Praktische Einführung in die HubSpot-API für Nicht-Programmierer: Automatisierungsmöglichkeiten

Möchten Sie Aufgaben automatisieren in HubSpot ohne Codierung? So geht's. Mit der HubSpot-API können Sie Workflows erstellen, Daten synchronisieren und Kontakte verwalten mit bis zu 40,000 kostenlose API-Aufrufe pro TagAuch Nicht-Programmierer können Tools wie Latenknoten und HubSpots Private App-Zugriffstoken zur Optimierung von Prozessen wie Lead-Routing, E-Mail-Kampagnen und Synchronisierung mit Google Blätter.

Schlüssel-Höhepunkte:

Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben: Lösen Sie Workflows für Kontaktaktualisierungen, Formulareinreichungen oder Änderungen der Deal-Phase aus.
Daten einfach synchronisieren: Halten Sie HubSpot-Daten in Tools wie Google Sheets auf dem neuesten Stand.
Vereinfachte Einrichtung: Verwenden Sie private App-Zugriffstoken für eine schnelle und sichere API-Integration.
Überwachung und Fehlerbehebung: Verfolgen Sie die API-Nutzung und beheben Sie Fehler wie Ratenbegrenzungen oder Authentifizierungsprobleme.

Bereit zum Start? Tools wie Latenode vereinfachen die Erstellung von Workflows, selbst mit minimalem Programmieraufwand. Sparen Sie Zeit und steigern Sie die Effizienz.

So erstellen Sie eine private App in HubSpot und Verbinden mit dem HubSpot API mit Power Automate

HubSpot API-Einrichtungshandbuch

Die HubSpot-API ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen ohne Programmierkenntnisse. Dank benutzerfreundlicher Authentifizierungsoptionen können Sie schnell und effizient loslegen.

API-Authentifizierungsmethoden

HubSpot bietet zwei Hauptmethoden zur Authentifizierung:

Private App-Zugriffstoken: Diese eignen sich perfekt für die Automatisierung von Aufgaben im eigenen Unternehmen. Sie bieten eine einfache Möglichkeit, HubSpot mit anderen Tools zu verknüpfen und individuelle Workflows zu erstellen. Beispielsweise nutzte Acme Digital Solutions einen privaten App-Zugriffstoken, um die manuelle Aufgabenerstellung um 60 % zu reduzieren und die Lead-Reaktionszeiten um 25 % zu verbessern. [1]..
OAuth-Authentifizierung: Diese Methode eignet sich besser, wenn Sie Anwendungen für mehrere HubSpot-Benutzer erstellen oder planen, Ihre Integration auf der HubSpot-App-Marktplatz. Obwohl es komplizierter ist, werden Sie es für grundlegende Automatisierungsaufgaben wahrscheinlich nicht benötigen.

Sobald Sie die richtige Authentifizierungsmethode ausgewählt haben, können Sie Ihre API-Schlüssel einrichten.

Einrichten Ihrer API-Schlüssel

Erstellen einer privaten App
Navigieren Sie zum Abschnitt „Private Apps“ in den HubSpot-Einstellungen, um Ihre App zu erstellen.
Konfigurieren von Zugriffsbereichen
Wählen Sie nur die für Ihre Automatisierung erforderlichen Berechtigungen, um Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten.
Generieren und sichern Sie Ihr Token
Speichern Sie Ihr Token nach der Generierung an einem sicheren Ort. HubSpot überwacht aktiv öffentliche Zugriffe und deaktiviert kompromittierte Token.

Wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

Zugriffstoken können bis zu 512 Zeichen lang sein. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Speichersystem diese Größe unterstützt.
Behalten Sie Ihre E-Mail- und HubSpot-Benachrichtigungen im Auge, um Token-bezogene Warnungen zu erhalten.
Wenn Sie noch ältere API-Schlüssel verwenden, sollten Sie eine Migration auf private App-Zugriffstoken in Betracht ziehen, da diese mittlerweile die bevorzugte Methode zur Authentifizierung sind.

Erstellen von Low-Code-Workflows

Sobald Sie Ihre HubSpot-API-Authentifizierung eingerichtet haben, können Sie Automatisierungs-Workflows erstellen, die Ihre täglichen Aufgaben vereinfachen und optimieren. Dieser Prozess bildet die Grundlage für die Automatisierung repetitiver und zeitintensiver Aktivitäten.

