Vous devez automatiser vos efforts commerciaux ou marketing dans HubSpot ? Voici l’essentiel à retenir :
- Utilisez les séquences pour des relances commerciales personnalisées en tête-à-tête.
- Utilisez les workflows pour une automatisation marketing à grande échelle et en plusieurs étapes.
Comparaison rapide
| Fonctionnalité | Séquences | Workflows |
|---|---|---|
| Objectif | Prospection personnalisée axée sur les ventes | Automatisation complexe axée sur le marketing |
| Inscription | Manuelle (ou inscription automatique limitée) | Automatique et basée sur des règles |
| Limite d’e-mails | Jusqu’à 5 e-mails par séquence | Illimitée |
| Abonnement requis | Sales Hub Professional/Enterprise | Marketing Hub Professional/Enterprise |
| Logique | Linéaire, sans embranchements | Embranchements avancés avec conditions |
À retenir : les séquences sont idéales pour les commerciaux qui gèrent des relances ciblées, tandis que les workflows excellent dans l’automatisation de stratégies marketing plus larges. Faites votre choix selon l’ampleur et la complexité de votre tâche.
Workflows et séquences HubSpot : quand utiliser chaque outil
Principales différences entre les outils
Les séquences et les workflows HubSpot répondent tous deux à des besoins d’automatisation, mais ils diffèrent considérablement par leurs fonctionnalités, leurs utilisateurs cibles et leurs exigences d’abonnement.
Abonnements requis
Les séquences sont conçues pour les équipes commerciales, tandis que les workflows répondent à des besoins marketing et opérationnels plus larges. Voici une comparaison rapide :
| Fonctionnalité | Séquences | Workflows |
|---|---|---|
| Abonnement minimum | Sales Hub Professional, Service Hub Professional | Marketing Hub Professional |
| Accès Enterprise | Disponible avec les abonnements Enterprise | Disponible avec Sales Hub Professional, Service Hub Professional et Operations Hub Professional |
| Exigences techniques | Nécessite la connexion d’une boîte de réception personnelle (par ex. G Suite ou Office 365) | Aucune connexion de boîte de réception spécifique requise |
| Accès utilisateur | Représentants commerciaux individuels | Membres de l’équipe marketing |
Examinons maintenant comment leurs fonctionnalités d’e-mail s’alignent sur leurs principaux objectifs.
Fonctionnalités d’e-mail
Fonctionnalités d’e-mail des séquences :
- Limitées à un maximum de 5 e-mails par séquence [2].
- Utilisent des modèles d’e-mails commerciaux pour une communication personnalisée en tête-à-tête.
- Permettent des relances personnalisées selon l’engagement de chaque destinataire.
- Les e-mails sont envoyés directement depuis les adresses e-mail personnelles des représentants commerciaux.
Fonctionnalités d’e-mail des workflows :
- Aucun plafond concernant le nombre d’e-mails par workflow.
- Incluent un éditeur par glisser-déposer et des modèles aux couleurs de la marque pour des e-mails marketing professionnels.
- Proposent des embranchements conditionnels basés sur le comportement des destinataires, permettant des parcours d’automatisation complexes.
- Les e-mails sont envoyés depuis l’adresse e-mail marketing de l’entreprise, ce qui garantit la cohérence de la marque.
Ces différences en matière de fonctionnalités d’e-mail illustrent les rôles distincts des séquences et des workflows. Voyons maintenant comment chaque outil gère les déclencheurs d’automatisation et les règles de fin.
Règles de début et de fin
Règles des séquences :
- L’inscription est principalement manuelle, l’inscription automatisée étant réservée aux utilisateurs de Sales Hub Enterprise.
- La désinscription automatique intervient lorsque certaines conditions sont remplies, par exemple :
- Un contact réserve une réunion.
- Un contact répond à un e-mail de séquence.
- Un représentant commercial retire manuellement le contact.
Règles des workflows :
- Permettent une inscription à la fois manuelle et automatique.
- Prennent en charge divers déclencheurs, notamment :
- Les soumissions de formulaires.
- Les mises à jour des propriétés de contact.
- La création de nouvelles transactions.
- Proposent des conditions de sortie basées sur l’atteinte d’objectifs précis ou le respect de critères de liste prédéfinis.
Comprendre ces règles de début et de fin permet de mieux voir comment chaque outil gère les processus automatisés et s’adapte aux besoins des différentes équipes.
Cas d’usage et exemples courants
Choisir le bon outil est essentiel pour réussir son automatisation. Les exemples ci-dessous montrent comment chaque outil se distingue dans des situations spécifiques.
Applications des séquences
Les séquences sont idéales pour les communications commerciales personnalisées, en particulier lorsque l’attention individuelle est essentielle. Voici quelques utilisations efficaces :
Processus de relance après une démo
Les équipes commerciales peuvent automatiser les e-mails de suivi après les démonstrations produit, afin de maintenir l’engagement des prospects avec un minimum d’effort manuel. Les études montrent que 70 % des réponses surviennent entre le deuxième et le quatrième e-mail d’une séquence commerciale [5]. Des relances structurées et automatisées constituent donc un outil précieux pour conserver l’élan.
