Die Kunst der personalisierten E-Mail-Ansprache: Persönliche Ansprache mit KI-Automatisierung im Jahr 2025 in Einklang bringen

In den ruhigen Stunden eines typischen Arbeitstages versucht ein Vertriebsleiter, dieselbe Herausforderung zu lösen, die Unternehmen weltweit beschäftigt: Wie kann man personalisierte E-Mail-Kontakte herstellen? Wir haben mehr Möglichkeiten, Menschen zu erreichen als je zuvor, aber echtes Engagement zu erreichen, ist immer noch eine Herausforderung. Stellen Sie sich vor, Sie betreten einen überfüllten Raum, in dem alle schreien, aber niemand zuhört. So fühlt sich die heutige Geschäftskommunikation oft an. 

Automatisierte E-Mails überfluten Posteingänge, allgemeine Nachrichten überschwemmen Direktnachrichten und potenzielle Kunden haben starke Filter eingerichtet. Einige Unternehmen bauen jedoch eine echte Bindung zu ihrem Publikum auf, indem sie ihre Outreach-E-Mails so anpassen, dass sie eine symphonieartige Darbietung ergeben … ohne menschliches Eingreifen. Das Geheimnis liegt darin zu verstehen, dass Automatisierung, wenn sie richtig eingesetzt wird, ein Freund der Personalisierung ist. 

Mit flexiblen Low-Code-Plattformen wie Latenode entdecken Unternehmen, wie sie skalierbare und persönliche Outreach-Prozesse aufbauen können. Wir erkunden die aktuelle Landschaft, untersuchen die Herausforderungen, vor denen Unternehmen stehen, und zeigen anhand eines Beispiels, wie Automatisierungsszenarien dabei helfen, Verbindungen herzustellen. 

Key Take Away: Personalisierte E-Mail-Ansprache führt mit 6-mal höherer Wahrscheinlichkeit zu Transaktionen. Latenode hilft dabei, dies durch KI-gestützte personalisierte E-Mail-Entwürfe und gezielte Nachrichten zu erreichen. Low-Code-Plattformen können die Entwicklungszeit um bis zu 90 % verkürzen, sodass Unternehmen schnell erweiterte Outreach-Systeme ohne umfangreiche Codierung implementieren können. Maßgeschneiderte CTAs, die durch KI-gestützte dynamische Inhalte erreicht werden, konvertieren 202 % besser als generische, was auf Latenode einfach zu implementieren ist.

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Der aktuelle Stand der personalisierten Öffentlichkeitsarbeit: Eine Landschaft in Bewegung

Die Outreach-Branche steht im Jahr 2025 an einem Scheideweg, an dem menschliche Verbindung auf Innovation trifft. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Unternehmen auf Massenkampagnen oder generische Social-Media-Explosionen verlassen konnten. Unternehmen müssen heute Automatisierung mit personalisierten Erfahrungen in Einklang bringen, um erfolgreich zu sein. Aktuelle Studien geben einen Überblick:

• Über 70 % der Verbraucher betrachten Personalisierung als eine Grunderwartung [Shopify];
• Unternehmen, die es anbieten, können ein zweistelliges Umsatzwachstum erzielen [Shopify].
• 85 % der Unternehmen glauben, dass sie das Kundenerlebnis personalisieren, aber nur 60 % der Kunden stimmen dem zu [Statista].
• 38 % der Kunden möchten es, aber nicht zu viele Daten preisgeben [EcommerceBonsai].

Während der durchschnittliche Geschäftsmann in den USA über 120 E-Mails pro Tag erhält [TechJury], führen personalisierte E-Mail-Nachrichten mit bis zu 6-mal höherer Wahrscheinlichkeit zu Transaktionen [EcommerceBonsai]. Dies ist ein Beweis für das menschliche Verlangen nach authentischer Verbindung. Wer das versteht, erhält bessere Antwortraten und baut dauerhafte Beziehungen auf.

Diese Statistiken erzählen auch eine Geschichte von Chancen und Herausforderungen. Obwohl eine Nachfrage nach personalisierter E-Mail-Kommunikation besteht, haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, diese in großem Umfang bereitzustellen, ohne Qualität und Vertrauen zu beeinträchtigen. Diese Lücke hat die Herausforderung geschaffen, Tausenden oder Millionen von Kunden gleichzeitig einzigartige Erlebnisse zu bieten.