Identifizieren von Automatisierungsaufgaben

Um die Automatisierung optimal zu nutzen, konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die:

Erfordert häufige manuelle Aktualisierungen oder Eingaben
Folgen Sie einer klaren „Wenn-Dies-Dann-Das“-Logik
Beziehen Sie die Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen ein
Fordern Sie regelmäßige Überwachung oder Nachuntersuchungen

Beispielsweise können Sie durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Aktualisierung des Lead-Status Zeit sparen und sicherstellen, dass Ihre Arbeitsabläufe effizient und konsistent bleiben.

Einrichten ereignisbasierter Aktionen

Ereignisbasierte Aktionen ermöglichen es Workflows, automatisch auf bestimmte Auslöser in HubSpot zu reagieren. Hier sind einige gängige Beispiele:

Kontakt Immobilien-Updates
Wenn sich die Eigenschaft eines Kontakts ändert, beispielsweise die Lebenszyklusphase auf „Marketing Qualified Lead“ aktualisiert wird, kann der Workflow Folgemaßnahmen einleiten.
Formular-Einreichungen
Erstellen Sie Workflows, die aktiviert werden, wenn ein potenzieller Kunde ein bestimmtes Formular einreicht, und so sofortige Antworten oder Nachverfolgungen ermöglichen.
Änderungen in der Deal-Phase
Automatisieren Sie Aktionen beim Übergang von Geschäften zwischen Phasen in Ihrer Pipeline und sorgen Sie so für eine konsistente Kommunikation und genaues Datenmanagement.

Nachdem Sie Ihre Auslöser festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihren Arbeitsablauf mit klaren Entscheidungsregeln zu verbessern.

Hinzufügen von Entscheidungsregeln

Entscheidungsregeln bilden das Rückgrat automatisierter Workflows. Sie fungieren als „Wenn-Dann“-Anweisungen, um Datensätze anhand bestimmter Kriterien weiterzuleiten. So gehen Sie vor:

Einfach starten
Beginnen Sie mit einfachen Bedingungen. Leiten Sie Leads beispielsweise basierend auf der Unternehmensgröße weiter:
- Unter 50 Mitarbeiter → Small Business Team
- 50–500 Mitarbeiter → Mittelstandsteam
- Über 500 Mitarbeiter → Enterprise Team
Komplexität schrittweise erhöhen
Wenn Sie mehr Vertrauen gewinnen, fügen Sie mithilfe der UND/ODER-Logik weitere Bedingungen hinzu. Beispielsweise können Sie sowohl Engagement-Kennzahlen als auch demografische Daten auswerten, um die Lead-Qualität genauer zu klassifizieren.
Gründlich testen
Testen Sie Ihre Arbeitsabläufe immer mit einem Beispieldatensatz, um mögliche Probleme zu erkennen, bevor sie sich auf Ihr gesamtes System auswirken.

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Allgemeine HubSpot-API-Beispiele

Hier sind drei praktische Beispiele, wie die HubSpot-API Geschäftsabläufe vereinfachen kann. Diese Anwendungsfälle zeigen, wie Low-Code-Tools Ideen in umsetzbare Lösungen verwandeln.

Automatisierung der Lead-Weiterleitung

Durch die Automatisierung der Lead-Weiterleitung wird sichergestellt, dass jeder neue Lead schnell dem richtigen Teammitglied zugewiesen wird, wodurch Reaktionszeiten und Effizienz verbessert werden.

Routing-Regeln festlegen: Definieren Sie Kriterien wie Lead-Quelle (Formulareinsendungen, Chats, Empfehlungen), Unternehmensgröße, Standort oder Produktinteresse.
Erfassen Sie Lead-Daten mit Webhooks: Verwenden Sie Webhooks, um Lead-Informationen zu sammeln und Routing-Workflows auszulösen.
Zuweisungslogik automatisieren: Mit Tools wie Latenode können Leads automatisch anhand von Bewertungskriterien, Teamverfügbarkeit und Fachwissen bewertet werden. Das System aktualisiert die HubSpot-Eigentümereigenschaft und löst Benachrichtigungen aus, um eine reibungslose Lead-Übergabe zu gewährleisten.