Campagne de relance après une proposition commerciale
Après l’envoi d’une proposition commerciale, les séquences peuvent diffuser des relances opportunes qui mettent en avant les principaux avantages et répondent aux préoccupations potentielles. Cette approche permet de garder la conversation active et ciblée [5].
Relance après une démo manquée
Lorsqu’un prospect manque une démo planifiée, une séquence dédiée peut aider à reprendre contact. Ces e-mails peuvent inclure des options de replanification et souligner la valeur de la session manquée, afin d’encourager les prospects à se réengager [5].
Applications des workflows
Les workflows sont conçus pour gérer des processus complexes en plusieurs étapes, ce qui les rend idéaux pour les opérations marketing à grande échelle. Voici quelques cas d’usage courants :
Récupération des paniers abandonnés
Les entreprises e-commerce peuvent utiliser des workflows pour réengager les clients qui laissent des articles dans leur panier. Ces workflows peuvent inclure des e-mails de suivi, des offres spéciales, des recommandations produits personnalisées et des mises à jour des profils clients selon leurs interactions.
Programme de maturation des leads
Les workflows peuvent guider les leads dans l’entonnoir marketing en répondant à leurs schémas d’engagement. Par exemple, ils peuvent segmenter les leads selon les soumissions de formulaires, fournir du contenu pertinent, réattribuer les contacts aux membres d’équipe appropriés et suivre les progrès vers les objectifs de conversion [2].
En combinant la précision des séquences avec le caractère complet des workflows, les entreprises peuvent créer des stratégies d’automatisation plus efficaces.
Utiliser les deux outils ensemble
Associer l’approche personnalisée des séquences à l’évolutivité des workflows peut renforcer vos efforts d’automatisation. Par exemple, un processus d’onboarding client peut commencer par un workflow déclenché par la création d’un compte. Ce workflow pourrait envoyer un e-mail de bienvenue, planifier des appels d’onboarding et mettre à jour le statut du client. Une fois cette étape initiale terminée, une séquence pourrait prendre le relais, permettant à un responsable de compte d’envoyer des relances personnalisées comprenant des recommandations et une assistance adaptées.
Cette combinaison permet aux workflows de traiter efficacement les tâches standardisées, tandis que les séquences se concentrent sur la création de relations significatives. Ensemble, ils constituent une stratégie d’automatisation équilibrée et efficace.
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Fonctionnalités techniques
Comprendre les capacités et les contraintes des outils HubSpot est essentiel pour concevoir des stratégies d’automatisation efficaces. Ces distinctions montrent comment chaque outil répond à différents besoins d’automatisation et aident les utilisateurs à prendre des décisions éclairées.
Limites des outils
Les deux outils présentent des limites spécifiques qui déterminent leurs fonctionnalités et leurs usages :
Actions d’e-mail et inscription
- Les séquences sont limitées à 5 actions d’e-mail par séquence, tandis que les workflows ne sont soumis à aucune restriction de ce type [1].
- L’inscription à une séquence dépend du niveau d’abonnement de l’utilisateur et de son fournisseur d’e-mail.
- Les workflows offrent des options d’inscription illimitées [1].
Options de logique et de données
La complexité et la flexibilité de la logique d’automatisation diffèrent sensiblement entre ces outils :
Fonctionnalités logiques des workflows
- Prennent en charge des embranchements avancés avec des conditions si/alors.
- Suivent plusieurs objectifs de conversion.
- Permettent la manipulation des données.
- Offrent des capacités d’association aux campagnes [1].
Fonctionnalités logiques des séquences
- Suivent une structure simple et linéaire, sans embranchements.
- Suivent uniquement les réservations de réunions et les réponses aux e-mails.
- Ne permettent pas l’association à des campagnes marketing.
- Incluent la création de tâches de base et l’intégration LinkedIn InMail [1].
Ces différences en matière de capacités logiques influencent les performances de chaque outil dans des situations concrètes.
Connexions externes
Les deux outils peuvent étendre leurs fonctionnalités grâce aux intégrations :
Méthodes d’intégration
- Prise en charge de l’API Webhooks.
- Connexions API directes.
- Intégration à des plateformes tierces via les extensions de workflow [7].
Les données montrent que 95 % des utilisateurs de HubSpot s’appuient sur au moins une intégration avec une application externe [6]. Par exemple, l’intégration de Calendly à HubSpot réalisée par SmartBug Media en mars 2023 a montré comment les connexions externes peuvent élargir les possibilités d’automatisation, en permettant aux prospects de planifier des réunions directement depuis des e-mails ou des pages de destination.