Ist KI-Automatisierung hilfreich oder schädlich für die personalisierte Kontaktaufnahme per E-Mail?

Diese Herausforderung wird noch deutlicher, wenn wir erfahren, wie Unternehmen versuchen, sie zu lösen. Viele Führungskräfte tappen in die Automatisierungsfalle, wenn sie zwar Tools implementieren, diese aber auf eine Weise nutzen, die die Verbindung tatsächlich schwächt. Sie automatisieren um der Automatisierung willen und vergessen dabei, dass Technologie das menschliche Element der Kundenbeziehungen verbessern und nicht ersetzen sollte. 

Die erfolgreichsten Unternehmen entscheiden sich nicht zwischen beiden, sondern setzen beides strategisch ein. Netflix beispielsweise wandelt Zuschauerdaten in individuelle Empfehlungen um, während Amazons Algorithmen individuelle Einkaufserlebnisse schaffen. Diese Giganten haben die intelligente Personalisierung gemeistert, indem sie automatische Tools einsetzen, um Präferenzen mit menschlicher Note zu verstehen und darauf zu reagieren.

Tools, die früher großen Unternehmen vorbehalten waren, sind jetzt auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zugänglich. Low-Code-Plattformen und Automatisierungsplattformen helfen KMU beim Aufbau fortschrittlicher E-Mail-Outreach-Systeme, die mit denen der größeren Konkurrenten mithalten können.

Studien zeigen, dass 70 % der neuen Apps, die im Jahr 2025 von Unternehmen entwickelt werden, Low-Code- und No-Code-Technologien verwenden werden [Gartner], darunter Plattformen wie Latenode. Die Auswirkungen sind schon heute sichtbar: Diese Plattformen können die Entwicklungszeit im Vergleich zur herkömmlichen Programmierung um bis zu 90 % verkürzen [EcommerceBonsai]. Das Spielfeld gleicht sich aus und der Erfolg hängt nicht von der Größe Ihres Teams oder Ihres Budgets ab, sondern davon, wie kreativ Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools einsetzen. 

Zurück zur Öffentlichkeitsarbeit: Die Branche bewegt sich in Richtung kontextbezogener Personalisierung, wobei jede Öffentlichkeitsarbeits-E-Mail nicht nur auf grundlegenden Datenpunkten basiert, sondern auf einem tiefen Verständnis von Kontext, Zeitpunkt und Absicht. Zu den Tools hierfür gehören Verhaltensanalyseplattformen zur Vorhersage von Zeitpunkt und Absicht, Empfehlungssysteme, Segmentierungstools usw. 

Personalisierungsansätze: Von einfach bis intelligent

Annäherungstyp	Eigenschaften	Auswirkungen auf das Geschäft	Branchenakzeptanzrate
Traditionelle Automatisierung	Einfache E-Mail-Vorlagen, Massennachrichten, statische Segmentierung, regelbasierte Workflows	Niedrigere Engagement-Raten, höhere Abmelderaten, eingeschränkte Anpassung	Etwa 34 % aller geschäftsbezogenen Aufgaben nutzen irgendeine Form der Automatisierung, um Arbeitsabläufe zu verbessern. [AirSlate]
Intelligente Personalisierung	Dynamische Vorlagen, verhaltensbasierte Trigger, erweiterte Segmentierung, KI-gestützte Entscheidungen	2x höheres Engagement, 38 % bessere Bindung, verbesserter ROI [EcommerceBonsai]	Sieben von zehn Unternehmensleitern erhöhten ihre Investitionen in die Personalisierung
Kontextbezogene Personalisierung	Echtzeitanpassung, prädiktive Analysen, kanalübergreifende Orchestrierung, Low-Code-Flexibilität	Mehr Engagement und höhere Zufriedenheit. Beispielsweise konvertieren personalisierte CTAs 202 % besser als Standardoptionen [Hubspot].	Unternehmen, insbesondere 79 % der Einzelhandelsunternehmen, investieren in Personalisierungstools.

Zwei Schlüsselfaktoren treiben diesen Fortschritt voran: Fortschritte in der KI und ein tieferes Verständnis bei den Unternehmen. Erfolg hängt heute von mehr ab, als nur zu wissen, mit wem man zusammenarbeitet. Es geht darum, den besten Zeitpunkt für eine Verbindung zu erkennen, den richtigen Ansatz zu wählen und dann einen sinnvollen Mehrwert zu bieten, wenn es am wichtigsten ist.

