O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?
A importância da gestão do fluxo de trabalho nas empresas modernas
Em poucas palavras, o gerenciamento de fluxo de trabalho é um conjunto de práticas e métodos para otimizar processos de trabalho. Seu principal objetivo é resolver problemas específicos por meio de monitoramento constante, documentação e revisão de abordagens adotadas anteriormente. Ao mesmo tempo, as principais tarefas do gerenciamento de fluxo de trabalho são melhorar a qualidade dos resultados, reduzir os riscos associados a erros, aumentar a satisfação de seus clientes e funcionários e minimizar os recursos gastos – na verdade, é aqui que seu valor comercial se torna claro e essencial.
Nos últimos anos, as organizações têm investido cada vez mais na introdução de ferramentas de software para otimizar suas abordagens de fluxo de trabalho de gerenciamento. Prova disso são as estatísticas fornecidas por Relatórios de Pesquisa Mundo, que afirma que, a partir de 2021, o tamanho do mercado global de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho crescerá a um CAGR de 26.17% e atingirá um recorde de US$ 58600.12 milhões até 2027. No entanto, antes de implementar qualquer coisa, é essencial entender por que é necessário, o que exatamente você precisa e se é realmente necessário, certo?
É por isso que decidimos revelar neste artigo as principais disposições do Gestão de fluxo de trabalho, considere várias abordagens para isso e também compartilhe as melhores fluxo de trabalho de gerenciamento práticas. Então, vamos começar.
Definindo o gerenciamento do fluxo de trabalho
Primeiro de tudo, vamos dar uma olhada no diagrama de fluxo de trabalho do Workflow Management. À primeira vista, parece confuso e complicado, mas é apenas à primeira vista, na verdade, tudo é bem simples, vamos entender isso!
Se você acha que monitorar o status dos processos de trabalho em sua empresa é muitas vezes difícil e o controle sobre eles é insuficiente, este é um bom motivo para pensar em implementar Gestão de fluxo de trabalho. Em particular, se você ou seus funcionários se sentem confusos regularmente sobre o que fazer em seguida – por exemplo, responder e-mails recebidos, ligar para clientes ou discutir cadeias de suprimentos com parceiros, você definitivamente precisa disso. De fato, à medida que seu negócio cresce, a lista de tais problemas se acumulará e, em algum momento, se tornará impossível assumir o controle da situação.
Por outro lado, por meio da introdução do monitoramento constante das operações do seu negócio, verificando seu desempenho e otimização, você poderá eliminar lacunas existentes e alcançar melhores KPIs para todas as principais direções do seu negócio.
Ao mesmo tempo, a superação única de problemas existentes não é o ponto final na melhoria de seus fluxos de trabalho porque eles passam por mudanças específicas ao longo do tempo de acordo com novas tendências de mercado, necessidades do público, estratégias dos concorrentes e seu plano de escala. O que funcionou bem para melhorar o desempenho do seu negócio um ano atrás pode se tornar ineficaz hoje. Isso significa que a análise constante de eficiência e adaptação a essas mudanças externas e internas também são inevitáveis.
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Tipos de fluxos de trabalho explicados
Antes de passar para as melhores práticas de Gestão de fluxo de trabalho, vamos considerar os tipos de fluxos de trabalho. Os geralmente aceitos são fluxos de trabalho paralelos e sequenciais:
Paralelo
O primeiro tipo envolve a execução síncrona de partes separadas de uma tarefa global por funcionários cujas competências não se sobrepõem. Em termos simples, enquanto um dos cozinheiros amassa a massa da pizza, outro pode preparar as coberturas e um terceiro pode trabalhar no molho. Como resultado, esse fluxo de trabalho, tendo apenas um objetivo global – fazer pizza – é dividido em subtarefas que podem ser distribuídas entre os membros individuais da equipe. A otimização desse fluxo de trabalho geralmente é alcançada melhorando a qualidade da interação entre esses membros e simplificando as tarefas atribuídas a cada um deles.
