Grundlagen der Automatisierung von Outreach-Kampagnen

Die Outreach-Automatisierung hilft Unternehmen, mithilfe von Software personalisierte E-Mails und Follow-ups in großem Umfang zu versenden. Sie spart Zeit, verbessert die Konsistenz und steigert die Antwortraten im Vergleich zu manuellen Methoden. Deshalb ist sie wichtig:

Spart Zeit: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben und spart so mehr als 11 Stunden pro Woche.
Verbessert die Ergebnisse: Durch Automatisierung erzielen Unternehmen doppelt so viele Leads und eine um 2 % höhere Konversionsrate.
Verbessert die Nachverfolgung: Plant und passt Follow-ups automatisch an und berücksichtigt dabei die 80 % der Verkäufe, die 5+ Kontaktpunkte benötigen.
Echtzeitanalyse: Verfolgt die Leistung sofort und hilft so bei der Verfeinerung von Kampagnen.

Hauptmerkmale der Top-Tools

Achten Sie bei der Auswahl eines Outreach-Tools auf:

Anpassung: Maßgeschneiderte Workflows für dynamische Kampagnen.
Integration: API-Unterstützung für reibungslosen Datenaustausch.
Skalierbarkeit: Verarbeitet große Kontaktlisten, während Ihr Unternehmen wächst.
KI-Unterstützung: Vereinfacht Aufgaben wie Codieren und Debuggen.

Schneller Vergleich zwischen manueller und automatisierter Kontaktaufnahme

Aspekt	Manuelle Herausforderungen	Vorteile der Automatisierung
Zeitmanagement	Zeitintensiv pro Kontakt	Massennachrichten mit Leichtigkeit
Konsistenz	Anfällig für Fehler	Einheitliche Kommunikation
Skalierbarkeit	Durch die Teamkapazität begrenzt	Bewältigt Wachstum mühelos
Folgemaßnahmen	Manuelle Planung erforderlich	Automatische Anpassung durch Verhalten
Analyse	Manuelle Verfolgung	Dateneinblicke in Echtzeit

Schritte zum Starten

Wählen Sie ein Werkzeug: Latenknoten bietet kostengünstige, flexible und skalierbare Automatisierung, ideal für zahlreiche, sich wiederholende Vorgänge.
Design-Kampagnen: Personalisieren Sie Nachrichten, erstellen Sie Follow-ups und optimieren Sie das Timing mithilfe von Datenbanken wie Airtable, ChatGPT und der Integration mit CRMs wie Hubspot oder Shopify.
Ergebnisse verfolgen: Überwachen Sie Antwortraten, Engagement und Conversions, um Verbesserungen zu erzielen.

Automatisierung macht die Öffentlichkeitsarbeit schneller, intelligenter und effektiver. Nutzen Sie sie noch heute, um Zeit zu sparen und Ihre Ergebnisse zu verbessern.

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Erweitertes Tutorial: E-Mail-Outreach und Vertriebsautomatisierung

Auswahl von Outreach-Tools

Die Wahl des richtigen Tools zur Outreach-Automatisierung kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Kampagne entscheiden. Die besten Plattformen vereinfachen die Kommunikation und sorgen gleichzeitig für eine persönliche Atmosphäre.

Schlüsselfunktionen, auf die man achten sollte

Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl eines Tools zur Outreach-Automatisierung auf diese wesentlichen Funktionen, um einen reibungslosen Ablauf Ihrer Kampagnen zu gewährleisten:

Feature-Kategorie	Schlüsselanforderungen	Warum es wichtig ist
Anpassung	Benutzerdefinierter Code, Workflow-Verzweigung	Ermöglicht maßgeschneiderte, dynamische Sequenzen
Integration	API-Verbindungen, Webhook-Unterstützung	Gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Tools
Analyse	Echtzeit-Tracking, Verlaufsprotokolle	Hilft, Kampagnen mit Daten zu verfeinern
Skalierbarkeit	Großer Speicher, Unterstützung mehrerer Umgebungen	Bewältigt das Wachstum, wenn Ihre Anforderungen steigen
KI-Unterstützung	Codegenerierung, Debugging-Tools	Spart Zeit durch Reduzierung des manuellen Aufwands

Benutzerdefinierte Workflows mit Verzweigungslogik sind bahnbrechend. Sie ermöglichen die Erstellung adaptiver Kampagnen, die auf das Empfängerverhalten reagieren und so Ihre Reichweite steigern. Diese Funktionen bilden die Grundlage für den Vergleich der Top-Tools auf dem Markt.

