Secuencias vs. flujos de trabajo de HubSpot: Cómo elegir la herramienta de automatización adecuada para tu tarea

¿Necesita automatizar sus esfuerzos de ventas o marketing en HubSpot? Aquí está la conclusión rápida:

Usa Secuencias para preguntas de seguimiento de ventas personalizado e individual.
Usa Procesos para preguntas de automatización de marketing a gran escala y de múltiples pasos.

Comparacion rapida

Característica	Secuencias	Procesos
Proposito	Alcance personal centrado en las ventas	Automatización compleja centrada en el marketing
Inscripción	Manual (o inscripción automática limitada)	Automático y basado en reglas
Límite de correo electrónico	Hasta 5 correos electrónicos por secuencia	Ilimitado
Suscripción necesaria	Sales Hub Professional/Enterprise	Marketing Hub Profesional/Empresarial
Logic	Lineal, sin ramificaciones	Ramificación avanzada con condiciones

Clave Principal: Las secuencias son ideales para los representantes de ventas que gestionan seguimientos específicos, mientras que los flujos de trabajo son excelentes para automatizar estrategias de marketing más amplias. Elija según la escala y la complejidad de su tarea.

HubSpot Flujos de trabajo vs. secuencias: cuándo usar cada uno

Principales diferencias entre herramientas

Tanto las secuencias como los flujos de trabajo de HubSpot satisfacen las necesidades de automatización, pero difieren significativamente en sus características, usuarios previstos y requisitos de suscripción.

Suscripciones requeridas

Las secuencias se diseñan pensando en los equipos de ventas, mientras que los flujos de trabajo atienden necesidades operativas y de marketing más amplias. Aquí tienes una breve comparación:

Característica	Secuencias	Procesos
Suscripción mínima	Sales Hub Professional, Service Hub Professional	Profesional de Marketing Hub
Acceso empresarial	Disponible con suscripciones Enterprise	Disponible con Sales Hub Professional, Service Hub Professional y Operations Hub Professional
Requerimientos Técnicos	Requiere conexión a la bandeja de entrada personal (por ejemplo, G Suite u Office 365)	No se necesita una conexión de bandeja de entrada específica
Acceso de usuario	Representantes de ventas individuales	Miembros del equipo de marketing

Ahora, analicemos cómo sus funciones de correo electrónico se alinean con sus propósitos principales.

Características del correo electrónico

Características del correo electrónico de secuencia:

Limitado a un máximo de 5 correos electrónicos por secuencia [ 2 ].
Utiliza plantillas de correo electrónico de ventas para una comunicación personalizada e individual.
Permite realizar seguimientos personalizados en función de la participación individual del destinatario.
Los correos electrónicos se envían directamente desde las direcciones de correo electrónico personales de los representantes de ventas.

Características del correo electrónico de flujo de trabajo:

No hay límite en la cantidad de correos electrónicos por flujo de trabajo.
Incluye un editor de arrastrar y soltar y plantillas de marca para correos electrónicos de marketing profesionales.
Ofrece ramificación condicional basada en el comportamiento del destinatario, lo que permite rutas de automatización complejas.
Los correos electrónicos se envían desde la dirección de correo electrónico de marketing de la empresa, manteniendo la coherencia de la marca.

Estas diferencias en las capacidades del correo electrónico resaltan cómo las secuencias y los flujos de trabajo cumplen funciones distintas. A continuación, examinemos cómo cada herramienta gestiona los activadores de automatización y las reglas de finalización.

Reglas de inicio y fin

Reglas de secuencia:

La inscripción es mayoritariamente manual; la inscripción automatizada solo está disponible para usuarios con Sales Hub Enterprise.
La cancelación automática de la inscripción se produce cuando se cumplen determinadas condiciones, como:
- Un contacto reservando una reunión.
- Un contacto que responde a un correo electrónico de secuencia.
- Un representante de ventas elimina el contacto manualmente.

Reglas de flujo de trabajo:

Permite tanto la inscripción manual como automática.
Admite una variedad de activadores, incluidos:
- Envío de formularios.
- Actualizaciones de propiedades de contacto.
- Creación de nuevos negocios.
Ofrece condiciones de salida basadas en el logro de objetivos específicos o el cumplimiento de criterios de lista predefinidos.

Comprender estas reglas de inicio y finalización proporciona una imagen más clara de cómo cada herramienta gestiona los procesos automatizados y se adapta a las diferentes necesidades del equipo.

Usos comunes y ejemplos

Elegir la herramienta adecuada es fundamental para una automatización exitosa. A continuación, se presentan ejemplos que muestran cómo cada herramienta destaca en situaciones específicas.