Seqüencial
O segundo tipo consiste em dividir uma tarefa global em uma cadeia de subtarefas sequenciais com cronogramas fixos. Apenas um membro da equipe também é responsável por cada tarefa; no entanto, cada tarefa subsequente só pode começar depois que a anterior for concluída. Se olharmos para este modelo de organização do fluxo de trabalho usando exemplos da vida real, então assar pão é mais adequado aqui: primeiro, um cozinheiro mistura os ingredientes nas proporções corretas, então outro amassa a massa, um terceiro forma um pão e um quarto o assa. Até que um determinado estágio seja concluído com sucesso por um cozinheiro, outros cozinheiros não poderão prosseguir para os próximos estágios. Em termos de possibilidades para otimizar um fluxo de trabalho sequencial, isso pode ser alcançado expandindo a competência de cada membro da equipe (para que cada um deles possa ajudar o outro ou substituí-lo completamente em caso de atraso).
| Formato | Paralelo | Seqüencial |
|---|---|---|
| Número de tarefas | >1 | 1 |
| Redução de Tempo | Devido à execução síncrona de tarefas dentro de um período de tempo, o trabalho é acelerado | Devido à incapacidade de iniciar uma nova tarefa até que a anterior seja concluída, esta abordagem pode exigir mais tempo |
| Superando problemas dentro do processo | Erros cometidos em uma tarefa geralmente não afetam muito a qualidade de outras tarefas | Cometer erros pode atrasar significativamente a data de conclusão do processo |
| Possibilidade de adoção | Alguns processos não podem ser divididos em subtarefas distintas | Esta abordagem é adequada para quase qualquer organização |
Se você quiser ainda mais exemplos, pode conferir a imagem abaixo – ela descreve perfeitamente a diferença entre os dois tipos de fluxo de trabalho descritos acima.
Uma variação mais complexa de um fluxo de trabalho sequencial é um orientado por regras. Ele determina ações em cada novo estágio dependendo dos resultados do anterior.
Por exemplo, na fabricação de pão, se a massa não tiver crescido o suficiente durante a etapa de amassamento, o cozinheiro responsável por esta etapa pode assumir as responsabilidades de quem realizou a etapa anterior – em particular, preparar uma nova mistura de fermento e adicioná-la à massa previamente preparada.
Ao escolher um tipo específico de fluxo de trabalho, você precisa confiar principalmente na competência de cada um dos membros da sua equipe. Se todos eles forem multifuncionais, você pode escolher um tipo sequencial. Isso tornará mais fácil identificar e corrigir rapidamente lacunas em seus processos. Ainda assim, também levará mais tempo para concluir a tarefa. Por outro lado, uma abordagem de paralelismo pode aumentar a produtividade da sua equipe. No entanto, nem todas as tarefas globais podem ser divididas em subtarefas desconjuntas.
Componentes de fluxos de trabalho eficientes
Neste parágrafo, consideraremos as principais fluxo de trabalho de gerenciamento componentes. Conhecê-los e entender por que eles são necessários ajudará você a tomar decisões mais informadas sobre otimização de gerenciamento.
- Entrada. Essas são todas as fontes de dados e os dados em si necessários para iniciar um determinado processo. Eles devem ser relevantes, bem estruturados e capazes de suportar consolidação quando necessário.
- Saída. São os dados/resultados obtidos após a conclusão de um processo específico. Podem ser os serviços da sua empresa ou os produtos que ela fabrica. A otimização deste componente é alcançada por meio do desenvolvimento de padrões de qualidade e do alinhamento deles com os objetivos específicos da sua empresa.
- Transformação. Essas são as ações tomadas para converter um componente de entrada em um componente de saída. Para otimizá-las, você precisa escolher o tipo certo de fluxo de trabalho ou combinar efetivamente vários tipos, se possível.
- Stakeholders. Essas são as pessoas que participam da transformação – ou seja, os funcionários, parceiros, clientes da sua empresa e assim por diante. As interações e a comunicação entre eles devem ser simplificadas, contínuas e transparentes.
- Etapas. As etapas compõem a transformação supracitada em si. Essencialmente, isso significa quebrar a transformação em subtarefas sequenciais ou síncronas. O desempenho dos seus stakeholders dependerá da escolha correta dessa quebra.
- Regras e condições. Esses são aspectos adicionais que influenciam os cenários aos quais os stakeholders aderem. Eles devem ser claramente documentados e sem incertezas.
- Gatilhos. Para cada um dos acima mencionados fluxo de trabalho de gerenciamento componentes, você pode introduzir sua lista individual de gatilhos, determinando sob quais condições os dados de entrada serão usados, quais partes interessadas estarão envolvidas, qual transformação e suas etapas/regras serão selecionadas e quais resultados serão obtidos.
Os componentes principais são claros, mas parecem bem desarticulados uns dos outros, não é? Uma maneira natural de uni-los seria introduzir soluções que possam consolidá-los todos, como o Latenode.