Als Nächstes sehen wir uns an, wie Sie Ihre Daten in Echtzeit mit Google Sheets synchronisieren.

Google Blätter Datensynchronisierung

Durch die Synchronisierung der HubSpot-Daten mit Google Sheets können Teams wichtige Kennzahlen effektiver verwalten und analysieren.

Authentifizierung und Datenauswahl: Authentifizieren Sie sich mit OAuth und wählen Sie bestimmte Datenpunkte zur Synchronisierung aus, z. B. Kontakte, Angebote oder Unternehmensdatensätze.
Aktualisierungshäufigkeit festlegen: Wählen Sie, wie oft die Daten aktualisiert werden – ob in Echtzeit, stündlich oder täglich.
Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen: Sorgen Sie für eine reibungslose Synchronisierung, indem Sie Fehlerwarnungen und -benachrichtigungen einrichten.

Mit diesem Setup können Sie Workflows erstellen, die Änderungen in der Deal-Phase überwachen, Umsatzprognosen aktualisieren, historische Leistungsaufzeichnungen verwalten und automatisch Berichte erstellen.

Automatisierte E-Mail-Kampagnen

Automatisierte E-Mail-Kampagnen können dynamisch auf Benutzeraktionen reagieren, wodurch Ihre Kommunikation zeitgemäßer und persönlicher wird.

Automatisierung auslösen: Legen Sie Auslöser für Aktionen wie Formulareinreichungen, Website-Interaktionen, Meilensteine bei der Produktnutzung oder Aktualisierungen der Deal-Phase fest.
E-Mail-Vorlagen entwerfen: Erstellen Sie auf bestimmte Ereignisse zugeschnittene Vorlagen mit personalisierten Elementen und dynamischen Inhalten basierend auf Benutzerdaten.
Kampagnenlogik konfigurieren: Automatisieren Sie Prozesse wie die Auswertung des Engagements, die Anpassung der Sendezeiten an die Zeitzone, die Bearbeitung von Abmeldeanfragen und die Verfolgung der Kampagnenleistung.

Tipps zum Workflow-Management

Die effektive Verwaltung von HubSpot-API-Workflows erfordert eine genaue Überwachung, eine schnelle Fehlerbehebung und robuste Sicherheitspraktiken.

API-Nutzungsverfolgung

Für die Professional- und Enterprise-Konten von HubSpot gelten bestimmte Preislimits:

Professional: 190 Anfragen alle 10 Sekunden, mit einer täglichen Obergrenze von 625,000 Anfragen [2]..
Unternehmen: 190 Anfragen alle 10 Sekunden, mit einer täglichen Obergrenze von 1,000,000 Anfragen [2]..

In Latenode können Sie die folgenden Header überwachen, um Störungen zu vermeiden:

X-HubSpot-RateLimit-Daily-Remaining: Verfolgt die Anzahl der verbleibenden täglichen Anfragen.
X-HubSpot-RateLimit-Remaining: Zeigt die verbleibenden Anfragen im aktuellen 10-Sekunden-Fenster an.

So nutzen Sie diese Grenzen optimal:

Verwenden Sie das Caching für häufig abgerufene Daten.
Kombinieren Sie nach Möglichkeit mehrere Updates in einzelnen API-Aufrufen.
Gruppieren Sie die Synchronisierung von Kontaktdatensätzen, um die Anzahl der Anfragen zu reduzieren.

Durch die aktive Überwachung der API-Nutzung können Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie eskalieren.

Beheben häufiger Fehler

Authentifizierungsfehler (401)
Diese Fehler sind häufig auf Authentifizierungsprobleme zurückzuführen. So beheben Sie sie:

Überprüfen Sie, ob die API-Schlüsselberechtigungen richtig konfiguriert sind.
Überprüfen Sie, ob das OAuth-Token abgelaufen ist, und aktualisieren Sie es bei Bedarf.
Stellen Sie sicher, dass für die Integration die erforderlichen Bereiche aktiviert sind.

