte Konvertierungs-Workflows
Mit Latenode können Sie Workflows einrichten, die Dateien automatisch in PDFs umwandeln, sobald neue Daten oder Dokumente eingehen. Das spart Zeit und Aufwand. Die Plattform lässt sich in Tools wie PDF.co und PDFMonkey integrieren, um Aufgaben wie Dateikonvertierung, Datenextraktion und Dokumenterstellung zu verwalten.
Die Integration von PDF.co mit Latenode ist beispielsweise unkompliziert: Geben Sie Ihren API-Schlüssel ein, wählen Sie Aktionen wie „PDF in Text“ oder „PDF zusammenführen“ und konfigurieren Sie die erforderlichen Parameter. Wenn Sie PDFMonkey verwenden, fügen Sie einfach den PDFMonkey-Node hinzu, authentifizieren sich mit Ihrem API-Schlüssel, wählen „PDF generieren“ und ordnen die erforderlichen Daten aus verbundenen Anwendungen zu.
Hier sind einige Beispiele dafür, wie Latenode PDF-Workflows automatisieren kann:
- Airtable zu PDFMonkey: Erstellen Sie mit PDFMonkey automatisch Rechnungen, sobald neue Verkaufsdatensätze in Airtable erscheinen. Latenode stellt sicher, dass die PDFs direkt in den Anhangsfeldern von Airtable gespeichert werden.
- HubSpot Deal-Automatisierung: Wenn ein HubSpot-Deal die Phase „Closed Won“ erreicht, löst Latenode PDFMonkey aus, um Verträge anhand der Deal-Informationen zu erstellen, und fügt die Dokumente den relevanten HubSpot-Datensätzen bei.
- Google Sheets-Reporting: Automatisieren Sie die wöchentliche Berichtserstellung aus Google Sheets-Daten. Latenode plant den Prozess, wandelt die Daten über PDFMonkey in PDFs um und übernimmt den E-Mail-Versand.
Sobald der Konvertierungsprozess automatisiert ist, können Sie ihn mit KI-gestützten Tools zur Kategorisierung und Weiterleitung von Dokumenten weiter verbessern. Das sorgt für ein optimierteres Dokumentenmanagement.
KI-gestütztes Dokumentenmanagement
Latenode geht über die einfache Dateikonvertierung hinaus und integriert KI-gestützte Funktionen für eine intelligentere Dokumentenverarbeitung und -organisation. Mit Zugriff auf mehr als 100 KI-Modelle in einem einzigen Abonnement können Sie Workflows erstellen, die Dokumentinhalte analysieren und daraufhin Entscheidungen treffen.
Intelligente Dokumentenverarbeitung ermöglicht Workflows, die eingehende PDFs analysieren, wichtige Details mithilfe von KI-Modellen extrahieren, Dateien automatisch kategorisieren und sie an die richtigen Teammitglieder oder Speicherorte weiterleiten. Sie könnten beispielsweise einen Workflow entwickeln, der E-Mail-Anhänge prüft, bei Bedarf in PDFs umwandelt und sie mit passenden Namenskonventionen in bestimmten Google Drive-Ordnern ablegt.
Inhaltsbasierte Automatisierung geht noch einen Schritt weiter, indem sie Workflows ermöglicht, die auf Grundlage des Dokumentinhalts handeln. Zum Beispiel können Sie:
- Verträge auf Verlängerungsdaten prüfen, automatisch Kalendererinnerungen setzen und Folgeaufgaben in Projektmanagement-Tools erstellen.
- Ausgabenbelege analysieren, Beträge und Kategorien extrahieren und Buchhaltungstabellen ohne manuellen Aufwand aktualisieren.
Für erweiterte Anforderungen unterstützt Latenode benutzerdefinierten Code und JavaScript-Nodes, sodass Sie maßgeschneiderte Workflows erstellen können. Diese Flexibilität ermöglicht Ihnen, komplexe Dokumenttransformationen umzusetzen, spezifische Geschäftsregeln für die PDF-Generierung durchzusetzen oder Freigabe-Workflows auf Basis der Analyse von Dokumentinhalten zu entwickeln.
Dank nutzungsbasierter Preisgestaltung macht Latenode diese erweiterten Automatisierungsfunktionen zugänglich. Die Tarife beginnen bei 5 $ pro Monat für 3.000 Ausführungen und reichen bis zu 147 $ monatlich für 1,5 Millionen Ausführungen [10].
Fazit: PDF-Erstellung einfach gemacht
Das Erstellen von PDFs muss keine Herausforderung sein. Da Mobilgeräte mehr als 55 % des gesamten Web-Traffics ausmachen und Nutzer durchschnittlich fünf Stunden täglich auf ihren Smartphones verbringen, sind zuverlässige Tools zur PDF-Erstellung auf allen Plattformen wichtiger denn je [13].
Ganz gleich, ob Sie die Option „Speichern unter“ von Microsoft Word, die Funktion zum Drucken als PDF auf Mac und Windows oder die Teilen-Schaltfläche von Safari auf dem iPhone verwenden: PDFs lassen sich unkompliziert und zugänglich erstellen [11]. Auf Mobilgeräten sollten PDFs für Klarheit, einfache Navigation und effiziente Speicherung durch reduzierte Bildauflösungen optimiert sein [12].
Für Unternehmen oder Einzelpersonen, die große Dokumentenmengen verarbeiten, können manuelle Methoden jedoch schnell zeitaufwendig werden. Durchschnittlich verbringen Mitarbeiter die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit wiederkehrenden Aufgaben wie dem Erstellen oder Aktualisieren von PDFs, Word-Dokumenten und Tabellenkalkulationen; weitere 10 % entfallen auf die manuelle Dateneingabe [15]. Diese Ineffizienz verdeutlicht den Wert der Automatisierung.
Latenode bietet eine intelligentere Alternative, indem der gesamte Prozess der PDF-Erstellung automatisiert wird. Statt Dokumente manuell umzuwandeln, können Sie Workflows einrichten, die Aufgaben von der Dokumentengenerierung bis zum Versand übernehmen. Wenn beispielsweise ein HubSpot-Deal die Phase „Closed Won“ erreicht, kann Latenode automatisch PDFMonkey auslösen, um anhand der Deal-Details Verträge zu generieren und diese direkt an HubSpot-Datensätze anzuhängen.
Kosteneffizient und leistungsstark: Latenode berechnet die Kosten anhand der Verarbeitungszeit – nur 17 $ für 10.000 Ausführungen mit 5 Nodes. Nutzer loben die Erschwinglichkeit und Zuverlässigkeit:
„Latenode hat Zapier und Make⚡️ ersetzt. Unser Unternehmen muss jeden Tag viele Webhooks senden, und wir brauchen einen zuverlässigen Dienst, der unser Budget schont – und genau das ist Latenode.“ – Mike Kirshtein, Gründer & Führung bei Audax Group [9][14].
Letztlich ist entscheidend, Ihre Strategie für die PDF-Erstellung an Ihren konkreten Bedarf anzupassen – unabhängig davon, ob Sie für gelegentliche Aufgaben auf manuelle Tools setzen oder mit Latenode Workflows mit hohem Volumen automatisieren.