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Veja só como funciona:
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Benefícios da implementação do gerenciamento de fluxo de trabalho
Já falamos brevemente sobre as vantagens de Gestão de fluxo de trabalho. Neste parágrafo, vamos revelá-los com mais detalhes para entender se há uma necessidade urgente para o seu negócio.
- Fornecimento acelerado de produtos/serviços aos consumidores. Devido às operações de trabalho simplificadas, seus serviços e produtos chegarão aos consumidores finais mais rápido do que nunca.
- Redução de custos. Implementar soluções de gerenciamento de processos de negócios reduzirá os riscos associados ao tempo de inatividade. Assim, seus bens/serviços aparecerão no mercado antes dos de seus concorrentes.
- Menos erros. O número de erros causados por fatores humanos pode ser reduzido por meio da documentação do processo de negócios.
- Melhoria na qualidade dos serviços/produtos fornecidos pela sua empresa. Padronizar cenários de trabalho permite que você aprimore as práticas usadas pelos seus funcionários, o que acabará impactando positivamente a qualidade dos seus produtos/serviços.
- Aumento da satisfação das partes interessadas. Desde depois fluxo de trabalho de gerenciamento otimização, os produtos/serviços geralmente obtêm maior qualidade e são entregues mais rapidamente, a satisfação de todos os participantes do processo também aumenta – tanto para os consumidores finais quanto para os funcionários/parceiros da empresa, que precisam lidar com menos frequência com tarefas rotineiras, repetitivas e que exigem muitos recursos.
Melhores práticas em gerenciamento de fluxo de trabalho
Mas como gerenciar o fluxo de trabalho efetivamente – você pode perguntar. Para entender, vamos verificar as melhores práticas em gerenciamento de fluxo de trabalho. Já falamos acima sobre a importância da automação, que é possível por meio da implementação de soluções de software especializadas como o Latenode.
No entanto, também é essencial aderir aos princípios básicos do seu processo de gerenciamento de fluxo de trabalho:
- Analisar constantemente a produtividade e a eficiência dos processos de trabalho, bem como avaliar o número de erros neles contidos e sua significância;
- Corrigir lacunas identificadas à medida que forem descobertas e revisar práticas e ferramentas adotadas anteriormente;
- Amplie a competência dos seus funcionários e aumente a conscientização sobre as práticas de gestão de processos de trabalho;
- Introduzir indicadores (métricas) transparentes e inequívocos para avaliar as medidas de otimização visando uma gestão eficiente do fluxo de trabalho;
- Melhorar a qualidade de cada componente nos processos de fluxo de trabalho;
- Desenvolva padrões que determinem a qualidade do produto/serviço final da sua empresa.
Conclusão
Esperamos ter ajudado você a determinar o quão importante Gestão de fluxo de trabalho é para sua empresa. Além disso, fornecemos insights que você pode usar como ponto de partida para atingir a otimização em suas operações comerciais.
Ao mesmo tempo, você pode obter resultados ainda melhores mais rapidamente ao introduzir o aplicativo Latenode, um dos melhores sistemas de fluxo de trabalho de todos os tempos. Com seus poderosos recursos de visualização (esta é uma solução sem código), facilidade de integração e tratamento automático de erros, esta ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho de processo garantirá interação perfeita entre os serviços e aplicativos que você e seus funcionários usam para executar suas tarefas regulares. Registre-se no Latenode e tenha a oportunidade de experimentar os benefícios deste sistema de fluxo de trabalho gratuitamente.
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Perguntas frequentes
O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?
Fluxo de trabalho e gerenciamento de processos é o conjunto de regras, melhores práticas e abordagens que visam resolver problemas típicos que a maioria das organizações costuma enfrentar, como a presença de erros nas operações de trabalho, produtividade insuficiente da equipe e altos custos de conclusão de tarefas de trabalho. Para gerenciar fluxos de trabalho efetivamente, você deve considerar a introdução de ferramentas de automação, a implementação de métricas de desempenho e padrões de qualidade, além de melhoria e otimização contínuas com base nas análises resultantes.
Quais são os dois principais tipos de processo de fluxo de trabalho?
Os dois principais tipos de um processo de fluxo de trabalho são paralelas (onde os membros da equipe podem concluir suas tarefas de forma síncrona entre si) e sequenciais (onde nenhum membro da equipe pode começar seu trabalho até que o estágio anterior seja concluído).
O que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?
A sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é uma solução digital que visa automatizar operações comerciais específicas e consolidar dados e recursos que participam dessas operações. Se você está pensando em implementar um sistema desse tipo em sua infraestrutura de TI, confira o aplicativo Latenode.
