¿Cómo crear un PDF en el escritorio y el móvil?
Aprenda a crear fácilmente archivos PDF en computadoras de escritorio y dispositivos móviles utilizando herramientas integradas y recursos en línea para todas sus necesidades de documentos.
Crear archivos PDF es fácil tanto en el ordenador como en el móvil. Aquí te explicamos cómo:
- En escritorio (Windows/Mac):Utilice herramientas integradas como "Guardar como PDF" en Microsoft Word o la función "Imprimir a PDF" disponible en ambas plataformas.
- En dispositivos móviles (iPhone/Android):Convierte páginas web o documentos en archivos PDF usando aplicaciones como Safari, Google Drive, o Notas.
- Herramientas en línea: Plataformas como Google Docs or CloudConvert Le permite crear archivos PDF sin instalar software adicional.
- Automatizar con Nodo tardío:Ahorre tiempo configurando flujos de trabajo que generan archivos PDF automáticamente, ideales para tareas de gran volumen.
Los archivos PDF conservan el formato, son universalmente compatibles y ofrecen funciones de seguridad como protección con contraseña. Ya sea que guardes una receta, compartas un contrato o automatices tareas, estos métodos lo simplifican todo. Sigue leyendo para ver guías paso a paso para cada plataforma.
Cómo crear un pdf en Google Docs
Cómo crear un PDF en el escritorio
Crear un PDF en una computadora es sencillo, ya que tanto Windows como macOS incluyen herramientas integradas para generar archivos PDF. Ya sea que trabajes con documentos, páginas web o imágenes, tu computadora te ayudará.
El uso de
Microsoft Word ofrece una forma sencilla de convertir documentos en PDF, ofreciendo flexibilidad tanto para usuarios de Windows como de Mac.
Para usuarios de WindowsConvertir un documento de Word a PDF es sencillo con el Guardar como función. Abra su documento, vaya a Archivo> Guardar comoy seleccione una ubicación para guardar el archivo. En el menú desplegable "Guardar como tipo", seleccione "PDF (*.pdf)" [ 2 ]. Puedes elegir entre "Estándar" para una mayor calidad o "Tamaño mínimo" para un archivo más pequeño [ 2 ].
Antes de guardar, haga clic en "Opciones" Para personalizar su PDF. Esto le permite definir rangos de páginas, incluir o excluir comentarios y ajustar otras configuraciones según sus necesidades. [ 2 ]Esto es especialmente útil para documentos comerciales en los que quizás desee eliminar notas internas antes de compartirlos.
Los usuarios de Mac Puede seguir un proceso similar. Vaya a Archivo> Guardar como, ingrese un nuevo nombre de archivo y seleccione "PDF" en "Formato de archivo" [ 3 ]. Luego, haz clic "Exportar" para crear tu PDF [ 3 ].
Si estás usando Palabra en lineaExportar a PDF es igual de fácil. Navega a Archivo> Exportar y seleccione cualquiera "Descargar como PDF" para una versión limpia o Descargar como PDF con comentarios para incluir comentarios [ 1 ]Una vez descargado, el PDF aparecerá en la carpeta de descargas de su navegador. [ 1 ].
A continuación, exploremos cómo macOS simplifica la creación de PDF con su función de impresión.
Cómo usar la función de impresión a PDF en Mac
macOS ofrece una versátil función de impresión a PDF compatible con casi cualquier documento, página web o archivo compatible con la impresión. Esto facilita la creación de PDF en diversas aplicaciones.
Para utilizar esta función, abra el archivo que desea convertir y vaya a Archivo> ImprimirEn el cuadro de diálogo de impresión, haga clic en el (PDF) en la esquina inferior izquierda y seleccione "Guardar como PDF" Desde el menú desplegable. Luego, puede nombrar su archivo y agregar metadatos, como etiquetas, título, autor y palabras clave, para mantener su PDF organizado y fácil de buscar.
Para mayor seguridad, haga clic en "Opciones de seguridad" Para establecer una contraseña antes de guardar, esto garantiza la privacidad de su documento sin necesidad de software adicional.
Si usas Safari y quieres guardar una página web, hay un método aún más rápido. Simplemente ve a Archivo > Exportar como PDF, y toda la página se guardará con su diseño original intacto. [ 4 ].