Was Latenode zu bieten hat

Ein genauerer Blick auf führende Plattformen offenbart wichtige Unterschiede. Latenodes ausführungszeitbasierte Preisgestaltung kann Ihnen im Vergleich zu aufgabenbasierten Modellen wie Zapier. Mike Kirshtein, Gründer von Audax-Gruppe, Anteile:

„Latenode hat Zapier und Make⚡️ ersetzt. Unser Geschäft erfordert, dass wir täglich viele Webhooks senden, und wir brauchen einen zuverlässigen Service, der den Geldbeutel schont.“ [1].

Fortgeschrittene Plattformen zeichnen sich zudem durch Funktionen wie benutzerdefinierte Knoten, Schleifen und Sub-Workflows aus. Diese gehen weit über grundlegende Tools hinaus, die lediglich lineare Sequenzen und vorgefertigte Integrationen bieten.

Showcase: Personalisierte Nachrichten in großen Mengen versenden

Betrachten wir beispielsweise eine einfache Lösung für die automatisierte Öffentlichkeitsarbeit, die mithilfe mehrerer Knoten erstellt wurde.

Airtable dient als Datenbank, in der Leads und deren Informationen gespeichert werden. Dieser Knoten wird jedes Mal ausgelöst, wenn ein neuer Benutzerdatensatz mit einer E-Mail in der Tabelle erscheint.
Javascript-Code ruft die E-Mail ab und extrahiert daraus die Website-Domain. Sie müssen den Code nicht selbst schreiben; nutzen Sie stattdessen unseren integrierten KI-Assistenten.
Website Converter ist ein Knoten, der Websites für Sie besuchen kann. Er sendet alle Informationen an den nächsten Knoten, ChatGPT.
ChatGPT filtert alle Informationen und sucht nach relevanten Details.
Ein anderer ChatGPT-Knoten erstellt eine Nachricht basierend auf einer Eingabeaufforderung und einem Kontext.
Durch die Integration mit Gmail kann die Nachricht automatisch gesendet werden.

Dies ist ein leicht skalierbares Tool, mit dem Sie automatisch Nachrichten an Hunderte von Leads senden können. Hier ist das vorkonfigurierte Szenario: Sie müssen lediglich die Eingabeaufforderungen eingeben und Ihre Google- und Airtable-Konten verknüpfen.

Vorausdenken: Wachstum und Integration

Wenn Ihr Unternehmen wächst, muss Ihr Outreach-Tool mithalten. Achten Sie auf Optionen, die die Skalierung durch solide Integrationen und flexible Funktionen unterstützen. Latenode bietet:

Separate Umgebungen zum Testen von Updates ohne Beeinträchtigung von Live-Kampagnen
Benutzerdefinierte API-Integration zur Verbindung mit jedem von Ihnen genutzten Dienst
Zuverlässiges Datenbankmanagement zur Erweiterung von Kontaktlisten durch direkte Integrationen.
KI-gestützte Tools zur Vereinfachung von Aufgaben wie der Text- und Bildgenerierung.

Germaine H., eine Gründerin, hebt die Vorteile dieser erweiterten Funktionen hervor:

„Die benutzerdefinierten Codierungs- und Knotenerstellungsfunktionen von Latenode übertreffen die strengen No-Code-Grenzen anderer Plattformen.“ [1].

Aufbau von Outreach-Kampagnen

Effektive Outreach-Kampagnen erfordern personalisierte Nachrichten, zeitlich gut abgestimmte Follow-ups und ständige Optimierung. Automatisierung kann helfen, diese Bemühungen zu skalieren und gleichzeitig eine persönliche Note zu bewahren. Wir sehen uns die Strategien zum Verfassen von Nachrichten, Planen von Follow-ups und zur kontinuierlichen Verbesserung der Leistung an.