Wenn persönliche Reichweite auf Skalierung trifft

Obwohl die Automatisierung der persönlichen Kontaktaufnahme verlockend ist, ist der Weg zur Umsetzung oft komplexer als es scheint. Unternehmen stehen vor einer vielschichtigen Herausforderung, die über die einfache Einführung der Technologie hinausgeht. Sie müssen das Gleichgewicht zwischen Effizienz und menschlicher Verbindung aufrechterhalten, was mit zunehmender Skalierung des Betriebs immer schwieriger wird. Die Komplexität spiegelt sich in aktuellen Branchendaten wider:

• 72 % der Verbraucher interagieren nur mit personalisierten Nachrichten [EcommerceBonsai];
• 59 % der Unternehmen geben an, dass es ihnen schwerfällt, die Qualität im großen Maßstab aufrechtzuerhalten [EcommerceBonsai].

 

Diese Lücke zwischen Erwartungen und Fähigkeiten führt zu einem neuen Paradoxon zwischen Skalierung und Authentizität. Je mehr Unternehmen versuchen, ihre Bemühungen zu skalieren, desto schwieriger wird es, das authentische Gefühl aufrechtzuerhalten, das sie ursprünglich erfolgreich gemacht hat. Dieses Paradoxon wird durch Herausforderungen im Datenmanagement noch verschärft:

• 68 % der Organisationen haben Probleme mit inkonsistenten oder unvollständigen Kundendaten [BeBusinessed];
• Nur 34 % haben eine einheitliche Sicht auf die Kundeninteraktionen über alle Kanäle hinweg erreicht [BeBusinessed].

 

Das Ergebnis ist ein fragmentarisches Verständnis der Kundenbedürfnisse und -präferenzen, was die Übermittlung wirklich aussagekräftiger Botschaften selbst mit Automatisierungstools schwierig macht.

Die moderne Landschaft braucht Tools, die mehrere Herausforderungen gleichzeitig bewältigen können. Hier sehen Sie eine Aufschlüsselung der Herausforderungen und ihrer geschäftlichen Auswirkungen: 

Herausforderungskategorie	Schmerzstellen	Auswirkungen auf das Geschäft	Branchen-Benchmark
Datenmanagement	Inkonsistente Datenqualität, isolierte Informationen, Integrationsprobleme.	Unvollständige Kundenprofile, verpasste Gelegenheiten, ineffiziente Ressourcenzuweisung.	47 % der Unternehmen geben an, dass Datensilos ihr größtes Hindernis für eine effektive Personalisierung sind. [Klaviyo]
Maßstab und Authentizität	Starre Vorlagen, Verlust der persönlichen Note, übermäßige Automatisierung.	Reduzierte Engagement-Raten, beschädigte Kundenbeziehungen, niedrigere Konversionsraten.	59 % haben Probleme, die Qualität im großen Maßstab aufrechtzuerhalten [Klaviyo].
Datenschutz & Vertrauen	Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Transparenzprobleme.	Geringeres Kundenvertrauen, rechtliche Risiken, eingeschränkter Datenzugriff.	82 % der Verbraucher äußern Bedenken hinsichtlich der Datennutzung [BloggingWizard].
Technische Integration	Tool-Kompatibilität, Workflow-Komplexität, Schulungsbedarf des Personals.	Implementierungsverzögerungen, reduzierter ROI, Widerstand bei der Einführung.	63 % haben Schwierigkeiten bei der Integration von Automatisierungstools [Klaviyo].

Diese Herausforderungen zeichnen ein klares Bild: Erfolg im großen Maßstab hängt nicht nur davon ab, die richtigen Tools zu haben; es geht auch darum, sie sinnvoll einzusetzen. Die Top-Player sind nicht immer diejenigen mit den größten Budgets, sondern diejenigen mit intelligenten Strategien. Sehen wir uns an, wie ein Latenode-Low-Code-Szenario neue Möglichkeiten für Ihre Strategie eröffnet.

