¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

En pocas palabras, la gestión del flujo de trabajo es un conjunto de prácticas y métodos para optimizar los procesos de trabajo. Su objetivo principal es resolver problemas específicos mediante el seguimiento, la documentación y la revisión constantes de los enfoques adoptados anteriormente. Al mismo tiempo, las tareas clave de la gestión del flujo de trabajo son mejorar la calidad de los resultados, reducir los riesgos asociados a los errores, aumentar la satisfacción de los clientes y los empleados y minimizar los recursos gastados; de hecho, aquí es donde su valor empresarial se vuelve claro y esencial. 

En los últimos años, las organizaciones han invertido cada vez más en la introducción de herramientas de software para optimizar sus enfoques de gestión de flujos de trabajo. Prueba de ello son las estadísticas proporcionadas por Informes de investigación Mundo, que establece que a partir de 2021, el tamaño del mercado global de sistemas de gestión de flujo de trabajo crecerá a una CAGR del 26.17 % y alcanzará un récord de USD 58600.12 millones para 2027. Sin embargo, antes de implementar cualquier cosa, es esencial comprender por qué es necesario, qué necesita exactamente y si es necesario en absoluto, ¿verdad?

Por eso hemos decidido revelar en este artículo las principales disposiciones de gestión de flujos de trabajo, considere varios enfoques al respecto y también comparta los mejores flujo de trabajo de gestión prácticas. Entonces, comencemos.

Definición de la gestión del flujo de trabajo

En primer lugar, echemos un vistazo al diagrama de flujo de trabajo de Gestión de flujo de trabajo. A primera vista parece confuso y complicado, pero solo lo es a primera vista, de hecho todo es bastante simple. ¡Vamos a entenderlo!

Si considera que el seguimiento del estado de los procesos de trabajo en su empresa a menudo es difícil y el control sobre ellos es insuficiente, esta es una buena razón para pensar en implementar gestión de flujos de trabajoEn particular, si usted o sus empleados se sienten confundidos con frecuencia sobre qué hacer a continuación (por ejemplo, responder correos electrónicos entrantes, llamar a los clientes o hablar sobre las cadenas de suministro con los socios), definitivamente lo necesita. De hecho, a medida que su negocio crezca, la lista de problemas de este tipo se irá acumulando y, en algún momento, será imposible tomar el control de la situación.

Por otro lado, a través de la introducción de un monitoreo constante de las operaciones de su negocio, verificando su desempeño y optimización, podrá eliminar las brechas existentes y lograr mejores KPI para todas las direcciones clave de su negocio.

Al mismo tiempo, la solución puntual de los problemas existentes no es el punto final para mejorar sus flujos de trabajo, ya que estos experimentan cambios específicos a lo largo del tiempo según las nuevas tendencias del mercado, las necesidades de la audiencia, las estrategias de los competidores y su plan de escalamiento. Lo que funcionó bien para mejorar el rendimiento de su negocio hace un año puede volverse ineficaz hoy. Esto significa que el análisis constante de la eficiencia y la adaptación a estos cambios externos e internos también son inevitables.

Tipos de flujos de trabajo explicados

Antes de pasar a las mejores prácticas de gestión de flujos de trabajoConsideremos los tipos de flujos de trabajo. Los más aceptados son los flujos de trabajo paralelos y secuenciales:

Paralelo

El primer tipo implica la ejecución sincrónica de partes separadas de una tarea global por parte de empleados cuyas competencias no se superponen. En términos simples, mientras uno de los cocineros amasa la masa de la pizza, otro puede preparar los ingredientes y un tercero puede trabajar en la salsa. Como resultado, este flujo de trabajo, que tiene un solo objetivo global (hacer la pizza), se divide en subtareas que se pueden distribuir entre los miembros individuales del equipo. La optimización de este flujo de trabajo generalmente se logra mejorando la calidad de la interacción entre estos miembros y simplificando las tareas asignadas a cada uno de ellos.

Secuencial

El segundo tipo consiste en dividir una tarea global en una cadena de subtareas secuenciales con plazos fijos. Además, solo un miembro del equipo es responsable de cada tarea; sin embargo, cada tarea posterior solo puede comenzar después de que se complete la anterior. Si analizamos este modelo de organización del flujo de trabajo con ejemplos de la vida real, entonces la cocción del pan es más adecuada en este caso: primero, un cocinero mezcla los ingredientes en las proporciones correctas, luego otro amasa la masa, un tercero forma una hogaza de pan y un cuarto la hornea. Hasta que un cocinero complete con éxito una determinada etapa, los demás cocineros no podrán pasar a las siguientes. En términos de posibilidades de optimización de un flujo de trabajo secuencial, esto se puede lograr ampliando la competencia de cada miembro del equipo (de modo que cada uno de ellos pueda ayudar al otro o reemplazarlo por completo en caso de retraso).