Ratenbegrenzungsfehler (429)
Ratenbegrenzungsfehler weisen auf zu viele Anfragen in einem kurzen Zeitraum hin. Reduzieren Sie sie durch:

Implementierung einer Wiederholungslogik mit exponentiellem Backoff.
Anfragen gleichmäßig über die Zeit verteilen.
Zwischenspeichern von Daten, auf die häufig zugegriffen wird, um redundante Aufrufe zu reduzieren.

Datenvalidierungsfehler (400)
Validierungsfehler treten auf, wenn die gesendeten Daten nicht den Anforderungen von HubSpot entsprechen. Beheben Sie diese Fehler folgendermaßen:

Bestätigen Sie, dass alle erforderlichen Felder in der Anfrage enthalten sind.
Sicherstellen, dass das Datenformat den Spezifikationen von HubSpot entspricht.
Überprüfen Sie noch einmal, ob die Feldwerte den Validierungsregeln von HubSpot entsprechen.

API-Sicherheitsrichtlinien

Die Sicherheit Ihrer Workflows ist ebenso wichtig wie deren Funktionalität. Befolgen Sie diese Richtlinien zum Schutz Ihrer API-Integrationen:

API-Schlüsselverwaltung
- Speichern Sie API-Schlüssel sicher in Umgebungsvariablen.
- Vermeiden Sie das direkte Einbetten von Schlüsseln in Ihren Code oder Ihre Repositories.
Zugangskontrolle
- Beschränken Sie den API-Zugriff nur auf autorisierte Teammitglieder.
- Verwenden Sie separate Schlüssel für Entwicklungs- und Produktionsumgebungen.
- Führen Sie regelmäßige Berechtigungsprüfungen durch, um die Einhaltung sicherzustellen.
Überwachung und Warnungen
- Behalten Sie Authentifizierungsfehler im Auge, um unbefugte Zugriffsversuche zu erkennen.
- Überwachen Sie API-Nutzungsmuster auf Anomalien.
- Richten Sie Warnmeldungen für alle Anzeichen eines unbefugten Zugriffs ein.

Aufrechterhaltung einer Fehlerrate von unter 5 % der täglichen Anfragen [2]. ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Regelmäßiges Monitoring und proaktive Maßnahmen gewährleisten die Sicherheit und Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe.

Nächste Schritte

Nachdem Sie nun mit den Grundlagen der HubSpot-API vertraut sind, ist es an der Zeit, dieses Wissen in die Tat umzusetzen, indem Sie automatisierte Workflows erstellen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Zusammenfassung

Hier ist eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Schritte: Sichere API-Authentifizierung, Workflow-Design, effektive Datensynchronisierung, Überwachung der Nutzung und Fehlerbehebung. Mit diesen Grundlagen sind Sie bereit, Ihre Automatisierungsideen mit Latenode umzusetzen.

Beginnen mit Latenknoten

Mit Latenode können Sie Ihre Pläne ganz einfach umsetzen. So starten Sie:

Richten Sie Ihre Umgebung ein
Melden Sie sich zunächst bei Latenode an. Erstellen Sie anschließend einen neuen Workflow und verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto mit Ihren API-Anmeldeinformationen.
Erstellen Sie Ihren Workflow
Latenode bietet über 300 vorgefertigte Konnektoren zur Optimierung Ihres Automatisierungsprozesses. Einige Beispiele:
- Google Sheets-Einreichungen direkt als Kontakte in HubSpot hinzufügen
- Synchronisieren von Kundendaten zwischen HubSpot und Ihrem CRM
- Auslösen personalisierter E-Mail-Kampagnen basierend auf der Kundenaktivität
Charles S., Gründer eines Kleinunternehmens, berichtete von seinen Erfahrungen:

„Mein neues bestgehütetes Geheimnis! Was mir an Latenode am besten gefällt, sind die Benutzeroberfläche und der Code-Editor. Glauben Sie mir, die Möglichkeit, „ein bisschen“ eigenen Code zu schreiben, macht einen großen Unterschied, wenn Sie versuchen, Automatisierungen schnell zu erstellen …“ [3].
Testen und bereitstellen
Nutzen Sie die Funktion „Einmal ausführen“, um Ihren Workflow zu testen und seinen Ausführungsverlauf zu überprüfen. Optimieren Sie die Einstellungen gegebenenfalls, bevor Sie ihn aktivieren. Behalten Sie Ihre API-Nutzung im Auge, um sicherzustellen, dass Sie die Limits Ihres Plans einhalten.