Personalisierte Nachrichten schreiben

Maßgeschneiderte Nachrichten erzielen eine bessere Leistung – sie erhalten 32.7 % mehr Antworten als generische Nachrichten [5].Das Geheimnis liegt darin, spezifische Details anzugeben, die zeigen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.

Nachrichtenelement	So personalisieren Sie	Warum es funktioniert
Betreff	Erwähnen Sie aktuelle Unternehmensnachrichten oder Erfolge	Steigert die Öffnungsraten
Öffnung	Heben Sie gemeinsame Verbindungen oder Interessen hervor	Baut sofort eine Beziehung auf
Körperinhalt	Behandeln Sie die spezifischen Schwachstellen Ihrer Rolle oder Branche	Zeigt Verständnis
Call to Action	Passen Sie sich ihrer Entscheidungsebene an	Fördert Antworten

Laut Christina Mirandas Forschung „kann sich die Öffnungsrate Ihrer Cold-E-Mails durch einen personalisierten Outreach-Ansatz um mindestens 26 % erhöhen.“ [2].

Personalisierung ist die Grundlage jeder Outreach-Strategie, die darauf abzielt, Empfänger effektiv einzubinden.

Folgesequenzen planen

Wussten Sie, dass 70 % der Antworten zwischen der zweiten und vierten E-Mail in einer Sequenz erfolgen? [4].Eine starke Folgesequenz ist unerlässlich und sollte:

Verteilen Sie die Nachrichten so, dass genügend Zeit für eine Antwort bleibt.
Bieten Sie in jeder Nachricht einen neuen Mehrwert, um das Interesse des Empfängers aufrechtzuerhalten.
Fügen Sie für beste Ergebnisse 4–7 E-Mails hinzu.
Nutzen Sie Automatisierung, um das Timing zu verwalten und gleichzeitig die Nachrichten persönlich zu halten.

„Der eigentliche Sieg ereignet sich im Nachgang. Dann hören alle anderen auf zu rennen und du bist der Einzige, der noch im Rennen ist.“ [3].

Bei Folgemaßnahmen zahlt sich Beharrlichkeit aus, auch wenn anfängliche Bemühungen nicht sofort zu Ergebnissen führen.

Testen und Verbessern von Nachrichten

Systematische Tests können Ihre Outreach-Kampagnen auf die nächste Stufe heben. Zum Beispiel: Rampe Durch den Einsatz von KI-gesteuerten Tests und Echtzeitdaten konnten die positiven Antworten im ersten Quartal 70 um 1 % gesteigert werden.

Beachten Sie beim Ausführen von A/B-Tests die folgenden wichtigen Punkte:

Ändern Sie immer nur eine Variable, um klare Erkenntnisse zu erhalten.
Senden Sie jede Variante an mindestens 100 Empfänger, um zuverlässige Daten zu erhalten.
Verfolgen Sie Kennzahlen wie Öffnungsraten, Antwortraten und Konvertierungsraten.
Verwenden Sie Kontrollgruppen zum Vergleich.
Wenden Sie die Erkenntnisse an, um zukünftige Kampagnen zu verfeinern.

Beim Testen geht es nicht nur um Zahlen – es geht darum, herauszufinden, was funktioniert, und Ihre Strategie kontinuierlich zu verbessern.

Strategien für das Timing von Nachrichten

Mit dem richtigen Timing können Sie die Öffnungsraten um bis zu 30 % steigern [8].. Sehen wir uns an, wie Sie Ihre Nachrichten planen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Beste Tage und Zeiten zum Senden

Wochentage sind weitaus effektiver als Wochenenden – 85 % der E-Mails werden von Montag bis Freitag geöffnet und 95 % der Klicks erfolgen [7].Die idealen Tage und Uhrzeiten können auch je nach Branche variieren:

Unternehmensart	Der beste Tag	Beste Zeit (Ortszeit)
SaaS/Technologie	Dienstag Donnerstag	2: 00 PM - 3: 00 PM
Professional Services	Montag/Dienstag	8: 00 AM - 10: 00 AM
Marketing-Dienstleistungen	Wednesday	4:00 PM
E-commerce	Dienstag Donnerstag	10:00 AM

Eine Fallstudie von VertriebUP im Februar 2025 zeigte sich nach Optimierung der Sendezeiten ein Anstieg des Engagements um 20 % [8].. Sobald Sie die besten Zeiten festgelegt haben, müssen Sie auch die Zeitzonenunterschiede für ein globales Publikum berücksichtigen.