Si desea aún más ejemplos, puede consultar la imagen a continuación: representa perfectamente la diferencia entre los dos tipos de flujo de trabajo descritos anteriormente.

Una variante más compleja de un flujo de trabajo secuencial es el flujo de trabajo basado en reglas, que determina las acciones que se deben llevar a cabo en cada nueva etapa en función de los resultados de la etapa anterior. 

Por ejemplo, al hacer pan, si la masa no ha subido lo suficiente durante la etapa de amasado, el cocinero responsable de esta etapa puede asumir las responsabilidades de quien realizó la etapa anterior; en particular, preparar una nueva mezcla de levadura y agregarla a la masa previamente preparada.

Al elegir un tipo específico de flujo de trabajo, debe confiar principalmente en la competencia de cada uno de los miembros de su equipo. Si todos son multipropósito, puede elegir un tipo secuencial. Esto facilitará la identificación y la corrección rápida de las brechas en sus procesos. Aun así, también llevará más tiempo completar la tarea. Por otro lado, un enfoque de paralelización puede aumentar la productividad de su equipo. Sin embargo, no todas las tareas globales se pueden dividir en subtareas disjuntas.

Componentes de flujos de trabajo eficientes

En este párrafo, consideraremos las claves flujo de trabajo de gestión Componentes. Conocerlos y comprender por qué son necesarios le ayudará a tomar decisiones más informadas sobre la optimización de la gestión.

• Entrada. Se trata de todas las fuentes de datos y de los datos en sí mismos necesarios para poner en marcha un determinado proceso. Deben ser pertinentes, estar bien estructurados y ser capaces de respaldar la consolidación cuando sea necesario.
• Salida. Son los datos/resultados que se obtienen tras la finalización de un proceso determinado. Pueden ser los servicios de su empresa o los productos que fabrica. La optimización de este componente se logra mediante el desarrollo de estándares de calidad y su alineación con los objetivos específicos de su empresa.
• Transformación. Son las acciones que se llevan a cabo para convertir un componente de entrada en un componente de salida. Para optimizarlas, es necesario elegir el tipo de flujo de trabajo adecuado o combinar varios tipos de forma eficaz, si es posible.
• Partes interesadas. Son las personas que participan en la transformación, es decir, los empleados, socios, clientes, etc. de su empresa. Las interacciones y la comunicación entre ellos deben ser fluidas, fluidas y transparentes.
• Pasos. Los pasos conforman la transformación mencionada anteriormente. Básicamente, esto significa dividir la transformación en subtareas secuenciales o sincrónicas. El desempeño de los participantes dependerá de la elección correcta de esta división.
• Normas y condiciones. Son aspectos adicionales que influyen en los escenarios a los que se adhieren los interesados. Deben estar documentadas de forma clara y sin incertidumbres.
• Desencadenantes. Para cada uno de los mencionados anteriormente flujo de trabajo de gestión componentes, puede introducir su lista individual de activadores, determinando bajo qué condiciones se utilizarán los datos de entrada, qué partes interesadas estarán involucradas, qué transformación y sus pasos/reglas se seleccionarán y qué resultados se obtendrán.

Los componentes principales están claros, pero parecen bastante inconexos entre sí, ¿no? Una forma natural de unirlos sería introducir soluciones que los consoliden a todos, como Latenode.

Latenode: el mejor software de gestión de flujo de trabajo

Latenode es una plataforma de integración de código reducido destinada a la automatización del flujo de trabajo. Con ella, puedes crear y agilizar procesos entre cualquier herramienta y servicio a través de API. 

Por ejemplo, puedes combinar un sistema CRM, un servicio de newsletter por correo electrónico, mensajerías empresariales, un sistema de gestión de proyectos, bases de datos y mucho más que esté incluido en la infraestructura informática de tu empresa. De este modo, simplificarás el trabajo de tus empleados y los guiarás sin problemas en sus tareas, teniendo en cuenta los factores externos que pueden influir en el resultado final. 

Mira cómo funciona:

Cree escenarios de cualquier complejidad, con cualquier desencadenante, y el resultado será siempre el que desee, sin retrasos, errores ni inconsistencias. Puede obtener más información sobre las características de esta herramienta avanzada aquí.