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Von der Theorie zur Praxis: Erstellen eines effektiven Szenarios für personalisierte E-Mail-Outreach auf Latenode

Die Umstellung von manueller Nachrichtenübermittlung auf kontextbezogene, personalisierte Kontaktaufnahme geschieht nicht über Nacht. Es bedarf eines Ansatzes, der die Technologie mit Ihren Erkenntnissen in Einklang bringt. Durch Latenode entdecken Unternehmen, dass Workflows ausgefeilt und erschwinglich sein können.

Wir zeigen Ihnen ein Beispiel für eine Automatisierung, die drei wesentliche Ziele erreicht:

• Automatisierte ICP-Validierung für alle eingehenden Leads;
• Intelligentes Benachrichtigungssystem für wertvolle Gelegenheiten;
• KI-gestützte Generierung personalisierter E-Mail-Nachrichten.

Lassen Sie uns das Szenario näher betrachten. Es umfasst mehrere Phasen, die harmonisch zusammenarbeiten.

Phase 1: Datenverarbeitung

Wir beginnen mit der Datenverarbeitung:

• Die erste Datenerfassung löst das Szenario immer dann aus, wenn ein neuer Benutzerdatensatz in den Airtable-Datenbank
• Website-Domain-Extraktion durch JavaScript. Wir haben den Latenode-KI-Assistenten verwendet, um ein Skript zu erstellen, das allgemeine E-Mail-Anbieter wie Gmail herausfiltert;
• Websiteanalyse durch Kopfloser Browser. Dieser Knoten besucht die Domäne und sammelt Unternehmensinformationen. Um das Skript dafür zu schreiben, haben wir einen KI-Assistent basierend auf ChatGPT;
• ChatGPT 4o Mini bestätigt den Website-Status und die Unternehmensaktivität auf Grundlage dessen, was uns der Headless-Browser übermittelt hat.

Phase 2: ICP-Abgleich und Benachrichtigung

Unsere Automatisierung tritt dann mithilfe zweier paralleler Prozesse, die von den ChatGPT-Knoten ausgeführt werden, in eine Analysephase ein:

1. Der erste bestimmt, wie gut der Interessent bei der persönlichen Ansprache zu Ihrem idealen Kundenprofil passt. Wir stellen ChatGPT4o Mini den Inhalt der Website als Variable zur Verfügung. Es untersucht Unternehmensdetails und wie gut sie zu unserem Publikum passen. Hier ist die Eingabeaufforderung:

2. Ein weiterer ChatGPT-Knoten erstellt einen Brief mit allen Daten, die wir brauchen. Diese Informationen fließen direkt in unseren Chat mit einem Telegram Bot. Die Idee ist, dass wir jedes Mal, wenn sich ein neuer Unternehmensbenutzer anmeldet, sein Profil erhalten:

Schritt 3: Erstellen eines Entwurfs für eine persönliche Kontakt-E-Mail

Zunächst prüfen wir die Daten, um Unternehmen herauszufiltern, die nicht unserem ICP entsprechen. Wenn ein Lead einen Wert über 6/10 erreicht, sendet das System eine Nachricht. Auf diese Weise konzentrieren wir uns auf die vielversprechendsten Möglichkeiten.

Darüber hinaus extrahiert das System den Namen aus der E-Mail des Leads, um eine Nachricht in einem professionellen und dennoch freundlichen Ton zu verfassen. Hier ist die Struktur:

Das ist es! Wir haben eine grundlegende Automatisierung für personalisierte E-Mail-Outreach erstellt!

So verbessern Sie Ihre Automatisierung

Das grundlegende Szenario der personalisierten Kontaktaufnahme, das wir besprochen haben, funktioniert gut, aber es gibt Raum, es noch effektiver zu gestalten. Mit einer kleinen zusätzlichen Investition – nur ein paar Cent pro Lead – können Sie wertvollere Informationen über Ihre potenziellen Partner sammeln. Folgendes können Sie Ihrer Datensammlung hinzufügen mit Datenanreicherungsknoten:

• Wer im Unternehmen arbeitet;
• Teamgröße;
• Zusätzliche Details zu ihrem Unternehmen (Standort, Wettbewerber, Social-Media-Profile usw.).

Als Inspiration dient unser aktueller Artikel mit einer Vorlage für ein KI-gestütztes Briefing Ihrer nächsten Gesprächspartner. Diese einfachen Ergänzungen tragen wesentlich dazu bei, Ihr Gegenüber besser zu verstehen. 