Umgang mit Zeitzonen

Das Zeitzonenmanagement ist entscheidend, wenn Sie Nachrichten an ein weltweites Publikum senden. So gehen Sie vor:

Segmentierung nach Zeitzone
Teilen Sie Ihre Zielgruppe anhand ihrer Zeitzonen in Gruppen ein. So können Sie E-Mails so planen, dass sie zur richtigen Ortszeit in den Posteingängen landen.
Nutzen Sie Automatisierungstools
Latenode bietet zahlreiche Funktionen für automatisierte Kaltakquise, zugeschnitten auf die persönlichen Präferenzen des Empfängers. Beispielsweise können Sie einen Datenanreicherungsknoten mit über 100 Funktionen hinzufügen, um alles über den Empfänger zu erfahren, einschließlich Standort und Zeitzone.
Standardmäßig auf Ihren größten Markt setzen
Wenn Sie nicht für alle Zeitzonendaten zur Verfügung haben, wählen Sie für die Planung die Zeitzone Ihres größten Marktes. Zeitzonenangaben in Ihren E-Mail-Inhalten können ebenfalls Verwirrung vermeiden.

Die richtige Frequenz finden

Die richtige Häufigkeit des E-Mail-Versands ist ebenso wichtig wie das richtige Timing. Studien zeigen, dass 4 bis 9 Follow-up-E-Mails am besten funktionieren. [9].. Hier ist ein vorgeschlagener Zeitplan:

Folgephase	Intervall	Warum es funktioniert
Initiale bis 2.	2 Tage	Hält die Dynamik aufrecht
2. bis 3 ..	4 Tage	Gibt Zeit zur Verarbeitung
3. bis 4 ..	4 Tage	Behält das Engagement bei
Jenseits des 4.	5 + Tage	Vermeidet Überforderung

Es ist erwähnenswert, dass 90 % der Antworten innerhalb von 48 Stunden nach dem Öffnen einer E-Mail erfolgen [9].. Behalten Sie Ihre Engagement-Kennzahlen im Auge und passen Sie Ihr Timing an das Verhalten Ihres Publikums an.

Nachverfolgen der Kampagnenergebnisse

Die Verfolgung Ihrer Kampagnenergebnisse ist entscheidend für die Verbesserung Ihrer Outreach-Bemühungen. Aktuellen Daten zufolge nutzen 87 % der Vermarkter Daten nicht vollumfänglich für ihre Strategien. [13]..

Wichtige Leistungsmetriken

Um den Erfolg Ihrer Outreach-Kampagnen zu bewerten, konzentrieren Sie sich auf das Tracking spezifische KPIs die umsetzbare Erkenntnisse liefern. Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die Sie überwachen sollten:

Metrisch	Zielbenchmark	Messfrequenz
E-Mail-Antwortrate	8.5-10%	Wöchentliche
Meeting-Konvertierung	25 % Steigerung in 90 Tagen	Monatlich
Gesprächstiefe	15 % der potenziellen Kunden führen Gespräche von mehr als 10 Minuten	Wöchentliche
Folgeerfolg	21 % Antwort auf die 2. E-Mail	Wöchentliche

Konstanz ist unerlässlich. Streben Sie mindestens 7 Touchpoints pro Interessent innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen [10].Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet kontinuierliches Engagement und liefert gleichzeitig klare Daten für laufende Anpassungen. Diese Kennzahlen bilden den Ausgangspunkt für die Analyse von Trends und die Verfeinerung Ihrer Strategie.

