Automatize o acompanhamento de reuniões: integre Zoom, Otter.ai e Notion com o Latenode.

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Existe um tipo específico de ansiedade profissional que surge no momento em que você clica em "Sair da reunião". É a constatação de que, embora a conversa tenha sido produtiva, o trabalho de verdade — decifrar a gravação, resumir os pontos problemáticos e atribuir tarefas — apenas começou. Para gerentes de projeto e equipes de operações, esse processo manual de acompanhamento costuma levar de 15 a 20 minutos por chamada. Multiplique isso por uma semana padrão de 10 reuniões e você estará perdendo quase meio dia com atritos administrativos.

A solução não é digitar mais rápido; é construir um fluxo de trabalho automatizado que funcione como seu assistente executivo perfeito. Ao conectar seu software de reuniões, ferramentas de transcrição e base de conhecimento, você garante que informações valiosas nunca se percam no éter digital.

Neste guia, vamos mostrar como criar um fluxo de trabalho completo de automação de reuniões. Você aprenderá como acionar automações quando uma chamada do Zoom terminar, extrair transcrições usando o Otter.ai ou ferramentas nativas, gerar resumos estruturados com IA e sincronizar tarefas acionáveis ​​diretamente com o Notion — tudo orquestrado pela plataforma unificada da Latenode.

O "Buraco Negro Pós-Reunião" e Como Resolvê-lo

O "Buraco Negro Pós-Reunião" descreve o fenômeno em que dados críticos começam a se degradar imediatamente após o término de uma chamada. Anotar manualmente durante uma chamada é uma distração, muitas vezes levando à perda de nuances, enquanto e-mails de acompanhamento manuais frequentemente chegam atrasados ​​ou incompletos.

Para resolver isso, precisamos de uma pilha que lide com três fases distintas: Captura, Processamento e Distribuição. Aqui está a arquitetura que construiremos:

• Zoom: Serve como fonte de captura para hospedagem e gravação.
• Otter.ai / Zoom Cloud: Fornece a transcrição do texto bruto (a "Camada de Contexto").
• Nó latente: O "cérebro" que conecta esses aplicativos aplica lógica e utiliza IA para extrair informações.
• Noção: Banco de dados de destino para armazenamento de longo prazo e gerenciamento de tarefas.

Por que usar essa pilha específica? Embora você pudesse juntar várias ferramentas usando fita adesiva padrão. plataformas de automação de IAAlém disso, o custo e a complexidade geralmente não escalam bem. Uma configuração típica pode exigir uma assinatura do Zapier para conectividade, além de uma chave de API separada da OpenAI para inteligência artificial e um plano empresarial da Otter.ai.

Em contraste, a Latenode simplifica isso com uma abordagem unificada. Como a funcionalidade da Latenode inclui acesso a modelos de IA de ponta (como GPT-4 e Claude 3.5 Sonnet) dentro da assinatura, você elimina a necessidade de gerenciar e pagar por chaves de API externas. Essa consolidação a torna uma das... principais ferramentas de produtividade de IA para manter os custos indiretos baixos e, ao mesmo tempo, maximizar a produção.

Pré-requisitos para seu fluxo de trabalho automatizado

Antes de abrir o construtor de cenários, certifique-se de ter os seguintes componentes prontos. Esta lista de verificação garante que você possa seguir o tutorial sem interrupções.

1. Conta Latenode: Uma conta gratuita é suficiente para testar e criar esse fluxo de trabalho inicial.
2. Conta Zoom Pro: Necessário para ativar a gravação na nuvem e acessar o recurso Webhooks (o plano gratuito do Zoom geralmente bloqueia a exportação automática de gravações na nuvem).
3. Espaço de trabalho do Notion: Crie um banco de dados (ou "Tabela") no Notion com as seguintes colunas:
   • Nome (Título da propriedade)
   • Data (Propriedade de data)
   • Resumo (Propriedade de texto ou texto formatado)
   • Itens de ação (Propriedade de texto ou caixa de seleção)
4. Estratégia de transcrição: Você pode usar uma conta existente da Otter.ai ou usar a gravação de áudio nativa do Zoom combinada com a transcrição interna de IA da Latenode (que abordaremos como uma alternativa para economizar custos).

Passo 1: Configurando o gatilho de zoom no Latenode

O primeiro passo em nossa Integração do Zoom no Latenode Está configurando um "ouvinte". Precisamos que o Latenode seja ativado exatamente quando uma reunião terminar de ser processada.

Configurando o Webhook

Ao contrário dos gatilhos de pesquisa padrão que verificam atualizações a cada 15 minutos, usaremos um Webhook para execução instantânea.

1. Criar o gatilho: No seu cenário Latenode, adicione um nó de gatilho genérico "Webhook" e copie a URL fornecida.
2. Configurar Zoom: Acesse o Zoom App Marketplace e crie um aplicativo "Somente Webhook".
3. Inscreva-se para eventos: Nas opções de assinatura, selecione recording.completedIsso garante que o fluxo de trabalho seja executado somente quando os arquivos de vídeo/áudio gravados na nuvem estiverem totalmente processados ​​e prontos para download.
4. Cole o URL: Cole o URL do webhook do Latenode no campo "URL do endpoint de notificação de eventos" no Zoom.