Aplicaciones de secuencias

Las secuencias son ideales para las comunicaciones de ventas personalizadas, especialmente cuando la atención individual es crucial. Aquí tienes algunas maneras efectivas de usarlas:

Proceso de seguimiento posterior a la demostración
Los equipos de ventas pueden automatizar los correos electrónicos de seguimiento tras las demostraciones de productos, manteniendo a los clientes potenciales interesados con un mínimo esfuerzo manual. Los estudios demuestran que el 70 % de las respuestas se producen entre el segundo y el cuarto correo electrónico de una secuencia de ventas. [ 5 ]Esto hace que los seguimientos estructurados y automatizados sean una herramienta valiosa para mantener el impulso.

Campaña de seguimiento de propuestas
Tras enviar una propuesta comercial, las secuencias permiten realizar seguimientos oportunos que resaltan los beneficios clave y abordan posibles inquietudes. Este enfoque garantiza que la conversación se mantenga activa y centrada. [ 5 ].

Recuperación de la demostración por no presentarse
Cuando los clientes potenciales no asisten a las demostraciones programadas, una secuencia específica puede ayudar a reconectar. Estos correos electrónicos pueden incluir opciones de reprogramación y destacar el valor de la sesión perdida, animando a los clientes potenciales a volver a participar. [ 5 ].

Aplicaciones de flujo de trabajo

Los flujos de trabajo están diseñados para gestionar procesos complejos de varios pasos, lo que los hace ideales para operaciones de marketing a gran escala. A continuación, se presentan algunos casos de uso comunes:

Recuperación de carrito abandonado
Las empresas de comercio electrónico pueden usar flujos de trabajo para reactivar a los clientes que dejan artículos en sus carritos. Estos flujos de trabajo pueden incluir correos electrónicos de seguimiento, ofertas especiales, recomendaciones personalizadas de productos y actualizaciones de los perfiles de los clientes en función de sus interacciones.

Programa de nutrición de clientes potenciales
Los flujos de trabajo pueden guiar a los clientes potenciales a través del embudo de marketing respondiendo a sus patrones de interacción. Por ejemplo, pueden segmentar a los clientes potenciales según el envío de formularios, ofrecer contenido relevante, reasignar contactos a los miembros adecuados del equipo y realizar un seguimiento del progreso hacia los objetivos de conversión. [ 2 ].

Al combinar la precisión de las secuencias con la naturaleza integral de los flujos de trabajo, las empresas pueden crear estrategias de automatización más efectivas.

Usando ambas herramientas juntas

Combinar el enfoque personalizado de las Secuencias con la escalabilidad de los Flujos de Trabajo puede optimizar sus esfuerzos de automatización. Por ejemplo, un proceso de incorporación de un cliente podría comenzar con un Flujo de Trabajo activado al crear una cuenta. Este Flujo de Trabajo podría enviar un correo electrónico de bienvenida, programar llamadas de incorporación y actualizar el estado del cliente. Una vez completada esta etapa inicial, una Secuencia podría tomar el control, permitiendo que un gestor de cuentas envíe seguimientos personalizados con asesoramiento y asistencia a medida.

Esta combinación permite que los flujos de trabajo gestionen tareas estandarizadas de forma eficiente, mientras que las secuencias se centran en construir relaciones significativas. Juntos, crean una estrategia de automatización equilibrada y eficaz.

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Características técnicas

Comprender las capacidades y limitaciones de las herramientas de HubSpot es fundamental para diseñar estrategias de automatización eficaces. Estas distinciones revelan cómo cada herramienta se adapta a las diferentes necesidades de automatización, lo que ayuda a los usuarios a tomar decisiones informadas.

Limitaciones de la herramienta

Ambas herramientas tienen límites específicos que determinan su funcionalidad y uso:

Acciones de correo electrónico e inscripción

Las secuencias están limitadas a 5 acciones de correo electrónico por secuencia, mientras que los flujos de trabajo no tienen tal restricción. [ 1 ].
La inscripción de secuencia depende del nivel de suscripción del usuario y del proveedor de correo electrónico.
Los flujos de trabajo permiten opciones de inscripción ilimitadas [ 1 ].

Opciones de lógica y datos

La complejidad y flexibilidad de la lógica de automatización difieren significativamente entre estas herramientas:

Características de la lógica del flujo de trabajo

Admite ramificación avanzada con condiciones if/else.
Realiza un seguimiento de múltiples objetivos de conversión.
Permite la manipulación de datos.
Ofrece capacidades de asociación de campañas [ 1 ].

Características de la lógica de secuencia

Sigue una estructura sencilla y lineal, sin ramificaciones.
Solo realiza un seguimiento de las reservas de reuniones y las respuestas por correo electrónico.
Carece de capacidad para asociarse con campañas de marketing.
Incluye creación de tareas básicas e integración con LinkedIn InMail [ 1 ].

Estas diferencias en las capacidades lógicas influyen en el rendimiento de cada herramienta en escenarios prácticos.

Conexiones externas

Ambas herramientas pueden ampliar su funcionalidad mediante integraciones:

Métodos de integración

Compatibilidad con API de webhooks.
Conexiones API directas.
Integración con plataformas de terceros a través de extensiones de flujo de trabajo [ 7 ].

Los datos muestran que el 95 % de los usuarios de HubSpot dependen de al menos una integración de aplicaciones externas [ 6 ]. Por ejemplo, SmartBug mediosIntegración de marzo de 2023 de Calendario HubSpot demostró cómo las conexiones externas pueden ampliar las posibilidades de automatización, permitiendo a los clientes potenciales programar reuniones directamente desde correos electrónicos o páginas de destino.

Para mejorar aún más la automatización, considere usar Nodo tardíoEl generador visual de flujos de trabajo de HubSpot. Une las brechas entre sistemas, garantizando la integridad de los datos y optimizando los procesos. Este enfoque es especialmente eficaz para gestionar lógicas de automatización complejas que van más allá de las capacidades nativas de HubSpot.

Tomando la decisión correcta

Elegir entre secuencias y flujos de trabajo de HubSpot no tiene por qué ser complicado. Según cifras recientes, las empresas que adaptan sus herramientas de automatización a sus necesidades específicas pueden lograr un aumento de hasta un 14.32 % en las tasas de apertura de correos electrónicos y una mejora del 14 % en las tasas de clics. [ 3 ].

Para guiar su decisión, aquí hay un desglose de las características y consideraciones clave para cada herramienta.

Criterios de selección

Estilo y escala de la comunicación

Secuencias Están diseñados para interacciones de ventas personalizadas, uno a uno.
Procesos Funciona mejor para campañas de marketing a gran escala y automatizaciones complejas.
Si gestiona campañas de difusión más pequeñas y específicas, las secuencias son la mejor opción. Para campañas a gran escala, los flujos de trabajo son más adecuados. [ 4 ].

Requisitos de suscripción

Para utilizar Secuencias, necesitará una suscripción a Sales o Service Hub Professional/Enterprise.
Los flujos de trabajo requieren Marketing Hub Professional/Enterprise [ 1 ].

Complejidad de la automatización

Las secuencias son ideales para seguimientos directos y lineales y automatizaciones simples.
Los flujos de trabajo manejan procesos más avanzados, incluida la lógica de varios pasos y la gestión de datos sofisticada. [ 1 ].

Guía de selección de herramientas

Aquí tienes una guía rápida para ayudarte a elegir la herramienta adecuada según tus necesidades:

Elija secuencias si necesita:

Seguimiento comercial personal que permite realizar ajustes manuales.
Integración con LinkedIn InMail para difusión.
Creación y seguimiento de tareas para reuniones o llamadas.
Un límite de hasta 5 pasos de correo electrónico dentro de una secuencia [ 1 ].

Elija flujos de trabajo si necesita:

Campañas de marketing totalmente automatizadas.
Lógica de ramificación compleja y seguimiento de múltiples objetivos.
Acciones de gran volumen con opciones de inscripción flexibles.
Herramientas para medir el rendimiento de las campañas [ 1 ].

Primeros Pasos

Una vez que haya elegido la herramienta que se alinea con sus objetivos, siga estos pasos para configurar su automatización:

Defina sus objetivos:Aclare lo que desea lograr, como programar demostraciones de productos o dirigir tráfico a una página de precios.
Segmente su audiencia:Agrupe sus contactos en función de comportamientos, datos demográficos u otros factores relevantes.
Construya su primera automatizaciónEmpieza con algo pequeño, como crear una secuencia de bienvenida de tres pasos o un flujo de trabajo básico de calificación de clientes potenciales. Haz pruebas exhaustivas antes de expandirte.

Para una mayor flexibilidad, considere integrar el generador visual de flujos de trabajo de Latenode. Esta plataforma puede gestionar flujos de datos complejos y crear una lógica personalizada que va más allá de las funciones integradas de HubSpot. Es especialmente útil para gestionar procesos de varios pasos o incorporar fuentes de datos externas a su automatización.

Resumen

Las secuencias y los flujos de trabajo cumplen funciones distintas en la automatización, adaptadas a diferentes necesidades comerciales. Secuencias son más adecuados para el contacto de ventas personal, uno a uno, mientras que Procesos Gestionar la automatización de marketing compleja y a gran escala. Si se utiliza eficazmente, la automatización puede aumentar las tasas de apertura de correos electrónicos en un 14.32 % y las tasas de clics en un 14 %. [ 3 ]A continuación, te explicamos cómo aprovechar al máximo estas herramientas:

Utilice secuencias para:

Comunicación comercial directa y personalizada
Inscripción manual de prospectos
Integración de LinkedIn InMail para la difusión

Utilice flujos de trabajo para:

Gestión de campañas de marketing a gran escala
Manejo de automatización compleja con lógica de ramificación
Inscripción automática de contactos según desencadenantes específicos
Seguimiento de métricas de rendimiento a escala

Pasos clave para la implementación

Establecer objetivos claros:Definir objetivos mensurables, ya sea para seguimientos individuales o campañas amplias.
Segmenta tu audiencia:Agrupe contactos en función del comportamiento y refine su estrategia utilizando datos relevantes.
Supervisar y adaptarRealice un seguimiento continuo de las tasas de apertura, las tasas de clics y las conversiones para ajustar su enfoque.

El generador visual de flujos de trabajo de Latenode ofrece la flexibilidad de diseñar y gestionar procesos complejos de varios pasos con facilidad. El éxito reside en alinear la herramienta elegida con los objetivos de su negocio y en perfeccionar continuamente las estrategias en función del rendimiento.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo elijo entre secuencias y flujos de trabajo de HubSpot para mis tareas comerciales?

Decidir si usar Secuencias de HubSpot or Procesos Todo se reduce al tipo de automatización que desea implementar.

Secuencias Funcionan bien para interacciones personalizadas e individuales, como el seguimiento de clientes potenciales o la fidelización de los mismos. Destacan en situaciones donde la personalización manual es clave, como el envío de una serie personalizada de correos electrónicos de ventas o la configuración de recordatorios para contactos específicos.

ProcesosEn cambio, los flujos de trabajo están diseñados para gestionar procesos más complejos y de varios pasos. Son más adecuados para tareas como la ejecución de campañas de marketing, la gestión de la nutrición de leads a gran escala o la automatización de la incorporación de clientes. Gracias a su capacidad para activar acciones según condiciones específicas, los flujos de trabajo proporcionan las herramientas para una automatización más avanzada y flexible.

En esencia, elija Secuencias para realizar seguimientos y flujos de trabajo sencillos y orientados a las ventas cuando necesite una automatización escalable y basada en reglas para optimizar operaciones comerciales más amplias.

¿Qué necesito para usar secuencias y flujos de trabajo de HubSpot y cómo afecta esto a la configuración?

Acceder Secuencias de HubSpotNecesitará una suscripción a HubSpot Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise. Para ProcesosSu suscripción dependerá del tipo de automatización que desee crear: esto podría requerir un plan Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub u Operations Hub Professional o Enterprise.

El proceso de configuración de estas herramientas depende de lo que busques lograr. Las secuencias son sencillas y se centran en la automatización de correos electrónicos individuales y el seguimiento, lo que las convierte en la opción ideal para tareas como la comunicación con clientes potenciales o la interacción con ellos. Por otro lado, los flujos de trabajo están diseñados para una automatización más compleja de varios pasos, como la gestión de leads, la actualización de datos o el envío de notificaciones internas. Para garantizar una configuración fluida, es importante definir claramente tus objetivos y confirmar que cuentas con los permisos necesarios en HubSpot.

¿Pueden las secuencias y flujos de trabajo de HubSpot conectarse con plataformas externas para ampliar las capacidades de automatización?

Sí, tanto HubSpot Sequences como Workflows pueden conectarse con plataformas externas, ampliando así sus capacidades de automatización. Al integrar estas herramientas con otro software, puedes simplificar las operaciones, sincronizar datos y diseñar automatizaciones más personalizadas para alcanzar objetivos de negocio específicos.

Por ejemplo, los flujos de trabajo pueden conectarse con sistemas CRM, software de marketing o herramientas de gestión de proyectos para automatizar procesos complejos de varios pasos. Asimismo, las secuencias pueden integrarse con plataformas de correo electrónico o aplicaciones de programación para optimizar el seguimiento y la gestión de leads. Estas conexiones ayudan a crear un sistema de automatización unificado y eficiente, lo que, en última instancia, ahorra tiempo y aumenta la productividad.