FAQs

Wie kann jemand ohne Programmierkenntnisse die HubSpot-API zur Automatisierung von Aufgaben verwenden?

Sie müssen kein Entwickler sein, um das Potenzial der HubSpot-API zu nutzen. Mit Low-Code-Plattformen wie LatenknotenMit können Sie Automatisierungs-Workflows erstellen, die Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen. Diese Workflows können Aufgaben wie das Organisieren von Leads, das Synchronisieren von Daten mit Tools wie Google Sheets oder das Auslösen von E-Mail-Kampagnen übernehmen – und das alles, ohne dass eine einzige Codezeile erforderlich ist.

Dieser Ansatz vereinfacht komplexe Prozesse und bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen und praktische Beispiele, sodass auch technisch nicht versierte Benutzer einsteigen können. Durch die Kombination der HubSpot-API mit Tools wie Latenode können Sie Zeit sparen, Ihre Abläufe optimieren und sich auf die Prioritäten konzentrieren, die Ihr Unternehmen voranbringen.

Was ist der Unterschied zwischen privaten App-Zugriffstoken und OAuth-Authentifizierung in der HubSpot-API und wann sollten Sie was verwenden?

Wenn Sie mit der HubSpot-API arbeiten, haben Sie zwei Hauptauthentifizierungsoptionen: Private App-Zugriffstoken OAuth-Authentifizierung. Jedes dient je nach Ihren Integrationsanforderungen einem bestimmten Zweck.

Private App-Zugriffstoken eignen sich am besten für die interne Nutzung innerhalb eines einzelnen HubSpot-Kontos. Diese Token sind langlebig und verfallen nur bei manueller Rotation. Sie eignen sich daher ideal für benutzerdefinierte Integrationen, einmalige Skripte oder Workflows, die innerhalb eines bestimmten Kontos ausgeführt werden.

Im Gegensatz, OAuth-Authentifizierung ist auf öffentliche Apps zugeschnitten, die mit mehreren HubSpot-Konten verbunden werden müssen. OAuth-Token sind kurzlebig, können aber mithilfe von Aktualisierungstoken aktualisiert werden. Daher eignen sie sich besser für Anwendungen im HubSpot App Marketplace oder für Integrationen, die für eine breitere Nutzung mit mehreren Konten konzipiert sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wählen Sie Private App Access Tokens für interne Projekte mit einem einzelnen Konto und verlassen Sie sich auf OAuth für öffentliche Apps oder Tools, die mit mehreren Konten interagieren.

Was sind die häufigsten HubSpot-API-Fehler und wie kann ich sie beheben?

Bei der Arbeit mit der HubSpot-API können folgende Fehler auftreten: 400 Bad Request, 401 Nicht autorisiert, 404 Not Foundden 429 Zu viele Anfragen. Diese Fehler entstehen normalerweise durch Probleme wie falsch formatierte Anfragen, ungültige oder fehlende Anmeldeinformationen, unzureichende Berechtigungen oder das Überschreiten von API-Ratenlimits.

Hier sind einige Schritte zum Beheben dieser Fehler:

Überprüfen Sie die Syntax und URL Ihrer Anfrage: Stellen Sie sicher, dass alles richtig formatiert und mit den API-Anforderungen übereinstimmt.
Bestätigen Sie Ihre Anmeldeinformationen: Bestätigen Sie, dass Ihr API-Schlüssel oder Token korrekt ist und über die erforderlichen Berechtigungen für die Aufgabe verfügt.
Ordnen Sie die Daten den erwarteten Formaten zu: Überprüfen Sie, ob die von Ihnen gesendeten Daten dem angegebenen Format und den angegebenen Parametern der API entsprechen.
Überwachen Sie Ihre API-Nutzung: Behalten Sie Ihre Nutzung im Auge, um Ratenbegrenzungen zu vermeiden.

Wenn diese Schritte das Problem nicht beheben, konsultieren Sie die HubSpot-API-Dokumentation oder wenden Sie sich an den HubSpot-Support, um weitere Unterstützung zu erhalten. Die Einhaltung der API-Best Practices und -Richtlinien kann dazu beitragen, diese Fehler in Zukunft zu minimieren.