Ahora veamos cómo los usuarios de Windows pueden aprovechar características similares.
Uso de Imprimir a PDF en Windows
Windows 10 y 11 vienen con el Microsoft Print to PDF Controlador que permite convertir fácilmente cualquier contenido imprimible a PDF. Esta función funciona bien tanto para archivos individuales como dentro de las aplicaciones.
Para archivos individuales, utilice el método de clic derecho. Haga clic derecho en el archivo, seleccione "Impresión", escoger "Microsoft Imprimir a PDF" como impresora y haga clic en "Impresión" De nuevo. Se te pedirá que elijas una ubicación para guardar.
Para aplicacionesAbra el archivo en cualquier programa que admita impresión, como Word, Excel, PowerPoint o un navegador web. Haga clic en "Impresión", seleccione "Microsoft Imprimir a PDF" como su impresora y guarde el archivo en la ubicación deseada.
Si no ves el Microsoft Print to PDF opción, es posible que deba habilitarla. Buscar "Activar o desactivar las funciones de Windows" En el menú Inicio, marque la casilla correspondiente "Microsoft Imprimir a PDF"y reinicie su computadora.
Para problemas persistentes, puede agregar la impresora manualmente. Vaya a Configuración> Dispositivos> Impresoras y escáneres, haga clic "Agregar una impresora"y selecciona "La impresora que quiero no está en la lista." A partir de ahí, elige "Agregar una impresora local o de red con configuración manual", seleccione "ARCHIVO: (Imprimir en archivo)" como el puerto, y establecer "Microsoft Imprimir a PDF" como conductor.
Estos métodos garantizan que tanto los usuarios de Mac como de Windows puedan crear archivos PDF fácilmente, independientemente del tipo de archivo o la aplicación.
Cómo crear un PDF en un dispositivo móvil
Los dispositivos móviles han hecho que la creación de PDF sea increíblemente cómoda, convirtiendo lo que antes era una tarea exclusiva de escritorio en algo que puedes hacer dondequiera que estés. Tanto los usuarios de iPhone como de Android tienen acceso a herramientas integradas que simplifican la conversión de documentos, páginas web e incluso materiales escaneados a PDF.
El uso de Safari en iPhone
Safari permite convertir fácilmente cualquier página web en un PDF, lo que es perfecto para guardar contenido para usarlo sin conexión.
Para crear un PDF desde una página web, abra la página en Safari y toque el icono Compartir icono en la parte inferior de la pantalla. En la Hoja para compartir, toque "Opciones" y seleccione "PDF" Como formato. Esto generará un PDF que conserva el diseño y el formato originales de la página web.
Una vez que el PDF esté listo, toque "Guardar en archivos" Para guardarlo en tu iPhone. Puedes elegir una ubicación dentro de la app Archivos y asignarle un nombre claro para recuperarlo fácilmente más tarde. Este método es ideal para archivar páginas web enteras o crear referencias sin conexión. [ 5 ].
No se requieren aplicaciones ni suscripciones adicionales, y los PDF guardados permanecen accesibles incluso sin conexión a Internet.
Uso de la aplicación Notas o Archivos en el iPhone
Las aplicaciones Notas y Archivos del iPhone ofrecen más flexibilidad para crear archivos PDF, ya sea que esté trabajando con documentos existentes o escaneando materiales físicos.
Crear archivos PDF a partir de notas o archivos Es sencillo usar la función de impresión. Abra la aplicación Notas y seleccione la nota que desea convertir o localice el documento en la aplicación Archivos. Pulse el icono Compartir botón y desplácese hacia abajo para seleccionar "Impresión" [ 7 ]En la pantalla Opciones de impresión, separe con dos dedos la vista previa para crear un PDF. Luego, toque el icono Compartir Presione nuevamente el botón en la esquina superior derecha para guardar el PDF en Archivos, enviarlo por correo electrónico o compartirlo a través de otra aplicación. [ 7 ].
Escanear documentos a PDF Es otra función útil disponible en la aplicación Notas. Comienza creando una nueva nota y tocando el ícono de la cámara. Luego, selecciona "Escanear documentos" [ 6 ]La aplicación detectará automáticamente los bordes del documento y capturará un escaneo nítido, aunque puede ajustarlo manualmente si es necesario. Después de escanear, guarde el archivo, abra el PDF resultante, toque el ícono de menú de tres puntos y seleccione "Enviar una copia" para compartir o guardar el PDF por correo o imprimir [ 6 ].