Testando a carga útil de dados

Após salvar, grave uma breve reunião de teste de 30 segundos no Zoom e encerre-a. Aguarde o processamento da gravação na nuvem.

De volta ao Latenode, você verá o gatilho do webhook acender com dados. Clique no nó para inspecionar a carga útil JSON. Você está procurando por: payload.object.recording_files matriz. Isso contém os links de download (download_url) para o arquivo M4A somente de áudio, que é crucial para a próxima etapa.

Etapa 2: Recuperando a transcrição (a camada de contexto)

Agora que o fluxo de trabalho sabe que uma reunião terminou, ele precisa acessar o conteúdo da conversa. Você tem duas opções principais aqui.

Opção A: Integrações via Otter.ai

Se você já paga pelo Otter.ai Business, pode conectá-lo via API. No entanto, muitos usuários consideram a API limitada nos planos mais básicos. Uma solução comum é configurar um analisador de e-mail para disparar um alerta simples quando o Otter enviar um e-mail informando que suas anotações da reunião estão prontas, mas isso adiciona latência.

Opção B: O método nativo do Latenode (recomendado)

Uma abordagem mais eficiente é contornar completamente as ferramentas de transcrição de terceiros, utilizando o Integração OpenAI ChatGPT e Zoom funcionalidades nativas do Latenode. Aqui, utilizamos o modelo "Whisper" (ou modelos similares de conversão de áudio em texto incluídos na plataforma).

O processo:

1. Solicitação HTTP: Use um nó de Requisição HTTP para obter o resultado (GET). download_url a partir dos dados de acionamento do Zoom. (Observação: você deve incluir seu token JWT ou OAuth do Zoom no cabeçalho se a gravação estiver protegida por senha).
2. Nó de áudio para texto: Encaminhe o arquivo de saída para o nó "Audio to Text" do Latenode.

Por que isso importa: Na prática, você obtém transcrição de nível empresarial sem uma taxa de assinatura separada do Otter.ai, consolidando sua cobrança.

Obtenha o modelo de automação de reuniões

Etapa 3: Gerando resumos inteligentes com IA da Latenode

Com a transcrição bruta em mãos, agora aplicamos a inteligência. Transcrições brutas são confusas, cheias de "hums", "ahs" e digressões. Precisamos de dados de negócios estruturados.

Configurando o Agente de IA

Adicione um nó "LLM" (Large Language Model) ao seu cenário. No Latenode, você pode selecionar entre vários modelos, como GPT-4 ou Claude 3.5 Sonnet, no menu suspenso, sem precisar de uma chave de API externa.

O segredo para a automação perfeita de reuniões reside no prompt do sistema. Assim como você pode usar o ChatGPT para resumir um artigoVocê deve atribuir à IA uma função específica para as anotações de reuniões.

Copie e cole esta mensagem do sistema:

You are an expert Project Manager. Analyze the attached meeting transcript.
Your goal is to extract structured data.
Output STRICTLY in JSON format with the following keys:
{
  "summary": "A concise 3-sentence executive summary of the discussion.",
  "decisions": "A bulleted list of key decisions made.",
  "action_items": [
    "Task 1 - [Assignee]",
    "Task 2 - [Assignee]"
  ],
  "sentiment": "Positive/Neutral/Negative"
}
Do not include any markdown formatting (like ). Just the raw JSON string.

Utilizando o AI Copilot para transformação de dados

Às vezes, a saída da IA ​​precisa ser limpa ou analisada antes de ser enviada para o Notion. É aí que o exclusivo "Copiloto de IA" da Latenode se destaca. Dentro do Integração de código e noção Para lógica, você pode usar o nó JavaScript integrado.

Em vez de escrever o código de análise você mesmo, basta abrir o AI Copilot dentro do nó JavaScript e digitar:

"Pegue a string JSON do nó de IA anterior, analise-a e formate a data e hora para o formato AAAA-MM-DD para compatibilidade com o Notion."

O Copiloto escreverá o código para você, garantindo que sua estrutura de dados corresponda exatamente ao que seu banco de dados espera.

Etapa 4: Sincronizando itens de ação com o Notion

A etapa final dessa jornada é inserir esses dados estruturados em seu sistema. Integração do Notion com a Latenode.

Mapeamento de resultados de IA para colunas de banco de dados

Adicione o nó "Criar Item de Banco de Dados" do Notion. Você mapeará os dados do seu nó de IA (ou os dados analisados ​​do seu nó JavaScript) para as colunas que você criou em "Pré-requisitos".

• Nome: Mapeie o tópico da reunião a partir do gatilho do Zoom.
• Data: Mapa com a hora de início a partir do Zoom.
• Resumo: Mapa para o summary Saída do agente de IA.
• Itens de ação: Mapa para o action_items saída.

Dica: Se você usar IA de noção Dentro do seu espaço de trabalho, você também pode inserir a transcrição bruta no corpo da página. Isso permite que você use o recurso "Pergunte à IA" do Notion posteriormente para consultar detalhes específicos da conversa completa, mantendo o resumo organizado nas propriedades do banco de dados.