Antwortratenanalyse

Das Verständnis von Antwortmustern kann Ihnen helfen, Ihre Reichweite zu optimieren. Beispielsweise können personalisierte Betreffzeilen die Öffnungsraten steigern, indem 50% [11].So können Sie Ihre Ergebnisse genauer analysieren:

Verfolgen Sie die anfängliche Leistung im Vergleich zur Folgeleistung
Auf erste E-Mails wird in der Regel eine Antwortrate von 8.5 % erzielt, aber Folge-E-Mails können die Antwortrate um bis zu 160% [6].. Trennen Sie diese Metriken, um festzustellen, wo Verbesserungen erforderlich sind.
Messen Sie die Engagement-Qualität
Konzentrieren Sie sich nicht nur auf Öffnungsraten – bewerten Sie auch das Engagement Ihrer potenziellen Kunden. Verfolgen Sie beispielsweise Gespräche, die mindestens drei wichtige Problempunkte abdecken, um aussagekräftige Interaktionen zu ermitteln. [10]..

Datengesteuerte Verbesserungen

Verwandeln Sie Ihre Antwortdaten in umsetzbare Änderungen. Personalisierung, basierend auf Analysen, kann 5- bis 8-facher ROI [13].Ein gutes Beispiel ist GreenPal, ein Rasenpflegeunternehmen, das lokale Volkszählungsdaten nutzte, um preissensible Vororte anzusprechen. Durch die Hervorhebung budgetfreundlicher Dienstleistungen erreichten sie eine 200 % Steigerung der Klickraten und einem 30 % Steigerung der Onpage-Conversions [12]..

So verfeinern Sie Ihre Kampagnen:

Verwenden Sie E-Mail-Tracking-Tools, um Öffnungsraten und Engagement-Muster zu überwachen [11]..
Führen Sie A/B-Tests durch und überprüfen Sie die Kennzahlen wöchentlich, um Timing und Messaging zu optimieren.
Passen Sie Ihren Outreach-Zeitplan basierend auf Antworttrends an.

Beachten Sie, dass 80% der Kunden interagieren eher mit Marken, die personalisierte Erlebnisse anbieten [13]..

Fazit

Key Take Away

Outreach-Automatisierung kombiniert Technologie mit einer persönlichen Note, um Ihre Outreach-Bemühungen effizienter und ansprechender zu gestalten. Der Erfolg hängt von der Auswahl der richtigen Tools für Ihre Bedürfnisse, der Erstellung maßgeschneiderter Nachrichten, der Implementierung eines soliden Follow-up-Plans und der regelmäßigen Analyse der Leistung ab, um diese im Laufe der Zeit zu verbessern.

Nutzen Sie diese Tipps, um effektiv mit der Outreach-Automatisierung zu beginnen.

Schritte zum Beginnen

Wählen Sie Ihre Plattform: Finden Sie eine Plattform, die zu Ihrem Workflow passt. Latenode bietet beispielsweise Integrationen mit allen wichtigen KI-Tools und Datenanreicherungsdiensten und unterstützt benutzerdefiniertes Coding. Oder einfach testen!

„Latenode ist eine günstigere, aber leistungsstarke Alternative zu den üblichen KI-Automatisierungstools. Dank seiner einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche ist es auch für Anfänger leicht zu bedienen.“ [1]..
Gestalten Sie Ihre Kampagne: Verwenden Sie zuverlässige Tools wie Latenode, um große Mengen an Webhooks problemlos zu verwalten, wie Branchenführer zeigen [1].. Beginnen Sie mit einem klaren Wertversprechen, erstellen Sie personalisierte Vorlagen, richten Sie Folgesequenzen ein und planen Sie Nachrichten, um die Empfänger in ihren Zeitzonen zu erreichen.
Verfolgen Sie Ihre Ergebnisse: Verfolgen Sie vom ersten Tag an wichtige Kennzahlen wie Antwortraten, Engagement, Conversions und ROI. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Kampagnen zu optimieren und ihre Effektivität sicherzustellen. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind entscheidend für langfristigen Erfolg.

Grundlagen der Outreach-Kampagnenautomatisierung