El uso de Google Drive en Android
Los usuarios de Android pueden usar Google Drive para crear archivos PDF fácilmente, especialmente para Google Docs. Este método se integra a la perfección con el sistema de archivos de Android y el conjunto de herramientas de Google.
Para convertir un documento a PDF, abra el Aplicación Google Docs y navegue hasta el archivo que desea convertir. Toque el tres puntos (icono de menú) en la esquina superior derecha, luego seleccione "Compartir y exportar" del menú. Elija "Guardar como PDF"y el documento se descargará automáticamente como PDF a su dispositivo. [ 8 ].
Este método es ideal para conservar el formato, las imágenes y el diseño de los documentos creados o editados en Google Docs. El PDF aparecerá en la carpeta de Descargas de tu dispositivo, listo para compartir, subir al almacenamiento en la nube o abrir con otras aplicaciones.
Estos métodos móviles para crear archivos PDF complementan las soluciones tradicionales de escritorio y en línea, que se tratan en la siguiente sección.
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Cómo crear archivos PDF con herramientas en línea
Crear archivos PDF nunca ha sido tan fácil gracias a diversas herramientas en línea que eliminan la necesidad de software adicional. Estas soluciones pueden gestionar tareas que van desde la exportación de archivos en Google Docs hasta la conversión de otros formatos a PDF mediante conversores web.
Usando Google Docs
Google Docs ofrece una forma sencilla de guardar documentos como PDF. Abre tu archivo en Google Docs y navega a Archivo > Descargar > Documento PDF (.pdf) para guardarlo directamente como PDF. También puedes elegir Archivo> Imprimir En navegadores como Chrome o Safari, seleccione la opción "Guardar como PDF" (o "Exportar como PDF") antes de guardar. Si necesita convertir archivos a formatos que no son compatibles con Google Docs, herramientas externas como CloudConvert pueden ser útiles.
El uso de CloudConvert
CloudConvert es una herramienta versátil de conversión de archivos compatible con una amplia gama de formatos. Tanto si trabaja con un solo archivo como con varios, el proceso es sencillo:
- Elija el tipo de archivo de origen y configure PDF como formato de salida.
- Haga clic en Seleccione Archivo Para cargar su documento, haga clic en Convertir.
- Una vez completada la conversión, obtenga una vista previa de su archivo y haga clic en Descargar para guardarlo. Si trabaja con varios archivos, utilice Descarga Todas para recibir un archivo ZIP que contiene sus PDF convertidos.
Esta herramienta simplifica el proceso, facilitando la generación de archivos PDF a partir de casi cualquier tipo de archivo.
Automatizar flujos de trabajo de PDF con Nodo tardío
Para quienes buscan optimizar las conversiones de PDF, Latenode ofrece potentes funciones de automatización. Al integrar CloudConvert con sus herramientas empresariales, puede configurar flujos de trabajo para gestionar las conversiones de archivos automáticamente. Por ejemplo, podría crear un proceso en el que los archivos adjuntos de correo electrónico se envíen a CloudConvert para su conversión y luego se guarden en Google Drive. Otro ejemplo podría ser el envío de archivos a CloudConvert por parte de Dropbox, con notificaciones enviadas a su equipo por Slack una vez que los PDF estén listos. Con Latenode, estas tareas pueden ejecutarse sin problemas en segundo plano, ahorrándole tiempo y esfuerzo, a la vez que mantiene sus flujos de trabajo eficientes y organizados.
Automatizar la creación de PDF con Latenode
Crear PDF manualmente puede ser una tarea laboriosa, especialmente al trabajar con varios documentos. Latenode simplifica este proceso automatizando la generación de PDF y conectando a la perfección tus aplicaciones y servicios para gestionar el trabajo sin necesidad de introducir información manualmente constantemente.
Flujos de trabajo de conversión automatizados
Con Latenode, puede establecer flujos de trabajo que convierten automáticamente archivos a PDF al recibir nuevos datos o documentos, ahorrando tiempo y esfuerzo. La plataforma se integra con herramientas como PDF.co y PDFMono para gestionar tareas como conversión de archivos, extracción de datos y creación de documentos.