Teste e depuração

Clique em "Executar uma vez" no Latenode e reproduza um gatilho de evento anterior ou inicie uma nova reunião de teste. Verifique a guia "Histórico" no painel inferior. Se o nó do Notion ficar verde, verifique seu banco de dados do Notion — suas anotações da reunião devem aparecer magicamente.

Personalizações avançadas: Notificações e filtros do Slack

Uma vez que o pipeline básico esteja funcionando, você pode expandir a funcionalidade usando as ferramentas de lógica do Latenode.

Roteamento de urgência: Adicione um nó "If/Else" após o resumo da IA. Verifique o payload JSON em busca de palavras-chave como "URGENTE" ou "ASAP". Se encontradas, direcione o fluxo de trabalho para enviar uma notificação do Slack para o canal da equipe, alertando-os sobre as ações imediatas. Caso contrário, simplesmente registre a notificação silenciosamente no Notion.

Verificação multiagente: Para reuniões críticas com clientes, você pode implementar um sistema multiagente. O Agente 1 resume a reunião. O Agente 2 (o Crítico) lê o resumo comparando-o com a transcrição para verificar a precisão. O Agente 3 formata o e-mail final. De acordo com nossos dados internos, dividir essas tarefas entre agentes especializados reduz os erros de transcrição em até 40% em comparação com um resumo feito em uma única etapa.

Comparação: Latenode vs. a pilha "Modular"

Ao decidir como construir essa automação de reuniões, o custo e a complexidade são fatores-chave.

Característica	Latenode (Unificado)	Conjunto padrão (Zapier + OpenAI)
Conectividade	Construtor visual incluído	Requer assinatura do Zapier/Make
Inteligência de IA	Incluído (GPT-4, Claude, etc.)	Requer chave de API OpenAI e faturamento separados.
Flexibilidade do código	Suporte completo para JS + NPM	Etapas limitadas de Python/JS
guia de solução de problemas	O AI Copilot ajuda a corrigir o código.	Depuração manual
Previsibilidade de custo	Assinatura única	Custos variáveis ​​(pagamento por token + por tarefa)

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Perguntas Frequentes

Preciso de uma chave de API da OpenAI para usar IA no Latenode?

Não. Uma das principais vantagens do Latenode é que ele funciona como um gateway unificado. O acesso a mais de 400 modelos de IA está incluído na sua assinatura de créditos, eliminando a necessidade de gerenciar chaves de API externas ou faturamento separado para OpenAI ou Anthropic.

Posso usar essa automação com a versão gratuita do Zoom?

Geralmente, não. A automatização de gravações na nuvem requer o recurso de Gravação na Nuvem do Zoom e Webhooks, que normalmente são restritos a contas Zoom Pro. No entanto, você pode fazer o upload manual de um arquivo de gravação local para um gatilho de webhook do Latenode se estiver usando Ferramentas de baixo código para automação de fluxo de trabalho em um orçamento.

Quão precisos são os resumos gerados por IA?

A precisão depende muito do modelo que você selecionar. Ao usar modelos avançados como o Claude 3.5 Sonnet ou o GPT-4o — ambos disponíveis no Latenode — você geralmente obtém resultados superiores em comparação com os assistentes de reunião padrão e mais simples. Fornecer uma instrução clara do sistema (como mostrado na Etapa 3) melhora ainda mais a precisão.

E se a reunião durar mais do que o limite de tokens?

Modelos de linguagem de grande porte possuem janelas de contexto (limites de tokens). Para reuniões extremamente longas (mais de 2 horas), os nós de IA do Latenode lidam com janelas de contexto grandes (como as do Claude 3 Haiku ou do GPT-4 Turbo) de forma eficaz. Alternativamente, você pode usar um nó JavaScript para dividir a transcrição em partes, resumi-las individualmente e, em seguida, agregar os resultados.

Os dados estão seguros?

Sim. Os webhooks utilizam transmissão segura (HTTPS) e você pode configurar seu fluxo de trabalho para não armazenar dados confidenciais de transcrição permanentemente após serem enviados para o Notion. O Latenode também oferece recursos de navegador headless que são executados em ambientes seguros e isolados.

Conclusão

A automação não se resume a economizar cinco minutos aqui e ali; trata-se de transformar seu papel de "secretário" em "estrategista". Ao implementar esse fluxo de trabalho, você garante que cada reunião resulte em valor agregado e responsabilidade atribuída.

A Latenode oferece a vantagem exclusiva de reunir conectividade e inteligência em uma única plataforma. Geralmente, você não precisa de uma complexa rede de assinaturas — apenas de um fluxo lógico que funcione. Seja trocando o Notion pelo Asana ou o Zoom pelo Google Meet, os princípios permanecem os mesmos: Capturar, Processar, Distribuir.

Pronto para recuperar seu tempo pós-reunião? Você não precisa começar do zero. Use nossos modelos pré-configurados. Modelo para Gerador de Insights de Reuniões Para implementar esse fluxo de trabalho exato em minutos.