Was ist Workflow-Management?
Die Bedeutung des Workflow-Managements in modernen Unternehmen
Kurz gesagt ist Workflow-Management eine Reihe von Praktiken und Methoden zur Optimierung von Arbeitsprozessen. Sein Hauptziel besteht darin, bestimmte Probleme durch ständige Überwachung, Dokumentation und Überarbeitung zuvor übernommener Ansätze zu lösen. Gleichzeitig bestehen die Hauptaufgaben des Workflow-Managements darin, die Qualität der Ergebnisse zu verbessern, die mit Fehlern verbundenen Risiken zu verringern, die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter zu steigern und den Ressourcenaufwand zu minimieren – genau hier wird sein Geschäftswert deutlich und wesentlich.
In den letzten Jahren haben Organisationen zunehmend in die Einführung von Software-Tools investiert, um ihre Management-Workflow-Ansätze zu optimieren. Ein Beweis dafür sind die Statistiken von Forschungsberichte Welt, wonach der globale Markt für Workflow-Management-Systeme ab 2021 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 26.17 % wachsen und bis 58600.12 einen Rekordwert von 2027 Millionen USD erreichen wird. Bevor Sie jedoch irgendetwas implementieren, müssen Sie unbedingt verstehen, warum es benötigt wird, was genau Sie brauchen und ob es überhaupt benötigt wird, oder?
Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, in diesem Artikel die wichtigsten Bestimmungen von Workflow-Management, betrachten verschiedene Ansätze dazu und teilen auch die besten Verwaltungsworkflow Praktiken. Also, fangen wir an.
Workflow-Management definieren
Werfen wir zunächst einen Blick auf das Workflow-Management-Workflow-Diagramm. Auf den ersten Blick sieht es verwirrend und kompliziert aus, aber das ist es nur auf den ersten Blick, tatsächlich ist alles ganz einfach, lass es uns verstehen!
Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Verfolgung des Status der Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen oft schwierig ist und die Kontrolle über sie unzureichend ist, ist dies ein guter Grund, über die Implementierung nachzudenken Workflow-Management. Insbesondere wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter regelmäßig verwirrt sind und nicht wissen, was sie als Nächstes tun sollen – beispielsweise eingehende E-Mails beantworten, Kunden anrufen oder Lieferketten mit Partnern besprechen –, brauchen Sie dies unbedingt. Tatsächlich wird die Liste solcher Probleme mit der Größe Ihres Unternehmens immer länger, und irgendwann wird es unmöglich, die Situation unter Kontrolle zu bringen.
Andererseits können Sie durch die Einführung einer ständigen Überwachung Ihrer Geschäftsabläufe, der Überprüfung ihrer Leistung und der Optimierung bestehende Lücken schließen und bessere KPIs für alle wichtigen Bereiche Ihres Unternehmens erzielen.
Gleichzeitig ist die einmalige Überwindung bestehender Probleme nicht der letzte Punkt bei der Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe, da diese im Laufe der Zeit je nach neuen Markttrends, Zielgruppenanforderungen, Strategien der Wettbewerber und Ihrem Skalierungsplan spezifischen Änderungen unterliegen. Was vor einem Jahr gut funktioniert hat, um Ihre Geschäftsleistung zu verbessern, kann heute ineffektiv sein. Dies bedeutet, dass auch eine ständige Effizienzanalyse und Anpassung an diese externen und internen Änderungen unvermeidlich sind.
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Erläuterung der Workflow-Typen
Bevor wir zu den Best Practices für Workflow-Management, betrachten wir die Arten von Workflows. Die allgemein akzeptierten sind parallele und sequentielle Workflows:
Parallel
Der erste Typ beinhaltet die synchrone Ausführung einzelner Teile einer globalen Aufgabe durch Mitarbeiter, deren Kompetenzen sich nicht überschneiden. Einfach ausgedrückt: Während einer der Köche den Pizzateig knetet, kann ein anderer den Belag vorbereiten und ein dritter sich um die Soße kümmern. Infolgedessen wird ein solcher Arbeitsablauf, der nur ein globales Ziel hat – die Herstellung einer Pizza – in Unteraufgaben aufgeteilt, die auf einzelne Teammitglieder verteilt werden können. Die Optimierung eines solchen Arbeitsablaufs wird normalerweise dadurch erreicht, dass die Qualität der Interaktion zwischen diesen Mitgliedern verbessert und die jedem von ihnen zugewiesenen Aufgaben vereinfacht werden.