Por ejemplo, integrar PDF.co con Latenode es muy sencillo: introduce tu clave API, selecciona acciones como "PDF a texto" o "Fusionar PDF" y configura los parámetros necesarios. De igual forma, al usar PDFMonkey, simplemente añade el nodo PDFMonkey, autentíciate con tu clave API, selecciona "Generar PDF" y asigna los datos necesarios desde las aplicaciones conectadas.
A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo Latenode puede automatizar los flujos de trabajo de PDF:
- Mesa de aire a PDFMonkeyGenere facturas automáticamente con PDFMonkey cada vez que aparezcan nuevos registros de ventas en Airtable. Latenode garantiza que los PDF se almacenen directamente en los campos de adjuntos de Airtable.
- HubSpot Automatización de acuerdos:Cuando un acuerdo de HubSpot llega a la etapa "Cerrado ganado", Latenode activa PDFMonkey para crear contratos utilizando la información del acuerdo y adjunta los documentos a los registros de HubSpot relevantes.
- Google Sheets InformesAutomatiza la generación de informes semanales a partir de datos de Hojas de Cálculo de Google. Latenode programa el proceso, convierte los datos a PDF mediante PDFMonkey y gestiona la distribución por correo electrónico.
Una vez automatizado el proceso de conversión, puede mejorarlo aún más con herramientas impulsadas por IA para categorizar y enrutar documentos, lo que proporciona un enfoque más optimizado para la gestión de documentos.
Gestión de documentos impulsada por IA
Latenode va más allá de la conversión básica de archivos al incorporar funciones basadas en IA para un procesamiento y una organización de documentos más inteligentes. Con acceso a más de 100 modelos de IA con una sola suscripción, puede crear flujos de trabajo que analizan el contenido de los documentos y toman decisiones en consecuencia.
Procesamiento inteligente de documentos Permite flujos de trabajo que analizan los PDF entrantes, extraen información clave mediante modelos de IA, categorizan archivos automáticamente y los dirigen a los miembros del equipo o ubicaciones de almacenamiento adecuados. Por ejemplo, podría diseñar un flujo de trabajo que escanee los archivos adjuntos de correo electrónico, los convierta a PDF si es necesario y los archive en carpetas específicas de Google Drive con las convenciones de nomenclatura adecuadas.
Automatización basada en contenido Va un paso más allá al habilitar flujos de trabajo que actúan según el contenido del documento. Por ejemplo:
- Escanee contratos para conocer las fechas de renovación, configure automáticamente recordatorios de calendario y cree tareas de seguimiento en herramientas de gestión de proyectos.
- Analice recibos de gastos, extraiga montos y categorías y actualice hojas de cálculo contables sin esfuerzo manual.
Para necesidades avanzadas, Latenode admite código personalizado y nodos JavaScript, lo que permite crear flujos de trabajo a medida. Esta flexibilidad permite implementar transformaciones complejas de documentos, aplicar reglas de negocio específicas para la generación de PDF o diseñar flujos de trabajo de aprobación basados en el análisis de contenido de documentos.
Con precios basados en cómputo, Latenode facilita el acceso a estas capacidades avanzadas de automatización. Los planes comienzan desde $5 al mes para 3,000 ejecuciones y aumentan hasta $147 al mes para 1.5 millones de ejecuciones. [ 10 ].
Conclusión: Simplificar la creación de PDF
Crear archivos PDF ya no tiene por qué ser un desafío. Dado que los dispositivos móviles representan más del 55 % del tráfico web y los usuarios pasan un promedio de cinco horas diarias en sus smartphones, contar con herramientas fiables para crear PDF en todas las plataformas es más importante que nunca. [ 13 ].
Ya sea que uses la opción "Guardar como" de Microsoft Word, la función de imprimir a PDF en Mac y Windows, o el botón Compartir de Safari en iPhone, generar archivos PDF es sencillo y accesible. [ 11 ]En dispositivos móviles, los archivos PDF deben optimizarse para mayor claridad, una navegación sencilla y un almacenamiento eficiente con resoluciones de imagen reducidas. [ 12 ].
Sin embargo, para empresas o particulares que gestionan grandes volúmenes de documentos, los métodos manuales pueden consumir rápidamente mucho tiempo. En promedio, los empleados dedican la mitad de su tiempo a tareas repetitivas como crear o actualizar archivos PDF, documentos de Word y hojas de cálculo, y un 10 % adicional a la introducción manual de datos. [ 15 ]Esta ineficiencia subraya el valor de la automatización.
Latenode ofrece una alternativa más inteligente al automatizar todo el proceso de creación de PDF. En lugar de convertir documentos manualmente, puede establecer flujos de trabajo que gestionen las tareas desde la generación hasta la distribución. Por ejemplo, cuando una transacción de HubSpot llega a la fase de "Cerrada", Latenode puede activar automáticamente PDFMonkey para generar contratos con los detalles de la transacción y adjuntarlos directamente a los registros de HubSpot.
Rentable y eficiente, Latenode cobra según el tiempo de procesamiento: solo $17 por 10,000 ejecuciones con 5 nodos. Los usuarios han elogiado su asequibilidad y confiabilidad:
Latenode ha reemplazado a Zapier y Make⚡️. Nuestro negocio requiere que enviemos muchos webhooks a diario, y necesitamos un servicio confiable y económico, y ese es Latenode. - Mike Kirshtein, fundador y director de Audax Group [ 9 ][ 14 ].
En última instancia, ya sea que confíe en herramientas manuales para tareas ocasionales o elija automatizar con Latenode para flujos de trabajo de gran volumen, la clave es alinear su estrategia de creación de PDF con sus necesidades específicas.
Preguntas Frecuentes
¿Qué hace que Latenode sea una mejor opción para automatizar la creación de PDF en comparación con hacerlo manualmente?
El uso de Nodo tardío Automatizar la creación de PDF ofrece una serie de beneficios prácticos que la convierten en una opción más inteligente que los métodos manuales. Al automatizar tareas repetitivas, no solo ahorra tiempo, sino que también le permite dedicar su energía a tareas más significativas. Además, la automatización minimiza el riesgo de errores humanos, garantizando que sus PDF sean siempre consistentes y precisos.
Una característica destacada de Latenode es su perfecta integración con herramientas como Google Docs y Airtable. Esta capacidad permite extraer datos de múltiples fuentes sin esfuerzo, lo que hace que la generación de PDF sea fluida y eficiente. Para las empresas, esto supone una forma más sencilla de gestionar los flujos de trabajo de documentación y escalar las operaciones sin mayor complejidad. Con Latenode, la creación de PDF se vuelve más rápida, fiable y sin complicaciones.
¿Cómo puedo proteger mis archivos PDF en macOS y Windows usando herramientas integradas?
Para proteger tus PDF en macOS, puedes usar la aplicación Vista Previa integrada para protegerlos con contraseña. Simplemente abre el PDF en Vista Previa, navega a Archivo> Exportar, Haga click en el botón Encrypt y crear una contraseña. Este paso garantiza que solo quienes tengan la contraseña puedan acceder o modificar el documento.
Para usuarios de Windows, Adobe Acrobat Ofrece un método confiable para proteger archivos PDF. Abra el PDF en Acrobat y vaya a Herramientas > Protegery siga las instrucciones para establecer una contraseña. También puede aplicar restricciones adicionales, como deshabilitar la edición o la impresión, para tener un mayor control sobre su documento.
Si busca una capa adicional de seguridad, habilite Vista protegida En Adobe Acrobat. Esta función abre archivos en un entorno seguro y aislado, lo que reduce el riesgo de posibles amenazas.
¿Cómo puedo crear archivos PDF en mi dispositivo móvil que sean fáciles de leer y no ocupen demasiado espacio de almacenamiento?
Para que los PDF sean más adecuados para dispositivos móviles, priorice la claridad y la simplicidad. Opte por un diseño de una sola columna Para evitar el desplazamiento horizontal, use fuentes más grandes para garantizar la legibilidad del texto en pantallas pequeñas. Minimice el tamaño de los archivos comprimiendo las imágenes y utilizando elementos visuales de baja resolución solo cuando la alta calidad no sea esencial. Herramientas como Adobe Acrobat ofrecen opciones para optimizar los PDF al equilibrar eficazmente la calidad de la imagen y el tamaño del archivo. Además, elimine elementos innecesarios, como páginas adicionales o gráficos de gran tamaño, para crear un documento más ágil y fácil de usar.
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