Beneficios de implementar la gestión del flujo de trabajo

Ya hemos hablado brevemente de las ventajas de gestión de flujos de trabajoEn este párrafo, los revelaremos con más detalle para que comprenda si existe una necesidad urgente para su negocio.

• Aceleración del suministro de productos y servicios a los consumidores. Gracias a la optimización de las operaciones laborales, sus servicios y productos llegarán a los consumidores finales más rápido que nunca. 
• Reducción de costes. La implementación de soluciones de gestión de procesos de negocio reducirá los riesgos asociados a los tiempos de inactividad. De esta forma, sus productos o servicios aparecerán en el mercado antes que los de sus competidores.
• Menos errores. La cantidad de errores causados ​​por factores humanos se puede reducir mediante la documentación de procesos de negocio.
• Mejora de la calidad de los servicios/productos que ofrece su empresa. La estandarización de los escenarios de trabajo le permite perfeccionar las prácticas que utilizan sus empleados, lo que en última instancia repercutirá positivamente en la calidad de sus productos/servicios.
• Mayor satisfacción de las partes interesadas. Desde entonces flujo de trabajo de gestión Optimización: los productos/servicios suelen ser de mayor calidad y se entregan más rápidamente; además, aumenta la satisfacción de todos los participantes en el proceso, tanto de los consumidores finales como de los empleados/socios de la empresa, que tienen que lidiar con menos frecuencia con tareas rutinarias, repetitivas y que consumen muchos recursos.

Mejores prácticas en la gestión del flujo de trabajo

Pero, ¿cómo se gestiona el flujo de trabajo de forma eficaz? Quizá se pregunte. Para entenderlo, veamos las mejores prácticas en la gestión del flujo de trabajo. Ya hemos hablado anteriormente sobre la importancia de la automatización, que se puede lograr mediante la implementación de soluciones de software especializadas como Latenode. 

Sin embargo, también es esencial adherirse a los principios básicos del proceso de gestión del flujo de trabajo:

• Analizar constantemente la productividad y eficiencia de los procesos de trabajo, así como evaluar el número de errores en los mismos y su importancia;
• Corregir las brechas identificadas a medida que se descubran y revisar las prácticas y herramientas adoptadas previamente;
• Amplíe la competencia de sus empleados y aumente su conocimiento de las prácticas de gestión de procesos de trabajo;
• Introducir indicadores transparentes e inequívocos (métricas) para evaluar las medidas de optimización orientadas a la gestión eficiente del flujo de trabajo;
• Mejorar la calidad de cada componente en los procesos de flujo de trabajo;
• Desarrollar estándares que determinen la calidad del producto/servicio final de su empresa.

Conclusión

Esperamos haberle ayudado a determinar la importancia gestión de flujos de trabajo es para su empresa. Además, le proporcionamos información que puede utilizar como punto de partida para lograr la optimización en sus operaciones comerciales. 

Al mismo tiempo, puede lograr resultados aún mejores y más rápido si introduce la aplicación Latenode, uno de los mejores sistemas de flujo de trabajo que existen. Con sus potentes capacidades de visualización (es una solución sin código), facilidad de integración y gestión automática de errores, esta herramienta de gestión del flujo de trabajo de procesos garantizará una interacción fluida entre los servicios y las aplicaciones que usted y sus empleados utilizan para realizar sus tareas habituales. Regístrate en Latenode y obtenga la oportunidad de experimentar los beneficios de este sistema de flujo de trabajo de forma gratuita.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

Gestión de flujos de trabajo y procesos es el conjunto de reglas, mejores prácticas y enfoques destinados a resolver problemas típicos que suelen enfrentar la mayoría de las organizaciones, como la presencia de errores en las operaciones de trabajo, la productividad insuficiente del equipo y los altos costos de completar las tareas laborales. gestionar flujos de trabajo En efecto, se debe considerar la introducción de herramientas de automatización, la implementación de métricas de desempeño y estándares de calidad, y la mejora y optimización continuas basadas en los análisis resultantes.

¿Cuáles son los dos tipos principales de un proceso de flujo de trabajo?

Los dos tipos principales de un proceso de flujo de trabajo son paralelas (donde los miembros del equipo pueden completar sus tareas sincrónicamente entre sí) y secuenciales (donde ninguno de los miembros del equipo puede comenzar su trabajo hasta que se complete la etapa anterior).

¿Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo?

A sistema de gestión de flujo de trabajo es una solución digital destinada a automatizar operaciones comerciales específicas y consolidar los datos y recursos que participan en estas operaciones. Si está considerando implementar un sistema de este tipo en su infraestructura de TI, consulte la aplicación Latenode.