Es ist, als hätten Sie eine detailliertere Karte – Sie wissen genau, wohin Sie gehen und mit wem Sie sprechen. Diese Informationen helfen Ihnen, bessere Entscheidungen über die anzustrebenden Partnerschaften und die Vorgehensweise bei der Ansprache der einzelnen Teams zu treffen. Die Kosten sind minimal im Vergleich zu dem Wert, den Sie erhalten, da Latenodes Preispolitik nur 0.0019 $ pro 30 Sekunden Laufzeit berechnet. 

Ausblick auf die Outreach-E-Mail-Kommunikation

Wie wir auf dieser Reise in die Automatisierung personalisierter E-Mail-Kommunikation gesehen haben, durchläuft die Landschaft der Geschäftskommunikation einen bemerkenswerten Wandel. Bei den Herausforderungen, denen wir im Jahr 2025 gegenüberstehen, geht es nicht darum, zwischen Automatisierung und Personalisierung zu wählen – es geht darum, ihre Integration zu meistern, um sinnvolle Verbindungen in großem Maßstab herzustellen. Lassen Sie uns über die Erkenntnisse nachdenken, die wir gewonnen haben:

1. Die Leistungsfähigkeit intelligenter Automatisierung

 

Wir haben gesehen, wie Unternehmen die empfindliche Balance zwischen Automatisierung und authentischem Engagement finden. Die Statistiken sprechen Bände: 72 % der Verbraucher sind nur an herzlicher und persönlicher Kontaktaufnahme interessiert, aber 59 % der Unternehmen haben Schwierigkeiten, dies in großem Umfang umzusetzen. Diese Lücke stellt sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance dar.

Unser Szenario zeigt, wie Latenode komplexe Aufgaben in einfache Lösungen umwandelt. Von der automatisierten Kundenprofilierung bis zur KI-gesteuerten Nachrichtenerstellung hilft unser Tool Unternehmen jeder Größe dabei, maßgeschneiderte Erlebnisse zu schaffen.

2. Der Weg nach vorne

 

Die Zukunft der personalisierten Öffentlichkeitsarbeit besteht darin, zu verstehen, wann und wie man eine Verbindung herstellt. Mit Datentools und intelligenter Automatisierung können Sie stärkere Verbindungen aufbauen. Glücklicherweise können Sie auf Latenode fast ununterbrochen mit neuen Szenarien experimentieren! Fangen Sie klein an, messen Sie Ihre Ergebnisse und lassen Sie die Automatisierung auf Latenode zusammen mit Ihrem Unternehmen wachsen. 

Die Zukunft der Geschäftskommunikation ist persönlich, skalierbar und in Reichweite. Die Frage ist nicht, ob Sie diesen Wandel annehmen, sondern wie schnell Sie sich anpassen, um ihn anzuführen.

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FAQ

Warum ist personalisierte Ansprache im Jahr 2025 so wichtig? 

Weil die Verbraucher es erwarten (70 %) und es zu mehr Engagement, Bindung und einem höheren ROI führt (doppelt so hohes Engagement, 2 % bessere Bindung).

Was sind die größten Herausforderungen bei der personalisierten E-Mail-Ansprache im großen Maßstab? 

Probleme der Datenverwaltung, Wahrung der Authentizität, Behandlung von Datenschutzbedenken und Komplexitäten der technischen Integration.

Wie kann KI bei der personalisierten Ansprache helfen? 

KI kann Aufgaben wie die Lead-Validierung automatisieren, intelligente Benachrichtigungen senden und Outreach-E-Mail-Inhalte generieren.

Was ist kontextbezogene Personalisierung? 

Gehen Sie über grundlegende Datenpunkte hinaus, um den Kontext, den Zeitpunkt und die Absicht jeder Outreach-Nachricht zu verstehen und so eine relevantere Kommunikation zu ermöglichen.

Wie können Low-Code-Plattformen wie Latenode bei der Personalisierung helfen? 

Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, ohne aufwändige Codierung komplexe Automatisierungs-Workflows zu erstellen und so zu geringeren Kosten eine personalisierte Kontaktaufnahme zu ermöglichen.

Quellen

1. Shopify
2. Statista
3. E-CommerceBonsai
4. HubSpot
5. TechJury
6. Gartner
7. BeBusinessed
8. AirSlate
9. Klaviyo
10. BloggingWizard