Sequenziell
Der zweite Typ besteht darin, eine globale Aufgabe in eine Kette aufeinanderfolgender Teilaufgaben mit festen Zeitvorgaben aufzuteilen. Für jede Aufgabe ist auch nur ein Teammitglied verantwortlich; jede nachfolgende Aufgabe kann jedoch erst begonnen werden, nachdem die vorherige abgeschlossen ist. Wenn wir uns dieses Modell der Arbeitsablauforganisation anhand von Beispielen aus der Praxis ansehen, ist das Brotbacken hier besser geeignet: Zuerst mischt ein Koch die Zutaten in den richtigen Proportionen, dann knetet ein anderer den Teig, ein dritter formt einen Laib Brot und ein vierter backt ihn. Bis ein bestimmter Schritt von einem Koch erfolgreich abgeschlossen wurde, können andere Köche nicht mit den nächsten Schritten fortfahren. Was die Möglichkeiten zur Optimierung eines sequentiellen Arbeitsablaufs betrifft, kann dies durch die Erweiterung der Kompetenz jedes Teammitglieds erreicht werden (so dass jeder dem anderen helfen oder ihn im Falle einer Verzögerung vollständig ersetzen kann).
| Typ | Parallel | Sequenziell |
|---|---|---|
| Anzahl der Aufgaben | >1 | 1 |
| Zeitersparnis | Durch die synchrone Ausführung von Aufgaben innerhalb einer Zeitspanne wird die Arbeit beschleunigt | Da eine neue Aufgabe erst begonnen werden kann, wenn die vorherige abgeschlossen ist, kann dieser Ansatz mehr Zeit in Anspruch nehmen |
| Überwindung von Problemen im Prozess | Fehler, die bei einer Aufgabe gemacht werden, haben normalerweise keinen großen Einfluss auf die Qualität anderer Aufgaben. | Fehler können den Abschlusstermin des Prozesses erheblich verzögern |
| Möglichkeit der Adoption | Manche Prozesse können nicht in disjunkte Teilaufgaben aufgeteilt werden | Dieser Ansatz ist für fast jede Organisation geeignet |
Wenn Sie noch mehr Beispiele möchten, können Sie sich das Bild unten ansehen – es zeigt perfekt den Unterschied zwischen den beiden oben beschriebenen Arbeitsablauftypen.
Eine komplexere Variante eines sequentiellen Workflows ist ein regelgesteuerter Workflow. Dabei werden die Aktionen in jeder neuen Phase abhängig von den Ergebnissen der vorherigen Phase bestimmt.
Wenn beispielsweise beim Brotbacken der Teig beim Knetvorgang nicht ausreichend aufgegangen ist, kann der für diesen Vorgang verantwortliche Koch die Aufgaben des Kochs übernehmen, der den vorherigen Vorgang durchgeführt hat – insbesondere eine neue Hefemischung zubereiten und sie dem zuvor zubereiteten Teig hinzufügen.
Bei der Auswahl eines bestimmten Workflow-Typs müssen Sie sich in erster Linie auf die Kompetenz jedes einzelnen Ihrer Teammitglieder verlassen. Wenn alle Mitglieder mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, können Sie einen sequentiellen Typ wählen. Dadurch können Sie Lücken in Ihren Prozessen schneller erkennen und beheben. Allerdings dauert es auch länger, die Aufgabe zu erledigen. Andererseits kann ein parallelisierender Ansatz die Produktivität Ihres Teams steigern. Allerdings können nicht alle globalen Aufgaben in disjunkte Unteraufgaben unterteilt werden.
Komponenten effizienter Workflows
In diesem Abschnitt werden wir den Schlüssel betrachten Verwaltungsworkflow Komponenten. Wenn Sie diese kennen und verstehen, warum sie benötigt werden, können Sie fundiertere Entscheidungen zur Managementoptimierung treffen.
