So erhalten Sie Benachrichtigungen über abgesagte Calendly-Ereignisse in Slack und per E-Mail (Tutorial)

Haben Sie schon einmal ein Treffen in Calendly, nur um dann – zu spät – festzustellen, dass der Termin abgesagt wurde und niemand Ihnen Bescheid gesagt hat? Es gibt nichts Schlimmeres, als zu einem Anruf zu erscheinen, der bereits abgesagt wurde! In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie automatisch benachrichtigt werden über Slack und über Google Mail wenn jemand ein Meeting in Ihrem Calendly-Konto absagt. Keine Überraschungen mehr in letzter Minute.

Wie es Ihnen hilft

Diese Automatisierung gibt Ihnen die Kontrolle über Ihren Kalender zurückSobald ein Calendly-Meeting abgesagt wird, erfahren Sie es sofort in Ihrem bevorzugten Slack-Kanal und in Ihrem Posteingang. Das bedeutet keine Zeitverschwendung, weniger Terminverwechslungen und zufriedenere Kunden und Teamkollegen. Außerdem kann Ihr gesamtes Team auf dem Laufenden bleiben, sodass jeder in Echtzeit weiß, was passiert.

Voraussetzungen:

Um Ihre eigenen Calendly-Benachrichtigungen zu abgesagten Besprechungen zu erstellen, benötigen Sie:

• Ein Latenode-Konto – Hier erstellen Sie Ihre Automatisierung.
• Ein Calendly-Konto – Diejenige, die Sie für abgesagte Veranstaltungen verfolgen möchten.
• Ein Slack-Account – Für Teambenachrichtigungen in Echtzeit.
• Ein Gmail-Konto – Zum Senden von E-Mail-Benachrichtigungen.

Schritte zum Senden von Benachrichtigungen über Ihre abgesagten Calendly-Meetings an Slack und E-Mail

Lassen Sie uns den Prozess zum Erstellen dieser Automatisierung Schritt für Schritt durchgehen:

1. Erstellen Sie ein Latenode-Konto

Wenn Sie noch kein Latenode-Konto haben, registrieren Sie sich hier. Melden Sie sich an, um loszulegen.

2. Erstellen Sie eine neue Automatisierung

Klicken Sie auf Erstellen eines neuen Szenarios. Geben Sie Ihrem Flow einen Namen wie „Calendly Tracking 📅🔥“ – Emojis sind zur schnellen Identifizierung immer willkommen!

3. Richten Sie den Auslöser „Calendly-Ereignis abgebrochen“ ein

Jede Automatisierung beginnt mit einem Auslöser – dem Ereignis, das Latenode mitteilt, wann Ihr Flow ausgeführt werden soll.

• Klicken Sie auf Knoten hinzufügen.
• Suchen und auswählen Calendly.
• Wähle die Eingeladener hat abgesagt (sofort) auslösen.

Gehen Sie zu den Einstellungen, verbinden Sie Ihr Calendly-Konto und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Geltungsbereich an den Benutzer. 

Als Nächstes klicken Sie auf Renn einmal und brechen Sie ein Testmeeting in Calendly ab, um sicherzustellen, dass Latenode die für die nächsten Schritte benötigten Daten erhält. Nach der Aktivierung des Knotens werden die Ausgabedaten angezeigt – Name des Eingeladenen, E-Mail-Adresse usw.

4. Fügen Sie einen Schritt zum Senden einer Slack-Nachricht hinzu

• Klicken Sie auf die + unterhalb der Auslösestufe.
• Finde Slack Bot und wählen Sie Nachricht an einen öffentlichen Kanal senden.
• Verbinden Sie Ihr Slack-Konto (+ Neue Authentifizierung), geben Sie Ihrem Bot einen Namen und wählen Sie dann den Kanal aus, in dem die Benachrichtigungen angezeigt werden sollen.

Verwenden Sie dynamische Felder, um die Benachrichtigung zu personalisieren. Beispiel:

KURZE HINWEISE: NAME (E-MAIL) hat das Meeting mit Ihnen abgesagt. Ihnen wurde ein neuer Link zugesandt, damit Sie den Termin problemlos zu einem für Sie passenden Zeitpunkt verschieben können.

Ersetzen Sie die Wörter in GROSSBUCHSTABEN, indem Sie Variablen aus dem Calendly-Trigger einfügen (z. B. Name und E-Mail).

Klicken Sie auf Renn einmal um sicherzustellen, dass es funktioniert. Wenn es erfolgreich ist, wird die Warnung in Ihrem ausgewählten Slack-Kanal angezeigt.

5. Fügen Sie einen Schritt zum Senden einer E-Mail-Benachrichtigung hinzu

• Klicken Sie auf Knoten hinzufügen wählen Sie erneut Google Mail und dann E-Mail senden.
• Verbinden Sie Ihr Gmail-Konto (durch Klicken Neue Authentifizierung).
• Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, an die Sie Benachrichtigungen senden möchten (z. B. Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse).
• Füllen Sie die Betreff Korpus der E-Mail mithilfe von Informationen aus dem Calendly-Schritt, genau wie Sie es für Slack getan haben.

Ihr Betreff könnte beispielsweise lauten:

Besprechung abgesagt: NAME (E-MAIL)

Und die Stelle könnte die Kündigungsdetails erläutern.

6. Testen Sie Ihre Calendly-, Slack- und E-Mail-Automatisierung

Wenn alles an seinem Platz ist, Testen Sie jeden Knoten um Ihre Automatisierung von Anfang bis Ende auszuführen. Überprüfen Sie Ihren Slack-Kanal und Ihre E-Mails, um sicherzustellen, dass die Benachrichtigungen genau wie gewünscht eintreffen.

7. Starten Sie Ihre Calendly-Benachrichtigungen

Herzlichen Glückwunsch, Ihre Automatisierung ist fertig! Klicken Sie hier Einführung um Ihren Flow zu aktivieren. Jetzt werden Sie jedes Mal, wenn ein Calendly-Ereignis abgesagt wird, über Slack und per E-Mail benachrichtigt – keine verpassten Updates oder unangenehmen, leeren Meetings mehr.

Fazit

Das ist alles! Mit der Latenode-Automatisierung sind Sie immer einen Schritt voraus – keine verpassten Absagen mehr, keine Zeitverschwendung mehr. Ihr Terminplan bleibt organisiert, Ihr Team bleibt informiert und Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche. Versuchen Sie, andere Teile Ihres Workflows mit Latenode zu automatisieren und erleben Sie, wie einfach es ist, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten!