Introducción práctica a la API de HubSpot para no programadores: Posibilidades de automatización

¿Quieres automatizar tareas en HubSpot ¿Sin programar? Aquí te explicamos cómo. La API de HubSpot te permite crear flujos de trabajo, sincronizar datos y administrar contactos con hasta 40,000 llamadas API gratuitas por díaIncluso los no programadores pueden usar herramientas como Nodo tardío y HubSpot Tokens de acceso a aplicaciones privadas para optimizar procesos como el enrutamiento de clientes potenciales, las campañas de correo electrónico y la sincronización con Google Sheets.

Puntos clave:

Automatice tareas repetitivas:Active flujos de trabajo para actualizaciones de contactos, envíos de formularios o cambios en la etapa del acuerdo.
Sincronizar datos fácilmente:Mantenga los datos de HubSpot actualizados en herramientas como Google Sheets.
Simplificar la configuración:Utilice tokens de acceso a aplicaciones privadas para una integración de API rápida y segura.
Supervisar y solucionar problemas:Realice un seguimiento del uso de la API y resuelva errores como límites de velocidad o problemas de autenticación.

¿Listo para empezar? Herramientas como Latenode simplifican la creación de flujos de trabajo, incluso con un mínimo de código. Sumérgete para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia.

Cómo crear una aplicación privada en HubSpot y Conéctate a la HubSpot API con Power Automate

Guía de configuración de la API de HubSpot

La API de HubSpot permite automatizar procesos empresariales sin necesidad de experiencia en programación. Sus intuitivas opciones de autenticación te permiten empezar a usarla de forma rápida y eficiente.

Métodos de autenticación API

HubSpot ofrece dos formas principales de autenticación:

Tokens de acceso a aplicaciones privadasSon ideales para automatizar tareas dentro de tu negocio. Ofrecen una forma sencilla de conectar HubSpot con otras herramientas y diseñar flujos de trabajo personalizados. Por ejemplo, Acme Digital Solutions utilizó un token de acceso privado a la aplicación para reducir la creación manual de tareas en un 60 % y mejorar los tiempos de respuesta a los clientes potenciales en un 25 %. [ 1 ].
Autenticación OAuth:Este método es más adecuado si está creando aplicaciones para varios usuarios de HubSpot o planea incluir su integración en el Mercado de aplicaciones de HubSpotAunque es más complejo, probablemente no lo necesitarás para tareas de automatización básicas.

Una vez que haya seleccionado el método de autenticación correcto, estará listo para configurar sus claves API.

Configuración de sus claves API

Crear una aplicación privada
Navega a la sección 'Aplicaciones privadas' en la configuración de HubSpot para crear tu aplicación.
Configurar ámbitos de acceso
Elija solo los permisos necesarios para su automatización para garantizar la seguridad y la eficiencia.
Genere y proteja su token
Después de generar tu token, guárdalo en un lugar seguro. HubSpot monitorea activamente las exposiciones públicas y desactivará cualquier token comprometido.

Puntos clave para recordar:

Los tokens de acceso pueden tener hasta 512 caracteres, así que asegúrese de que su sistema de almacenamiento admita este tamaño.
Esté atento a su correo electrónico y a las notificaciones de HubSpot para recibir alertas relacionadas con tokens.
Si todavía usa claves API antiguas, considere migrar a tokens de acceso a aplicaciones privadas, ya que ahora son el método preferido para la autenticación.

Creación de flujos de trabajo de código bajo

Una vez configurada la autenticación de la API de HubSpot, puedes empezar a crear flujos de trabajo de automatización que simplifiquen y optimicen tus tareas diarias. Este proceso es fundamental para automatizar actividades repetitivas y que requieren mucho tiempo.

Identificación de tareas de automatización

Para aprovechar al máximo la automatización, concéntrese en tareas que:

Requiere actualizaciones o entradas manuales frecuentes
Siga una lógica clara de "si esto, entonces aquello"
Implica mover datos entre diferentes sistemas
Exigir seguimiento o monitoreo regular

Por ejemplo, automatizar tareas como actualizar el estado de los clientes potenciales puede ahorrar tiempo y garantizar que sus flujos de trabajo se mantengan eficientes y consistentes.

Configuración de acciones basadas en eventos

Las acciones basadas en eventos permiten que los flujos de trabajo respondan automáticamente a activadores específicos en HubSpot. Estos son algunos ejemplos comunes:

Actualizaciones de propiedades de contacto
Cuando cambia la propiedad de un contacto, por ejemplo cuando su etapa del ciclo de vida se actualiza a "Cliente potencial calificado por marketing", el flujo de trabajo puede iniciar acciones de seguimiento.
Envíos de Formularios
Cree flujos de trabajo que se activen cada vez que un cliente potencial envía un formulario específico, lo que permite respuestas o seguimientos inmediatos.
Cambios en la etapa del acuerdo
Automatice acciones cuando los acuerdos pasan de una etapa a otra de su proceso de venta, garantizando una comunicación constante y una gestión precisa de los datos.

Una vez que haya establecido sus desencadenantes, el siguiente paso es mejorar su flujo de trabajo con reglas claras para la toma de decisiones.

Añadiendo reglas de decisión

Las reglas de decisión son la base de los flujos de trabajo automatizados, actuando como sentencias condicionales para enrutar registros según criterios específicos. A continuación, se explica cómo abordarlas:

Comience simple
Comience con condiciones sencillas. Por ejemplo, dirija los clientes potenciales según el tamaño de la empresa:
- Menos de 50 empleados → Equipo de pequeñas empresas
- 50–500 empleados → Equipo de mercado medio
- Más de 500 empleados → Equipo empresarial
Añadir complejidad gradualmente
A medida que gane confianza, incorpore más condiciones usando la lógica Y/O. Por ejemplo, podría evaluar tanto las métricas de interacción como los datos demográficos para clasificar la calidad de los clientes potenciales con mayor precisión.
Pruebe a fondo
Pruebe siempre sus flujos de trabajo con un conjunto de muestra de registros para detectar cualquier problema potencial antes de que afecte a todo el sistema.

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Ejemplos comunes de API de HubSpot

Aquí tienes tres ejemplos prácticos de cómo la API de HubSpot puede simplificar los flujos de trabajo empresariales. Estos casos de uso demuestran cómo las herramientas low-code pueden convertir ideas en soluciones prácticas.

Automatización del enrutamiento de clientes potenciales

La automatización del enrutamiento de clientes potenciales garantiza que cada nuevo cliente potencial se asigne rápidamente al miembro adecuado del equipo, lo que mejora los tiempos de respuesta y la eficiencia.

Establecer reglas de enrutamiento: Defina criterios como la fuente del cliente potencial (envíos de formularios, chats, referencias), el tamaño de la empresa, la ubicación o el interés en el producto.
Capturar datos de clientes potenciales con webhooks: Utilice webhooks para recopilar información de clientes potenciales y activar flujos de trabajo de enrutamiento.
Automatizar la lógica de asignación: Con herramientas como Latenode, los leads se pueden evaluar automáticamente según criterios de puntuación, la disponibilidad del equipo y la experiencia. El sistema actualiza la propiedad del propietario de HubSpot y envía notificaciones, lo que garantiza una transferencia fluida de leads.

A continuación, veamos cómo mantener sus datos sincronizados con Hojas de cálculo de Google en tiempo real.

Google Sheets Sincronización de datos

Mantener los datos de HubSpot sincronizados con Google Sheets permite a los equipos administrar y analizar métricas clave de manera más efectiva.

Autenticación y selección de datos: Autentíquese usando OAuth y seleccione puntos de datos específicos para sincronizar, como contactos, acuerdos o registros de la empresa.
Establecer frecuencia de actualización: Elija con qué frecuencia se actualizan los datos: en tiempo real, cada hora o diariamente.
Manejo de errores y notificaciones: Asegúrese de que la sincronización sea fluida configurando alertas y notificaciones de errores.

Con esta configuración, puede crear flujos de trabajo que monitoreen los cambios en las etapas del acuerdo, actualicen los pronósticos de ingresos, mantengan registros de desempeño histórico y generen informes automáticamente.

Campañas automatizadas de correo electrónico

Las campañas de correo electrónico automatizadas pueden responder dinámicamente a las acciones del usuario, lo que hace que su comunicación sea más oportuna y personalizada.

Automatización de disparadores: Establezca activadores para acciones como envíos de formularios, interacciones con sitios web, hitos de uso de productos o actualizaciones de etapas de acuerdos.
Diseño de plantillas de correo electrónico: Cree plantillas adaptadas a eventos específicos, con elementos personalizados y contenido dinámico basado en datos del usuario.
Configurar la lógica de la campaña: Automatice procesos como la evaluación de la participación, el ajuste de los tiempos de envío por zona horaria, el manejo de solicitudes de cancelación de suscripción y el seguimiento del rendimiento de la campaña.

Consejos para la gestión del flujo de trabajo

Para gestionar eficazmente los flujos de trabajo de la API de HubSpot se requiere una supervisión estrecha, un manejo rápido de errores y prácticas de seguridad sólidas.

Seguimiento del uso de la API

Las cuentas Profesional y Empresarial de HubSpot tienen límites de tarifa específicos:

Profesional:190 solicitudes cada 10 segundos, con un límite diario de 625,000 solicitudes [ 2 ].
Empresa:190 solicitudes cada 10 segundos, con un límite diario de 1,000,000 solicitudes [ 2 ].

En Latenode, puedes monitorear los siguientes encabezados para evitar interrupciones:

X-HubSpot-RateLimit-Daily-Remaining:Realiza un seguimiento del número de solicitudes diarias restantes.
X-HubSpot-RateLimit-Remaining:Muestra las solicitudes restantes en la ventana actual de 10 segundos.

Para aprovechar al máximo estos límites:

Utilice el almacenamiento en caché para los datos a los que se accede con frecuencia.
Combine múltiples actualizaciones en llamadas API únicas cuando sea posible.
Sincronizaciones de registros de contactos grupales para reducir el número de solicitudes.

Al monitorear activamente el uso de la API, puede identificar posibles problemas de manera temprana y abordarlos antes de que se agraven.

Corrección de errores comunes

Errores de autenticación (401)
Estos errores suelen deberse a problemas de autenticación. Para solucionarlos:

Verifique que los permisos de la clave API estén configurados correctamente.
Verifique si el token OAuth ha expirado y actualícelo si es necesario.
Asegúrese de que la integración tenga habilitados los alcances necesarios.

Errores de límite de velocidad (429)
Los errores de límite de velocidad indican demasiadas solicitudes en un período corto. Para mitigarlos, siga estos pasos:

Implementación de lógica de reintento de retroceso exponencial.
Distribuir las solicitudes uniformemente a lo largo del tiempo.
Almacenar en caché datos a los que se accede con frecuencia para reducir llamadas redundantes.

Errores de validación de datos (400)
Los errores de validación ocurren cuando los datos enviados no cumplen con los requisitos de HubSpot. Para solucionarlos, siga estos pasos:

Confirmar que todos los campos obligatorios estén incluidos en la solicitud.
Garantizar que el formato de los datos se ajuste a las especificaciones de HubSpot.
Verificar dos veces que los valores del campo cumplan con las reglas de validación de HubSpot.

Pautas de seguridad de la API

Garantizar la seguridad de sus flujos de trabajo es tan importante como su funcionalidad. Siga estas pautas para proteger sus integraciones de API:

Gestión de claves API
- Almacene claves API de forma segura en variables de entorno.
- Evite incrustar claves directamente en su código o repositorios.
Control de Acceso
- Restrinja el acceso a la API únicamente a los miembros autorizados del equipo.
- Utilice claves separadas para entornos de desarrollo y producción.
- Realizar auditorías de permisos periódicas para garantizar el cumplimiento.
Monitoreo y alertas
- Esté atento a las fallas de autenticación para detectar intentos de acceso no autorizado.
- Supervisar los patrones de uso de la API para detectar anomalías.
- Configure alertas para cualquier señal de acceso no autorizado.

Mantener una tasa de error por debajo del 5% de las solicitudes diarias [ 2 ] Es crucial para el buen funcionamiento de las operaciones. La monitorización regular y las medidas proactivas garantizan la seguridad y la eficiencia de sus flujos de trabajo.

Próximos Pasos

Ahora que está familiarizado con los conceptos básicos de la API de HubSpot, es momento de convertir ese conocimiento en acción mediante la creación de flujos de trabajo automatizados adaptados a sus necesidades.

Resumen

Aquí tienes un breve resumen de los pasos esenciales: autenticación segura de API, diseño de flujos de trabajo, sincronización eficaz de datos, monitorización del uso y resolución de errores. Con estas bases, estás listo para dar vida a tus ideas de automatización con Latenode.

Comience con Nodo tardío

Latenode facilita la puesta en marcha de tus planes. Aquí te explicamos cómo empezar:

Configure su entorno
Comienza registrándote en Latenode. Una vez dentro, crea un nuevo flujo de trabajo y conecta tu cuenta de HubSpot con tus credenciales de API.
Crea tu flujo de trabajo
Latenode ofrece más de 300 conectores prediseñados para optimizar su proceso de automatización. Algunos ejemplos incluyen:
- Agregar envíos de Hojas de cálculo de Google directamente a HubSpot como contactos
- Sincronización de datos de clientes entre HubSpot y su CRM
- Activación de campañas de correo electrónico personalizadas según la actividad del cliente
Charles S., fundador de una pequeña empresa, compartió su experiencia:

¡Mi nuevo secreto mejor guardado! Lo que más me gusta de Latenode es la interfaz de usuario y el editor de código. Créeme, poder escribir algo de tu propio código marca una gran diferencia cuando intentas crear automatizaciones rápidamente… [ 3 ]
Probar e implementar
Usa la función "Ejecutar una vez" para probar tu flujo de trabajo y revisar su historial de ejecución. Ajusta la configuración según sea necesario antes de activarla. Supervisa el uso de tu API para asegurarte de que no sobrepasas los límites de tu plan.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo puede alguien sin conocimientos de programación utilizar la API de HubSpot para automatizar tareas?

No necesitas ser desarrollador para aprovechar el potencial de la API de HubSpot. Con plataformas de bajo código como Nodo tardíoPuedes diseñar flujos de trabajo de automatización que se ajusten a las necesidades específicas de tu negocio. Estos flujos de trabajo pueden gestionar tareas como organizar clientes potenciales, sincronizar datos con herramientas como Hojas de Cálculo de Google o activar campañas de correo electrónico, todo sin necesidad de escribir una sola línea de código.

Este enfoque simplifica procesos complejos, ofreciendo orientación paso a paso y ejemplos prácticos para que incluso usuarios sin conocimientos técnicos puedan profundizar. Al combinar la API de HubSpot con herramientas como Latenode, puede ahorrar tiempo, optimizar sus operaciones y concentrarse en las prioridades que impulsan su negocio.

¿Cuál es la diferencia entre los tokens de acceso a aplicaciones privadas y la autenticación OAuth en la API de HubSpot y cuándo debería usar cada uno?

Al trabajar con la API de HubSpot, tienes dos opciones de autenticación principales: Tokens de acceso a aplicaciones privadas y Autenticación OAuthCada uno tiene una finalidad distinta en función de sus necesidades de integración.

Tokens de acceso a aplicaciones privadas Son ideales para uso interno dentro de una sola cuenta de HubSpot. Estos tokens son duraderos y solo caducan si se rotan manualmente, lo que los hace ideales para integraciones personalizadas, scripts puntuales o flujos de trabajo que operan dentro de una cuenta específica.

Por el contrario, los Autenticación OAuth Está diseñado para aplicaciones públicas que necesitan conectarse con varias cuentas de HubSpot. Los tokens OAuth tienen una vida útil corta, pero se pueden actualizar mediante tokens de actualización, lo que los convierte en una mejor opción para aplicaciones incluidas en el App Marketplace de HubSpot o integraciones diseñadas para un uso más amplio con múltiples cuentas.

En resumen, elija tokens de acceso a aplicaciones privadas para proyectos internos de una sola cuenta, y confíe en OAuth para aplicaciones o herramientas públicas que interactúen con múltiples cuentas.

¿Cuáles son los errores más comunes de la API de HubSpot y cómo puedo solucionarlos?

Al trabajar con la API de HubSpot, es posible que se produzcan errores como: 400 Bad Request, 401 no autorizado, 404 No se ha encontrado o 429 Demasiadas solicitudesEstos errores suelen surgir debido a problemas como solicitudes con formato incorrecto, credenciales no válidas o faltantes, permisos insuficientes o exceso de los límites de velocidad de la API.

A continuación se indican algunos pasos para solucionar estos errores:

Verifique la sintaxis y la URL de su solicitud:Asegúrese de que todo esté correctamente formateado y alineado con los requisitos de la API.
Validar sus credenciales:Confirme que su clave API o token sea preciso y tenga los permisos necesarios para la tarea.
Hacer coincidir los datos con los formatos esperados:Verifique que los datos que está enviando cumplan con el formato y los parámetros especificados de la API.
Monitorea el uso de tu API:Controle su uso para evitar alcanzar los límites de velocidad.

Si estos pasos no solucionan el problema, consulta la documentación de la API de HubSpot o contacta con el equipo de soporte de HubSpot para obtener más ayuda. Seguir las prácticas recomendadas y las directrices de la API puede ayudar a minimizar estos errores en el futuro.

Introducción práctica a la API de HubSpot para no programadores: posibilidades de automatización