- Input. Dies sind alle Datenquellen und die Daten selbst, die zum Starten eines bestimmten Prozesses erforderlich sind. Sie müssen relevant und gut strukturiert sein und bei Bedarf eine Konsolidierung unterstützen können.
- Ausgabe. Dies sind die Daten/Ergebnisse, die nach Abschluss eines bestimmten Prozesses erhalten werden. Dies können die Dienstleistungen Ihres Unternehmens oder die von ihm hergestellten Produkte sein. Die Optimierung dieser Komponente wird durch die Entwicklung von Qualitätsstandards und deren Ausrichtung auf die spezifischen Ziele Ihres Unternehmens erreicht.
- Transformation. Dies sind die Aktionen, die ausgeführt werden, um eine Eingabekomponente in eine Ausgabekomponente umzuwandeln. Um sie zu optimieren, müssen Sie den richtigen Workflow-Typ auswählen oder, wenn möglich, mehrere Typen effektiv kombinieren.
- Stakeholder. Dies sind die Personen, die an der Transformation beteiligt sind – also die Mitarbeiter, Partner, Kunden usw. Ihres Unternehmens. Die Interaktionen und die Kommunikation zwischen ihnen müssen optimiert, nahtlos und transparent sein.
- Schritte. Die Schritte bilden die oben erwähnte Transformation selbst. Im Wesentlichen bedeutet dies, die Transformation in sequenzielle oder synchrone Teilaufgaben aufzuteilen. Die Leistung Ihrer Stakeholder hängt von der richtigen Wahl dieser Aufteilung ab.
- Regeln und Bedingungen. Dies sind zusätzliche Aspekte, die die Szenarien beeinflussen, an die sich die Beteiligten halten. Sie müssen klar dokumentiert und frei von Unklarheiten sein.
- Auslöser. Für jeden der oben genannten Verwaltungsworkflow Komponenten können Sie eine individuelle Liste von Auslösern einführen und bestimmen, unter welchen Bedingungen Eingabedaten verwendet werden, welche Stakeholder beteiligt werden, welche Transformation und ihre Schritte/Regeln ausgewählt werden und welche Ergebnisse erzielt werden.
Die Hauptkomponenten sind klar, aber sie wirken ziemlich unzusammenhängend, nicht wahr? Eine natürliche Möglichkeit, sie zu vereinen, wäre die Einführung von Lösungen, die sie alle konsolidieren können, wie z. B. Latenode.
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Sie können beispielsweise ein CRM-System, einen E-Mail-Newsletter-Dienst, Business Messenger, ein Projektmanagementsystem, Datenbanken und vieles mehr kombinieren, das in die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens integriert ist. Auf diese Weise vereinfachen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter und führen sie reibungslos durch ihre Aufgaben, wobei Sie externe Faktoren berücksichtigen, die das Endergebnis beeinflussen können.
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Vorteile der Implementierung von Workflow-Management
Wir haben bereits kurz über die Vorteile gesprochen, Workflow-Management. In diesem Abschnitt möchten wir sie genauer erläutern, um zu verstehen, ob für Ihr Unternehmen dringender Bedarf besteht.
- Beschleunigte Bereitstellung von Produkten/Dienstleistungen für Verbraucher. Durch optimierte Arbeitsabläufe erreichen Ihre Dienstleistungen und Produkte die Endverbraucher schneller als je zuvor.
- Kostensenkung. Durch die Implementierung von Lösungen zum Geschäftsprozessmanagement werden die mit Ausfallzeiten verbundenen Risiken verringert. So kommen Ihre Waren/Dienstleistungen früher auf den Markt als die Ihrer Mitbewerber.
- Weniger Fehler. Die Anzahl der durch menschliche Faktoren verursachten Fehler kann durch die Dokumentation von Geschäftsprozessen reduziert werden.
- Verbesserte Qualität der von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Dienste/Produkte. Durch die Standardisierung von Arbeitsszenarien können Sie die Vorgehensweisen Ihrer Mitarbeiter optimieren, was sich letztendlich positiv auf die Qualität Ihrer Produkte/Dienste auswirkt.