Pour améliorer davantage l’automatisation, envisagez d’utiliser le créateur visuel de workflows de Latenode. Il comble les écarts entre les systèmes, garantit l’intégrité des données et rationalise les processus. Cette approche est particulièrement efficace pour gérer une logique d’automatisation complexe qui dépasse les capacités natives de HubSpot.
Faire le bon choix
Choisir entre les séquences et les workflows HubSpot ne doit pas être compliqué. Selon des chiffres récents, les entreprises qui alignent leurs outils d’automatisation sur leurs besoins spécifiques peuvent obtenir jusqu’à 14,32 % d’augmentation des taux d’ouverture d’e-mails et 14 % d’amélioration des taux de clics [3].
Pour guider votre décision, voici une analyse des fonctionnalités et considérations clés de chaque outil.
Critères de sélection
Style et volume de communication
- Les séquences sont conçues pour des interactions commerciales personnalisées en tête-à-tête.
- Les workflows conviennent le mieux aux campagnes marketing de grande envergure et aux automatisations complexes.
- Si vous gérez des efforts de prospection plus restreints et ciblés, les séquences sont le bon choix. Pour les campagnes à grande échelle, les workflows sont plus adaptés [4].
Exigences d’abonnement
- Pour utiliser les séquences, vous aurez besoin d’un abonnement Sales ou Service Hub Professional/Enterprise.
- Les workflows nécessitent Marketing Hub Professional/Enterprise [1].
Complexité de l’automatisation
- Les séquences sont idéales pour les relances simples et linéaires ainsi que les automatisations basiques.
- Les workflows gèrent des processus plus avancés, notamment une logique en plusieurs étapes et une gestion sophistiquée des données [1].
Guide de sélection de l’outil
Voici un guide rapide pour vous aider à choisir l’outil adapté à vos besoins :
Choisissez les séquences si vous avez besoin :
- De relances commerciales personnalisées permettant des ajustements manuels.
- D’une intégration à LinkedIn InMail pour la prospection.
- De créer et suivre des tâches pour des réunions ou des appels.
- D’une limite maximale de 5 étapes d’e-mail dans une séquence [1].
Choisissez les workflows si vous avez besoin :
- De campagnes marketing entièrement automatisées.
- D’une logique d’embranchement complexe et du suivi de plusieurs objectifs.
- D’actions à fort volume avec des options d’inscription flexibles.
- D’outils pour mesurer les performances des campagnes [1].
Premiers pas
Une fois l’outil aligné sur vos objectifs choisi, suivez ces étapes pour mettre en place votre automatisation :
- Définissez vos objectifs : précisez ce que vous souhaitez accomplir, comme planifier des démos produit ou générer du trafic vers une page tarifaire.
- Segmentez votre audience : regroupez vos contacts selon leurs comportements, leurs données démographiques ou d’autres facteurs pertinents.
- Créez votre première automatisation : commencez modestement, par exemple avec une séquence de bienvenue en trois étapes ou un workflow basique de scoring des leads. Testez-le soigneusement avant de l’étendre.
Pour encore plus de flexibilité, envisagez d’intégrer le créateur visuel de workflows de Latenode. Cette plateforme peut gérer des flux de données complexes et créer une logique personnalisée qui dépasse les capacités intégrées de HubSpot. Elle est particulièrement utile pour traiter des processus en plusieurs étapes ou intégrer des sources de données externes à votre automatisation.
Résumé
Les séquences et les workflows remplissent chacun des rôles distincts dans l’automatisation, adaptés à différents besoins métier. Les séquences conviennent le mieux à la prospection commerciale personnelle en tête-à-tête, tandis que les workflows gèrent l’automatisation marketing complexe à grande échelle. Lorsqu’elle est utilisée efficacement, l’automatisation peut augmenter les taux d’ouverture d’e-mails de 14,32 % et les taux de clics de 14 % [3]. Voici comment tirer le meilleur parti de ces outils :
Utilisez les séquences pour :
- Une communication commerciale directe et personnalisée
- L’inscription manuelle des prospects
- L’intégration de LinkedIn InMail pour la prospection
Utilisez les workflows pour :
- Gérer des campagnes marketing à grande échelle
- Traiter des automatisations complexes avec une logique d’embranchement
- Inscrire automatiquement les contacts selon des déclencheurs spécifiques
- Suivre les indicateurs de performance à grande échelle
Étapes clés de mise en œuvre
- Fixez des objectifs clairs : définissez des objectifs mesurables, qu’il s’agisse de relances individuelles ou de campagnes étendues.
- Segmentez votre audience : regroupez les contacts selon leur comportement et affinez votre stratégie à l’aide de données pertinentes.
- Surveillez et adaptez : suivez continuellement les taux d’ouverture, les taux de clics et les conversions afin d’ajuster votre approche.
Le créateur visuel de workflows de Latenode offre la flexibilité nécessaire pour concevoir et gérer facilement des processus complexes en plusieurs étapes. La réussite repose sur l’alignement de l’outil choisi avec vos objectifs métier et sur l’amélioration continue de vos stratégies à partir des données de performance.