- Erhöhte Zufriedenheit der Stakeholder. Seit Verwaltungsworkflow Durch die Optimierung werden Produkte/Dienstleistungen in der Regel qualitativ hochwertiger und schneller geliefert, außerdem steigt die Zufriedenheit aller am Prozess Beteiligten – sowohl der Endverbraucher als auch der Mitarbeiter/Partner des Unternehmens, die sich weniger häufig mit routinemäßigen, sich wiederholenden und ressourcenintensiven Aufgaben befassen müssen.
Best Practices im Workflow-Management
Aber wie kann man einen Workflow effektiv verwalten – fragen Sie sich vielleicht. Um das zu verstehen, sehen wir uns die Best Practices im Workflow-Management an. Wir haben oben bereits über die Bedeutung der Automatisierung gesprochen, die durch die Implementierung spezialisierter Softwarelösungen wie Latenode erreicht werden kann.
Allerdings ist es auch wichtig, die Grundprinzipien Ihres Workflow-Management-Prozesses einzuhalten:
- Analysieren Sie ständig die Produktivität und Effizienz der Arbeitsprozesse und bewerten Sie die Anzahl der darin enthaltenen Fehler und deren Bedeutung.
- Beheben Sie identifizierte Lücken, sobald diese entdeckt werden, und überprüfen Sie zuvor eingeführte Vorgehensweisen und Tools.
- Erweitern Sie die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter und sensibilisieren Sie sie für die Praktiken des Arbeitsprozessmanagements;
- Einführung transparenter und eindeutiger Indikatoren (Metriken) zur Bewertung der Optimierungsmaßnahmen für ein effizientes Workflow-Management;
- Verbessern Sie die Qualität jeder Komponente in Workflow-Prozessen;
- Entwickeln Sie Standards, die die Qualität des Endprodukts/der Enddienstleistung Ihres Unternehmens bestimmen.
Fazit
Wir hoffen, wir haben Ihnen dabei geholfen, festzustellen, wie wichtig Workflow-Management für Ihr Unternehmen ist. Darüber hinaus haben wir Erkenntnisse bereitgestellt, die Sie als Ausgangspunkt zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe nutzen können.
Gleichzeitig können Sie mit der Einführung der Latenode-App, einem der besten Workflow-Systeme überhaupt, noch schneller bessere Ergebnisse erzielen. Mit seinen leistungsstarken Visualisierungsfunktionen (dies ist eine No-Code-Lösung), der einfachen Integration und der automatischen Fehlerbehandlung gewährleistet dieses Tool für das Prozess-Workflow-Management eine nahtlose Interaktion zwischen den Diensten und Anwendungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter zur Ausführung ihrer regulären Aufgaben verwenden. Registrieren Sie sich bei Latenode und erhalten Sie die Möglichkeit, die Vorteile dieses Workflow-Systems kostenlos zu erleben.
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FAQ
Was ist Workflow-Management?
Workflow- und Prozessmanagement ist eine Reihe von Regeln, Best Practices und Ansätzen zur Lösung typischer Probleme, mit denen die meisten Organisationen konfrontiert sind, wie z. B. das Auftreten von Fehlern bei Arbeitsabläufen, unzureichende Teamproduktivität und hohe Kosten für die Erledigung von Arbeitsaufgaben. Workflows verwalten Um dies effektiv zu erreichen, sollten Sie die Einführung von Automatisierungstools, die Implementierung von Leistungsmesswerten und Qualitätsstandards sowie eine kontinuierliche Verbesserung und Optimierung auf der Grundlage der daraus resultierenden Analysen in Betracht ziehen.
Was sind die beiden Haupttypen eines Workflow-Prozesses?
Die beiden Haupttypen einer Workflow-Prozess sind parallel (wobei Teammitglieder ihre Aufgaben synchron zueinander erledigen können) und sequenziell (wobei keines der Teammitglieder mit der Arbeit beginnen kann, bis die vorherige Phase abgeschlossen ist).
Was ist ein Workflow-Management-System?
A Workflow-Management-System ist eine digitale Lösung, die darauf abzielt, bestimmte Geschäftsvorgänge zu automatisieren und die an diesen Vorgängen beteiligten Daten und Ressourcen zu konsolidieren. Wenn Sie die Implementierung eines solchen Systems in Ihre IT-Infrastruktur in Erwägung ziehen, sehen Sie sich bitte die Latenode-Anwendung an.
